談如何提升企業(yè)科技檔案的管理水平

胥 麗 卿

(大唐太原第二熱電廠，山西 太原 030041)

談如何提升企業(yè)科技檔案的管理水平

胥 麗 卿

(大唐太原第二熱電廠，山西 太原 030041)

結合工程案例，介紹了建設項目工程檔案的作用，對工程檔案管理的有效策略進行了研究，并分析了建設單位檔案管理存在的問題及成因，給出了一些工程檔案管理方面的主要計劃和措施。

工程檔案，資料，管理，計劃

0 引言

工程檔案指企事業(yè)單位和國家機關、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。它產生于生產、科研、基建以及管理活動之中，是第一手材料，指導科技生產建設活動的重要依據，是提高經濟效益和社會效益的重要工具。

1 基本情況

大唐太原第二熱電廠始建于1956年，經過六期擴建及小機組的關停，現(xiàn)總裝機容量達到120萬kW。多年來，在企業(yè)不斷發(fā)展的同時，我廠的檔案管理工作也取得了長足的進步,1988年我們單位就獲得省級先進檔案管理工作稱號。1989年檔案管理晉升為國家二級，2009年被集團公司認定為檔案工作目標管理一級單位。電廠檔案室隸屬廠部辦公室，是集科技、文書、聲像、實物等統(tǒng)一管理的綜合檔案室?？萍紮n案工作主要包括電力生產、基礎土建、科技進步、設備資料、技術資料、工程文件圖紙等管理，涵蓋全廠生產各專業(yè)及工程項目全過程，其中四期、五期、六期擴建工程的檔案管理工作，與工程建設同步開始、同步進行、同步驗收，較為全面及有代表性。

2 建設項目工程檔案作用

從企業(yè)角度看，使用統(tǒng)一管理手段，實現(xiàn)檔案信息管理自動化，統(tǒng)一化。系統(tǒng)人員可以通過網絡自動搜索到自己需要的檔案信息，從而減少了企業(yè)檔案管理成本，節(jié)約工作時間。

從檔案運用角度看，系統(tǒng)人員可以在自己的辦公電腦快捷、精確的查看自己要查看的檔案內容。

3 工程檔案收效經驗

3.1 領導重視，機構健全

領導十分重視六期工程檔案管理，把工程檔案工作作為工程項目管理的一項重要內容來抓，多次召開六期工程檔案規(guī)范、收集、整理專題會議，建立了切實可行的規(guī)章制度和工作程序；成立了工程檔案領導小組,工程項目負責人為項目檔案的主管領導,各相關部室負責人擔任成員；建立了檔案管理機構，配備了與工程檔案管理相適應的管理人員,各部門負責人及專兼職檔案人員組成了自上而下檔案管理三級網絡，檔案專、兼職人員全部經過上崗培訓,并取得了上崗證。

3.2 措施得力，獎懲分明

對工程檔案實行統(tǒng)一管理，并采取了一系列行之有效的措施，以確保項目檔案的齊全和完整。例如貫徹“三同步”原則：即下達工程計劃時，提出工程文件材料的歸檔要求；檢查工程進度時，檢查工程文件的形成情況；驗收工程項目的同時，驗收工程檔案。

嚴格執(zhí)行合同檔案保證金制度，在招標文件和合同文件中明確檔案管理職責，為了確保檔案的完整性，準確性，參建單位需繳納合同檔案保證金為合同總額的1%，由參建單位的計劃部，財務部還有施工方和廠辦統(tǒng)一簽字通過，如參建單位未按規(guī)定移交檔案的單位，保證金不予以返回。

為鼓勵各參建單位高質量地完成工程竣工文件的移交歸檔工作，在制度中規(guī)定從投產受益中提取一定的費用，對工程檔案先進單位和個人給予獎勵。如在優(yōu)質完成鍋爐酸洗工作和設備安裝完畢完成整套試運行后，我廠對檔案移交齊全完整的施工、調試單位予以了獎勵；在工程檔案移交整理完成后，對全部參與人員給予了獎勵。

3.3 職責明確，效果顯著

我廠對工程檔案管理實行責任法人制，對施工單位檔案管理工作落實到參建單位的檔案管理責任人和部門負責人，對各部門和各有關人員實行檔案工作責任制，并由廠部辦公室牽頭，各參建單位組成了項目檔案管理組,建立了覆蓋工程全過程的檔案管理網絡。規(guī)定檔案人員必須要參加工程項目的相關會議、招投標、竣工驗收等活動，并明確了各參建單位的歸檔內容，統(tǒng)一了檔案管理的有關標準和規(guī)范，確保項目檔案收集齊全、完整。

我廠嚴格依照《電力工程達標投產管理辦法》規(guī)定，要求各參建方在機組結束168 h試運工作后的45 d內，將工程施工、安裝、調試全過程中形成的工程檔案向我廠檔案室進行移交歸檔。同時要求參與本期工程建設的項目部遵循“誰施工、誰組卷、誰移交”的原則，將施工全過程中形成的監(jiān)理、施工、調試技術資料進行了收集、整理、移交，并及時啟動了“早謀劃、早督促、早驗收、早接收”的歸檔措施，堅持“統(tǒng)一領導、分級管理、各負其責，誰經辦、誰立卷，整理好移交”的檔案管理原則，使工程整體資料提前7 d移交歸檔。

目前檔案室六期工程檔案共形成紙質檔案5 659卷，焊接底片106卷，光盤檔案15張。照片檔案11卷(1 058張)。為了便于檢索和利用，編寫了全引目錄63冊，案卷目錄8卷，項目檔案收集齊全，整理規(guī)范，竣工圖圖面整潔、字跡清晰、內容準確，竣工圖章簽字手續(xù)完備，充分反映項目建設的實際情況，在項目建設和管理中發(fā)揮了重要作用，也為日后項目運行、管理與維護工作奠定了較好基礎。

3.4 全程監(jiān)督，及時指導

為促進我廠工程項目檔案工作的有序開展，我廠檔案人員對各參建方工程檔案管理工作進行了全過程監(jiān)督、檢查和指導。在傳統(tǒng)的接收、整理、保管和利用檔案的基礎上，樹立高效優(yōu)質服務工程建設的理念，積極主動深入施工現(xiàn)場第一線，介入各參建方質量保證體系工作的各個環(huán)節(jié)，努力提高工程檔案全員、全過程管理。按照“消化吸收、完善提高、推廣先進”的做法，依據《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》和《電力企業(yè)檔案分類規(guī)則》中有關基本建設檔案和設備檔案分類號的規(guī)定及要求，分專業(yè)、分施工階段、分標段來進行整理，并以此為據，通過發(fā)放材料、組織培訓、研討、交流等多種形式對各部門及各建設項目施工單位的檔案人員和檔案工作進行檢查、監(jiān)督和指導，提高了全員檔案工作能力。尤其在脫硫、脫硝等技改工程施工期間，我廠檔案人員深入到施工、監(jiān)理單位，分別對技術資料的內容和接受監(jiān)督的要求，會同有關人員，組織檔案工作“自檢”“預檢”和“正式檢查”，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見并限期整改，確保了工程文件材料在形成過程中的齊全、完整，為保證脫硫、脫硝技改項目順利投運和通過驗收打下良好的基礎。

4 建設單位檔案管理存在的問題及成因

通過六期項目工程檔案管理工作，我們深深體會到由于建設項目檔案從形成、整理到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān)理、設備供應及安裝調試等多家參建單位共同完成，所以建設項目檔案的收集、管理質量問題一直是項目檔案管理工作的弱點、難點。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

4.1 檔案資料收集齊全難

1)重建設、輕檔案的思想在項目建設負責人和工程技術人員中普遍存在，項目建設單位負責人往往把時間和精力放在項目施工的工期和費用方面，為了能夠按照業(yè)主的要求按時完工，將大部分精力放在項目的工程質量方面，而忽略了在參建過程中對項目檔案的收集和整理工程，造成檔案的流失。

2)項目檔案的收集工作和竣工進度不一致。由于一個項目從籌劃到竣工階段的參建單位多，涉及的部門檔案管理工作也非常繁瑣，再加上有的部分參加在提供設備和設備檔案資料的不同步，往往設備已經到貨，檔案資料遲遲不到位，還有由于檔案資料的缺陷，需要重新整改，造成檔案管理和工程實際進度不一致，最終導致檔案的流失和殘缺。

3)建設項目檔案歸檔周期長。建設項目檔案具有自己的特性，時間跨度大，動態(tài)性強，一個工程的建設從立項到施工、竣工往往都是跨年度的。每項工程的建設需要有施工單位、監(jiān)理單位負責提供施工和監(jiān)理過程中形成的檔案資料，建設單位收集資料必須經常與施工、監(jiān)理單位多方面協(xié)調、督促。工程實施過程中各部門工作交叉多，工程經常要穿插進行，大、小工程項目完工時間也有早有晚，一個完整工程的檔案資料從竣工到歸檔，最少需要半年時間，有的需要二、三年甚至更長，而在這么長的周期內要保證大量檔案資料萬無一失地全部收集起來，確實存在一定的困難。

4.2 檔案規(guī)范管理問題較多

1)一些單位平時不重視文件的形成、積累、收集和整理，如企業(yè)在施工過程中發(fā)現(xiàn)設計院圖紙有些不合理，在經過調整后不能及時地存入檔案，導致施工圖和竣工圖檔案不符。竣工圖的編制不規(guī)范、簽字手續(xù)不完備等等，有些往往是在預驗收或正式驗收之前突擊整理時才發(fā)現(xiàn)，最后采取補辦，追討的辦法，這樣就很容易造成項目檔案不完整、不準確。

2)有些建設單位的檔案部門整天分心于檔案分類、編目工程，對項目檔案缺乏必要的監(jiān)督、檢查和指導，往往不能夠對每份檔案認真審核，而是突擊檢查，造成在企業(yè)竣工階段檔案的不完善，使項目檔案歸檔質量不高。

5 七期項目工程檔案管理方面的主要計劃和措施

2012年6月，我廠七期項目工程獲得國家發(fā)改委核準，在開展前期工作中獲得的國家各部委批文、協(xié)議已全部歸檔。下一步，為提高七期項目工程檔案管理水平，我們計劃從以下六個方面加強管理。

5.1 加強領導，落實責任

1)加強對工程項目檔案工作的領導，落實責任制。明確檔案職能部門職責，要選擇既懂工程技術又懂檔案專業(yè)的管理人員專門從事項目檔案管理，組建一支高素質的專、兼職檔案工作隊伍。

2)明確各參建單位檔案工作領導責任制，并將該責任制放入工程質量管理體系中進行監(jiān)督。在此基礎上，隨著工程的進展，建立起由建設單位負責，設計、施工、監(jiān)理、調試等參建單位共同組成的項目檔案管理體系，參與到建設項目的管理、檢查、考核、驗收等工作的常規(guī)機制中，保證檔案人員實時掌握檔案信息，從而使建設項目檔案工作始終處于檔案部門的監(jiān)督之下，發(fā)揮檔案管理組織的作用，保證項目檔案工作順利進行。

5.2 健全制度，實現(xiàn)“三同步”

項目工程檔案管理工作面廣量大，為了確保建設項目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，建立健全檔案管理制度：

1)建設單位和施工單位簽訂承包合同時，在合同中明確檔案的責任合同制度，包括范圍、份數和費用。2)建立竣工檔案材料的形成、積累、歸檔制度，并列入有關部門和人員的崗位責任制。3)明確規(guī)定編制竣工圖和竣工文件的文字交付驗收制度，制作竣工圖的簽認手續(xù)必須符合法律程序。4)嚴格引進技術和設備的開箱驗收制度，做好引進技術和設備圖紙、文件的收集整理工作。5)實行“三同步”制度，即工程建設立項與檔案工作同步，工程建設過程與檔案工作同步，工程竣工驗收與檔案交付驗收同步，把檔案工作貫穿于工程從立項到竣工的全過程。

5.3 全過程跟蹤，全面質量控制

1)工程建設之前的檔案管理控制。利用現(xiàn)代化手段宣傳檔案的法律法規(guī)內容，宣傳項目檔案在建設、管理中的作用以及收集的范圍和職能部門的責任，同時要求責任部門在簽訂合同、協(xié)議時規(guī)定檔案的收集、整理、保存、移交的具體事宜，明確歸檔范圍及竣工文件編制、交接驗收以及獎勵處罰等方面規(guī)定，明確用經濟手段約束雙方履行合同，做好前期檔案管理工作，可以使各相關單位從一開始就重視檔案工作。

2)工程建設過程中對檔案的監(jiān)督指導。在工程建設過程中，不定期為在建工程開展上門服務，依據前期制定的標準對各相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監(jiān)督指導，針對工作中出現(xiàn)的問題，具體指導有關人員改進工作或共同商討改進措施，保證建設工程進度與項目檔案工作同步，使檔案從形成到積累直到最后竣工總結、移交都可以按計劃、按要求逐步進行到底。

3)工程建設竣工時檔案的補充和完善。要加強工程結束后檔案的驗收、總結、反饋工作的管理，在工程竣工驗收時，同時進行檔案驗收，及時成立資料移交小組，對各項合同項目檔案是否完整準確、整理是否符合規(guī)范，進行檢查，并對所存在的問題提出整改措施并限期整改。通過檔案部門對竣工工程檔案的有效監(jiān)督，使各參建單位在撤離前完善和充實竣工工程檔案資料。

5.4 充分發(fā)揮工程技術人員的作用

由工程建設主管部門指派專人負責歸檔文件的審核工作，協(xié)助檔案人員認真審核，主要審核各階段文件材料是否真實完備，文件內容是否準確完整，文件中施工數據是否準確，和實際施工工程數據是否一致。做到歸檔文件的準確性，竣工文件和實際施工數據的一致性。

5.5 明確并提升監(jiān)理單位的作用

項目監(jiān)理單位對工程檔案質量的保證具有積極而重要的作用。特別是對竣工圖和竣工文件的完整、準確、系統(tǒng)，負有監(jiān)督、檢查、審核、簽認的責任，同時負有收集、積累項目監(jiān)理工作中形成的文件，進行整理后向建設單位移交責任。監(jiān)理單位有效的發(fā)揮監(jiān)理責任，很大程度上規(guī)范了檔案質量，所以，我們要發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，也是確保檔案質量的有效途徑。

5.6 提高檔案管理人員的自身素質

提供機會讓檔案人員加強業(yè)務學習，開拓自己的知識面，積極主動地做好建設項目檔案管理工作，努力提高檔案管理人員的素質。

6 結語

逐步完善并實現(xiàn)企業(yè)信息與檔案信息的一體化，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務自動化，能夠為統(tǒng)一管理全公司檔案提供先進的技術手段，減少檔案工作人員重復工作量，降低實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，進而全方位的提升科技檔案管理水平，獲得更多收益。

On promotion of management over archives on science and technique in enterprises

Xu Liqing

(No.2ThermalPowerPlantofTaiyuan,Taiyuan030041,China)

Combining with the engineering cases, the paper introduces the roles of the engineering archives of construction programs, researches the effective strategies for the engineering archives management, analyzes its problems and reasons, and provides main plans and measures of some engineering archives management.

engineering archive, document, management, plan

2015-06-22

胥麗卿(1975- )，女，助理工程師

1009-6825(2015)25-0252-03

G271

A