人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究

王蕾

（長(zhǎng)春廣播電視大學(xué)，吉林 長(zhǎng)春 130051）

人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究

王蕾

（長(zhǎng)春廣播電視大學(xué)，吉林 長(zhǎng)春 130051）

人力資源管理在現(xiàn)代管理中的核心作用,已被廣泛認(rèn)知。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要輔助工具,檔案中的資料是企業(yè)寶貴的信息資源,在企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用.但是,在現(xiàn)實(shí)中人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用卻不盡如人意.文章從不同類型企業(yè)入手,以新的視角看待人事檔案管理,重點(diǎn)研究人事檔案管理在人力資源管理中出現(xiàn)的各種問題,并提出相應(yīng)的解決策略,期望引起管理者對(duì)人事檔案的重視,從而對(duì)人事檔案管理的發(fā)展起到一些促進(jìn)作用.

人事檔案管理；人力資源管理；問題

一、引言

人事檔案管理是企業(yè)管理中的最重要組成部分和工作內(nèi)容，曾經(jīng)在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，尤其在人力資源管理發(fā)展的初期這一點(diǎn)表現(xiàn)得更加明顯。但隨著人力資源管理的進(jìn)一步發(fā)展，人事檔案管理的作用漸漸被人們忽略，甚至被淡忘。不僅是在企業(yè)，既使是在政府機(jī)關(guān)，事業(yè)單位等公共管理部門，人事檔案管理也存在很多問題，不同類型單位和企業(yè)，對(duì)待人事檔案管理各不相同，反應(yīng)出來(lái)的問題也千差萬(wàn)別。下面，我們就從幾個(gè)不同偏面，分析一下人事檔案管理存在的問題。

二、在不同類型組織中人事檔案出現(xiàn)的主要問題

1、在政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題

（1）人事檔案管理內(nèi)容單一，不全面。人事檔案，是指在長(zhǎng)期的人事管理活動(dòng)中形成的，記錄員工個(gè)人、家庭情況以及工作情況等信息和內(nèi)容，多方面記錄了人員經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn)，并以所在單位集中保存以備查閱的文件資料。可見，人事檔案管理內(nèi)容中必須有才能和工作表現(xiàn)的記錄。但是，現(xiàn)在的很多政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的人事檔案管理內(nèi)容，通常只有員工的簡(jiǎn)歷和一些自然狀況的記錄，例如，姓名、生日、出生地、家庭成員、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等，而對(duì)工作的表現(xiàn)、業(yè)績(jī)情況、各人的特點(diǎn)都沒有詳細(xì)的記錄，從個(gè)人檔案中，完全看不出一個(gè)人的特點(diǎn)和特長(zhǎng)是什么，所以這種人事檔案根本不能成為單位選用人才重要依據(jù)。

（2）人事檔案管理手段落后。近幾年來(lái)，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理的要求越來(lái)越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集和整理的不當(dāng)，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴(yán)重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源使用效力，無(wú)法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)。

2、中小企業(yè)中人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（1）人事檔案真實(shí)性差。相對(duì)于政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，中小企業(yè)人事檔案的失真現(xiàn)象較多。特別的這幾年，科技水平的進(jìn)步使造假更為便利，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，例如，假身份證，假年齡、假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗(yàn)等，甚至造假學(xué)歷都成了行業(yè)，可見個(gè)人信息失真的現(xiàn)象何其嚴(yán)重，這種現(xiàn)象，一方來(lái)是由于中小企業(yè)的人事檔案管理人員從態(tài)度上就沒有重視“真假”這個(gè)問題，審察不夠嚴(yán)格；另一方面是由于這些人事檔案管理人員自身人力資源管理水平有限，面對(duì)真假難辨的信息，企業(yè)管理人員沒有渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)的接收信息。而這種不真實(shí)信息，不僅導(dǎo)致人力資源管理人員無(wú)法正確評(píng)估員工，更有可能給企業(yè)帶來(lái)危險(xiǎn)，例如，新聞上曾經(jīng)播出過，有殺人犯用假身份證在企業(yè)打工多年；有肝病患者用假健康證，在食堂做廚師；只有小學(xué)畢業(yè)的人用假學(xué)歷冒充“海歸”在企業(yè)詐騙等，這種危害都是顯而易見的，所以，人事檔案的真實(shí)性至關(guān)重要，必須引起中小企業(yè)管理者的重視。

（2）人事檔案缺失。中小企業(yè)中除了人事檔案失真這個(gè)問題外，很多企業(yè)都存在檔案缺失的情況。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，終身雇傭制被打破，使人員流動(dòng)更為頻繁，用工時(shí)限短期化，使人事檔案管理者越來(lái)越不重視檔案內(nèi)容的管理。有的加工型企業(yè)，由于工作條件差，薪水低，人員流動(dòng)極大，上班幾天可能就離職，所以人力資源部門在員工試用期期間跟本不建員工檔案。這種人事檔案的缺失，不僅給企業(yè)選才、識(shí)才帶來(lái)不便，而且，也使企業(yè)存在安全隱患，和檔案失真一樣，也應(yīng)該引起中小企業(yè)管理者的高度重視，及時(shí)改正。

3、大型國(guó)有企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題；

（1）人事檔案時(shí)效性較差。由我國(guó)特定的國(guó)情決定，在我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)人事檔案管理管理方式和事業(yè)單位檔案管理很相似，個(gè)人檔案往往集中于對(duì)當(dāng)事人過去經(jīng)歷的記錄。我國(guó)的人事檔案制度是人員檔案3-5年整理一次，對(duì)于已經(jīng)放入人事檔案中的材料不會(huì)再重新審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也只是一些績(jī)效考核表、工資變動(dòng)表等程式化的東西，而真正能夠反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，這樣的人事檔案無(wú)法為企業(yè)管理者提供有價(jià)值的信息。

（2）人事檔案管理技術(shù)水平相對(duì)落后?，F(xiàn)在我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，人事檔案仍以紙質(zhì)檔案管理為主，沒有形成人事檔案管理數(shù)字化。大型國(guó)有企業(yè)因其特點(diǎn)決定，大多在全國(guó)各地有分公司或是辦事處，人員的工作崗位變動(dòng)頻繁，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人從一個(gè)分公司調(diào)往其它分公司或是離開這個(gè)城市，但他的檔案卻還在原公司或原城市，這就給人事檔案的查閱、管理、核查帶來(lái)了很大困難，也造成人力、物力和財(cái)力的極大浪費(fèi)。

4、外企人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題

（1）忽視人事檔案管理。仔細(xì)分析外企的人力資源管理，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，外企的人力資源管理更側(cè)重于人員的招聘、培訓(xùn)和績(jī)效考評(píng)，而對(duì)于員工人事檔案的管理卻是非常不重視的。保有的檔案也是主要以紙質(zhì)的為主，有的人力資源部都不存檔，直接交給相應(yīng)的部門保存。例如，招聘市場(chǎng)營(yíng)銷人員，通常在入職培訓(xùn)結(jié)束后，就把人與相應(yīng)的材料都轉(zhuǎn)到市場(chǎng)部，人力資源部門也只是保留最簡(jiǎn)單的個(gè)人基本信息而已。還有的外企都不保存員工的檔案，而是交由當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行拇堋?/p>

（2）輕視人事檔案管理人員。在外企業(yè)雖然非常重視人力資源管理，但是對(duì)人力資源管理中從事檔案管理的員工卻很輕視。從事檔案管理的人員職位和薪水都不高，是人力資源管理部門中最低層次的管理人員，在企業(yè)發(fā)生機(jī)構(gòu)重組或裁員時(shí)，最先裁減的就是檔案管理人員。因此，人事檔案管理人員數(shù)量不斷減少，人員流動(dòng)性大，工作積極性和整體工作水平也逐步弱化。

三、解決人事檔案管理問題的策略

（1）改變觀念，提高對(duì)檔案管理的重視程度。

從以上的分析可以發(fā)現(xiàn)，幾種類型的單位中出現(xiàn)的人事檔案管理問題其根本原因是觀念上的問題，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的層面，要知道，人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者決策提供較客觀的依據(jù)。例如，員工檔案中的各項(xiàng)績(jī)效評(píng)估記錄，是員工的晉升、薪酬和獎(jiǎng)懲的必要性依據(jù)；根據(jù)人事檔案，企業(yè)管理者可以對(duì)員工的特點(diǎn)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，從而決定對(duì)其進(jìn)行何種培訓(xùn)或調(diào)往何種崗位。所以，我們必須從思想上重視人事檔案管理。

（2）加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和真實(shí)性。

傳統(tǒng)人事檔案重點(diǎn)在于個(gè)人的歷史記錄，整理的的時(shí)間間隔較長(zhǎng)，失真的可能性就大，現(xiàn)代檔案管理改變這種現(xiàn)狀，縮短整理檔案的時(shí)間段，不段增加一些能夠反映個(gè)人近期綜合能力、培訓(xùn)情況和績(jī)效表現(xiàn)的等較具體的材料。合理擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。另外，要加強(qiáng)內(nèi)容真實(shí)性核定，缺乏真實(shí)性性的檔案無(wú)疑是廢紙一堆，甚至?xí)m得其反，所以人事檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的清查，剔除無(wú)效、虛假的信息，確保人事檔案的真實(shí)可靠。

（3）利用先進(jìn)手段對(duì)人事檔案的進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

手工操作進(jìn)行人事檔案管理的模式過于陳舊，應(yīng)盡可能的采用先進(jìn)的科技手段，真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化。以往人事檔案主要以紙張為介質(zhì)，對(duì)保管環(huán)境要求很高，也占用較大的空間，如今;計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已普及，人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)將個(gè)人的檔案資料錄入電腦，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái),形成資源共享，使企業(yè)決策調(diào)用員工檔案更為方便快捷。

四、結(jié)論

人事檔案是我國(guó)人才主要信息的來(lái)源，是社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過社會(huì)載體，對(duì)國(guó)家人才進(jìn)行分門別類，是國(guó)家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來(lái)動(dòng)力。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業(yè)發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)人力資源發(fā)展。

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F272

B

1008-7508（2015）03-0009-02

本研究為2014年“國(guó)家開放大學(xué)課程與課程體系改革研究與實(shí)踐”項(xiàng)目研究成果之一，項(xiàng)目編號(hào)：Q0081A-224Y。負(fù)責(zé)人：王蕾，參與人：董毓偉,劉蕾,安笑言,孫斐。

2014-09-12

王蕾（1976～），女，工作單位長(zhǎng)春廣播電視大學(xué)講師，碩士，研究方向?yàn)楣ど坦芾怼?/p>