高校教學(xué)秘書管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對策研究

穆亞榮

高等學(xué)校中的教學(xué)秘書是日常教學(xué)工作中必不可少的管理人員，通常負(fù)責(zé)協(xié)助日常的教學(xué)管理工作；組織擬定和修訂院（系）各專業(yè)的教學(xué)計劃和教學(xué)大綱；協(xié)助各個院（系）教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)處理各類教務(wù)工作；教學(xué)環(huán)節(jié)中教師的調(diào)停課；學(xué)生的學(xué)籍管理；學(xué)生的成績管理；每學(xué)期各專業(yè)的教材征訂；各級各類各層次考試安排事宜；年終教師工作量統(tǒng)計等，高校教學(xué)秘書屬于基層教學(xué)管理人員。

管理角色現(xiàn)狀分析

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理鏈中不可或缺的一環(huán)，由于工作內(nèi)容種類繁雜瑣碎，所以大多數(shù)人都認(rèn)為教學(xué)秘書這個崗位對管理者的素質(zhì)要求并不高，只要有足夠的耐心和責(zé)任心就足以勝任這份工作。但是實(shí)際情況并非如此，教學(xué)秘書其實(shí)應(yīng)具備更高的自身工作能力與素質(zhì)，教學(xué)秘書不僅是單純地管理日常教學(xué)事務(wù)，更多的是人際關(guān)系方面的處理，并不是人人都能做好的。目前對教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀主要有以下幾個方面。

1.崗位性質(zhì)重要，但得不到足夠的重視

教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)處和院（系）主管教學(xué)主任之間的一座橋梁，是處于教學(xué)工作第一線的教學(xué)管理工作者，對日常教學(xué)工作秩序正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用[1]。高校教學(xué)秘書是院（系）領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，由于教學(xué)秘書在教學(xué)管理中特殊的位置，所以在某些教學(xué)工作的重大決策上，其建議和意見具有一定的參考和使用價值；教學(xué)秘書是組織協(xié)調(diào)者，還是重要的傳播者。然而如此重要的一個崗位，卻得不到應(yīng)有的重視，很多人簡單地認(rèn)為他就是處理一些事務(wù)性的工作[2]。在大部分高校中，教學(xué)秘書都屬于弱勢群體，所以導(dǎo)致學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書工作重視不夠。

2.工作繁重，壓力大

教學(xué)秘書主要跟院（系）主管教學(xué)主任、教師、學(xué)校教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)生打交道，許多教學(xué)管理工作需要多方面的協(xié)調(diào)才能順利開展和完成，在日常的教學(xué)運(yùn)行中，要充分調(diào)配各種教學(xué)資源，在各級領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間協(xié)調(diào)溝通。教學(xué)秘書工作的性質(zhì)會導(dǎo)致其工作內(nèi)容和狀態(tài)呈現(xiàn)出繁、雜、忙、亂的現(xiàn)象。由于教學(xué)秘書工作繁多，任務(wù)重，所以壓力大，大多數(shù)時候都在解決和處理各類突發(fā)事件，很少對工作進(jìn)行思考和學(xué)習(xí)、梳理和總結(jié)。

3.不能充分發(fā)揮主觀能動性，缺乏自信心

目前各個高等教育學(xué)校的教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化程度不高，也有一些授課教師兼職教學(xué)秘書工作，由于授課教師有課時量的需要，不能很好地平衡教書育人和教務(wù)管理兩者之間的關(guān)系，所以教學(xué)秘書崗位流動性比較大，而對于教學(xué)秘書本身而言，有時領(lǐng)導(dǎo)的要求和命令不得不傳達(dá)，而教師和學(xué)生則認(rèn)為教學(xué)秘書故意刁難，難免會兩頭受氣，挫傷積極性和自信心。所以大多數(shù)教學(xué)秘書在日常的教學(xué)管理過程中即使發(fā)現(xiàn)問題也是謹(jǐn)言慎行，不愿意得罪人，長此以往，其主觀能動性不高，缺乏自信心。

4.不善于總結(jié)和歸納，缺乏相關(guān)專業(yè)知識

教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁雜，環(huán)節(jié)眾多，涉及面廣，又是一線的教學(xué)管理人員，然而許多教學(xué)秘書不注重相關(guān)行政管理知識的學(xué)習(xí)，不善于在工作實(shí)踐中總結(jié)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不熟悉相關(guān)學(xué)科建設(shè)和教學(xué)過程中的專業(yè)建設(shè)，不善于總結(jié)歸納教學(xué)方面的特點(diǎn)和規(guī)律，所導(dǎo)致的結(jié)果是雖然工作態(tài)度認(rèn)真但是工作效率不高。

5.缺乏有利的科研氛圍，參與教學(xué)管理研究課題的機(jī)會少

教學(xué)秘書整天都在處理日常咨詢和大量事務(wù)性工作，沒有充足的時間和精力進(jìn)行研究和從事創(chuàng)新科學(xué)研究工作。除此之外，更為重要的一點(diǎn)是關(guān)于教學(xué)管理方面的科研課題很少，申請課題十分困難。教學(xué)秘書在高校中是屬于弱勢群體，缺少參與科研的機(jī)會，難以形成高素質(zhì)的科研團(tuán)隊(duì)。大部分關(guān)于教學(xué)管理研究的相關(guān)課題都安排給了教務(wù)處管理人員或是一些高職務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，所以教學(xué)秘書幾乎沒有機(jī)會參與教學(xué)管理的研究。

6.工資待遇不高，激勵機(jī)制不完善

在高校眾所周知，教學(xué)秘書不好當(dāng)，工作比較辛苦，但是高校在工資待遇上沒有考慮教學(xué)秘書的繁忙程度。以陜西學(xué)前師范學(xué)院為例，教學(xué)秘書的工資主要是由基本工資加上崗位津貼兩部分組成，與一般管理人員的工資一致，然而教學(xué)秘書的勞動強(qiáng)度顯然是一般管理人員的幾倍。高校教學(xué)秘書大部分時間都在處理各種突發(fā)事件和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事務(wù)，沒有足夠的時間進(jìn)行科研，科研成果不達(dá)標(biāo)，難以按時評上中級職稱,這將會導(dǎo)致其消極情緒，影響工作積極性。

教學(xué)秘書隊(duì)伍發(fā)展對策研究

1.明確崗位職責(zé)，做好本職工作

教學(xué)秘書要認(rèn)真對待自己的崗位職責(zé)，做好自己的本職工作，明確該崗位的基本要求，熟練掌握各種教學(xué)管理的相關(guān)知識和技能，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的教學(xué)管理觀念和模式，創(chuàng)新教學(xué)管理的思路和方法，提高教學(xué)管理的質(zhì)量和效率。

2.加強(qiáng)管理理論的學(xué)習(xí)，樹立終身學(xué)習(xí)目標(biāo)

高校管理就是高等學(xué)校根據(jù)一定的目標(biāo)、原則對整個教學(xué)工作進(jìn)行調(diào)節(jié)和控制，從而保證教學(xué)工作有序、有效地進(jìn)行，以順利實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的人才而預(yù)定的目標(biāo)，教學(xué)工作主要是由教師授課，學(xué)生學(xué)習(xí)以及教學(xué)管理組成[3]。對于現(xiàn)代教學(xué)管理而言，該目標(biāo)不可能僅憑單個人的力量實(shí)現(xiàn)，所以教學(xué)秘書必須進(jìn)行資源整合，不斷地學(xué)習(xí)和掌握管理理論。適時地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、系本研究或研討經(jīng)驗(yàn)交流會，努力提升和完善教學(xué)秘書業(yè)務(wù)管理水平，增加教學(xué)秘書之間的交流和溝通。運(yùn)用現(xiàn)代教學(xué)管理理念方法和技術(shù)手段指導(dǎo)各項(xiàng)教學(xué)管理工作，提高其教學(xué)管理的質(zhì)量和效益。適時建立合理的管理知識體系，用于指導(dǎo)自己的教學(xué)管理實(shí)踐，不斷豐富和完善自己的管理知識，提升教學(xué)管理理論水平和綜合素質(zhì)。

3.調(diào)整心態(tài)，熱愛教學(xué)秘書崗位

教學(xué)秘書必須要熱愛自己的崗位，不能因?yàn)樽约旱膷徫徊皇艽蠹抑匾?，而忽視或是怠慢自己的職?zé)，要強(qiáng)化責(zé)任意識，提高工作效率，要激發(fā)責(zé)任感，主動積極地克服工作中的困難，想方設(shè)法地解決和完成工作任務(wù)，在其職，謀其政，負(fù)其責(zé)，要從自己內(nèi)心的狀態(tài)上不斷進(jìn)行調(diào)整，工作心態(tài)要積極向上，適當(dāng)?shù)亟o自己減壓，要不停地進(jìn)行自我鼓勵，學(xué)會自我調(diào)節(jié)，學(xué)會緩解壓力，要清楚地知道工作只是生活中的一部分，不能給自己過于沉重的負(fù)擔(dān)和壓力，要以一個積極樂觀、精神飽滿的工作狀態(tài)面對教學(xué)秘書這個崗位。

4.作好資源整合，促進(jìn)人際溝通

教學(xué)秘書主要是做上傳下達(dá)的工作，所以要正確認(rèn)識人際關(guān)系、促進(jìn)人際溝通，要學(xué)會有效地運(yùn)用自己的人際關(guān)系資源，積極有效地作資源整合，調(diào)節(jié)和利用各類人際關(guān)系來為組織服務(wù)，處理好各種應(yīng)急和突發(fā)事件，這個崗位也是特別能鍛煉人際交往及為人處世的好平臺。

5.不斷提升工作素質(zhì)，有條不紊開展工作

提高教學(xué)秘書的工作素質(zhì)，在各種行業(yè)的工作中都講究職業(yè)道德和素質(zhì)培養(yǎng)，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，大部分教學(xué)秘書都是具有高等學(xué)歷的人才，同時也大多是出自師范類院校的高材生，具有教師職業(yè)道德。

6.保持公平公正處事原則，全心全意為師生服務(wù)

在處理學(xué)生和教師問題時，隨時保持公平公正的原則，盡量做到對事不對人，處事公道，這樣就會在教師和學(xué)生之間樹立威信。

7.熟練掌握教務(wù)系統(tǒng)，提高工作效率

教學(xué)管理已經(jīng)逐步步入科學(xué)化、信息化階段，大部分高校已經(jīng)建立了校園網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)。要熟悉高校教學(xué)管理規(guī)律，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，要從教學(xué)管理的典型案例進(jìn)行剖析和研究，以提高自己的教學(xué)管理水平，多與其他兄弟院校的同行交流溝通，相互借鑒經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，總結(jié)規(guī)律。要時刻面對現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)管理意識。

結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)秘書應(yīng)該不斷地加強(qiáng)自身工作素質(zhì)的培養(yǎng)，同時提升自身教學(xué)管理理論知識水平。對于教學(xué)秘書的現(xiàn)狀除了其自身努力之外，國家和學(xué)校相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)要重視這個弱勢群體，給其職業(yè)上提供足夠的發(fā)展空間。

[1]王學(xué)東.高校教學(xué)秘書工作實(shí)踐與交流[J].2012（3）：36-37.

[2]劉建鳳,劉孟.高校教學(xué)管理教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改善建議[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（3）:66-68.

[3]郭風(fēng)臣.高校教學(xué)秘書管理中的作用及其基本素質(zhì)[J].2003（4）:15-17.