醫(yī)院檔案管理信息化處理的優(yōu)勢分析

摘 要：醫(yī)療檔案管理信息化不僅僅能在醫(yī)療、科研和教學(xué)方面發(fā)揮優(yōu)勢，另外也是衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)產(chǎn)生質(zhì)的飛躍體現(xiàn)。因此，本文筆者重點(diǎn)分析和研究醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化；優(yōu)勢

醫(yī)院在開展工作過程中，將文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等豐富的品種和眾多載體檔案集中收集起來，形成醫(yī)院檔案這一智慧結(jié)晶。由于不斷推進(jìn)改革醫(yī)藥衛(wèi)生體制，創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式，在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院檔案管理信息化的地位逐漸上升。在和人民群眾密切相關(guān)的就醫(yī)看病方面的關(guān)系越來越重要，涉及醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X 線膠片、各種檢查圖文資料等等，一方面在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中具有至關(guān)重要的作用，另一方面人們的身體健康和醫(yī)學(xué)發(fā)展也離不開醫(yī)療檔案，為推動(dòng)檔案事業(yè)快速發(fā)展提供動(dòng)力。由于不斷推進(jìn)管理信息化的發(fā)展，電子文件在醫(yī)院各個(gè)方面應(yīng)運(yùn)而生，種種文件能體現(xiàn)出我院的發(fā)展和進(jìn)步，將全面、有效、科學(xué)的信息資源提供給醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各個(gè)領(lǐng)域。檔案管理中經(jīng)過信息化處理，能極大改善傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，體現(xiàn)出較強(qiáng)的使用價(jià)值。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的主要內(nèi)容

1.1 人事檔案

由于不斷推進(jìn)社會信息化的發(fā)展，人事檔案信息清楚、及時(shí)地呈現(xiàn)直觀重要，按照人事檔案的特殊性，通過現(xiàn)代手段，構(gòu)建健全完整的人事檔案信息化管理，進(jìn)而用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)管理代替實(shí)體管理，動(dòng)態(tài)化地掌握和管理人事檔案，整理日常工作的類別，構(gòu)建集資料查閱統(tǒng)計(jì)、變更檔案、處理報(bào)表、維護(hù)系統(tǒng)等功能為一體的管理體系。

1.2 文書處理過程和歸檔

檔案管理工作是以文書工作為基礎(chǔ)，能否良好地處理文書，對于檔案內(nèi)在質(zhì)量具有至關(guān)重要的作用。為了滿足當(dāng)前不斷發(fā)展的新形式的要求，必須通過計(jì)算機(jī)登記每天接收的文件，根據(jù)批辦的次序、規(guī)定時(shí)間和催辦時(shí)間在局域網(wǎng)內(nèi)穿越。發(fā)文處理期間充分利用網(wǎng)絡(luò)的功能，能使文書處理部門的工作量大大降低，有效緩解檔案人員沉重的壓力。

1.3 病歷檔案

由于不斷推進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，日益擴(kuò)大疾病譜，并且不斷開發(fā)新項(xiàng)目和新技術(shù)，必須把編碼全部手術(shù)名稱輸入到電腦中，通過計(jì)算機(jī)綜合查詢的分析公共，分別列出各類手術(shù)和療效，利用局域網(wǎng)將信息集中反饋到各臨床科室中，在開展科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)沒能幫助醫(yī)務(wù)人員快速查閱。另外，利用計(jì)算機(jī)處理和加工病案信息，接著集中反饋到臨床科室，能幫助醫(yī)務(wù)人員吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，及時(shí)尋找到問題的根源，采取相應(yīng)的解決措施，保證高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)水平。

2 醫(yī)院檔案管理信息化處理的優(yōu)勢

2.1 有利于人事檔案管理的效率

通過信息化的方式管理醫(yī)院人事檔案，有助于建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和自動(dòng)化的辦公管理模式。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，可通過自動(dòng)化工作平臺實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的全部過程，進(jìn)而創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的管理方式，更新人工化的管理方式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，幫助醫(yī)院人事檔案管理人員卸下開展工作時(shí)的沉重負(fù)擔(dān)，使得醫(yī)院在開展人事檔案管理工作時(shí)的人力物力和時(shí)間大大減少，保證高效優(yōu)質(zhì)地完成醫(yī)院人事檔案管理，大大提升其現(xiàn)代化管理水平。

2.2 有利于文件的歸檔

在醫(yī)院工作中，檔案必須及時(shí)著錄各類文件。在過去的年代中，只能通過手工操作的方式，著錄紙質(zhì)文件，在整理檔案和登記目錄時(shí)，檔案人員花費(fèi)的時(shí)間較多，具有較大的工作量。一旦需要修改信息時(shí)，哪怕是修改一點(diǎn)點(diǎn)就要“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，使用的人力和時(shí)間大大增加。在通過信息化方式處理檔案信息，能極大幫助檔案人員減輕勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，通過計(jì)算機(jī)軟件代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞動(dòng)，創(chuàng)造良好的工作條件，僅僅輸入簡單的指令就能夠高效快速改動(dòng)信息，自動(dòng)調(diào)整系統(tǒng)。對于醫(yī)院的各類檔案文件，年度歸檔工作占據(jù)其中相當(dāng)一部分，必須在年底前分類整理和登錄一整年全部的文件和有關(guān)資料，因此大大增加了年底事務(wù)的工作量。而通過信息化處理檔案信息，能夠通過檔案軟件提供統(tǒng)一信息格式，隨時(shí)能完成錄入的工作，利用網(wǎng)絡(luò)提取、轉(zhuǎn)換和管理檔案信息。檔案人員通過系統(tǒng)檢索和排序功能，對文件歸檔詳情進(jìn)行實(shí)時(shí)查閱，一旦存在歸檔滯后或者不滿足歸檔要求的可及時(shí)反饋，采取相應(yīng)的調(diào)整和修改措施，實(shí)現(xiàn)更加高效科學(xué)的歸檔，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作。

2.3 有利于檔案信息資源的整合和共享

病例檔案信息化能將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢充分展現(xiàn)出來，實(shí)時(shí)共享網(wǎng)絡(luò)資源。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，資源共享起著關(guān)鍵性的作用，能促進(jìn)穩(wěn)定有序地發(fā)展醫(yī)療事業(yè)，樹立病人的核心地位，轉(zhuǎn)變過去疾病診治為中心的現(xiàn)狀。在此期間，也漸漸改變了醫(yī)療服務(wù)組織，以區(qū)域協(xié)作的關(guān)系取代院內(nèi)合作，同時(shí)將醫(yī)療配置問題有效解決，積極通過開展遠(yuǎn)程會診，提高醫(yī)院管理水平。此外，醫(yī)院身兼沉重的責(zé)任和使命，必須將患者居于核心地位。一般而言，醫(yī)療具有較為復(fù)雜的過程和多樣化性質(zhì)，眾多潛在問題隱含在醫(yī)療進(jìn)行當(dāng)中，所以，醫(yī)療病例檔案信息的多樣性和復(fù)雜性是其突出的特點(diǎn)。醫(yī)院病例檔案信息至關(guān)重要，如果能實(shí)現(xiàn)信息化管理，能使檔案價(jià)值大大提高。在醫(yī)院管理中，醫(yī)院病歷檔案具有關(guān)鍵性的作用，采用信息化的方式管理病歷檔案，能極大提高醫(yī)院病歷檔案服務(wù)，科學(xué)、合理、高效地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理。

2.4 有利于檔案的檢索

過去手工查詢檔案資料，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且難以達(dá)到理想的效果。經(jīng)過信息化的方式處理檔案信息，通過電子目錄和電子文檔進(jìn)行歸檔，能建立高效的電子信息查詢系統(tǒng)，在輸入關(guān)鍵詞之后，電腦屏幕上即可展示全部相關(guān)的信息資料。通過該方法能實(shí)現(xiàn)檢索智能化，利用高效、快速、廣泛的檢索和電子加密技術(shù)機(jī)密地處理信息檔案。使用檔案的過程中，信息化能為用戶帶來極大的便利。第一，電子檔案能實(shí)現(xiàn)超過一百年的保存年限，而這一點(diǎn)紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)。第二，醫(yī)院各個(gè)部門和醫(yī)療科室，一旦存在相關(guān)需求，則能隨時(shí)隨地利用任何一臺醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，快速、有效、準(zhǔn)確地查詢到檔案信息。甚至能在幾秒鐘之內(nèi)快速查詢到所需檔案信息，并且較為全面和完整。其中不但涵蓋了檔案目錄信息，而且詳細(xì)的信息內(nèi)容也存在其中。第三，這種信息化的管理方式能使在線成為現(xiàn)實(shí)，通過本院的官方網(wǎng)站，授權(quán)使用者在世界各地都能夠查詢所需檔案資料。由于信息化子在檢索和使用上具有上述優(yōu)勢，可見徹底實(shí)現(xiàn)了“一點(diǎn)通”。

3 結(jié)語

醫(yī)療檔案具有科學(xué)性、真實(shí)性和邏輯性的特點(diǎn)，能為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展提供充足的信息資源，構(gòu)建信息化醫(yī)院醫(yī)療檔案管理，能有效開發(fā)、利用和管理醫(yī)療檔案，深入挖掘醫(yī)療檔案信息的潛在價(jià)值，發(fā)揮信息化管理的重要作用，大力發(fā)展醫(yī)療事業(yè)，推進(jìn)醫(yī)院建設(shè)的進(jìn)程。

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作者簡介

吳冰，漢川市人民醫(yī)院，大專。