民辦高職院校檔案工作信息化人才提升對(duì)策

張雷珍

(浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 東陽(yáng) 322100)

民辦高職院校檔案工作信息化人才提升對(duì)策

張雷珍

(浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 東陽(yáng) 322100)

檔案信息化是高職院校檔案工作的重要任務(wù)，做好檔案信息化工作，人才是關(guān)鍵。民辦高職院校檔案隊(duì)伍人才缺乏，現(xiàn)有人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，工作經(jīng)驗(yàn)較少。浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案人員近年來(lái)全方位提升素質(zhì)并已取得成效，民辦高職院校要憑借靈活的辦學(xué)機(jī)制、用人機(jī)制，選拔優(yōu)秀人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員信息化技能培訓(xùn)，加大檔案信息化人、財(cái)、物投入力度，做好檔案信息化工作。

檔案信息化；人才素質(zhì)提升；民辦高職院校

高校檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，做好檔案信息化工作將進(jìn)一步促進(jìn)民辦高職院校的發(fā)展，檔案信息資源可以更好地為高職人才培養(yǎng)工作服務(wù)。作為檔案工作最關(guān)鍵的要素——檔案人才隊(duì)伍，其理論水平的高低、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的好壞，決定著高職院校檔案工作的優(yōu)劣。從現(xiàn)有民辦高職院校的檔案人員現(xiàn)狀看，人員素質(zhì)參差不齊，檔案工作經(jīng)驗(yàn)普遍不足，信息化人才尤其缺乏[1]205。而檔案工作的信息化程度在加快，除了做好傳統(tǒng)的檔案整理、保管、利用工作外，面臨著更艱巨的檔案信息化工作，人才素質(zhì)提升是做好民辦高職院校檔案工作的重要保障。

一、 民辦高職院校檔案人員素質(zhì)現(xiàn)狀和檔案工作信息化對(duì)檔案人才的客觀要求

(一)民辦高職院校檔案人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析

民辦高職院校檔案人員普遍沒(méi)有檔案專(zhuān)業(yè)教育的背景。我國(guó)目前對(duì)檔案職業(yè)沒(méi)有執(zhí)行崗位資格證書(shū)制度，檔案人員接受了基本的檔案崗位培訓(xùn)就承擔(dān)起檔案管理工作。檔案工作大部分是依賴(lài)前人的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)“依樣畫(huà)瓢”，沒(méi)有自己的專(zhuān)業(yè)想法，更難以開(kāi)展檔案編研和其他檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作。其次檔案管理人員隊(duì)伍年輕，缺乏高校工作經(jīng)驗(yàn)，特別是缺乏對(duì)高校工作整體情況的了解，如教學(xué)、科研、人事管理等，無(wú)法掌握高校檔案資料形成的規(guī)律，從而影響對(duì)高校檔案資料收集、利用的質(zhì)量。另外檔案人員崗位不穩(wěn)定，民辦高職院校是所謂的“非企業(yè)”單位，人員編制不是事業(yè)性質(zhì)，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性不夠。而檔案工作是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期積累從而掌握規(guī)律的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)工作，沒(méi)有穩(wěn)定而又有較高檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人員，是無(wú)法做好高校檔案工作的。

(二)檔案工作信息化對(duì)檔案人才提出客觀需要

浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中，明確提出要加快檔案信息化建設(shè)步伐，包括全面推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保障建設(shè)等。構(gòu)建與檔案事業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)的檔案工作高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才發(fā)展機(jī)制，全面提升檔案人員綜合素質(zhì)，改善人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。民辦高職院校檔案工作和其他的高校一樣，正面臨著檔案工作進(jìn)入信息化時(shí)代的新要求。沒(méi)有素質(zhì)過(guò)硬的專(zhuān)門(mén)人才，是無(wú)法較好完成檔案信息化工作任務(wù)的。

二、浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案人員素質(zhì)提升的實(shí)踐分析

(一)學(xué)校的發(fā)展是檔案人員成長(zhǎng)的平臺(tái)

浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所有著12年高職辦學(xué)歷史、在校生達(dá)11 000人的民辦高職院校，多年來(lái)的辦學(xué)實(shí)踐培養(yǎng)了一大批具有較高實(shí)踐動(dòng)手能力的應(yīng)用型人才。學(xué)院獲“全國(guó)特色教育示范單位”、“全國(guó)優(yōu)秀技能人才培養(yǎng)基地”等稱(chēng)號(hào)。歷年來(lái)學(xué)院一直重視檔案工作，注重人才隊(duì)伍的建設(shè)，檔案人員的學(xué)歷層次、專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)層次隨著學(xué)校的發(fā)展也在提升，檔案工作硬件設(shè)施方面的投入逐年提高。檔案管理從最初的由一名辦公室人員兼職，發(fā)展到如今以副處建制，專(zhuān)職檔案人員5人，兼職檔案人員22人的規(guī)模，60%以上專(zhuān)職檔案人員取得檔案專(zhuān)業(yè)中級(jí)以上職稱(chēng)。2009年，學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)人被評(píng)為學(xué)院首屆“創(chuàng)業(yè)之星”，學(xué)院檔案室被評(píng)為學(xué)院“十佳服務(wù)窗口”，檔案室人員被評(píng)為“十佳服務(wù)標(biāo)兵”，同年，學(xué)院綜合檔案室被評(píng)為浙江省高校檔案工作先進(jìn)集體，2014年，檔案室負(fù)責(zé)人又被評(píng)為2012-2013年度浙江高校檔案工作先進(jìn)個(gè)人。沒(méi)有學(xué)院良好的發(fā)展平臺(tái)，檔案工作是不可能得到重視的，檔案人員更沒(méi)有成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。

(二)檔案人員自我加壓是素質(zhì)提高的關(guān)鍵

學(xué)院一直以來(lái)把師德師風(fēng)建設(shè)、教職員工隊(duì)伍素質(zhì)提升放到特別重要的位置，在每年的師德師風(fēng)建設(shè)中，都會(huì)引入一個(gè)學(xué)習(xí)教育主題，如“五學(xué)一做”爭(zhēng)當(dāng)合格高職教職員工、基本功測(cè)試比試基本服務(wù)能力。教師比試的是說(shuō)課和板書(shū)，職員比試公文寫(xiě)作和計(jì)算機(jī)基本操作。檔案人員也在每年的師德師風(fēng)學(xué)習(xí)中提升了自己。檔案室負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)大家深入教學(xué)第一線聽(tīng)課，了解學(xué)校教與學(xué)的情況。到課堂上去聽(tīng)課，不僅了解了學(xué)院教學(xué)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)大家也從課堂中學(xué)到了不少有用的知識(shí)，而這些知識(shí)是老師們精心準(zhǔn)備可以學(xué)以致用的。充分利用高校資源提升自己，這是高校檔案工作人員學(xué)習(xí)提升的優(yōu)勢(shì)。另外，檔案室也請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員專(zhuān)門(mén)為大家做檔案編研、寫(xiě)作方面的培訓(xùn)，還盡量參加省里的有關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)。

(三)形成學(xué)習(xí)的氛圍是素質(zhì)提高的源泉

近幾年來(lái)，學(xué)院檔案室專(zhuān)職人員群策群力，互相監(jiān)督，形成了研究業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)知識(shí)和技能的氛圍。2013年，檔案室全體人員參加檔案專(zhuān)業(yè)中級(jí)職稱(chēng)考試，大家利用工作之余抓緊學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，對(duì)相關(guān)問(wèn)題統(tǒng)一討論解決。以前大家對(duì)國(guó)家檔案館層面的情況了解較少，而考試復(fù)習(xí)中較多知識(shí)涉及到檔案館業(yè)務(wù)的，從而也使大家掌握了這方面的知識(shí)。通過(guò)努力，最終3人通過(guò)了檔案專(zhuān)業(yè)中級(jí)考試，這對(duì)大家觸動(dòng)很大，不僅個(gè)人待遇提高了，更感到學(xué)習(xí)所帶來(lái)的好處，大家對(duì)學(xué)習(xí)新知識(shí)有了更多的熱情。隨著檔案信息化工作的深入開(kāi)展，檔案數(shù)字化工作正在進(jìn)行。為了使工作更具規(guī)范性，專(zhuān)門(mén)到數(shù)字化工作先進(jìn)的高校檔案部門(mén)進(jìn)行對(duì)口交流，同時(shí)，通過(guò)高校檔案工作QQ群等交流工具，把工作上的疑問(wèn)及時(shí)解決。

(四)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才是檔案人才發(fā)展的后勁

高校檔案工作已從傳統(tǒng)單一的檔案整理、利用向檔案工作信息化、檔案資源開(kāi)發(fā)利用更深層次發(fā)展。學(xué)院檔案室從去年開(kāi)始招入計(jì)算機(jī)技術(shù)專(zhuān)業(yè)本科學(xué)歷人員，今后可能引入檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的本科以上學(xué)歷人員。較高層次專(zhuān)業(yè)人員的引入，不僅是工作的需要，在帶動(dòng)效應(yīng)下也會(huì)提高檔案室人員整體素質(zhì)。在平時(shí)工作中，通過(guò)互相學(xué)習(xí)，可以解決一般的工作問(wèn)題。浙江師范大學(xué)檔案館是全省高校檔案館中的佼佼者，專(zhuān)職檔案人員中80%以上具有研究生學(xué)歷或碩士學(xué)位，并具有檔案學(xué)、歷史學(xué)或計(jì)算機(jī)科學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案工作也要像教師崗位一樣，在提升現(xiàn)有人員素質(zhì)的同時(shí)，引進(jìn)一些更具專(zhuān)業(yè)性知識(shí)的人才。

三、民辦高職院校提升檔案工作信息化人才對(duì)策分析

浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院近年來(lái)檔案人才素質(zhì)不斷提高，工作上也更有起色，但離行政主管部門(mén)的工作要求相比，和檔案工作進(jìn)入信息化時(shí)代的要求相比，人員素質(zhì)差距還很大。民辦高職院校面臨著比其他公辦高校更艱巨的辦學(xué)之路，提升檔案工作信息化人才可以從以下幾方面找到對(duì)策。

(一)健全民辦高職院校檔案工作隊(duì)伍用人機(jī)制

優(yōu)先選用素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人才充實(shí)檔案工作隊(duì)伍，檔案工作崗位是高校的專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位，不同于高校一般的管理人員，檔案工作的技術(shù)性要求檔案人員必須具有較高的文化水平、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能[3]136，這是《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定的。民辦高職院校要像選拔專(zhuān)業(yè)教師一樣，選用高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才從事學(xué)校的檔案工作，淘汰部分不符合檔案崗位工作要求的人員。不斷優(yōu)化檔案隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)。

(二)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員信息化技能培訓(xùn)

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)是檔案管理的重要技術(shù)。目前高校普遍應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，檔案信息收集、著錄、查詢(xún)、利用，都將通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行。所以當(dāng)務(wù)之急是有計(jì)劃地對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員包括專(zhuān)兼職人員開(kāi)展新知識(shí)新技能培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需要[2]57。技能培訓(xùn)可以?xún)?nèi)外同時(shí)開(kāi)展。外可以充分利用省檔案局開(kāi)展的各種培訓(xùn)，專(zhuān)家上課，講課精準(zhǔn)，圖文并茂，舉例生動(dòng)，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。內(nèi)可以利用內(nèi)部人員，普及計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，把計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)自己學(xué)校的情況，有的放矢，抓住關(guān)鍵，學(xué)習(xí)起來(lái)更容易授受。

(三)引進(jìn)、選調(diào)計(jì)算機(jī)或檔案專(zhuān)業(yè)人才

信息技術(shù)由于它的變化性快，對(duì)沒(méi)有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人來(lái)說(shuō)掌握起來(lái)還是有難度的。浙江省檔案局正在開(kāi)展的“檔案與電子文件登記備份”工作，要求高、涉及面廣，牽涉到紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，電子公文歸檔工作，電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)備份工作，沒(méi)有一定的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，是很難按省里的要求做好相應(yīng)的制度配套、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、數(shù)字化存儲(chǔ)、登記備份等一系列相關(guān)工作的。引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才也不失為做好檔案信息化工作的快速之路[4]308-309。

(四)加大檔案信息化建設(shè)及人才提升投入力度

民辦高職院校在大力加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)注重檔案信息化的軟硬件投入力度。配備必要的信息化硬件設(shè)施，根據(jù)檔案信息采集的需要，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、照相機(jī)和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施，使檔案工作信息化及早開(kāi)展。必要時(shí)可以把存量檔案數(shù)字化工作外包給有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的數(shù)字化單位進(jìn)行，外包的數(shù)字化單位會(huì)派專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案數(shù)字化加工工作，從操作層面上可以對(duì)學(xué)校檔案人員進(jìn)行檔案數(shù)字化和信息化工作起到示范和指導(dǎo)作用，同時(shí)促進(jìn)學(xué)校檔案人員在此過(guò)程中及時(shí)提高自己的能力水平，以完成檔案信息化工作任務(wù)。

總之，民辦高職院校要充分利用自身的辦學(xué)優(yōu)勢(shì)做好檔案工作，克服人才任用上的短板，采用多種手段提高檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)，使檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)更趨年輕化、知識(shí)化、信息化，在信息時(shí)代用科學(xué)的檔案管理手段記錄民辦高職院校艱辛的創(chuàng)業(yè)歷史，為學(xué)校的現(xiàn)實(shí)工作提供服務(wù)，更為民辦高職院校未來(lái)的發(fā)展提供一份保障。

[1] 昌 韜.淺談高職院校的檔案管理[J].學(xué)術(shù)論壇，2012(6).

[2] 李章書(shū).淺析高職院校檔案信息化的主要問(wèn)題及解決對(duì)策[J].山西檔案，2012(6).

[3] 盧華麗.高職院校檔案隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)，2013(6).

[4] 浙江省檔案局.檔案工作實(shí)務(wù)[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2009.

[責(zé)任編輯 袁培堯]

Countermeasures on Archives Informatization Talent Promotion of Private Higher Vocational Colleges

ZHANG Leizhen

(ZhejiangGuangshaCollegeofAppliedConstructionTechnology,Dongyang322100,Zhejiang)

Archives informatization is archives’ important task of private higher vocational colleges, and personnel is the key to do archives informatization work well. The talents are lack in higher vocational colleges archives, the present staff’s professional knowledge and ability is not high, and lack of work experience. It gets results to enhance archives staff all-round quality in Zhejiang Guangsha College recent years, private higher vocational colleges should select talents to enrich the team on flexible running mechanism, employing mechanism, at the same time, it should strengthen archivists informatization skills training and improve the investment of talents and money to do the work well.

archives informatization; talents quality improvement; private higher vocational colleges

2014-10-26

浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院2014年度重點(diǎn)課題(課題編號(hào)：RWZD9)

張雷珍(1968- )，女，浙江東陽(yáng)人，浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，館員，主要從事高校檔案管理研究。

G270.7

A

1671-8127(2015)01-0136-02