試論城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新

黃桂華

（南安市城建檔案室）

試論城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新

黃桂華

（南安市城建檔案室）

我國(guó)的檔案建設(shè)工作雖起步晚但發(fā)展速度比較快，城建檔案工作與城市建設(shè)、發(fā)展緊密相連，在城市建設(shè)飛速發(fā)展和城市現(xiàn)代化快速推進(jìn)的背景下日益成為我國(guó)數(shù)據(jù)化城市建設(shè)的主體信息資源，伴隨著國(guó)家體制改革的不斷深入，信息技術(shù)的不斷變化更新，城市檔案信息資源建設(shè)也面臨著一些實(shí)際問(wèn)題，這就要求我們不斷創(chuàng)新，讓城建檔案工作跟上信息時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏。

城建檔案；數(shù)字化；建設(shè)；創(chuàng)新

城市建檔工作的主要是積累和收集檔案資料、開發(fā)和利用信息資源。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)管理技術(shù)的發(fā)展，信息管理模式也面臨著轉(zhuǎn)變和機(jī)遇。城建檔案是貫穿城市發(fā)展、規(guī)劃、管理的全部過(guò)程，記錄著城市建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包含了城市建設(shè)的方方面面的信息。本文通過(guò)對(duì)城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新進(jìn)行思考，提出了一些具有借鑒意義的新思路，希望對(duì)城建檔案工作的發(fā)展起到積極作用。

1　關(guān)于城建檔案及其工作發(fā)展歷程

城建檔案在我國(guó)古時(shí)就有，與城市生活活動(dòng)一起發(fā)源，記錄城市歷史面貌，在一定程度上影響城市建設(shè)的發(fā)展和走向。新中國(guó)成立后發(fā)展規(guī)模不大，文革期間幾乎處于停滯狀態(tài)，當(dāng)時(shí)也沒(méi)有專門設(shè)立對(duì)城建檔案進(jìn)行管理專門機(jī)構(gòu)。城建工作在黨的十一屆三中全會(huì)之后檔案館、機(jī)關(guān)檔案、科技檔案等檔案管理工作相繼得到恢復(fù)整頓，城市的檔案工作也得到全面恢復(fù)和發(fā)展。1986年為配合改革開放初步化實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，全國(guó)各市級(jí)檔案館在不斷完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的同時(shí)，新建檔案館庫(kù)，城市管庫(kù)面積得到進(jìn)一步擴(kuò)大。《檔案法》的頒布使城市檔案工作在改革開放中得到重視。

根據(jù)最新修正的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，城建檔案的定義是：城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。

2　城建檔案信息資源數(shù)字化的意義

2.1城建檔案工作的意義

城市檔案工作是城市規(guī)劃的參考依據(jù)，也是城市品位的一種體現(xiàn)。城建檔案信息資源是支持城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略性指導(dǎo)資源，隨著信息技術(shù)不斷進(jìn)步，信息資源也逐漸成為城市和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性指導(dǎo)資源，城建檔案包含了豐富的、完整的城市信息記錄。

2.2城建檔案信息資源數(shù)字化

面對(duì)龐大而復(fù)雜的信息資源，建立城市檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息資源建設(shè)是數(shù)字化檔案館的體現(xiàn)。通過(guò)信息化轉(zhuǎn)換技術(shù)建立城建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，利用信息搜索技術(shù)和遠(yuǎn)程傳遞技術(shù)提高城建檔案信息資源的搜索和共享，實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域的信息存取和備份。

2.2.1提供海量的信息儲(chǔ)存空間

辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，運(yùn)用數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換技術(shù)在降低成本的同時(shí)也從實(shí)際上面大大縮小了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)占用的物理空間，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因存儲(chǔ)空間、維護(hù)成本、查閱方式等原因難以適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展。錄音、錄像帶是聲像檔案的重要組成部分，也可將將錄音、錄像帶通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件。有些學(xué)者提倡為一些珍貴檔案建立微縮膠片的信息化備份，避免傳統(tǒng)的檔案保存可能發(fā)生的檔案損失。

2.2.2提供更加科學(xué)、快捷的查閱和管理方式

傳統(tǒng)的獲取歷史城建檔案信息需要前往城建檔案館查閱圖紙，會(huì)出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)點(diǎn)不確定而出現(xiàn)往返奔波的情況，而且還需要進(jìn)行手工查閱影響整體效率。建立數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)在一個(gè)部門可以查閱多個(gè)部門的信息，使得辦公和服務(wù)效率大大提高，進(jìn)行數(shù)字化城建檔案管理是滿足是新形勢(shì)下發(fā)展的必然需求。

2.2.3豐富數(shù)據(jù)服務(wù)功能，提高資源利用率

城建檔案數(shù)字化提高城建歸檔的工作效率，檔案利用率也得到提升，使城建檔案信息資源不再受時(shí)間和地域限制，使城建檔案管理的工作效率進(jìn)一步提高。城建檔案數(shù)字化能幫助準(zhǔn)確建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，有利于提高規(guī)劃管理和檔案管理的協(xié)作關(guān)系，節(jié)約資源避免重復(fù)建設(shè)。

3　城建檔案信息資源現(xiàn)目前存在的問(wèn)題

3.1信息缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化收集

要做到信息化共享就要做到信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)建立相關(guān)的行政規(guī)范，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理準(zhǔn)則。管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，并對(duì)信息資源的合法性進(jìn)行進(jìn)一步確定。各個(gè)檔案部門沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)一致的軟硬件和文件格式。使檔案信息資源只能在本部門共享，不能跟別的部門和單位之間進(jìn)行更大范圍的共享，要改變這樣的問(wèn)題需要花費(fèi)較大的人力、物力、財(cái)力。

3.2檔案信息難以收集全面

由于不同城市對(duì)于城建檔案的工作由具體哪個(gè)部門管理的引發(fā)問(wèn)題和困惑。各個(gè)城市之間由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及城市規(guī)模的不同，行政管理范圍的劃分存在不同，城建檔案發(fā)展水平也存在差異。有少數(shù)城市城建檔案不在規(guī)劃口，連規(guī)劃報(bào)建檔案都難以收集，更不說(shuō)一些專業(yè)性的資料收集了。同時(shí)隨著我國(guó)國(guó)家體制的改革，建設(shè)職能更加趨向細(xì)化，使得歸口于建設(shè)職能部門管理的城建檔案館出現(xiàn)資料難以收集的狀況。

3.3新技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不論是對(duì)企業(yè)還是個(gè)人而言是一種高效便捷的溝通方式，數(shù)據(jù)庫(kù)和信息處理技術(shù)同時(shí)也給我國(guó)的城建檔案建設(shè)和管理帶來(lái)新的問(wèn)題。手工的檔案記錄和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存被數(shù)字化、信息化的記錄和管理方式取代，似乎在資源共享的時(shí)代，城建檔案信息資源的收集和管理沒(méi)有了意義，檔案信息以何種方式進(jìn)行送達(dá)？面對(duì)安全網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，城建信息又應(yīng)采取怎樣有效妥善的儲(chǔ)存方式？

4　城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新思考

4.1理論創(chuàng)新

我國(guó)檔案管理有著上千年的發(fā)展歷史，但城建檔案管理理論的發(fā)展時(shí)間卻很短。城建檔案工作是城市建設(shè)行政職能的有效手段，要適當(dāng)改變現(xiàn)有的檔案管理體系，結(jié)合城建檔案管理工作的實(shí)際來(lái)創(chuàng)新城建檔案管理理論。城建工作要建立理論指導(dǎo)以滿足城建檔案管理需要的專業(yè)性。借鑒成熟的管理理論，從理論上保障其專業(yè)性。組建城建檔案信息資源建設(shè)的整體框架，理論框架可以從城建檔案形成、現(xiàn)有的城建檔案類別、信息化城建檔案的載體來(lái)進(jìn)行理論創(chuàng)新。

4.2加強(qiáng)城建檔案信息資源的收集工作

城建檔案工作能進(jìn)一步確保建設(shè)工程質(zhì)量。要講方法和策略的進(jìn)行信息資源收集工作，加強(qiáng)對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，在實(shí)施前參與全過(guò)程的管理。做好館藏檔案信息資源的深層次挖掘工作。創(chuàng)新方式，根據(jù)任務(wù)要求對(duì)檔案提煉，提升信息的實(shí)際參考價(jià)值；積極挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，可制作展品、展覽，或者做成紀(jì)錄片和多媒體演示系統(tǒng)，或者網(wǎng)頁(yè)提升館藏的質(zhì)量和數(shù)量[2～3]。

4.3加強(qiáng)城建檔案信息資源建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字化城建檔案進(jìn)程

城建檔案數(shù)字化進(jìn)程是一個(gè)過(guò)程，需要認(rèn)真完后現(xiàn)有的檔案管理工作，同時(shí)積極加快實(shí)體檔案錄入工作，從而加快檔案數(shù)字化進(jìn)程[4]。

（1）進(jìn)行資源有效整合。數(shù)字化檔案館不論是檔案查詢還是管理都達(dá)到秒級(jí)操作，這是數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢(shì)。這種優(yōu)勢(shì)不僅體現(xiàn)在時(shí)間上的節(jié)約，還能表現(xiàn)在能建立一套立體化，多層次的檔案體系。

（2）建設(shè)電子文件歸檔。順應(yīng)無(wú)紙化辦公，城建檔案數(shù)字化發(fā)展是一個(gè)逐步轉(zhuǎn)變的過(guò)程，開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步建立并完善專題數(shù)據(jù)庫(kù)，便于今后的查閱、分享和管理。

（3）對(duì)數(shù)字化信息資源的優(yōu)化創(chuàng)新[5]。針對(duì)檔案數(shù)字化要求，數(shù)字化錄入工作采用流水的工作方式。在掃描過(guò)程中，制訂掃描加工的各個(gè)工序以及相關(guān)崗位任務(wù)，并進(jìn)行嚴(yán)格審查和監(jiān)督，防止出現(xiàn)不合格或遺漏的存在，同時(shí)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)要給予有效的防范。采用雙機(jī)錄入方式，由兩個(gè)人錄入，通過(guò)對(duì)兩人錄入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對(duì)比，以確保錄入準(zhǔn)確、完整。

城建檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循搜索優(yōu)先原則。通過(guò)數(shù)字化手段建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其是優(yōu)先建立建設(shè)工程和房屋建設(shè)工程數(shù)據(jù)庫(kù)、地下綜合管線，市政工程檔案信息施工數(shù)據(jù)庫(kù)。建立統(tǒng)一格式的城建檔案數(shù)據(jù)，方便信息資源的相互交流和共享。

（4）網(wǎng)絡(luò)時(shí)代也是一個(gè)缺乏安全性的時(shí)代，技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)也要注意安全的管理。安全管理要求保證信息的不被破壞，不被竊取，不被丟失。同時(shí)也要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)并靈活運(yùn)用技術(shù)創(chuàng)新。

5　總結(jié)

城建檔案信息資源創(chuàng)新既是理論也是實(shí)踐，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)對(duì)城建檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，鼓勵(lì)各個(gè)城市進(jìn)行探索和創(chuàng)新，給大家提供交流和合作的平臺(tái)。城建檔案記錄著城市的過(guò)去也關(guān)系著城市的未來(lái)，推進(jìn)數(shù)字化的城建檔案信息資源建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化才能使檔案信息資源更好的服務(wù)于城市建設(shè)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息建設(shè)也呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)的變化過(guò)程，因此城建檔案信息資源建設(shè)沒(méi)有終點(diǎn)，我們只能不斷的完善和創(chuàng)新才能讓它服務(wù)于城市，服務(wù)于社會(huì)。

[1]中華人民共和國(guó)建設(shè)部.城市建設(shè)檔案管理規(guī)定[S].建設(shè)部關(guān)于修改的決定，2001.

[2]李文華.論城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新[J].檔案學(xué)研究，2008（13）：21～ 24.

[3]張馨元.探究城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新[J].民營(yíng)科技，2012（12）：247.

[4]洪靜.淺析城建檔案信息資源建設(shè)與創(chuàng)新[J].赤子，2014（7）：217.

[5]王金鳳.做好城建檔案信息資源建設(shè)-走走信息強(qiáng)檔之路[J].黑龍江科技信息，2012（35）：134.

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1673-0038（2015）20-0180-02

2015-4-29