建立檔案容災備份體系防范應對各類突發(fā)事件

李玲

（中國建筑東北設(shè)計研究院有限公司，沈陽110006）

建立檔案容災備份體系防范應對各類突發(fā)事件

李玲

（中國建筑東北設(shè)計研究院有限公司，沈陽110006）

本文針對紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案的不同特點，提出對紙質(zhì)檔案“以防為主、防治結(jié)合”的保護原則；對數(shù)字化檔案要選擇合適的存儲介質(zhì)和建立完善的容災備份系統(tǒng)的保護措施，并對檔案容災問題及如何做好平時的預防工作提出了觀點。

保護；容災備份體系；存儲介質(zhì)

0　引言

今年是汶川大地震五周年。2008年“5·12”汶川大地震給全國的檔案界敲響了警鐘，大量的檔案信息遭到了破壞和丟失。據(jù)報道，位于震中的汶川縣檔案館遭到嚴重的毀壞，加之震后的大雨不斷、山體滑坡等次生災害再次對檔案造成重創(chuàng)。雖說經(jīng)過搶救，大部分檔案被搶救出來了，但很多紙質(zhì)檔案已經(jīng)遭到嚴重的破壞，其中一部分都已腐爛，后續(xù)修復工作非常艱難，甚至有些已經(jīng)不可挽回，檔案的受損對保存和研究當?shù)氐臍v史文化遺產(chǎn)造成災難性的后果。大地震的殘酷現(xiàn)實，再一次告訴我們，維護檔案的安全是檔案工作者的重要任務之一。

目前世界并不太平，由于自然因素、人為因素等種種原因，難免會發(fā)生這樣或那樣的突發(fā)事件，如戰(zhàn)爭、地震、火災等，這些災害都會對檔案造成不同程度的損壞，有些損毀將是毀滅性的。建筑設(shè)計行業(yè)有著一定的特殊性，中國建筑東北設(shè)計研究院自20世紀50年代初建院以來，承接了許多重大、有標志性的工程項目。最近頻繁發(fā)生的建筑工程質(zhì)量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因？認定責任？建設(shè)過程中用什么來促進工程質(zhì)量？答案是依靠工程檔案。如果檔案保存不好，輕者造成檔案管理方面的損失，重者可能影響建筑工程的長久安全，檔案管理者就要為此承擔相應的歷史責任。因此，未雨綢繆，建立完善的檔案容災備份體系，防范應對各類突發(fā)情況迫在眉睫。

1　針對不同的檔案特點，采取不同的保護措施

在我們平時的檔案工作中，主要管理和接觸的是紙質(zhì)檔案信息和電子檔案信息，對于不同的檔案信息材料必須采用不同的保護方式，這樣才能使檔案得到更安全的保護。例如在四川地震中，由于雨水的原因，使大量的紙質(zhì)檔案遭到了毀滅性的破壞，大部分已無法恢復，而對于電子檔案信息，雨水的破壞性不是很嚴重，我們后期的恢復就容易得多。

1.1紙質(zhì)檔案信息的保護

自古以來，紙張就是人們?nèi)粘Ｉ畹臅鴮懖牧?，于是便形成了以紙張作為載體的紙質(zhì)檔案，它為人類文明的傳播與延續(xù)、社會的進步和科學技術(shù)的發(fā)展發(fā)揮著難以替代的重要作用。紙質(zhì)檔案信息凝聚了先人的知識和智慧，留給后人以精神與物質(zhì)、經(jīng)驗與文化方面的傳承和影響，無論對于我們現(xiàn)在還是將來的工作都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

中國建筑東北設(shè)計研究院檔案資料室一直精心、完整地保存著建院60年來所產(chǎn)生的各種檔案記錄，為使大家更全面了解各時期的優(yōu)秀設(shè)計作品，也為了使設(shè)計人員更好的學習與借鑒，2011年11月，檔案資料室挑選出各年代有代表性的設(shè)計底圖檔案，舉辦了為期兩周的“東北院檔案歷史回顧展”，展示了“東北院”豐富的歷史記憶和建筑設(shè)計事業(yè)的發(fā)展。內(nèi)容全面的檔案內(nèi)容展示，特別是早期精致的手繪圖紙獲得了眾多設(shè)計人員的一致好評。

我國的紙質(zhì)檔案歷史悠久，由于在使用和保管過程中，受到內(nèi)部因素和外部環(huán)境的雙重影響，一部分在不斷地老化變質(zhì)、甚至遭到損毀，以至于失去保存和使用價值。紙質(zhì)檔案中有好多都是前人研究和總結(jié)的重要成果，有些甚至是無法再考究的信息，因此這些檔案資料是非常重要的，一旦出現(xiàn)突發(fā)情況沒有保護好，那么他們將受到永久性的破壞。因此，對紙質(zhì)檔案信息使用與保管須堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則。

“防”即改善紙質(zhì)檔案的環(huán)境和保存條件，防止或減緩各種有害因素對紙質(zhì)檔案的破壞作用。

首先，要對檔案庫進行有效的防護。檔案庫的防護主要指庫房應具備抗震性、電路安全性、避雷和消防設(shè)施、防汛措施等。在新建或改建檔案館建筑時，必須符合國家檔案館建設(shè)的相關(guān)標準。我國于2000年頒布了《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，該規(guī)范對檔案建筑設(shè)計方面提出了防震、防火、防水等具體要求；并且在2008年7月1日建設(shè)部頒布實施了新的《檔案館建設(shè)標準》，該標準對檔案建筑提出了新的要求，在電路安全性方面，要求庫房電源總開關(guān)設(shè)于庫房外，要不定期的查看和保養(yǎng)線路，設(shè)置防漏電安全保護裝置以及線路過載報警裝置；在避雷方面，要求館庫所在樓頂安裝避雷裝置；在防火方面，要求各庫房必須設(shè)有感溫、感煙火災自動報警探頭，室內(nèi)必須采用氣體滅火系統(tǒng)，樓道設(shè)有手動火災報警開關(guān)，同時要求采用計算機視頻技術(shù)對各個庫房進行24小時視頻監(jiān)視，防止意外的發(fā)生。

其次，采用“前館后庫”設(shè)置的思想?！扒梆^”主要是大家平時借閱檔案文件資料的地方，一般為了方便都設(shè)在辦公區(qū)，館房里的檔案信息是平時經(jīng)常用到的。“后庫”就是我們可以把所有的紙質(zhì)檔案進行復制備份存放，采用雙套的保存機制，防患于未然。

“治”即對紙質(zhì)檔案的技術(shù)處理，對原有庫存大量的紙質(zhì)形式存在的檔案實行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。紙質(zhì)檔案雖然平時比較常用且直觀，但它存在以下缺點：

1）存儲占用空間大。

2）檔案資源不能達到共享。

3）保管存儲要求高。

4）長期使用容易破損。

5）備份比較復雜。

鑒于紙質(zhì)檔案的缺點，我們對前期沒有電子檔案的，采用影像技術(shù)把紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)換實現(xiàn)數(shù)字化，而對于今后的檔案，在移交的時候采用紙質(zhì)檔案和電子檔案同時移交的方法，這樣可以起到雙重備份的效果，極大地提高了檔案保護的效能。

1.2數(shù)字化檔案信息的保護

“9·11”事件發(fā)生后，全球各行各業(yè)都認識到了保護計算機數(shù)據(jù)的重要性，某些大型金融機構(gòu)之所以能在很短的時間內(nèi)恢復營業(yè)，其主要原因是他們建立了很好的容災備份。容災備份的目的在于保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)和服務的“在線性”，即當意外發(fā)生后，能夠保證數(shù)據(jù)不會丟失和破壞，保證了數(shù)據(jù)的完整性。如在“9·11”事件中，有些金融機構(gòu)采用了異地多處備份數(shù)據(jù)，一旦工作現(xiàn)場發(fā)生意外，可以立即使用另外的數(shù)據(jù)。而未能采用容災備份的企業(yè)，很多資料就會因為辦公現(xiàn)場的破壞而丟失，導致無法開展工作，這一事例再一次提醒我們?nèi)轂膫浞莸闹匾浴?/p>

不管是紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化的檔案，僅僅是他們存儲的介質(zhì)不同而已，但是容災備份基本的思路都是一致的。從數(shù)字化檔案的特點出發(fā)，容災需要從以下兩個方面考慮：一是選擇合適的數(shù)字檔案存儲介質(zhì)；二是建立和完善檔案信息的容災備份系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的異地容災存儲。

1.2.1選擇合適的存儲介質(zhì)

數(shù)字檔案主要的存儲介質(zhì)有磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等。共同的特點是：信息的非人工識讀性；信息存儲高密度性；信息與載體之間的可分離性；各種信息媒體集成性等。

磁盤包括軟盤、硬盤。軟盤屬于保全數(shù)據(jù)能力弱的存儲介質(zhì)，目前已明文規(guī)定不能作為檔案的存儲介質(zhì)。硬盤存貯數(shù)據(jù)由于自身缺陷或外界因素如震動、沖擊、撞擊、摔落，電源故障以及溫（濕）度等環(huán)境因素、甚至閃電都能造成硬盤上數(shù)據(jù)的損失，因而必須對硬盤上的數(shù)據(jù)進行備份。

磁盤陣列，是當前比較流行也比較成熟的一種存儲設(shè)備，具有容量大、數(shù)據(jù)傳輸率高、體積小、便于管理等特點。它通過一組硬盤，將多個讀寫請求分散到多個硬盤中來實現(xiàn)，以保證數(shù)據(jù)安全，免除單塊硬盤故障帶來的災難性的數(shù)據(jù)風險。磁盤陣列通過磁盤的組合能夠獲得非?？捎^的存儲能力，這種組合方式可以通過可插拔方式來進行擴展，因此能夠滿足檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量不斷增長的管理需求。

磁帶體積在不斷縮小，在容量、速度、可用性、可擴張性等方面也不斷有新的提高，性價比遠遠優(yōu)于磁盤，因此它具有旺盛的生命力。WORM磁帶的不可更改、不可追加數(shù)據(jù)的特點，適于數(shù)據(jù)量很大的記錄的寫入與存儲且價格便宜。磁帶產(chǎn)品有磁帶機、磁帶庫、磁帶陣列等。磁帶機一般指單驅(qū)動器，而磁帶庫則由多個驅(qū)動器組成，是真正的海量存儲，磁帶庫采取的開發(fā)兼容政策使存儲容量達到5000TB。磁帶系統(tǒng)可實現(xiàn)連續(xù)備份、智能恢復、實時監(jiān)控和統(tǒng)計等功能，適合數(shù)據(jù)備份和災難恢復。在檔案數(shù)字化工程中，作為數(shù)據(jù)中心的服務器理應考察相應的磁帶產(chǎn)品作為其海量存儲和備份的設(shè)備。

光盤主要是CD-R和DVD-R，它可以刻錄成CD/DVD各種系列光盤。光盤具有容量大、每兆字節(jié)成本低、記錄可靠以及幾乎可以在所有的PC機上使用，非接觸式記錄和信息讀取方式，數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快等優(yōu)點。光盤檔案的保管環(huán)境要求是：溫度保持在14℃~24℃之間，相對濕度范圍是45%~60%，每天溫度的變化不應超過±2。遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場，歸檔光盤不得擦洗、刻畫、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直射。單張光盤的存儲容量似乎有限，為了擴充光盤容量，人們設(shè)計了光盤塔和光盤庫。光盤塔是有幾臺或幾十臺光驅(qū)并聯(lián)構(gòu)成的，通過軟件來控制某臺光驅(qū)的讀寫操作。光盤庫實際上是可以存放幾十張或幾百張光盤的光盤柜，它通過機械手在無塵空間內(nèi)完成光盤取放，擁有巨大的聯(lián)機容量，由于在無塵環(huán)境中使用，因此能有效地延長光盤使用壽命。采用光盤塔或光盤庫作為檔案數(shù)字信息存儲設(shè)備，能夠?qū)崿F(xiàn)幾十張或者幾百張光盤的系統(tǒng)管理、大容量管理和跨盤檢索等功能[2]。

以上所述存儲備份介質(zhì)中，磁盤、磁盤陣列、磁帶、光盤等存儲設(shè)備因其自身的特點和存儲信息的特點，性價比以及要求環(huán)境的差異，在實際使用過程中，應根據(jù)自身的實際情況進行選擇。在線存儲可選擇磁盤陣列的直接依附存儲系統(tǒng)，離線存儲可選擇磁帶、光盤等，并實現(xiàn)異地備份和存放。

1.2.2建立和完善檔案信息的容災備份系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的異地容災存儲

容災方式一般包括3種類型：本地容災方式、異地容災方式、數(shù)據(jù)備份方式。而對于地震、火災、戰(zhàn)爭等突發(fā)事件，破壞性極強的區(qū)域性災難來說，異地容災方式和數(shù)據(jù)備份方式不失為恰當?shù)倪x擇。

檔案館異地容災備份基地的建立，要以檔案館中全文數(shù)字化加工為基礎(chǔ)。可先將一些重要的、永久的紙質(zhì)檔案微縮件或數(shù)字化文本實行異地備份管理，以免這些檔案在突發(fā)事件中不能恢復，遭到永久性破壞。

檔案館異地容災備份基地的建立要有距離上的保證。檔案館與災難備份基地應保持一定的距離，以防發(fā)生意外時，容災備份基地的備份文件因受波及而一起被毀壞。

檔案館異地容災備份基地的建立要開發(fā)和使用比較成熟的災難備份系統(tǒng)。目前，異地容災備份系統(tǒng)還是以國外的容災產(chǎn)品為主，但是考慮到安全保密因素，需要開發(fā)一種擁有自主知識產(chǎn)權(quán)、性能可靠的檔案異地容災備份系統(tǒng)。如2009年2月，在武漢成功啟用的檔案信息數(shù)據(jù)應急與災難備份系統(tǒng)不失為一個好的選擇，該系統(tǒng)采用了全光纖存儲架構(gòu)和雙機互備方式，安全、實用，符合國家現(xiàn)有規(guī)范，并將風險控制理念引入到了檔案信息數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域，建立了應急響應機制，在全國處于領(lǐng)先水平[3]。

檔案館之間互為異地容災備份基地，互為備份，資源共享。兩個距離較遠，處于不同地震帶、不同電網(wǎng)、不同流域的檔案館之間相互建立災難備份中心，既可以有效預防地震等突發(fā)性事件的發(fā)生，降低容災備份投資，還可以充分利用各個檔案館的資源，共建共享，互惠互利。

2　做好平時的預防工作

容災不僅僅是技術(shù)問題，更是觀念上的更新和思想上的警惕。要想減輕地震、戰(zhàn)爭、火災等突發(fā)事件對檔案信息造成的損失，就要在平時的業(yè)務工作中做好防范工作，做到未雨綢繆。對容災來說，“亡羊補牢，為時晚矣”，我們必須做到防患于未然。

2.1必須做好平時的檔案分級鑒定工作

將平時的檔案按照級別進行分檔保管。對于級別高的檔案存儲在條件好的檔案庫中保管，并設(shè)置特殊的標記。這樣，當突發(fā)事件來襲時，價值高的檔案遭受破壞的程度就相對較低，同時在搶救的過程中，我們可以先搶救級別高的檔案，在一定程度上可以降低受損失的程度。

2.2應做好平時的備份保管工作

單純在本館進行多套備份的保存方式是不能應對突發(fā)事件的，要實行前館備份，后庫保存的機制。在平時工作中，及時把各種檔案在辦公區(qū)進行備份，然后把備份存儲在后面的檔案庫中，做到雙層存儲。特別是重要的檔案要及時進行異地備份保管，防止其在突發(fā)事件中遭到毀壞而無法恢復。

2.3提高檔案工作者以及公眾的檔案保護意識

在突發(fā)事件中有很大一部分檔案由于公眾檔案意識薄弱而遭到損害，只有不斷提高公眾檔案意識，才能使公眾在災害面前主動搶救檔案，而不是任其散落、丟失，有些甚至遭到人為的破壞。另外，檔案工作者不能存有僥幸心理，必須時刻保持清醒的頭腦，心系檔案安全，千方百計的維護好檔案的完整與安全，認真落實胡錦濤總書記的重要指示，學習劉義權(quán)同志的先進事跡和崇高精神，爭做“優(yōu)秀檔案專家劉義權(quán)”式的檔案工作者。

2.4制定科學的應急預案并開展應急救災演習

檔案部門要結(jié)合自身的實際情況，制定切實可行的、科學的地震、火災、戰(zhàn)爭等應急預案，并從應急機構(gòu)、隊伍組織、行動計劃等方面制定具體的預防措施。同時檔案部門也要定期或不定期地針對各種突發(fā)事件開展預案演習與培訓，全面提高應急能力。

［1］李華慶，張麗.汶川大地震引起的地下管線信息容災的思考［C］.中國城市規(guī)劃協(xié)會地下管線專業(yè)委員會年會，2008.

［2］畢建新.數(shù)字檔案館的信息服務［J］.中國檔案，2003，（03）.

［3］賈蘇華，蘇琦.運用數(shù)據(jù)容災技術(shù)保護檔案數(shù)據(jù)安全［C］.文獻影像技術(shù)的發(fā)展與應用學術(shù)研討會，2008.

G271

C

1673-1093（2015）10-0043-05

10.3969/j.issn.1673-1093.2015.10.008

李玲，現(xiàn)就職于中國建筑東北設(shè)計研究院有限公司。

2015-05-02；

2015-06-25