羅春艷,謝衛(wèi)民
(長江委水文局長江中游水環(huán)境監(jiān)測中心,湖北武漢430010)
水環(huán)境監(jiān)測質(zhì)檢機構(gòu)檔案管理淺析
羅春艷,謝衛(wèi)民
(長江委水文局長江中游水環(huán)境監(jiān)測中心,湖北武漢430010)
筆者結(jié)合多年從事水環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的經(jīng)驗,從管理要求和技術(shù)要求的19個要素出發(fā),分析了水環(huán)境監(jiān)測質(zhì)檢機構(gòu)在計量認(rèn)證工作中,做好檔案管理工作的意義以及如何做好檔案管理工作。
檔案;記錄;質(zhì)檢機構(gòu);評審
D OI:10.3969/j.i s s n.1008_1305.2015.06.013
根據(jù)《中華人民共和國計量法》,為保證檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和公正性,所有向社會出具公證性檢測報告的質(zhì)量檢測機構(gòu)必須獲得“計量認(rèn)證”資質(zhì)。計量認(rèn)證是第三方檢測機構(gòu)進入市場的準(zhǔn)入證,為了提高市場競爭力、拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域,質(zhì)檢機構(gòu)獲得“計量認(rèn)證”資質(zhì)顯得尤其重要。
質(zhì)檢機構(gòu)的檔案管理是計量認(rèn)證關(guān)鍵的一環(huán),而且貫穿著計量認(rèn)證始終?!皩懩阋龅?,做你所寫的”是質(zhì)檢機構(gòu)規(guī)范管理的依據(jù)和要求。計量認(rèn)證評審組在對質(zhì)檢機構(gòu)進行評審時,采取聽、問、查、看、考等多種形式,對質(zhì)檢機構(gòu)進行全面考察,其中查、看的重點是實驗室環(huán)境以及各種技術(shù)檔案和記錄,如儀器設(shè)備資料、人員檔案、原始記錄、檢測報告等,從多方面考察質(zhì)檢機構(gòu)管理體系運行的持續(xù)有效性,以及與評審準(zhǔn)則的符合性。如果技術(shù)檔案和記錄不能很好的反映工作內(nèi)容,評審組將會視為此項工作未開展。
建立檔案管理制度是質(zhì)檢機構(gòu)計量認(rèn)證工作的重要內(nèi)容之一。《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》和《水利質(zhì)量檢測機構(gòu)計量認(rèn)證評審準(zhǔn)則》(SL 319_ 2013)(以下統(tǒng)稱《評審準(zhǔn)則》)中的19個要素分為管理要求和技術(shù)要求兩部分。在進行檔案管理時,應(yīng)先確定框架,按照要素的要求,編制好質(zhì)量管理體系文件,再結(jié)合《評審準(zhǔn)則》和體系文件的要求,將檔案資料初步分為管理類檔案和技術(shù)類檔案,建好檔案目錄。建好檔案目錄之后,可以將程序文件里對應(yīng)的章節(jié)內(nèi)容復(fù)制或打印出來擺放進去,然后根據(jù)要素要求,充實內(nèi)容。
3.1 管理要求方面
3.1.1 組織管理類
按照評審準(zhǔn)則的要求,此類檔案需要保存的材料大致有(以獨立法人的檢測機構(gòu)為例):成立文件、事業(yè)法人的證書、組織機構(gòu)代碼證、保證檢測工作公正性聲明、組織結(jié)構(gòu)框圖、管理結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量體系運行圖、管理體系要素分配表、授權(quán)簽字人一覽表等。除此之外,還需要保存質(zhì)檢機構(gòu)的最高管理者、技術(shù)管理者、質(zhì)量主管及各部門主管的任命文件。
3.1.2 管理體系類
此類檔案主要保存編制好的質(zhì)量體系文件,如《程序文件》、《質(zhì)量手冊》、《作業(yè)指導(dǎo)書》之類,還包括各種表格報告和質(zhì)量記錄等。
3.1.3 文件控制類
質(zhì)檢機構(gòu)要按照質(zhì)量管理體系文件的有關(guān)要求,做好與質(zhì)量有關(guān)的管理型文件和技術(shù)型文件的登記,如文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、作廢和回收等有關(guān)記錄。檔案管理部門整理并保存相關(guān)記錄,建好文件目錄表,做好文件的分發(fā)、登記、銷毀、借閱記錄,使質(zhì)檢機構(gòu)的文件能得到有效的控制,方便檢索、查閱。
3.1.4 檢測和/或校準(zhǔn)分包
如果質(zhì)檢機構(gòu)不存在分包,則在管理體系文件中說明即可。存在分包情況時,檔案管理部門應(yīng)保存計量認(rèn)證評審?fù)ㄟ^的分包項目;當(dāng)質(zhì)檢機構(gòu)對分包方進行詳細(xì)調(diào)查后,保存完整的調(diào)查資料、能充分有效證明分包方能力的證據(jù);發(fā)生分包后,歸檔整理齊全的分包合同或協(xié)議書。
3.1.5 服務(wù)和供應(yīng)品的采購
質(zhì)檢機構(gòu)依照本機構(gòu)體系文件中《服務(wù)和供應(yīng)品采購程序》,進行服務(wù)和供應(yīng)品的采購,完成對供方概況的調(diào)查、評價。確定好合格服務(wù)和供應(yīng)商的名單后,檔案管理部門將相關(guān)的供方概況調(diào)查表、供方綜合評價表、合格服務(wù)和供應(yīng)商名單表整理登記。儀器設(shè)備和耗材方面,儀器設(shè)備管理員和庫房管理員協(xié)同檔案管理部門收集整理申領(lǐng)(購)、耗材驗收單等相關(guān)記錄。
3.1.6 合同評審
質(zhì)檢機構(gòu)在簽訂合同前,需進行合同評審,以明確客戶的要求,并通過評審,了解本機構(gòu)在檢測能力、檢測資源、檢測方法、價格、工期等方面是否滿足客戶需求。檔案管理部門保存上述評審記錄,以及簽訂的委托書、標(biāo)書或者合同。
質(zhì)檢機構(gòu)在工作中,主動征求客戶意見,了解客戶以書面或口頭的形式表達的不滿意或抱怨,以及客戶對結(jié)果的不同意、異議或爭辯。對客戶的每一次申述或投訴,質(zhì)檢機構(gòu)需按照規(guī)定予以處理。檔案管理部門保存主動向客戶征求意見的記錄,保存所有申訴和投訴及處理結(jié)果的記錄。當(dāng)存在質(zhì)檢機構(gòu)原因造成的申訴或投訴,保存原因分析記錄及采取有效糾正措施對有關(guān)工作領(lǐng)域和管理體系進行改正的記錄。
3.1.8 糾正措施、預(yù)防措施及改進類
建立《不符合工作的控制程序》和《糾正措施程序》,保存質(zhì)檢機構(gòu)依據(jù)上述程序?qū)Σ环瞎ぷ鞯奶幚碛涗洠槐4鎸Σ环瞎ぷ骺赡茉俣劝l(fā)生的情況下,是否執(zhí)行了糾正措施程序的記錄。
3.1.9 記錄
記錄包括質(zhì)檢機構(gòu)在管理體系文件上規(guī)定的所有記錄,凡是需要留有痕跡的所有工作均應(yīng)在當(dāng)時予以記錄,分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類。記錄的保存不限于一個檔案盒,而是根據(jù)內(nèi)容,分散至對應(yīng)的要素內(nèi)。
3.1.10 內(nèi)部審核
質(zhì)檢機構(gòu)編制內(nèi)部審核管理程序,對管理體系的各個環(huán)節(jié)組織開展有計劃的、系統(tǒng)的、獨立的檢查活動,內(nèi)部審核需覆蓋管理體系的所有要素。檔案管理部門需保存與內(nèi)部審核相關(guān)的記錄,如年度質(zhì)量審核計劃、實施計劃表、內(nèi)部審核檢查表、不符合項報告、內(nèi)部審核報告等,確定各職能部門是否按照程序文件的要求,在規(guī)定的時間內(nèi),行使了自己的職責(zé)。
3.1.11 管理評審
上文已經(jīng)論述了未經(jīng)許可演繹作品可依法取得完整著作權(quán),但依然有學(xué)者從“應(yīng)然”的角度認(rèn)為,未經(jīng)許可演繹作品取得了著作權(quán)后會有損原作品著作權(quán)人的利益,即便授予了著作權(quán)也應(yīng)當(dāng)從權(quán)能上予以限制。這都是因為其并未認(rèn)識到,著作權(quán)在行使方式上,在性質(zhì)上與物權(quán)法具有區(qū)別。因此,此處將首先探討著作權(quán)與物權(quán)所不同的一個特有性質(zhì),然后依據(jù)該性質(zhì)來對著作權(quán)的行使方式進行分析,最后對部分學(xué)者所表現(xiàn)出的擔(dān)憂予以回應(yīng)。
質(zhì)檢機構(gòu)的管理評審每年至少組織一次,每年年初制定管理評審年度計劃。管理評審相應(yīng)的材料分為“輸入”和“輸出”兩部分,保存的材料有:
管理和監(jiān)督人員對已進行的管理和檢測/校準(zhǔn)業(yè)務(wù)工作開展情況的報告或問題分析;近期內(nèi)部審核的報告;糾正和預(yù)防措施;由外部機構(gòu)進行的評審報告;實驗室間比對和能力驗證的結(jié)果;工作量和工作類型的變化;申訴、投訴及客戶的反饋意見;改進的建議;質(zhì)量控制活動的情況和結(jié)果;資源、人員的變化及培訓(xùn)情況等。
管理評審對當(dāng)年的質(zhì)量體系運行情況、質(zhì)量方針、目標(biāo)的實現(xiàn)情況作出的評價,保存評價記錄,確定、修改由內(nèi)審提出的改進項目,形成管理評審報告。
3.2 技術(shù)要求方面
3.2.1 人員
人員檔案涉及的信息很多,可分為綜合檔案和個人檔案。人員綜合檔案是整個質(zhì)檢機構(gòu)的技術(shù)檔案,通過翻閱綜合檔案,可以了解質(zhì)檢機構(gòu)內(nèi)各關(guān)鍵崗位的人員情況。可以保存的內(nèi)容大致有工作人員一覽表、關(guān)鍵崗位人員任命文(技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員、監(jiān)督員、檔案管理員、設(shè)備管理員、樣品管理員、倉庫管理員等)、崗位職責(zé)分工表、人員崗位證書信息統(tǒng)計表、檢測人員崗位匯總表、人員培訓(xùn)考核計劃、人員培訓(xùn)考核登記等。在實際操作中,可以將培訓(xùn)考核相關(guān)記錄另建檔,以便于分類查閱。
個人檔案單獨建檔,一人一檔,以技術(shù)業(yè)績檔案為主,區(qū)別于人事檔案。技術(shù)人員業(yè)績檔案包括人員簡歷、學(xué)歷證明、培訓(xùn)情況、考核情況、上崗證、崗位資質(zhì)證、獲獎情況、歷年檢測項目內(nèi)容與經(jīng)歷、科技成果等。
3.2.2 設(shè)施和環(huán)境條件
質(zhì)檢機構(gòu)在運行過程中,建立安全作業(yè)管理程序,并按程序開展工作,確保危及安全的因素和環(huán)境得以有效控制。設(shè)施和環(huán)境條件類檔案應(yīng)保存當(dāng)設(shè)施和環(huán)境條件對結(jié)果的質(zhì)量有影響時,有關(guān)監(jiān)測、控制環(huán)境條件的有關(guān)記錄,以及廢液、固體廢棄物的安全處置記錄。
3.2.3 檢測和校準(zhǔn)方法
質(zhì)檢機構(gòu)進行檢測/校準(zhǔn)工作時,優(yōu)先選擇國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)作為檢測/校準(zhǔn)的依據(jù)。在檔案保存方面,質(zhì)檢機構(gòu)應(yīng)完整地收集申報項目所依據(jù)的檢測方法標(biāo)準(zhǔn),保存所用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的有效版本目錄清單,保存編制的作業(yè)指導(dǎo)書,對使用的新方法的確認(rèn)記錄。保存對儀器設(shè)備、環(huán)境條件、人員技術(shù)等條件的確認(rèn)驗收證明,以證明質(zhì)檢機構(gòu)能夠正確使用該新標(biāo)準(zhǔn)實施檢測/校準(zhǔn)工作。保存標(biāo)準(zhǔn)變更手續(xù)。
3.2.4 設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)
質(zhì)檢機構(gòu)在設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)購置、驗收、流轉(zhuǎn)、期間核查過程中保留所有的文字材料,保存對檢測和/或校準(zhǔn)具有重要影響的設(shè)備及其軟件的檔案,建立起一套完整的儀器設(shè)備履歷檔案,以一臺一檔的方式建立檔案,與儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有關(guān)的內(nèi)容或活動盡可能詳實準(zhǔn)確的記錄并保存。對重要的、關(guān)鍵的、操作技術(shù)復(fù)雜的儀器設(shè)備,操作者應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)、考核,持證上崗,質(zhì)檢機構(gòu)對其進行授權(quán),檢測領(lǐng)域內(nèi)保存可以反映相應(yīng)檢測人員名單的記錄。
3.2.5 量值溯源
制定和實施量值溯源程序,規(guī)定本質(zhì)檢機構(gòu)的量值溯源方法,對于設(shè)備校準(zhǔn),繪制并保存能溯源到國家計量基準(zhǔn)的量值溯源(由下而上)方框圖、設(shè)備檢定/校準(zhǔn)的計劃。
質(zhì)檢機構(gòu)應(yīng)盡可能使用有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì),保存標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書,對參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進行期間核查,保留相關(guān)記錄。
3.2.6 抽樣和樣品處置
制定用于檢測和/或校準(zhǔn)樣品的一系列程序,如抽取、運輸、處置、保護、存儲、保留等,確保檢測和/或校準(zhǔn)樣品的完整性,保存相關(guān)的抽樣記錄。保存樣品的接收、檢查、登記記錄。對有特殊要求的客戶,保留合同評審。依照所建立的唯一性樣品標(biāo)識系統(tǒng),保持樣品在整個流轉(zhuǎn)周期內(nèi)的流轉(zhuǎn)記錄,做好貯存樣品的環(huán)境條件記錄,如通風(fēng)、防潮、溫度、濕度等。
3.2.7 結(jié)果質(zhì)量控制
建立質(zhì)量控制程序和質(zhì)量控制計劃,保存內(nèi)部質(zhì)量控制記錄,實驗室間的比對或能力驗證記錄,盲樣檢測、留樣檢測、人員檢測、方法比對等記錄,保存對質(zhì)量控制數(shù)據(jù)的分析記錄。
3.2.8 結(jié)果報告
保存實驗室按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)要求和規(guī)定的程序,及時出具的檢測和/或校準(zhǔn)數(shù)據(jù)和結(jié)果,保證數(shù)據(jù)和結(jié)果準(zhǔn)確、客觀、真實,在報告中,應(yīng)使用法定計量單位。并且提供充分的信息量,如標(biāo)準(zhǔn)要求的信息、客戶要求的信息、為說明成果的正確性而提出的信息。
3.3 其他內(nèi)容
除上述內(nèi)容外,質(zhì)檢機構(gòu)根據(jù)需要保存其他記錄資料。
影響監(jiān)測質(zhì)檢機構(gòu)檔案工作質(zhì)量的因素諸多,建立健全檔案管理制度是一方面,按照管理要求充實完善管理內(nèi)容也是重要的工作,另外人更是重要的因素,人員的素質(zhì)與水平影響著質(zhì)檢機構(gòu)管理水平高低優(yōu)劣。檔案管理工作人員要從平時做起,養(yǎng)成自覺性。一是要熟,熟悉工作內(nèi)容、工作流程,熟悉各項規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是要細(xì),細(xì)就是細(xì)心、細(xì)致,對材料和記錄要整理有序,分類存放,方便查找。三是要勤,勤就是勤快,及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查,做到數(shù)字清楚、準(zhǔn)確,內(nèi)容充實,這樣檔案管理工作才能更上臺階。
[1]認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會.實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則[S].
[2]SL 309_2013.水利質(zhì)量檢測機構(gòu)計量認(rèn)證評審準(zhǔn)則[S].
[3]鄧湘漢,郭志杰,高宏,等.水利質(zhì)檢機構(gòu)計量認(rèn)證評審指南(第二版)[M].中國水利水電出版社,2005.
[4]高宏,陳華康,陶秀珍,等.水利質(zhì)檢機構(gòu)計量認(rèn)證準(zhǔn)備指南(第二版)[M].中國水利水電出版社,2005.
[5]楊青惠,楊鐵文,姬茜.水環(huán)境監(jiān)測實驗室質(zhì)量體系運行的幾點思考[J].水利技術(shù)監(jiān)督,2012(06):10_12.
[6]陳靜.新型建設(shè)監(jiān)理月報編制探討[J].水利技術(shù)監(jiān)督,2012(03):22_23.
[7]杜建民.關(guān)于對水利科技檔案資料收集工作的認(rèn)識[J].水利規(guī)劃與設(shè)計,2014(08):50_53.
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羅春艷(1982年—),女,工程師。