高校檔案信息資源的開放與共享

陳海英

（沈陽師范大學校務辦公室，遼寧沈陽110034）

高校檔案信息資源的開放與共享

陳海英

（沈陽師范大學校務辦公室，遼寧沈陽110034）

由于重視程度不夠，資金投入不足，相關工作人員專業(yè)技能水平有限以及信息安全無法完全保證等多種因素制約，高校檔案信息資源的開放與共享進展一直較為緩慢。為此，我們應通過創(chuàng)新服務理念，加大投入力度；加強高校檔案信息資源的整合力度，加強相關人才引進；構建檔案信息集成系統(tǒng)，聯(lián)通高校之間的檔案信息資源等措施，積極推進高校檔案信息資源的開放與共享。

高校檔案；信息化；開放與共享

在信息化時代，高校檔案信息資源的開放與共享具有了更多的可能性和必要性。然而，由于受多種因素影響，這項廣受期盼的工作進展一直較為緩慢，與人們的預期存在相當大的差距，已經(jīng)成為我國高校檔案管理工作亟需研究解決的一個重大課題。

一、高校檔案信息資源開放與共享的必要性

高校檔案信息是高校成長歷程最為原始和完整的記錄，這一包含豐富內(nèi)容檔案記錄的發(fā)掘和公開將產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益，具有很大的必要性。

（一）高校檔案信息資源本質(zhì)上屬于公共信息資源。從本質(zhì)上看，高校的檔案信息資源屬于一種公共信息資源，公眾對其具有知情權。因此，作為高校檔案信息資源的管理者，高校檔案信息管理部門有責任、有義務，采取必要的措施保證資源在一定程度上的公開性。同時還要在信息獲取方面體現(xiàn)出公平性，即保證不同的信息需求主體都能平等地獲取和使用信息資源，以此來保證最大程度發(fā)揮信息資源的社會價值。

（二）信息化與網(wǎng)絡化的快速發(fā)展提高了高校檔案信息資源開放的緊迫性。當今社會，信息化與網(wǎng)絡化發(fā)展日新月異，這既為社會大眾信息的搜集和獲取創(chuàng)造了方便條件，同時也對傳統(tǒng)的信息獲取方式提出了挑戰(zhàn)。面對快速增長的信息需求，信息的更新速度在不斷加快，信息獲取的廣度也在不斷拓寬。社會上每個個體在逐漸成為信息需要者的同時，也逐漸成為信息的提供者。換言之，高校檔案信息資源的開放與共享將是一種必然趨勢，積極推動這項工作可以幫助我們更早地獲益。

（三）加快高校檔案信息資源的開放與共享是提升高校管理水平的需要。進入本世紀以來，隨著高校招生規(guī)模的快速擴張，我國高校進入了一個快速擴張的發(fā)展階段。與此同時，快速膨脹的辦學規(guī)模也給高校的教學和管理提出了更高的要求，迫切地需要通過信息資源共享來實現(xiàn)科學的決策。實際上，實現(xiàn)檔案信息資源的開放共享將使目前的封閉、單一的檔案信息提供方式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一、開放，從而可以及時準確地反映出高校各項工作運行的新情況、新問題，為高校管理水平的提高打下了堅實基礎。

二、高校檔案信息資源公開與共享緩遲的原因

對于高校檔案信息資源的公開與共享有較大的社會需求，但是，高校管理者對檔案信息資源的公開與共享不太積極主動。造成這一現(xiàn)象的原因主要有以下幾個方面：

（一）檔案管理的傳統(tǒng)觀念沒有徹底轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理部門是隸屬于高校的一個職能機構，其工作主要是對學校負責。一直以來，高校很自然地將高校的檔案管理工作看作是內(nèi)部的一項正常工作，并沒有公開共享的必要性。同時，當前，相對于高校的許多其他工作，加強檔案管理工作的重要意義并沒有得到高校管理者的充分認同。許多學校管理者認為，檔案管理工作并不能為學校創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，也不能給學校帶來良好的社會影響，對學校最為主要的教學與科研工作更沒有明顯的幫助。在這樣的思想觀念影響下，檔案管理部門成為了一個學?？捎锌蔁o的部門。

（二）資金投入不足，投入成本與收益不相匹配。在很多時候，高校檔案管理部門受重視程度不夠。隨之而來的是，相關的資金投入也相對較少。檔案管理部門的經(jīng)費基本都是由學校直接提供的，而學校提高的經(jīng)費數(shù)額是與其對檔案部門的預期職能相匹配的。由于檔案管理部門在設立之初，其主要職能是服務學校內(nèi)部成員，因此在提供額外的對外公開服務時，將直接面臨經(jīng)費不足的問題。與此同時，檔案信息開發(fā)共享工作所需要的信息化建設需要投入的資金需求量又較大，無論是先期的設備購買，還是后期的設施維護都需要充裕的資金來保障。相對有限的經(jīng)費來源與推進信息開放所需的巨大投入形成了一對許多檔案部門難以化解的矛盾。

（三）檔案人員的綜合素質(zhì)有所欠缺，專業(yè)技能水平無法滿足信息化建設的需要。高校檔案信息資源的開發(fā)與共享是對傳統(tǒng)檔案管理方式的一次重要變革。為了完成這項變革，檔案的信息化建設便是首先要完成的一項重要工作。而檔案的信息化建設則對檔案工作人員提出了新要求，需要相關工作人員能夠及時地轉(zhuǎn)變工作觀念，提升專業(yè)技能，增強綜合素質(zhì)。同時，信息化建設對于檔案工作人員的計算機操作技能提出了較高要求，需要在精通檔案業(yè)務知識的同時，熟練地使用各種相關軟件，這需要檔案工作人員具有較高的綜合素質(zhì)。然而，現(xiàn)實的情況是，一些檔案人員的年紀較大，學歷較低，專業(yè)技能有限，同時接受新事物的能力又較弱，難以適應檔案信息化的需要。同時，檔案管理部門往往待遇不高，難以吸引優(yōu)秀人才的進入，引進了也難以留住。

（四）知識產(chǎn)權保護面臨挑戰(zhàn)，信息泄露風險有所提升。通過信息化平臺進行檔案管理的初衷是實現(xiàn)檔案信息的高效傳輸與資源共享，但是由于專業(yè)技術能力的缺失和安全意識的不足，近些年個人檔案信息的泄漏事件也時有發(fā)生。實際上，高校的一些科研檔案是高校眾多科研人員在日常工作中形成的知識結(jié)晶，許多科研成果都有著重要的原創(chuàng)性和潛在的經(jīng)濟社會價值。在這樣的情況下，無論是高校的檔案管理部門還是高校的相關研究人員，對于信息泄露帶來的風險顧慮較多。正因如此，在有些情況下，高校認為一些檔案資源具有保密的必要，大范圍的公開可能會帶來一些負面影響，因此在推進這項工作的時候積極性、主動性也不強。

三、高校檔案信息資源開放與共享的建議

推動高校檔案信息資源的開發(fā)與共享是一項綜合工作，需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從多個角度、多個方面共同努力才能把這項具有良好社會效益的工作做好。

（一）創(chuàng)新服務理念，加大投入力度。任何工作的良好開展必須從樹立正確的理念開始。高校檔案信息資源開放共享工作進展較慢的重要原因之一，就是高校自身的服務理念沒有真正樹立起來。實際上，就高校自身而言，隨著信息化的不斷發(fā)展，高校內(nèi)部的師生對于檔案信息的需求也在不斷增長，這本身就對檔案管理部門的信息化建設提出了更高的要求。我們應當樹立以人為本的服務理念，順應信息化的發(fā)展潮流，突出檔案管理部門的服務性、公開性和開放性功能，本著“一切為了群眾，一切方便群眾”的原則重視檔案信息資源的開放與共享工作。

思想觀念的轉(zhuǎn)變，重視程度的提升，很大程度上要體現(xiàn)在投入力度的加大。真正的重視需要真正的投入來證明。目前，我國高校的各項經(jīng)費還是相對充裕的，高校在經(jīng)濟資源的調(diào)配上空間是較大的。高校應該給予與檔案管理部門地位相匹配的投入，既要能夠彌補以往重視程度不高形成的歷史欠賬，同時也可以滿足檔案管理信息化建設的各項投入需要。

（二）加強高校檔案信息資源的整合力度，加大相關人才引進力度。沒有可以共享的數(shù)據(jù)資源，推進高校檔案資源的開放與共享變成了無源之水，無本之木。為了更好地完成這項工作，高校檔案管理部門應該在現(xiàn)有工作的基礎之上，不斷擴大檔案資源的搜集范圍，不斷細化檔案資源的歸納類別，兼顧好全面性和特殊性兩方面要求。同時，不僅要著眼于當前的服務需要，同時也要著眼于長期的發(fā)展需要，保證相關檔案資源的保存質(zhì)量和保存數(shù)量。

信息化對于檔案管理人才提出了新的需要，完成包括上述工作在內(nèi)的許多檔案信息化工作需要有與之相對應的人才儲備。正如前文所分析的，許多現(xiàn)有的檔案管理人員是很難承擔現(xiàn)在及未來的工作任務的。對于這一情況，我們首先要考慮的是內(nèi)部挖潛，即加強對現(xiàn)有人員的培訓工作，幫助大家適應新的工作需要。同時，或許也是更為重要的是加強相關人才的引進力度。因為，短期的培訓對于業(yè)務能力的提升是相對有限的，且效果相對緩慢。要對關鍵崗位進行特殊人才的引進，可以適當?shù)亟o予一些特殊政策，增加相關工作崗位的吸引力，以此來加快相關工作的推進速度。

（三）構建檔案信息集成系統(tǒng)，聯(lián)通高校之間的檔案信息資源。為了更好地為學校和社會服務，保證高校檔案信息開發(fā)與共享達到預期效果，我們應該在信息開發(fā)與共享的方式方面進行積極探索和創(chuàng)新。我們可以首先嘗試探索各個高校之間建立檔案信息的集成匯總系統(tǒng)。當前，許多高校都開展了本校的檔案部門的信息化建設，學校內(nèi)部也大都建立了相關的信息共享平臺。但是由于種種原因，各高校之間的互聯(lián)互通工作一直進展較為緩慢，高校相互之間存在著明顯的信息交流壁壘。為了實現(xiàn)信息公開的規(guī)?；捅憬莼梢杂上嚓P的管理部門或者某個高校牽頭，構建高校之間的檔案信息集成系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)不同機構之間檔案信息的整合、加工和綜合利用，形成高校檔案信息資源的一種“大共享”。

［1］陳中.開放存取環(huán)境下的高校檔案信息資源共享［J］.北京檔案，2009（11）：28-30.

［2］王紅.基于網(wǎng)絡環(huán)境下的高校圖書館信息資源共享機制研究［J］.現(xiàn)代情報，2008（4）：92-94.

［3］曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)路徑［J］.檔案學通訊，2012（5）：49-52.

［4］劉靜.信息技術對高校檔案管理的影響［J］.統(tǒng)計與管理，2014（5）：85-86.

［5］王慧樂.網(wǎng)絡環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理［J］.檔案管理，2014（2）：52.

【責任編輯曹萌】

G521

A

1674-5450（2015）03-0164-02

2015-01-23

陳海英，女，遼寧沈陽人，沈陽師范大學館員。