論企業(yè)采購合同內(nèi)部審計應注意的問題

徐爭梅

【摘 要】對企業(yè)采購合同的內(nèi)部審計，是企業(yè)內(nèi)部審計的重要內(nèi)容，企業(yè)需要把握采購合同審計的關鍵地方，有針對性地進行審計。本文通過分析湘西鶴盛公司在實際采購合同中容易出現(xiàn)的問題，提出了重點審計的要點，包括采購合同條款的審計、合同價格審計、驗收及支付審計三個方面，從這幾方面容易出現(xiàn)的問題入手，詳細進行探討和分析，找出解決的辦法。企業(yè)通過有效的采購合同內(nèi)部審計，為七降低成本費用，加強風險管控，提高驗收人員責任心，保障企業(yè)資產(chǎn)完整，合理合規(guī)支付采購款項方面提供了有力保障。

【關鍵詞】企業(yè)；采購合同；內(nèi)部審計；保駕護航

湘西鶴盛原煙發(fā)展有限責任公司（以下簡稱鶴盛公司）在以往采購經(jīng)濟活動中，發(fā)現(xiàn)采購合同的條款不完善、不明確，以及合同的定價、驗收支付等方面出現(xiàn)一系列的問題，這直接影響公司的工作效率，同時造成公司的人力物力資源的浪費。針對存在的問題，公司通過一年多的不斷嘗試，把采購合同中條款進行完善規(guī)范，建立采購合同模板，規(guī)范操作，同時加強了采購合同價格、驗收支付中內(nèi)部審計的控制管理，最大限度堵塞過程中的漏洞，讓公司降低采購經(jīng)濟活動中的成本費用，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，有效地防范和控制存在的風險發(fā)揮了積極的作用。下面就企業(yè)采購合同內(nèi)部審計應重點注意的三個方面進行探討。

一、采購合同條款的審計

在實際采購活動中，公司在簽訂合同的時候，采購物品的數(shù)量確定與計量單位方面，容易出現(xiàn)數(shù)量約定不清楚，具體采購物品計量單位描述不清的情況。采購物品的數(shù)量對于有大致規(guī)模，但不確定具體數(shù)量的情況，沒有約定結算的數(shù)量方式，按實際收貨還是采購方需求，出現(xiàn)供貨方超出合同規(guī)模，超量送貨的現(xiàn)象；或者沒有按合同中所規(guī)定商品質(zhì)量標準交貨。在質(zhì)量要求方面，采購合同沒有明確是否附有產(chǎn)品質(zhì)量檢驗合格標志，是否要求提供全新的、包裝完整無破損的、隨貨備件齊全的、同時完全符合國家的有關質(zhì)量標準的產(chǎn)品，出現(xiàn)質(zhì)量問題，沒有約定的賣方負責免費實行 “三包”。如：7天包退、15天包換和不少于1年的保修的承諾。還有在合同條款中沒有按期交付商品，逾期發(fā)送商品的現(xiàn)象。對于沒有按照合同約定的時間提供采購的產(chǎn)品，合同條款中沒有約定違約條款，造成糾紛，難以協(xié)商解決。以上的問題，就是企業(yè)內(nèi)部審計時發(fā)現(xiàn)的合同條款不準確、不清晰、不全面而引起的。因此，在合同條款中重點審查以下幾方面：

1.采購標的物及數(shù)量是否規(guī)范

審查合同標的物資是否與公司年度按計劃要實施采購的物資相符，型號及規(guī)格是否準確、齊全。審查確切的數(shù)量及計量單位是否準確，在合同中要注明按實際采購量結算，要準確而規(guī)范，尤其是計量單位的描述，如：一張紙、一包紙與一件紙的區(qū)別很大。公司對經(jīng)常性采購的物資，以及占生產(chǎn)成本比重較大的物資采購計劃進行重點審查，是否實行定額管理，確定合理庫存量，是否編制年度、季度、月度采購計劃，并經(jīng)歸口部門批準后執(zhí)行采購，參考上年同期耗用的數(shù)據(jù)，聯(lián)系當前公司的實際需要，審查采購物品數(shù)量的合理性。內(nèi)部審查目的是在保證公司生產(chǎn)經(jīng)營的基礎上，防止不必要的積壓浪費，可以加速資金的周轉(zhuǎn)。同時保證公司采購合同中物品數(shù)量合理性，建立物資采購的臺賬，合同條款是否嚴格規(guī)范按照審批后的采購計劃，對超過計劃采購額要求可以退回。

2.審查合同中的驗收標準、方法、地點及期限

公司采購合同條款中驗收標準是否明確，是實行國家標準、行業(yè)標準還是技術標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收條款的約定，都是十分重要的。同時公司應注意有驗收標準誤差范圍的，一定要求注明，避免驗收達到使用要求，但驗收標準要求過于嚴格，無法驗收的情況出現(xiàn)。公司內(nèi)部審計人員在審查驗收標準的合法性和合規(guī)性的同時，也要兼顧實際地域情況的合理性。

3.審查是否約定違約處罰條款及解決爭議的方式

公司內(nèi)部審計人員審查約定驗收期限的違約責任及解決辦法，合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等，以解決發(fā)生違約情況時，不知如何處理；合同條款中明確規(guī)定因本合同引起的爭議，雙方應協(xié)商解決，也可以向合同簽訂所在地人民法院提出訴訟。

在實際工作中，完善的采購合同條款范本對各業(yè)務部門具有約束性，其不僅提高了采購業(yè)務的時效性和準確性，同時也減少了審計采購合同中的錯誤，確保購進資產(chǎn)的安全、完整。對公司采購合同條款規(guī)范性審計是公司內(nèi)部審計非常重要的職責，必須充分抓住內(nèi)部審計方面的控制環(huán)節(jié)，強化合同管理，才能使企業(yè)風險得到合理規(guī)避，同時最大限度地發(fā)揮內(nèi)部審計的效益和作用。

二、合同價格的審計

公司實行公開招標方式采購的重大物資，應重點注意審查采購合同價格是否與中標價格一致，是否為包干價；實行按非公開招標方式采購的，應注意公司采購價格是否合理，采購人是否通過進行過市場調(diào)查、詢價、比價的方式去確定合理的控制價，采購價中有沒有明確規(guī)范包括運費、裝卸費等相關費用的條款。內(nèi)部審計人員審查采購價格異常的物資，應與相關的業(yè)務采購部門溝通，分析價格異常原因，對不符合公司內(nèi)部要求的采購事項不予審批。對于市場價格波動較大的，可以考慮分批采購，可協(xié)商其它解決的方法，去合理控制價格。審計人員對于控制價格進行審計時，可以查詢往年價格，在歷史價格的基礎上，掌握采購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、供應渠道、運輸方式等等。同時，審計人員做好市場調(diào)查，通過去地方市場詢問、電話查詢以及網(wǎng)上詢價等途徑，了解各種物資材料的來源和供銷價格，結合煙葉復烤同行業(yè)的采購價格等途徑，分析判定一個合理的預算控制價。公司內(nèi)部審計人員只有掌握全面的采購價格信息資料，才能保證工作質(zhì)量，提高審計效率。

三、驗收與支付的審計

1.采購項目驗收、支付方面存在的問題

原來鶴盛公司發(fā)布的《技術改造和基本建設項目管理程序》規(guī)定了工程項目驗收的參與部門，但對于驗收程序和分工沒有做出明確規(guī)定。如：簽訂的《散把臺和精選臺加濕器采購合同》，該合同內(nèi)容中對系統(tǒng)控制器、噴嘴的規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家及品牌、數(shù)量都做了明確要求，對投產(chǎn)后的運行能耗和加濕效果都有具體參數(shù)。但審計人員發(fā)現(xiàn)在相關部門經(jīng)辦人和負責人簽字的《工程項目驗收意見書》上，僅寫明在每個區(qū)域的安裝數(shù)量，無其他內(nèi)容。這里存在問題是驗收單上對采購的產(chǎn)品規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、品牌是否達到合同要求，沒有詳細寫明清楚，看不出驗收人員是否進行了核對；同時驗收單中對投產(chǎn)后的運行能耗和加濕效果是否進行了測試驗收，驗收單上也未提及相關內(nèi)容。最后財務付款時，根據(jù)模糊的驗收記錄，進行支付結算。此采購項目粗糙的驗收和支付的過程，就存在采購質(zhì)量不符合要求的風險。

2.審查監(jiān)督內(nèi)部的驗收與支付情況

公司內(nèi)部審計加強采購項目的控制管理，督促完善工程項目驗收制度，規(guī)范驗收行為。監(jiān)督驗收記錄要完整全面，驗收責任要可以追溯。2014年起，鶴盛公司制定《項目竣工驗收單》，增加技術參數(shù)與指標內(nèi)容。2014年3月該公司完善了《技術改造和基礎管理程序》，把《項目竣工驗收單》列入附件中，并對驗收記錄的全面性、完整性、驗收責任可追溯等內(nèi)容做了具體的要求。公司對于不符合要求的驗收，按照合同要求進行處理，或雙方共同協(xié)商解決。對驗收后的支付審查，公司審計人員主要審查結算方式條款有沒有符合有關結算規(guī)定，資金支付是否符合合同規(guī)定的支付方式和期限，是否按合同雙方約定的進度和支付比例進行，嚴格規(guī)范是否執(zhí)行了現(xiàn)金結算規(guī)定，對于超過規(guī)定支付起點的，是否按照公司規(guī)定，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，同時必須要求，合同結算支付，要求合同規(guī)定供貨方的銀行賬戶，簽訂合同單位、收款單位、開具發(fā)票單位是否同時達到四個一致。同時該公司對合同付款期限，應明確規(guī)定是一次性付款，或是分期付款，或預留一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金返還的最后期限等。采購方應明確預付款進度及結算辦法，要求供應商提供與采購合同中預付款同等金額的履約保證金，以最大限度地避免公司經(jīng)濟業(yè)務中采購的風險。

鶴盛公司內(nèi)部審計對采購合同中出現(xiàn)的問題，邊發(fā)現(xiàn)，邊整改，并總結了采購合同中的管理控制方面審計經(jīng)驗，不斷從采購合同的簽訂條款上完善、把關，全面加強推進公司的采購合同管理工作，制訂了采購合同模板，同時加強采購合同中的價格、驗收與支付環(huán)節(jié)的內(nèi)部審計工作， 為公司提高了工作效率，有效地促進了公司的進步，為公司穩(wěn)定健康發(fā)展保駕護航。

參考文獻：

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