淺析工程項(xiàng)目投標(biāo)文件的編制

李映璋

(江蘇南通二建集團(tuán)有限公司，江蘇啟東 226200)

淺析工程項(xiàng)目投標(biāo)文件的編制

李映璋

(江蘇南通二建集團(tuán)有限公司，江蘇啟東 226200)

文章結(jié)合了筆者多年參與工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作的經(jīng)驗(yàn)，對招投標(biāo)文件編制的主要步驟和編制原則做了一些簡要的說明，并對招標(biāo)文件編制過程中需要注意的幾個(gè)部分做了分析，以供參考。

工程項(xiàng)目；投標(biāo)文件；編制

1 前言

2 工程項(xiàng)目投標(biāo)文件編制的步驟和基本原則

工程項(xiàng)目的投標(biāo)文件的編制要求有比較高的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性，必須按照一定的設(shè)計(jì)和組織進(jìn)行合理安排。通常情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的投標(biāo)部門和有經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)專業(yè)能力的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并且采取一定的管理和激勵(lì)機(jī)制等促進(jìn)投標(biāo)人員工作的積極性和投標(biāo)文件制作的專業(yè)和規(guī)范的水平。

2.1 細(xì)致地市場調(diào)查工作

工程項(xiàng)目投標(biāo)文件在編制之前，企業(yè)的相關(guān)人員要在了解國家相關(guān)政策的基礎(chǔ)上，仔細(xì)分析當(dāng)?shù)氐墓こ虒?shí)際狀況來對各種工程的招標(biāo)情況進(jìn)行積極地跟蹤，通過多種渠道來收集相關(guān)信息，包括工程項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模、資金投入水平、建設(shè)方的信譽(yù)情況、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和招標(biāo)代理單位和工程進(jìn)展情況等有效信息，據(jù)此建立詳細(xì)、清晰的存檔資料。項(xiàng)目投標(biāo)要根據(jù)工程施工的實(shí)際進(jìn)度來進(jìn)行，合理選擇適合本企業(yè)承建的工程項(xiàng)目，并保證能夠及時(shí)上報(bào)招標(biāo)文件，以及時(shí)作出有效的選擇。

2.2 進(jìn)行任務(wù)分配

在確定下投標(biāo)文件后，投標(biāo)部門就應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況來安排標(biāo)書的制作任務(wù)的分派，指定經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)標(biāo)書的制作，根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來看，這種責(zé)任制是有著很好的效果的。通常在實(shí)際進(jìn)行標(biāo)書的編制時(shí)，是由經(jīng)營部的主管來作為項(xiàng)目投標(biāo)的主要負(fù)責(zé)人的，在其下一般還應(yīng)該安排由工程投標(biāo)報(bào)價(jià)、施工組織設(shè)計(jì)和綜合制作等三個(gè)工作小組，相互獨(dú)立且相互合作。將投標(biāo)文件的制作分成模塊進(jìn)行責(zé)任分配以提高工作效率和專業(yè)水平。

2.3 制定投標(biāo)文件的工作計(jì)劃

一般企業(yè)在進(jìn)行工程投標(biāo)工作時(shí)，對于相關(guān)的工程項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)購買相應(yīng)的招標(biāo)文件。項(xiàng)目工作正式開始之前，項(xiàng)目組長要組織會議，明確安排招標(biāo)文件的編制計(jì)劃和進(jìn)度安排，明確報(bào)價(jià)明細(xì)、施工組織設(shè)計(jì)以及綜合工作等小組的具體工作內(nèi)容，確立文件的編制標(biāo)準(zhǔn)等工作的合理安排，以避免后期工作出現(xiàn)混亂。

2.4 建立投標(biāo)文件的審核制度

2.嘗試驗(yàn)證。不斷的嘗試就是用多種方法“試誤”的過程。學(xué)生之間存在個(gè)體差異，老師應(yīng)尊重學(xué)生間存在的差異，引導(dǎo)學(xué)生嘗試使用多中方法進(jìn)行驗(yàn)證解決問題，從不同的結(jié)果中獲得最合適的答案。

根據(jù)現(xiàn)行的施工標(biāo)準(zhǔn)，工程項(xiàng)目的投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目開標(biāo)之前兩三天左右就完成，以保證留有足夠的時(shí)間來仔細(xì)審查投標(biāo)文件的各項(xiàng)內(nèi)容是否達(dá)到要求，對于其中不合理的部分要及時(shí)安排相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行修訂和完善。根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)來看，一般工程項(xiàng)目的投標(biāo)文件的編制期限都非常緊張，而且內(nèi)容繁雜，涉及面廣，因而常常導(dǎo)致編制人員工作中容易出現(xiàn)一些細(xì)節(jié)上的問題，甚至常常出現(xiàn)廢標(biāo)。為了能最大程度的避免此類問題的出現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專門的審查人員來負(fù)責(zé)對投標(biāo)文件制作過程進(jìn)行審查工作，以在編制過程中就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，投標(biāo)文件制作完成后，還應(yīng)當(dāng)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)再行審核，以保證投標(biāo)文件中不會存在一些原則和細(xì)節(jié)上的問題。

2.5 加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系

工程項(xiàng)目的投標(biāo)文件的制作是一個(gè)涉及到相當(dāng)多的方面問題的工作，除了投標(biāo)文件制作小組，還需要很多其他部門的積極配合，而非單獨(dú)一個(gè)部門就能輕松且高效完成的工作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極促進(jìn)各個(gè)部門對項(xiàng)目投標(biāo)文件編制的支持和配合，解決其中涉及到的專業(yè)問題，并提供相關(guān)信息，以推動投標(biāo)文件制作工作的順利進(jìn)行。結(jié)合筆者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，如：工程項(xiàng)目經(jīng)理部需要提供很多施工方面的技術(shù)性資料作為參考，工程部應(yīng)當(dāng)提供相關(guān)的工程案例和相關(guān)的施工經(jīng)驗(yàn)等文件，另外，項(xiàng)目中可能涉及的新工藝、企業(yè)的獲獎(jiǎng)證書、合同文件、材料的采購、工程人員的資質(zhì)證書、職業(yè)資格證書等以及財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提供實(shí)時(shí)有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來保證投標(biāo)文件的內(nèi)容完整和有效，降低編制人員因不熟悉相關(guān)工作而出現(xiàn)失誤的可能性，同時(shí)也能有效加快投標(biāo)文件的編制進(jìn)度，以保證投標(biāo)文件能夠按時(shí)完成。

3 投標(biāo)文件編制的注意事項(xiàng)

3.1 認(rèn)真理解招標(biāo)文件的各項(xiàng)要求

招標(biāo)文件具有很強(qiáng)的法律效力，從而能夠保障對招投標(biāo)雙方都能有有效地約束，已對其行為形成有效監(jiān)管。工程項(xiàng)目的招標(biāo)文件里面對于工程的具體要求和投標(biāo)人的各項(xiàng)條件都有很明確的規(guī)定，能夠切實(shí)表明招標(biāo)工程的各項(xiàng)具體情況。因此，投標(biāo)人在制作投標(biāo)文件之前，首先應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件有明確、徹底的了解，仔細(xì)研究和掌握招標(biāo)文件所規(guī)定的每一個(gè)細(xì)節(jié)內(nèi)容，對于其中的重點(diǎn)方面要進(jìn)行重點(diǎn)研究。對招標(biāo)文件有了全面深入的理解和掌握的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對于工程項(xiàng)目的施工圖紙進(jìn)行仔細(xì)審查，對工程中設(shè)計(jì)的工藝、工程量、材料等仔細(xì)核對，不要有漏項(xiàng)問題的出現(xiàn)。

3.2 重視投標(biāo)須知及其前附表中的規(guī)定內(nèi)容

在投標(biāo)文件的編制時(shí)，這一點(diǎn)常常是容易被制作人員所忽視的一個(gè)方面，認(rèn)為其附加說明的內(nèi)容可能并沒有很高的重要性。實(shí)際上，投標(biāo)須知及其前附表作為一項(xiàng)必要的書面說明，其體現(xiàn)了招標(biāo)方對于投標(biāo)方的一些前提要求和警示性的說明性的項(xiàng)目。在實(shí)際編制投標(biāo)文件時(shí)，工作人員不應(yīng)當(dāng)忽略這項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)對其深入理解，深刻體會項(xiàng)目招標(biāo)方所表達(dá)的含義，避免由此出現(xiàn)工作漏洞而導(dǎo)致投標(biāo)文件失效等情況的出現(xiàn)。

3.3 及時(shí)提出招標(biāo)答疑的書面文件

在實(shí)際的投標(biāo)文件編制工作中，時(shí)間往往都是很緊張的，很多時(shí)候編制人員不一定有足夠的時(shí)間對招標(biāo)文件進(jìn)行全面透徹的理解，或者由于對于工程項(xiàng)目不夠熟悉而難以快速理解招標(biāo)文件中設(shè)計(jì)到的具體內(nèi)容，以及難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中存在的一些問題。如果編制人員不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)詳細(xì)列出招標(biāo)文件的所有問題，可以根據(jù)招標(biāo)文件的要求向招標(biāo)方遞交書面函，招標(biāo)人員可以據(jù)此及時(shí)作出書面回復(fù)來澄清相關(guān)的問題。

結(jié)束語

企業(yè)需要提高自身投標(biāo)文件的編制水平來提高自身的社會形象和市場競爭力，同時(shí)也能有效提高企業(yè)自身的管理水平，提高企業(yè)人員的工作效率和效益，以在當(dāng)代社會激烈的市場競爭環(huán)境中進(jìn)行更加穩(wěn)健的發(fā)展。

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1007-6344（2015）09-0049-01