強(qiáng)化項(xiàng)目預(yù)算管理 提升財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平

強(qiáng)化項(xiàng)目預(yù)算管理 提升財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平

中南建筑設(shè)計(jì)院股份有限公司

為了提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，提升財(cái)務(wù)精細(xì)化管理能力，參照財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)對(duì)上市公司財(cái)務(wù)管理要求，中南建筑設(shè)計(jì)院股份有限公司結(jié)合自身實(shí)際情況，從去年初開(kāi)始，正式實(shí)施了項(xiàng)目預(yù)算管理。經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行，全公司上下預(yù)算管理意識(shí)增強(qiáng)，預(yù)算管理能力提升，預(yù)算管理效果明顯，在經(jīng)濟(jì)下行的情況下，公司2014年利潤(rùn)總額較上年增長(zhǎng)8.7%。在此簡(jiǎn)要介紹本公司預(yù)算管理工作的做法及體會(huì)。

1 增強(qiáng)4個(gè)觀念，形成項(xiàng)目預(yù)算管理意識(shí)

實(shí)行項(xiàng)目預(yù)算管理，必須增強(qiáng)4個(gè)觀念，提高認(rèn)識(shí)，方能思得透、邁得穩(wěn)、行得遠(yuǎn)。

1.1 增強(qiáng)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理意識(shí)

財(cái)務(wù)預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要方法，它將企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)與日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，綜合考慮企業(yè)財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)的所有資源，利用財(cái)務(wù)預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制、分析、考核等環(huán)節(jié)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)、控制與考核等，將有限的資源集中分配、優(yōu)化，發(fā)揮最佳管理效果，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，項(xiàng)目預(yù)算管理是企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算管理的核心。它是財(cái)務(wù)預(yù)算管理的最小單元、最基礎(chǔ)因素、最復(fù)雜層級(jí)，基礎(chǔ)不牢，財(cái)務(wù)預(yù)算管理就是一句空話(huà)。通過(guò)實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算管理，可以提升公司管理水平，增強(qiáng)公司現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理意識(shí)。

1.2 增強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)

精細(xì)化管理最早由豐田公司于20世紀(jì)50年代提出，它是一種科學(xué)的高效管理。而實(shí)行以項(xiàng)目預(yù)算管理為核心的財(cái)務(wù)預(yù)算管理，則是項(xiàng)目精細(xì)化管理的抓手。通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算管理，可以細(xì)化公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，將企業(yè)的資源優(yōu)化配置和合理分配，有利于戰(zhàn)略規(guī)劃與年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的監(jiān)控執(zhí)行，通過(guò)分析實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算的差距，可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)采取解決措施。

1.3 增強(qiáng)全員參與意識(shí)

項(xiàng)目預(yù)算管理是一個(gè)系統(tǒng)性的長(zhǎng)期工作，項(xiàng)目預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析和考核涉及公司各個(gè)生產(chǎn)單位和部門(mén)，而非財(cái)務(wù)部門(mén)或者某個(gè)人，需要公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施人等各個(gè)層級(jí)的人員參與。通過(guò)實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算管理，可以充分發(fā)揮公司領(lǐng)導(dǎo)、各生產(chǎn)部門(mén)、職能部門(mén)的責(zé)任意識(shí)，充分提高全員的參與性。全員意識(shí)增強(qiáng)，實(shí)施行動(dòng)就強(qiáng)。

1.4 增強(qiáng)效益意識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)存在的價(jià)值就是效益，沒(méi)有效益，企業(yè)就無(wú)法生存，項(xiàng)目預(yù)算管理就是增強(qiáng)效益的有效方法。通過(guò)對(duì)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和相應(yīng)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)和籌劃，并對(duì)實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照和分析，及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的改善和調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

2 實(shí)行“413”頂層設(shè)計(jì)，運(yùn)用信息化手段管理預(yù)算

公司每年新簽項(xiàng)目合同達(dá)500余個(gè)，加上以前年度還在執(zhí)行的項(xiàng)目，項(xiàng)目數(shù)量巨大，如果通過(guò)手工來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理，工作量太大，實(shí)施效果就會(huì)大打折扣。公司從項(xiàng)目預(yù)算管理設(shè)計(jì)之初，就明確實(shí)行“413”頂層設(shè)計(jì)，運(yùn)行信息化手段管理項(xiàng)目預(yù)算。

2.1 制定4類(lèi)文件，為項(xiàng)目預(yù)算管理提供制度保障

1）制定預(yù)算管理及收入、成本核算辦法。從公司宏觀層面看主要是建立了《公司預(yù)算管理制度》，為公司預(yù)算管理提供指導(dǎo)性思想；從微觀層面主要是建立了《中南建筑設(shè)計(jì)院股份有限公司工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目預(yù)算管理辦法》《中南建筑設(shè)計(jì)院股份有限公司設(shè)計(jì)部門(mén)預(yù)算管理辦法》《中南建筑設(shè)計(jì)院股份有限公司工程設(shè)計(jì)收入、成本核算管理辦法》，為項(xiàng)目預(yù)算實(shí)際操作提供具體方法。2）制定薪酬管理辦法。主要為各專(zhuān)業(yè)、各技術(shù)人員按照項(xiàng)目提供收入分配的依據(jù)。

3）制定績(jī)效考核管理辦法。主要是為績(jī)效考核的原則、方法提供具體操作依據(jù)。

4）制定費(fèi)用支付及報(bào)銷(xiāo)實(shí)施細(xì)則。主要是為項(xiàng)目實(shí)際開(kāi)支的各項(xiàng)費(fèi)用及核算提供具體管控要求。

2.2 繪制一個(gè)流程圖，為項(xiàng)目預(yù)算管理提供操作保障

為完整反映整個(gè)業(yè)務(wù)流程，通過(guò)梳理細(xì)化各階段管理需求，公司將整個(gè)項(xiàng)目從初期策劃到項(xiàng)目工資計(jì)算發(fā)放共分為29個(gè)步驟，制定了生產(chǎn)部門(mén)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目預(yù)算管理全流程圖，并明確每個(gè)步驟中生產(chǎn)部門(mén)和職能部門(mén)的工作職責(zé)。生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的前期策劃、項(xiàng)目的預(yù)算編制等；市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)合同的評(píng)審等，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收入的確認(rèn)、預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況的分析對(duì)比等；信息部門(mén)負(fù)責(zé)通過(guò)信息化將整個(gè)流程嵌入到系統(tǒng)中。

通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理，在每個(gè)關(guān)鍵步驟設(shè)計(jì)關(guān)鍵控制點(diǎn)，運(yùn)用信息化來(lái)控制29個(gè)步驟的每一個(gè)環(huán)節(jié)，所有環(huán)節(jié)只能按流程依次執(zhí)行，上一個(gè)環(huán)節(jié)不終結(jié)，不能運(yùn)行到下一個(gè)環(huán)節(jié)，不會(huì)出現(xiàn)逆程序、缺程序運(yùn)行的現(xiàn)象，從而減少了人為的干預(yù)，保證了整個(gè)流程的正常運(yùn)行。

2.3 明確3個(gè)控制點(diǎn)，為項(xiàng)目預(yù)算管理提供風(fēng)控保障

2.3.1 產(chǎn)品交付單（完工進(jìn)度確認(rèn)單）

主要是證明設(shè)計(jì)完成的工作量（或工作進(jìn)度），包括甲方完工確認(rèn)單、其他發(fā)包方簽收證明、建設(shè)主管部門(mén)批文、施工圖合格證等。

2.3.2 權(quán)責(zé)發(fā)生制收入確認(rèn)

按權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則，以項(xiàng)目作為核算對(duì)象，在項(xiàng)目收入能夠可靠估計(jì)的前提下，以合同和甲方完工進(jìn)度確認(rèn)單作為依據(jù)，按完成工作量，根據(jù)合同約定的收款進(jìn)度分階段確認(rèn)收入，實(shí)現(xiàn)收入與成本的匹配。

2.3.3 現(xiàn)金回款

作為設(shè)計(jì)項(xiàng)目實(shí)際支出的控制線，同時(shí)與生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人績(jī)效工資、年度經(jīng)營(yíng)考核掛鉤。

在建立以項(xiàng)目預(yù)算管理為核心的管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，公司充分運(yùn)用信息化手段管理，將項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理和人力資源管理整合到同一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信息資源的集成與共享。在具體實(shí)施中：一是將成本核算的單位縮小到項(xiàng)目，通過(guò)一系列的管理手段和內(nèi)部授權(quán)，使公司管理精細(xì)化、扁平化，有效控制成本的發(fā)生，避免粗放式的成本核算與管理導(dǎo)致項(xiàng)目成本虛耗。二是通過(guò)增強(qiáng)對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況了解，可以發(fā)現(xiàn)管理中的漏洞和不足，從而提升盈利能力，管控風(fēng)險(xiǎn)。三是通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算管理一定程度上實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目獨(dú)立核算。通過(guò)收集單個(gè)項(xiàng)目收支數(shù)據(jù)，分析比較不同類(lèi)型項(xiàng)目的收益率，為今后業(yè)務(wù)發(fā)展方向提供財(cái)務(wù)參考。

3 突出四大重點(diǎn)，穩(wěn)步推進(jìn)預(yù)算管理

思想意識(shí)再高，頂層設(shè)計(jì)再好，信息化操作再優(yōu)，也離不開(kāi)具體操作，主要體現(xiàn)在以下4個(gè)方面。

3.1 項(xiàng)目預(yù)算的編制

為貫徹落實(shí)好項(xiàng)目預(yù)算管理，公司編制了項(xiàng)目預(yù)算管理導(dǎo)則，明確了預(yù)算編制部門(mén)及方法。主要是：

1）為保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，項(xiàng)目總預(yù)算由項(xiàng)目的各個(gè)階段預(yù)算組成，一般我們將項(xiàng)目分為方案階段預(yù)算、初步設(shè)計(jì)階段預(yù)算、施工圖階段預(yù)算、后期配合階段預(yù)算。具體的階段需根據(jù)合同約定的階段來(lái)編制。

2）預(yù)算編制部門(mén)需根據(jù)項(xiàng)目的類(lèi)型和地點(diǎn)確定各部門(mén)的該項(xiàng)目的預(yù)算總收入，同時(shí)確定該項(xiàng)目預(yù)算控制比例。

3）預(yù)算編制部門(mén)對(duì)于可歸集到項(xiàng)目的費(fèi)用——直接成本（如項(xiàng)目工資、曬圖費(fèi)、文本制作費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、招待費(fèi)等）以及不可歸集到項(xiàng)目的費(fèi)用——間接成本（如管理崗及輔助崗人工成本、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、招待費(fèi)等），按照歷史經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合實(shí)際情況編制預(yù)算控制數(shù)。

4）項(xiàng)目預(yù)算由主體承接部門(mén)和各配合專(zhuān)業(yè)部門(mén)編制?？刂瓶偙壤怀^(guò)預(yù)算管理辦法中規(guī)定的比例。主承接部門(mén)編制完成后，系統(tǒng)通知配合部門(mén)編制，所有參與部門(mén)編制完成后，系統(tǒng)自動(dòng)匯總，從而形成項(xiàng)目的總預(yù)算。

3.2 項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行

公司的項(xiàng)目核算通過(guò)NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)達(dá)到數(shù)據(jù)的交互。

在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，對(duì)每筆直接費(fèi)用按項(xiàng)目歸集，建立單項(xiàng)目成本統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)警。通過(guò)接口，經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)以項(xiàng)目（設(shè)計(jì)號(hào)）為單位匯總項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)提供給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行（控制等），并最終將項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行（實(shí)際發(fā)生）通過(guò)接口反映到經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，在經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算的統(tǒng)計(jì)與分析。經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)提取各項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算值進(jìn)行比較，來(lái)分析和監(jiān)控項(xiàng)目的成本，以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的精細(xì)化管理。

3.3 權(quán)責(zé)收入的確認(rèn)

項(xiàng)目收入按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求，根據(jù)項(xiàng)目完工進(jìn)度匹配確認(rèn)收入。對(duì)于生產(chǎn)部門(mén)已確認(rèn)完工、且提供外部確認(rèn)單的階段，系統(tǒng)自動(dòng)生成當(dāng)期應(yīng)確認(rèn)的階段收入，經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)審核確認(rèn)后，生成權(quán)責(zé)收入確認(rèn)列表并作為財(cái)務(wù)收入確認(rèn)的依據(jù)。

3.4 項(xiàng)目成本的結(jié)轉(zhuǎn)

根據(jù)公司收入、成本核算辦法的要求，為確保收入、成本配比，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則，凡是本期已經(jīng)實(shí)現(xiàn)收入和已經(jīng)發(fā)生或應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)的費(fèi)用，不論其款項(xiàng)是否已經(jīng)收付，都應(yīng)作為當(dāng)期的收入和費(fèi)用處理；凡是不屬于當(dāng)期的收入和費(fèi)用，即使款項(xiàng)已經(jīng)在當(dāng)期收付，都不應(yīng)作為當(dāng)期的收入和費(fèi)用。

具體操作過(guò)程中，是根據(jù)合同約定的收款進(jìn)度分階段確認(rèn)設(shè)計(jì)收入，對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)各階段預(yù)算工資、分包成本，因勘察設(shè)計(jì)行業(yè)主要成本為人工成本，因此除工資、分包外其他成本按實(shí)際成本結(jié)轉(zhuǎn)。工程設(shè)計(jì)完工或工程竣工決算后，確認(rèn)全部工程設(shè)計(jì)收入，并按實(shí)際成本結(jié)轉(zhuǎn)。若設(shè)計(jì)項(xiàng)目在同一會(huì)計(jì)年度內(nèi)開(kāi)始并完成，可以在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)完成時(shí)一次性確認(rèn)設(shè)計(jì)收入，并結(jié)轉(zhuǎn)已經(jīng)發(fā)生的實(shí)際成本。

4 項(xiàng)目預(yù)算管理的體會(huì)

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)由費(fèi)用包干管理轉(zhuǎn)向項(xiàng)目預(yù)算管理，是管理的升華，升華之中歷經(jīng)艱苦，需要上下配合，全員一心，才能成功實(shí)施。

4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，親自參與

項(xiàng)目預(yù)算管理是一個(gè)一把手工程，公司主要領(lǐng)導(dǎo)的決心是決定項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素。公司由費(fèi)用包干制向預(yù)算管理邁進(jìn)，是對(duì)整個(gè)思想、流程、制度、管理的顛覆，這些顛覆，都需要領(lǐng)導(dǎo)層面的決策支持。在預(yù)算管理實(shí)施過(guò)程中，公司主要領(lǐng)導(dǎo)多次參與項(xiàng)目預(yù)算管理的范圍、原則、方法的研究。實(shí)施中各個(gè)控制點(diǎn)的設(shè)置，公司領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人都親自參與討論，推動(dòng)了項(xiàng)目預(yù)算管理工作。

4.2 部門(mén)配合，形成合力

一個(gè)管理的變革，不可能由一個(gè)部門(mén)完成，各部門(mén)的大力配合必不可少。公司成立了以總會(huì)計(jì)師牽頭，市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、信息中心組成的工作專(zhuān)班。各責(zé)任人主體、各責(zé)任人的責(zé)任事項(xiàng)全部明確。從眾多事項(xiàng)中把一個(gè)個(gè)事項(xiàng)，明確責(zé)任人，逐級(jí)細(xì)化，從高管層、到中層、到經(jīng)辦人。時(shí)間逐步細(xì)定，對(duì)每項(xiàng)工作明確了總體時(shí)間、具體時(shí)間，并制定每周進(jìn)度表。

生產(chǎn)部門(mén)是提供需求、建立未來(lái)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵責(zé)任主體。一方面工作專(zhuān)班不斷深入各個(gè)生產(chǎn)部門(mén)，了解生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程，另一方面各生產(chǎn)部門(mén)也積極參與，形成下上合力，共同推進(jìn)。

通過(guò)加強(qiáng)各部門(mén)的執(zhí)行力，形成合力，每一步流程的設(shè)計(jì)都積極與生產(chǎn)部門(mén)探討溝通，從而達(dá)到業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)最優(yōu)，阻力最小，效果最佳。

4.3 重點(diǎn)突出，化繁為簡(jiǎn)

剛剛實(shí)施項(xiàng)目管理時(shí)，為了減輕生產(chǎn)部門(mén)工作量，加快推進(jìn)預(yù)算管理，公司對(duì)近幾年合同進(jìn)行了梳理，全年合同額大于100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目占公司合同總額的80%以上，但是項(xiàng)目個(gè)數(shù)卻只有總項(xiàng)目個(gè)數(shù)的20%。確定把100萬(wàn)以上的合同納入項(xiàng)目預(yù)算管理，既減輕工作量也不影響工作質(zhì)量，最終敲定工作量的范圍。這樣在前期只要求各生產(chǎn)部門(mén)編制項(xiàng)目金額100萬(wàn)元以上的預(yù)算。這樣工作量平均減少了60%～70%，極大地降低了生產(chǎn)部門(mén)的抵觸和畏難情緒。

4.4 細(xì)節(jié)明確，操作得當(dāng)

項(xiàng)目預(yù)算管理的實(shí)施，對(duì)生產(chǎn)部門(mén)的影響是最大的，為了保證項(xiàng)目的實(shí)施，一是做好宣傳培訓(xùn)。將整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)和實(shí)施效益充分的展現(xiàn)給各生產(chǎn)部門(mén)是非常必要的。公司先對(duì)各生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人及具體的經(jīng)辦人進(jìn)行了多次預(yù)算培訓(xùn)。二是做好試點(diǎn)運(yùn)行。在正式上線前，預(yù)先選取了3個(gè)生產(chǎn)部門(mén)作為試點(diǎn)部門(mén)，對(duì)試運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題不斷改進(jìn)。三是發(fā)布指導(dǎo)性意見(jiàn)。在后期正式上線過(guò)程中，公司預(yù)算管理專(zhuān)班不斷地對(duì)項(xiàng)目預(yù)算實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題發(fā)布指導(dǎo)性意見(jiàn)，并對(duì)重大的調(diào)整進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)，截至目前工作專(zhuān)班共發(fā)布了13期指導(dǎo)性意見(jiàn)，共計(jì)對(duì)47個(gè)實(shí)施問(wèn)題解答。四是巡回指導(dǎo)。專(zhuān)班定期或不定期到每個(gè)生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算管理工作指導(dǎo)，及時(shí)解決問(wèn)題，指導(dǎo)工作。

項(xiàng)目預(yù)算管理是現(xiàn)代化企業(yè)精細(xì)化管理的必然選擇，改革實(shí)施的成功離不開(kāi)公司主要領(lǐng)導(dǎo)的支持、優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)協(xié)作、可操作性的實(shí)施方案、適合公司的信息化操作系統(tǒng)。目前，公司的項(xiàng)目預(yù)算管理還處在一個(gè)初步階段，還有很多不完善之處，對(duì)在具體實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題還需要不斷改進(jìn)、優(yōu)化，只有這樣才能保證項(xiàng)目預(yù)算管理實(shí)施的成功。

10.3969/j.issn.1673-1093.2015.06.005