加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)聲像檔案管理的探索

周心宇

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是形、聲、文的有機(jī)整體，其所具有的真實(shí)、形象、鮮活等特性和優(yōu)勢(shì)是文書檔案所不具備的。在本單位聲像檔案管理的實(shí)踐中，我們不斷強(qiáng)化對(duì)聲像檔案重要作用的認(rèn)識(shí)，注重聲像檔案的收集、整理并合理開發(fā)利用，充分挖掘其價(jià)值，本單位在2013年成功獲得“省五星級(jí)檔案工作”榮譽(yù)，這在江蘇省疾控系統(tǒng)內(nèi)是第1家，且在國(guó)內(nèi)疾控機(jī)構(gòu)也不多見。多年來良好的聲像檔案管理工作還給決策者在規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)的發(fā)展上提供了有力的支持。下面就目前疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案管理中普遍存在的難點(diǎn)和相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行探討。

1 疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案管理中存在的難點(diǎn)

1．1 聲像檔案管理制度不健全

1．1．1 長(zhǎng)期分散管理，造成檔案流失。疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案主要產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門和單位專業(yè)攝錄人員之手，由于長(zhǎng)期分散管理，或未及時(shí)移交單位綜合檔案室統(tǒng)一保存，導(dǎo)致很多原始聲像資料散落在各業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中，一旦出現(xiàn)人員、機(jī)構(gòu)的調(diào)整變動(dòng)，就容易造成聲像檔案的流失，以致單位聲像檔案不完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用［1］。

1．1．2 歸檔不及時(shí)，文字說明“六要素”不全。聲像檔案具有較強(qiáng)實(shí)效性和特殊的歸檔要求，照片、錄音、錄像都需要第一時(shí)間輔以文字說明，如不及時(shí)進(jìn)行文字標(biāo)注，寫明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等“六要素”信息，日后即使是攝錄人員自己也很難追憶齊全。更有部分管理人員存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為照片、錄音、錄像等原始資料拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要標(biāo)注、歸檔保存，導(dǎo)致原本珍貴的聲像資料，失去了應(yīng)有的價(jià)值。

1．2 聲像檔案管理人員綜合能力不強(qiáng) 聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力，除了檔案管理知識(shí)外，影像拍攝、采集編輯、計(jì)算機(jī)技術(shù)和一定的文字寫作能力都是必備技能。目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的聲像檔案管理員大多不是專業(yè)出身，他們不僅缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)及各項(xiàng)技能，更缺乏對(duì)聲像檔案進(jìn)行匯編和開發(fā)的能力。專業(yè)人才的缺乏，直接影響了機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量。

1．3 聲像檔案管理人員主觀能動(dòng)性不足 除以上問題外，目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)還普遍存在聲像檔案收集困難、質(zhì)量不高、室藏不足等現(xiàn)象。筆者體會(huì)到，除規(guī)定各部門將聲像資料及時(shí)移交單位檔案室外，檔案管理員必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)等待為主動(dòng)采集，并制定年度采集計(jì)劃，以此極大地豐富聲像檔案室藏，提高聲像檔案質(zhì)量，為后期開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

1．4 聲像檔案現(xiàn)代化水平不高 隨著科技的發(fā)展，將傳統(tǒng)聲像檔案采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，是今后檔案管理的必然趨勢(shì)。但目前，大部分疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案的現(xiàn)代化水平并不高，沒有及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和翻制刻錄，造成檔案管理水平不能與疾控業(yè)務(wù)發(fā)展同步，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存與利用。

1．5 聲像檔案保管條件落后 聲像檔案的保管有嚴(yán)格條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，保管上要做到專庫(kù)、專柜存放，除有嚴(yán)格的溫、濕度要求外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。但是，大多數(shù)疾控機(jī)構(gòu)缺少聲像檔案專柜等保管設(shè)備，只是將聲像資料大量堆積，進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)式管理，不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求。由于保管條件落后，致使照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等問題發(fā)生，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存。

2 加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案管理的對(duì)策

2．1 健全管理制度 實(shí)行集中管理 對(duì)聲像檔案從收集、歸檔到移交單位檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。也可編制適合單位特點(diǎn)的檔案管理手冊(cè)，對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，長(zhǎng)期、永久保存的聲像檔案應(yīng)定期向單位檔案室移交。將檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)，做到有章可循、責(zé)任到人，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量及數(shù)量。

對(duì)聲像檔案的整理、分類、編目以科學(xué)有效、便于利用為原則，應(yīng)在全宗號(hào)下設(shè)立獨(dú)立的聲像檔案編目，編目格式為:“全宗號(hào)—年度—保管期限代號(hào)—分類號(hào)—照片號(hào)(或視頻號(hào))—描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔、分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說明除了及時(shí)標(biāo)注以外，還需綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、攝影者等六要素，概括地揭示照片、視頻反映的全部信息，且做到文字簡(jiǎn)練，語言通順。

2．2 加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn) 提高綜合能力 要改變聲像檔案管理人員綜合能力不足的現(xiàn)狀，可創(chuàng)造條件為他們提供各種進(jìn)修機(jī)會(huì)，加強(qiáng)其聲像技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，也可向市檔案館或聲像檔案工作做得好的單位借鑒學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，以此創(chuàng)造適合人才培養(yǎng)的環(huán)境，多途徑提高聲像檔案管理人員綜合能力。使其盡快掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業(yè)技術(shù)。檔案管理人員自身也要主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高從業(yè)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，為聲像檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的軟環(huán)境。

2．3 強(qiáng)化主動(dòng)意識(shí) 豐富檔案室藏

2．3．1 日常采集。利用單位電子辦公平臺(tái)等途徑建立檔案信息通告制度，形成日常采集慣例，一周一報(bào)，各部門、科室凡具有留檔價(jià)值的會(huì)議、活動(dòng)、新技術(shù)、新項(xiàng)目、新事物等都可利用信息通告提前告知檔案部門，并填寫檔案采集聯(lián)系單，做好前期溝通，確保檔案工作人員及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，全面采集第一手檔案資料。

2．3．2 計(jì)劃采集。每年年初，檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)梳理、思考聲像檔案采集工作，了解各部門全年的工作部署，認(rèn)真做好采集備忘，制定年度采集計(jì)劃，以確保定期、定向性地完成采集任務(wù)。

2．3．3 重點(diǎn)采集。凡涉及到疾控工作的重大事件、決策、重要活動(dòng)、會(huì)議的照片、錄像，均是疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案的核心，具有較高的歷史價(jià)值及研究?jī)r(jià)值，應(yīng)該將其作為重點(diǎn)，全力以赴做好采集工作。

2．3．4 專題采集。圍繞單位的重點(diǎn)項(xiàng)目、科研成果、文化建設(shè)以及各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件、廣大群眾關(guān)心的健康問題等開展專題采集，也是豐富聲像檔案室藏，提高聲像檔案質(zhì)量行之有效的途徑。

2．4 提高現(xiàn)代化水平 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

2．4．1 照片檔案數(shù)字化。照片檔案數(shù)字化主要是指對(duì)不同介質(zhì)的照片利用掃描儀掃描或數(shù)碼相機(jī)翻拍等手段，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并將其數(shù)字信息直接導(dǎo)入聲像檔案資源庫(kù)。照片檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)，是應(yīng)注意掃描時(shí)分辨率及圖像格式的選擇。分辨率過高，會(huì)導(dǎo)致照片文件過大，從而占用太多的儲(chǔ)存空間;分辨率過低則導(dǎo)致照片模糊不清，質(zhì)量下降。分辨率應(yīng)選擇比較適中的300DPI，即保證照片質(zhì)量，又不會(huì)占用太多空間。文件格式應(yīng)選擇JPEG或TIFF格式。對(duì)于普通照片可采用JPEG格式儲(chǔ)存，它具有較大的壓縮比，可以降低儲(chǔ)存空間。對(duì)于較珍貴的照片，則應(yīng)采用TIFF格式儲(chǔ)存，因其沒有壓縮，可以最大限度地保持照片質(zhì)量。

2．4．2 視頻檔案數(shù)字化。視頻檔案數(shù)字化主要是利用計(jì)算機(jī)、視頻采集卡、視頻采集編輯軟件將盒式錄像帶中的模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字信號(hào)，并將其直接導(dǎo)入聲像檔案資源庫(kù)。首先，將錄像機(jī)或放像設(shè)備與裝有視頻采集卡的計(jì)算機(jī)相連，然后可利用視頻編輯軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)行的Adobe premiere、Edius、Ulead VideoStudio、Sony Vegasv等軟件都可以輕松完成錄像帶數(shù)字化轉(zhuǎn)換及后期剪輯。視頻文件以MPEG及AVI格式較為通用，MPEG文件大小適中，對(duì)計(jì)算機(jī)配置要求不高，可用于編輯;AVI文件較大，無損無壓縮，常用于重要視頻資料的存檔。不過需注意，由于視頻文件占用儲(chǔ)存空間很大，應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行光盤刻錄，以節(jié)約儲(chǔ)存空間，增強(qiáng)保護(hù)。

2．4．3 音頻檔案數(shù)字化。音頻檔案的數(shù)字化主要是利用計(jì)算機(jī)、錄音機(jī)和聲卡將錄音帶中模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字音頻信號(hào)。軟件方面較常用的有Windows內(nèi)置錄音機(jī)、Adobe Audition、Cool edit等。數(shù)字音頻主要采用MP3和WAV格式進(jìn)行儲(chǔ)存。MP3格式大小適中，常用于預(yù)覽和編輯。WAV為高保真格式，文件較大，但質(zhì)量較高，常用于重要音頻資料的存檔。

2．5 努力創(chuàng)造條件 力求妥善保管 各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)要根據(jù)聲像檔案介質(zhì)的特殊性，建立符合聲像檔案保管要求的檔案室，嚴(yán)格控制檔案室的相對(duì)溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。其次，聲像檔案一定要獨(dú)立成卷，并使用聲像專柜單獨(dú)存放。照片、錄影帶、錄像帶等要采取定期檢查、倒帶、清潔等保護(hù)措施。對(duì)于年代久遠(yuǎn)、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案要及時(shí)做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換及異地備份工作，力求妥善保管，延長(zhǎng)其壽命。

除了上述問題以外，目前各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)還很不夠，很多具有開發(fā)利用價(jià)值的聲像檔案僅是接受次數(shù)較少的查閱。其實(shí)聲像檔案除了憑證、依據(jù)作用外，還能通過對(duì)其進(jìn)行專題編研、開發(fā)，使之更加生動(dòng)直觀地展示歷史的軌跡和文化的積淀。無錫市疾病預(yù)防控制中心以良好的檔案管理工作為依托，編制了《砥礪前行》《追夢(mèng)十年》《檔案管理手冊(cè)》等多種編研材料40余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業(yè)類實(shí)物展示“病媒生物標(biāo)本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開發(fā)利用有效助推了疾控文化建設(shè)。

在各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)，聲像檔案是全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它不僅忠實(shí)記錄了疾控事業(yè)的發(fā)展，還記錄了與人們健康息息相關(guān)的各種事件，具有十分重要的保存、研究?jī)r(jià)值。我們應(yīng)加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)聲像檔案管理，在制度條例、人員素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)、數(shù)字轉(zhuǎn)換、保管條件、開發(fā)利用等方面重點(diǎn)強(qiáng)化，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，使之為疾控事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 高建華．聲像檔案管理面臨的問題與對(duì)策［J］．浙江檔案，2013，(2):55－56．