火電工程技術(shù)檔案管理難點(diǎn)之我見(jiàn)

王歡

（湖北省電力建設(shè)第二工程公司湖北省武漢市 430030）

火電工程技術(shù)檔案管理難點(diǎn)之我見(jiàn)

王歡

（湖北省電力建設(shè)第二工程公司湖北省武漢市 430030）

一直以來(lái)，電力工程項(xiàng)目都是國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目。電力工程建設(shè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量直接影響著我國(guó)的民生。很多火電站項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中，都提出了“建設(shè)精品工程”的口號(hào)，而精品工程的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)工程檔案。所以，建立精品工程首先要建立精品工程檔案?；诖?，本文對(duì)火電工程技術(shù)檔案管理進(jìn)行探討。

火電工程；技術(shù)檔案；管理難點(diǎn)

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，電力需求也與日遞增，然而火力發(fā)電依然是電力生產(chǎn)的主要來(lái)源，它對(duì)社會(huì)生產(chǎn)和人民生活起著重要的作用，在火電廠，工程技術(shù)檔案屬于電廠潛在的生產(chǎn)力，也是電廠的重要財(cái)富。從火電廠項(xiàng)目立項(xiàng)到運(yùn)行的整個(gè)過(guò)程，檔案管理工作者都作了詳細(xì)的記載，可以說(shuō)是永遠(yuǎn)跟隨著火電廠。所以，必須健全和完善火電廠建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案，提高檔案質(zhì)量，使其在電廠的規(guī)劃、建設(shè)、管理中發(fā)揮作用。本文就工程檔案的管理進(jìn)行分析。

1 火電廠工程檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 檔案專業(yè)部門和專業(yè)人員的缺失

工程檔案室是火電廠不可缺少的部門，其在電廠承擔(dān)著眾多職能，在工程建設(shè)時(shí)，如填寫施工技術(shù)表格、保存設(shè)備材料文件、整理竣工圖紙、歸檔往來(lái)文件以及對(duì)資料進(jìn)行專業(yè)分類組卷等事務(wù)都需要懂專業(yè)的檔案工作人員完成。檔案管理人員必須有良好的綜合素質(zhì)，他們除了具有檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還要懂建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，以及熟知火電廠各級(jí)主管部門制定的工程檔案法規(guī)。但在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)卻比較單一，他們有的擅長(zhǎng)電廠建設(shè)專業(yè)，卻不懂檔案技術(shù)知識(shí)，有些具有檔案管理知識(shí)，其他卻不懂，這無(wú)疑就阻礙了火電廠工程檔案管理工作的進(jìn)行。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案管理工作

從火電廠立項(xiàng)到正常運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)都作了大量的工作，如成立組織、招聘人員、落實(shí)責(zé)任、開(kāi)展工作等。但在檔案室的人員配置和責(zé)任化分中卻并不重視，他們更看重項(xiàng)目的核準(zhǔn)、設(shè)計(jì)、設(shè)備、施工、安全、質(zhì)量、工期等，在人員配備上更是馬馬虎

虎地隨便找人頂上，大多時(shí)候還是照顧性安排，甚至一些部門的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理與自己的工作不發(fā)生關(guān)系，輕視檔案工作的存在。正是領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案工作的不重視，致使檔案室人力不足、工作人員無(wú)證上崗、檔案保管條件和保管手段落后。

1.3 檔案信息化程度低下

提高檔案管理的手段，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入力度，運(yùn)用信息化管理是檔案管理的最終發(fā)展方向。但在實(shí)際中，火電廠檔案管理的信息化程度還非常低下。主要現(xiàn)狀如下：①對(duì)檔案室電腦配置非常落后，無(wú)論是軟件還是硬件都需更新。②檔案管理只起到保存的作用，在實(shí)際生產(chǎn)中不能現(xiàn)場(chǎng)查閱。③檔案圖紙更新緩慢，不能隨機(jī)而變[1]。④對(duì)信息的查閱只局限在檔案室，應(yīng)與電廠的實(shí)際施工進(jìn)度結(jié)合，讓信息服務(wù)于工程生產(chǎn)。⑤缺乏檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，使檔案工作人員在操作時(shí)存在茫然性。⑥一部分領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性，在企業(yè)信息化的整體規(guī)劃中丟失了檔案信息化的存在。

1.4 檔案管理體系落后

如今的電廠檔案室，在檔案分類中大多還沿用傳統(tǒng)的體系進(jìn)行，這已嚴(yán)重落后于這個(gè)時(shí)代，所以應(yīng)盡快實(shí)施企業(yè)檔案管理信息化體系。檔案實(shí)體分類需根據(jù)項(xiàng)目檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形成等進(jìn)行。在檔案整理時(shí)，首先應(yīng)該將火電廠建設(shè)項(xiàng)目形成的全部檔案按照原則分門分類，最后形成相互間具有平行關(guān)系和從屬關(guān)系的有機(jī)系統(tǒng)，目的是實(shí)現(xiàn)便于檢索檔案和科學(xué)管理檔案。

2 對(duì)火電工程技術(shù)檔案的管理方法

2.1 按系統(tǒng)原則進(jìn)行管理

由于火電廠的建設(shè)工程涉及眾多的參建單位、專業(yè)和系統(tǒng)，屬于一個(gè)復(fù)雜的龐大工程體系。自然會(huì)產(chǎn)生各式各樣、各種形式的項(xiàng)目文件，作為各職能部門、參加單位、行政監(jiān)管機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員應(yīng)積極和檔案管理部門協(xié)調(diào)配合?；痣娊ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案有自己的管理標(biāo)準(zhǔn)，即對(duì)項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)、程序、方法和組織進(jìn)行規(guī)定。因此，在編寫新標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需全方位考慮，且要提升檔案管理人員的責(zé)任心，要明確界定所有參建單位、人員在項(xiàng)目文件的形成、收集、整理方面的要求，只有這樣才能讓檔案管理工作在整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)中發(fā)揮作用。

2.2 讓現(xiàn)行的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與新標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

使用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能提高檔案管理水平和工作效率，使各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)得到貫徹實(shí)施，確保企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化能夠提高各項(xiàng)管理職能以及標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的實(shí)施，是檔案管理的政策依據(jù)。國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)全國(guó)檔案行業(yè)的整體規(guī)范，它在全國(guó)任何地方都能使用，但在編寫行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有一個(gè)原則，那就是編寫行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)一定要更加細(xì)致、嚴(yán)格。編寫行業(yè)檔案不能和現(xiàn)行的有關(guān)檔案規(guī)定沖突，需在綜合考量的基礎(chǔ)上進(jìn)行采納和完善。還應(yīng)和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范保持一致，原因是項(xiàng)目文件受到國(guó)家、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，以及各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、被規(guī)范的各種記錄表格、工程項(xiàng)目的多種技術(shù)和質(zhì)量管理因素的制約，所以在檔案標(biāo)準(zhǔn)的制作時(shí)，一定要全面考量這些因素，從而實(shí)現(xiàn)各種文件、措施、記錄、表格的質(zhì)量合格。

2.3 讓標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性

編寫標(biāo)準(zhǔn)的基本原則就是讓標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性，這也是檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)成功與否的準(zhǔn)則。作為火電建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作和參建單位的檔案人員以及技術(shù)人員的行為準(zhǔn)則都需要新標(biāo)準(zhǔn)來(lái)導(dǎo)航。如曾在河北國(guó)華定洲發(fā)電有限公司二期工程的建設(shè)中，多次外聘檔案專家進(jìn)行檔案咨詢，這就出現(xiàn)了多個(gè)專家對(duì)國(guó)家、行政標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的理解分歧，造成工作無(wú)法開(kāi)展[2]。從這里可以看出在新標(biāo)準(zhǔn)的編寫時(shí)，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)文字表達(dá)，用語(yǔ)用詞要明確，需要定量的應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，用一致的方式解釋條文，從而消除分歧。所以，在編寫標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)以“強(qiáng)調(diào)可利用性”的原則指導(dǎo)思想，從而達(dá)到新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)實(shí)際操作和檔案管理工作的指導(dǎo)意義。總之在編寫時(shí)：①用實(shí)事求是的態(tài)度，高度總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并且進(jìn)行利用；②緊抓事物的主要矛盾，著重解決實(shí)際問(wèn)題，拋棄形式主義，使檔案管理進(jìn)入良性狀態(tài)，從而收獲新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作和檔案管理的指導(dǎo)成果。

2.4 任何形式的檔案都同等重要

把經(jīng)過(guò)鑒定、整理且歸檔的項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及至竣工驗(yàn)收全過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，稱為項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。顯然，在歸檔的文件中除了紙質(zhì)文件還有其他形式的文件[3]。對(duì)于這些文件，無(wú)論以何種形式出現(xiàn)，其反映的都是工程的內(nèi)容和項(xiàng)目工程質(zhì)量的真實(shí)記錄，在重要程度上是一樣的。如把其他形式的檔案照片、與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物檔案還有紙質(zhì)文件進(jìn)行收集和整理，進(jìn)行同樣寫入標(biāo)準(zhǔn)的擺放，它們的地位是相同的。這樣在一定程度上也方便了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。電子文件也是反映工程質(zhì)量的重要證據(jù)，是檔案文件中的一種特殊形式，在互聯(lián)網(wǎng)突飛猛進(jìn)的這個(gè)時(shí)代，電子文件作為傳送快捷、攜帶方便等特點(diǎn)廣泛被大眾所接受、所推崇，所以，檔案管理應(yīng)向數(shù)字化、信息化方向邁進(jìn)，力爭(zhēng)打造以電子檔案為主、其他檔案輔助的新型檔案管理格局，從而使大眾享受到新型檔案管理帶來(lái)的快捷、便利。

3 結(jié)論

在火電工程技術(shù)檔案管理過(guò)程匯總，需要根據(jù)各單位具體的工作情況，對(duì)工程檔案的管理方法進(jìn)行改進(jìn)和完善，加強(qiáng)檔案管理力度，保證檔案管理質(zhì)量，將檔案在火電工程中的管理作用充分發(fā)揮出來(lái)。

[1]范巧燕.企業(yè)檔案管理——電力企業(yè)創(chuàng)新研究[M].經(jīng)濟(jì)管理出版社，2008.

[2]戴維·比爾曼.電子證據(jù)——當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.

[3]蘭英，張文欣.淺談500lV石棉變電站工程檔案管理[J].西昌學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2008（04）：150～151.

G275.9

A

1673-0038（2015）47-0114-02

2015-10-29

王歡（1986-），女，湖北武漢人，助理工程師，本科，從事電力建設(shè)工程管理工作。