水管事業(yè)財務中存貨管理常見問題分析與對策研究

朱益鋒

（江蘇省泰州引江河管理處，江蘇 泰州 225300）

根據(jù)事業(yè)單位的會計制度，水利管理事業(yè)單位（以下簡稱水管事業(yè)單位）的存貨包括專業(yè)業(yè)務用存貨以及達不到固定資產(chǎn)標準的工具、器具、低值易耗品等。為保證水管事業(yè)單位日常維修養(yǎng)護活動的正常開展，水管單位必須有計劃地購入、消耗存貨，存貨是水管事業(yè)單位維修養(yǎng)護過程中不可缺少的資產(chǎn)，也是保證水管事業(yè)單位正常、高效、安全運行的必要條件。從這一點可以看出，存貨管理是水管事業(yè)單位財務管理的一個重要組成部分，如何做好存貨管理也是水管事業(yè)單位財務人員一直以來不斷探討的課題。筆者就此談點粗淺的認識。

1 存在問題及原因分析

1.1 管理人員對存貨管理不重視

水管事業(yè)單位往往執(zhí)行的是事業(yè)單位會計制度，而執(zhí)行事業(yè)單位會計制度對收入和支出的配比關系要求并不嚴格，只需要進行收支結(jié)余核算而不進行盈虧核算和相關的成本核算［1］，這樣就導致現(xiàn)實工作中很多水管事業(yè)單位的管理人員不重視存貨的管理和核算。

1.2 存貨管理內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位

雖然多數(shù)水管事業(yè)單位都有存貨管理方面的制度或規(guī)定，但由于種種原因，很多制度流于形式，執(zhí)行不到位。

（1）在存貨請購環(huán)節(jié)，少數(shù)水管事業(yè)單位存貨請購無序，個別采購人員往往按照供貨方意圖采購貨物，導致因采購存貨不符合需求而造成積壓和浪費。

（2）在存貨采購環(huán)節(jié)，采購大額存貨時，通過將采購項目拆分，規(guī)避公開招標；采購文件中設定了特定參數(shù)排斥其它潛在供應商；采購文件中設定了不合理的評標辦法、標準和廢標條款；單位集中采購不規(guī)范，存在人為操縱現(xiàn)象。

（3）在存貨驗收環(huán)節(jié)，驗收人員玩忽職守，未嚴格按照采購合同驗收存貨質(zhì)量和數(shù)量，存在驗收舞弊風險。

（4）在存貨管理環(huán)節(jié)，由于事業(yè)單位大多存在編制有限、人手緊張等情況，往往由材料保管員兼采購員甚至兼任材料會計，再加上存貨種類繁多，管理工作量大，故對于存貨的各個管理環(huán)節(jié)，如申請采購、審批、購買、驗收、付款、領用或出庫、盤盈盤虧等缺乏必要的控制、監(jiān)督和復核［2］。

（5）在存貨盤點環(huán)節(jié)，一些水管事業(yè)單位并沒有對存貨開展年度全面盤點清查，導致存貨賬實不符。諸如此類內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位情況的不斷發(fā)生，使得存貨的監(jiān)管效率低下，同時也增加了存貨流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)徇私舞弊行為的可能性。

1.3 存貨管理的技術手段落后

目前，大多數(shù)水管事業(yè)單位的存貨管理手段都比較落后，存貨的收發(fā)、管理、記錄等工作都是由存貨保管員手工制單，這種落后的工作方式往往直接導致存貨庫存數(shù)量不準確，查詢不方便。

1.4 存貨的會計核算不規(guī)范

水管事業(yè)單位因為人手少，再加上個別人員責任心不強等，往往對存貨會計資料的搜集、流轉(zhuǎn)、整理工作不及時完成，核算也缺乏準確性［3］。由于記賬、對賬不及時，如：購進一些隨買隨用的、金額較大的存貨類用品時直接將其列作支出，而沒有通過存貨類科目進行核算；辦公用品、清潔衛(wèi)生用品等大量的存貨沒有反應在賬面上等，致使相當一部分存貨成為賬外資產(chǎn)，既造成了浪費，也使得管理人員不能了解存貨使用的明細情況。

2 加強水管事業(yè)單位存貨管理的對策

針對目前水管事業(yè)單位存貨管理中存在的問題，筆者認為可以采用以下一些措施來加強管理。

2.1 管理層要高度重視

水管事業(yè)單位資金來源多數(shù)為國家財政撥款，雖然水管事業(yè)單位對收入和支出的配比關系要求不高，往往也沒有硬性的效益考核指標，但是隨著財政支出績效評價體系的推動，財政部門對各項資金的使用情況必然會加大檢查力度，這就要求水管事業(yè)單位的存貨管理人員思想上要高度重視，樹立存貨管理的理念，在日常工作中做好相應工作。

2.2 健全存貨采購內(nèi)部控制管理制度

（1）在人員配備上，嚴格按照水利廳《水利事業(yè)財務管理內(nèi)部控制要點》的要求，實行三員分開制度，具體就是采購人員、倉庫管理員、材料核算會計人員崗位分設。實行三員見面制度，即：采購員采購完材料后應在倉庫管理員處辦理驗收入庫手續(xù)，然后憑倉庫保管員的驗收入庫單及請購審批手續(xù)、發(fā)票等到出納處辦理報銷手續(xù)。材料核算會計與保管員核對材料賬，要做到賬賬相符、賬實相符。嚴格執(zhí)行不相容崗位相分離制度，如采購、驗收與付款，保管與清查，銷售與收款，存貨處置的申請與審批，審批與執(zhí)行等，不得由同一部門或者個人全程負責。完善材料申請審批制度，材料核算會計每月均應核對領料單的批準手續(xù)［4］。

（2）在存貨請購環(huán)節(jié)，存貨請購應由存貨使用部門牽頭編制與其業(yè)務量相適應的采購預算，財務、工管、監(jiān)察、審計等部門要參與到采購預算的編制中，財務部門應建立定額存貨管理制度，防止出現(xiàn)積壓和浪費的現(xiàn)象，最后形成的采購預算要報領導審批，金額較大的采購預算還應經(jīng)領導集體研究確定。

（3）在存貨驗收入庫環(huán)節(jié)，倉庫管理員應嚴格按照采購合同上的型號和數(shù)量對入庫存貨進行驗收，并出據(jù)入庫單。出納辦理報銷時應仔細核查相關手續(xù)是否完備，手續(xù)不完備的一律不予結(jié)算。

（4）在存貨出庫環(huán)節(jié),存貨出庫時，倉庫管理員要嚴格核對領料單批準手續(xù)是否完備，領用情況是否合理，并及時將領用情況輸入存貨管理系統(tǒng)，月末與材料核算會計進行核對。

（5）在存貨盤點環(huán)節(jié),應定期對所有存貨進行盤點，及時辦理盤盈、盤虧手續(xù)，找出盈虧原因并加以改進。

2.3 加強管理，確保制度有效執(zhí)行

（1）做好材料管理人員的培訓教育工作，認真組織內(nèi)控制度學習，使其明白為什么要設立內(nèi)控制度以及如何設立內(nèi)控制度。

（2）培養(yǎng)存貨管理人員對內(nèi)控制度的認同感，使其在了解制度的基礎上提高對制度的認識，意識到良好的內(nèi)控制度是對每個存貨管理人員最好的保護，以此來引導員工以開放的思維和心態(tài)接受內(nèi)控制度，變“要我執(zhí)行”為“我要執(zhí)行”。

（3）加強對存貨流轉(zhuǎn)崗位人員團隊意識與合作精神的培養(yǎng)，使各崗位協(xié)同一致，形成強大的內(nèi)控合力。由于人員的素質(zhì)參差不齊，每個人的責任心各有不同，故在做好“自律”的同時也要加強“他律”。

（4）水管事業(yè)單位的管理層要營造自覺遵守制度的氛圍。在執(zhí)行內(nèi)控制度時，管理層應加強指導和幫助，及時解決出現(xiàn)的各類問題。同時，應把職工對內(nèi)控制度的掌握程度和執(zhí)行程度作為對職工績效考核的重要內(nèi)容，從而激勵職工自覺學習、自覺執(zhí)行內(nèi)控制度。

（5）水管事業(yè)單位的管理層要加強對內(nèi)控制度執(zhí)行情況的跟蹤。在執(zhí)行制度過程中，水管事業(yè)單位的財務部門、內(nèi)審部門還應加強對存貨從采購到領用總體流程內(nèi)控制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。在存貨采購環(huán)節(jié)，要注重對預算控制、合同訂立、采購驗收、付款等環(huán)節(jié)的檢查；在存貨領用環(huán)節(jié)，要注重對領用審批、發(fā)出審核、賬實核對等環(huán)節(jié)的檢查。

2.4 使用先進的存貨管理技術

（1）在存貨管理的方法上，目前存貨管理技術較常用的有ABC法、JIT 法、EQQ 法、MRP法［5］。就水管事業(yè)單位而言，筆者曾對本單位常用的963種存貨進行了分析，發(fā)現(xiàn)一些大型的備品備件如油冷卻器、液位傳感器、滅磁單元等占用資金量達到了總庫存存貨占用資金量的80%。所以在人手相對不足的情況下，水管事業(yè)單位較適用的是ABC法，即：將存貨品種按資金使用量的大小進行分類，對占用資金量大的存貨進行重點管理，對其它種類的存貨實施正常管理，從而有效控制存貨庫存，減少儲備資金占用。

（2）在存貨管理的手段上，要充分利用先進的計算機等現(xiàn)代化管理工具，提高存貨管理的實時化、動態(tài)化、科學化水平。目前水管事業(yè)單位的現(xiàn)狀是，倉庫管理員大多年齡偏大，學歷偏低，倉庫中存貨相對種類偏少，品種單一。故應有針對性地組織培訓，使倉庫管理員熟練使用存貨管理系統(tǒng)，并通過一系列的基礎工作實踐，全面掌控存貨的購入、庫存、領用、出庫等環(huán)節(jié)。管理層應進行全過程監(jiān)控及全過程管理，以獲得可靠的第一手資料，為正確決策打好基礎。

2.5 規(guī)范存貨的會計核算

（1）存貨會計資料要及時處理，倉庫管理員月末要及時把入庫單、領料單等單據(jù)交給材料核算會計，材料核算會計要及時進行核對，及時登記入賬。

（2）對于較大金額的辦公用品、清潔衛(wèi)生用品等沒有在賬面體現(xiàn)的存貨類資產(chǎn)，應在賬面上建立二級庫進行管理，即按照存貨的管理部門設置二級倉庫，由專人對該類存貨進行收發(fā)管理。

3 結(jié)語

隨著財政支出績效評價體系的推動，國家對水管事業(yè)單位財務管理的要求將會越來越高，而存貨管理作為水管事業(yè)單位財務管理中的一個重要部分，也必將越來越受重視。只有思想上高度重視，制度上夯實基礎，人員上加強教育，技術上精益求精，核算上更加規(guī)范，水利管理事業(yè)單位存貨管理水平才能再上一個新臺階，才能為水利事業(yè)的不斷發(fā)展做出更大的貢獻。

［1］楊青.淺談事業(yè)單位的存貨管理［J］.財經(jīng)與管理，2011（2）.

［2］王云川.淺析事業(yè)單位的存貨管理問題及對策［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2003（1）.

［3］范國欣.事業(yè)單位存貨管理存在的問題及解決措施［J］.時代經(jīng)貿(mào)，2008（1）.

［4］郭振宇.事業(yè)單位存貨管理中存在的問題及解決措施［J］.商業(yè)，2013（2）.

［5］楊英琦.談談事業(yè)單位的存貨管理與核算［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2012（35）.