淺析醫(yī)療設備檔案管理

陳 麗 (吉林省人民醫(yī)院，吉林 長春 130021)

醫(yī)療設備檔案，是指醫(yī)療機構引進或購進醫(yī)療設備時，在其采購、安裝、調試、驗收、運行等過程中產生的，具有參考和保存價值的文字、照片等各種載體的資料所形成的檔案。

隨著科技及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)療設備的更新換代也日新月異。為滿足患者的就醫(yī)需求，各醫(yī)療機構不可避免地更新醫(yī)療設備，由此也就產生了大量的醫(yī)療設備檔案。醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院檔案管理不可或缺的一個重要組成部分，其管理水平直接影響著醫(yī)院管理的水平。為確保醫(yī)療設備檔案的完整性，充分發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的作用，應對其進行規(guī)范化管理。

1 正確認識醫(yī)療設備檔案的重要作用，是規(guī)范化管理醫(yī)療設備檔案的前提

1.1 醫(yī)療設備檔案的參考作用:醫(yī)療設備檔案是特殊的科技檔案，不僅可為采購部門提供相關的數據參數，為設備采購、安裝、驗收及后期維護提供依據，同時可為領導決策提供參考依據。如:通過查看醫(yī)療設備的運行記錄、維修記錄，可以有預見性地對設備進行維護，減少故障率，從而縮短停機時間，減少維修費用;通過查看醫(yī)療設備檔案，可以進一步了解設備的使用年限，同類設備之間的差別，領導可據此決定是否需要更新換代等。只有管理好、利用好醫(yī)療設備檔案，才能使一臺醫(yī)療設備最大限度地提升開機率，發(fā)揮診療作用，減少故障發(fā)生率。

1.2 醫(yī)療設備檔案的約束作用:采購合同是醫(yī)療設備檔案中最重要的組成部分，合同條款一般包含設備名稱、采購價格、付款方式、技術參數、合同貨物的包裝、交貨、安裝調試、驗收及售后服務等等，是對買賣雙方權利、義務的說明，對買賣雙方均具有法律約束力，任何一方不得違背合同約定，均需按合同執(zhí)行，否則將承擔法律責任。

1.3 醫(yī)療設備檔案的佐證作用:一旦買賣雙方因設備發(fā)生糾紛，如:賣方未按時交貨、買方未按時付款、設備參數與約定不符、設備不在保修期等等。醫(yī)療設備檔案中的采購合同或其他補充協議不可避免地成為解決問題的法律依據，法律將根據相關條款約定，保障雙方的合法權益和利益不受損失。

2 正確認識當前醫(yī)療設備檔案管理存在的問題，是規(guī)范化管理醫(yī)療設備檔案的基礎

當前醫(yī)療設備檔案管理存在的主要問題一是醫(yī)療設備檔案分散、缺失;二是醫(yī)療設備檔案收集不全;三是醫(yī)療設備檔案移交不及時。造成上述現象的主要原因就是個別領導及科室工作人員檔案意識不強，只重視設備的考察、引進和論證，引進后也只重視安裝、調試、維護，對后期的醫(yī)療設備檔案管理不夠重視，沒有認識到醫(yī)療設備檔案的重要性，使得醫(yī)療設備檔案管理混亂，一部分問題在設備使用科室，一部分問題在設備采購科室。由于沒有專人管理，導致檔案資料嚴重缺失。

一般來說，醫(yī)療設備檔案管理涉及三個科室:采購科室、使用科室、檔案室。這三個科室的職能是相輔相成的，既有聯系，又有區(qū)別。采購初期的相關管理性資料產生于采購科室，后期運行維護資料產生于使用科室，最終歸于檔案室。沒有采購科室對初期相關采購資料的收集和使用科室對后期運行維護資料的收集，檔案室歸檔的醫(yī)療設備檔案就不可能完整。

3 明確醫(yī)療設備檔案的內容及歸檔范圍，是規(guī)范化管理醫(yī)療設備檔案的必要條件

醫(yī)療設備檔案詳細記載了醫(yī)療設備從購置、安裝到運行、維護甚至報廢的全過程，涉及內容繁多，凡應歸檔的醫(yī)療設備檔案，應按設備臺件立卷，按年度歸檔，屬于高、精、尖的大型醫(yī)療設備可立專卷。結合實際經驗，筆者認為，完整的醫(yī)療設備檔案應包括:設備采購科室填寫的設備采購申請表(含采購部門及院領導批示)、可行性報告、考察報告、購置申請及相關批復(單臺設備金額超過100 萬元的需有上級主管部門批復、進口設備須報上級主管部門及財政廳政府采購辦審批)、采購任務通知書、招標委托代理協議、招標公告、招標文件、投標文件、開標一覽表、中標公示、中標結果通知書、評標報告、采購合同、安裝文件、驗收報告、設備運行運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、報廢記錄、捐贈或轉讓記錄及設備出廠時的隨機資料(如:設備參數、使用說明、相關檢驗證件等)。如果是外國進口設備，還應有入關許可、報關單、外貿合同、商檢報告等。

4 建立健全醫(yī)療設備檔案管理制度與工作流程，確保醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理

我院是一所有著悠久建院歷史的大型三級甲等綜合醫(yī)院。近年來，醫(yī)院投入大量資金引進了開放式磁共振導航系統、核磁共振、ECT、乳腺彩超、大型數字減影血管機、沖擊波疼痛治療儀等省內外甚至國內領先的醫(yī)療設備。這些醫(yī)療設備檔案的管理，直接影響著設備的管理、使用及維護。為使醫(yī)療設備檔案管理規(guī)范化、系統化，我院在采購科室和設備使用科室設立了兼職檔案員，專門負責醫(yī)療設備檔案的收集工作及歸檔前的管理工作，由醫(yī)院綜合檔案室的專職檔案員負責業(yè)務指導，定期進行業(yè)務培訓。制定了《醫(yī)療設備檔案員職責》、《醫(yī)療設備檔案資料管理制度》、《醫(yī)療設備檔案歸檔范圍及保管期限》、《醫(yī)療設備固定資產管理制度》、《設備采購制度》、《設備驗收制度》等一系列規(guī)章制度。明確規(guī)定采購科室的兼職檔案員負責收集設備申購過程中的管理文件，如設備的購置申請、可行性報告、上級批復、招投標文件、評標報告等;使用科室的兼職檔案員負責收集設備運行過程中產生的文件，如設備的運行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。但是，上述兩個科室僅僅是負責收集、整理，最終這些檔案資料將按年度移交醫(yī)院綜合檔案室，由專職檔案員對其進行分類、整理、編目、歸檔，實行集中統一管理，以確保醫(yī)療設備檔案的完整性、系統性，同時方便開發(fā)利用。如設備使用說明書、運維記錄等使用科室可根據需要復印留存，以供查閱。必須使用原件時需到檔案室填寫借閱登記，履行借閱手續(xù)，并在限期內歸還。每年的1 月份，我院都會召開兼職檔案員工作會，除對上一年度檔案移交工作做出布置外，還對兼職檔案員進行檔案預立卷培訓，由專職檔案員現場指導，兼職檔案員實地操作，以確保各科室保質保量地完成上一年度檔案移交工作，為檔案的規(guī)范化管理奠定基礎。

總之，醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重中之重，作為檔案管理員，在提升自身業(yè)務素質的同時還應充分利用計算機技術，實現醫(yī)療設備檔案的電子化、網絡化管理，促使資源共享，為醫(yī)療設備檔案的開發(fā)利用提供便利條件，使相關科室能夠及時、完整、方便地查詢醫(yī)療設備檔案及相關資料，隨時掌握醫(yī)院醫(yī)療設備的運行動態(tài)，為醫(yī)療設備的合理使用、維修保養(yǎng)、科學管理及有計劃地引進提供科學依據，使醫(yī)療設備檔案管理更加規(guī)范化，從而更好地為醫(yī)院的長足發(fā)展提供服務。