水利工程檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題與對(duì)策

屈建春

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟(jì)南 250100）

水利工程檔案作為人類(lèi)利用水資源、管理水資源的精神成果和財(cái)富，是水利發(fā)展的歷史再現(xiàn)，是人類(lèi)水文明的真實(shí)記錄，是不可再生的信息資源。水利工程檔案驗(yàn)收是當(dāng)下工程竣工驗(yàn)收的前提條件，是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。做好水利工程檔案管理工作，不僅可再現(xiàn)水利發(fā)展史，而且對(duì)今后的水利工作將起到促進(jìn)、借鑒作用。

檔案信息資源作為一種原始的無(wú)可替代的珍貴資源，其信息化建設(shè)是評(píng)定檔案現(xiàn)代化管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)今的信息化時(shí)代，推進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的必然要求，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，更是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，水利工程檔案信息化進(jìn)程也在逐步推進(jìn)。但目前水利工程檔案信息化程度還不高,與快速發(fā)展的水利工程建設(shè)對(duì)檔案、檔案信息化的要求還有較大的差距，還存在一些問(wèn)題和誤區(qū),需要在今后的工作實(shí)踐中不斷解決，以便更好的做好水利工程檔案信息化建設(shè)工作。

1 存在的問(wèn)題

1.1 水利工程檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡漠

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)水利工程檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于對(duì)工程建設(shè)的重視程度，檔案信息化建設(shè)意識(shí)更是淡薄，這一直影響著水利工程檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展，已成為制約水利工程檔案信息化建設(shè)的瓶頸。目前，普遍存在水利工程檔案信息化規(guī)章制度不健全，管理手段落后、環(huán)境差、案卷管理與檢索不規(guī)范等現(xiàn)象。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，相關(guān)工作不到位

水利工程檔案信息化建設(shè)缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、資金保障，軟硬件建設(shè)不到位甚至根本無(wú)法落實(shí)，個(gè)別的參建單位建立工程項(xiàng)目檔案工作機(jī)構(gòu)不積極、不主動(dòng)，相關(guān)的工作制度執(zhí)行不嚴(yán)格、不到位，水利工程檔案信息化需要的硬件及軟件等基礎(chǔ)設(shè)施不到位，這些都在一定程度上影響水利工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.3 檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，相關(guān)工作不規(guī)范

水利工程檔案信息化建設(shè)需要的是既掌握檔案和信息的基本知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)與技能的復(fù)合型人才。在水利行業(yè)，業(yè)務(wù)骨干基本在水利工程建設(shè)、管理、設(shè)計(jì)等一線部門(mén)，新招聘的人員也不愿意在服務(wù)性的檔案部門(mén)工作。因此在水利工程檔案管理工作中，普遍存在檔案工作者素質(zhì)和地位不高、工作不規(guī)范的情況，進(jìn)而導(dǎo)致水利工程檔案信息化建設(shè)工作滯后，延緩了水利工程檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.4 重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式，輕電子檔案管理

目前，在水利工程檔案管理工作中，普遍存在著重視紙質(zhì)檔案，輕電子檔案的現(xiàn)象，側(cè)重于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式，輕電子檔案管理。近年來(lái)，電子檔案逐步被重視，但水利工程檔案信息化建設(shè)水平仍達(dá)不到檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代化要求。

1.5 重工程宣傳報(bào)道，輕聲像檔案管理

聲像檔案資料的抓拍具有時(shí)效性。在水利工程建設(shè)特別是重大水利工程建設(shè)過(guò)程中，需要適時(shí)的把關(guān)鍵建設(shè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵樞紐工程的核心部位及時(shí)抓拍下來(lái)，否則，一旦工程完工，就難以再現(xiàn)隱蔽工程的構(gòu)造和具體方位。如果遺漏或缺失關(guān)鍵的建設(shè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵樞紐工程的核心部位的聲像檔案資料，不僅影響工程竣工驗(yàn)收，而且給今后工程運(yùn)行中的維護(hù)和管理帶來(lái)較大的不便，這種不便今后幾乎無(wú)法解決而成為一種遺憾。長(zhǎng)期以來(lái)，大家基本習(xí)慣于重視工程完工后的完整外形，有些聲像檔案資料也僅僅停留在宣傳報(bào)道層面上，沒(méi)有納入到檔案工作中和技術(shù)處理的檔案工作中，各種聲像資料宣傳報(bào)道過(guò)后也就難以找到蹤跡，這往往給今后工程的維護(hù)帶來(lái)不便。

2 解決的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化水利工程檔案信息化建設(shè)意識(shí)

通過(guò)大力舉辦各種水利工程檔案展覽、講座和靈活多樣的檔案法規(guī)宣傳教育，進(jìn)一步濃厚檔案工作、水利工程檔案信息化工作氛圍，進(jìn)一步增強(qiáng)水利工程檔案意識(shí)、信息化意識(shí)，進(jìn)一步引起水利部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目法人、建管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)水利工程檔案信息化建設(shè)的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視程度是做好新形勢(shì)下水利工程檔案信息化工作的前提。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能為水利工程檔案信息化建設(shè)提供組織保障和資金保障，建立良好的工作機(jī)制，相關(guān)的軟硬件（包括庫(kù)房、建設(shè)、檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館）建設(shè)才能達(dá)到信息化建設(shè)的需要。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行各類(lèi)檔案管理制度

在水利工程檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要以規(guī)章制度來(lái)推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)、促進(jìn)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建、提升管理人員的管理水平。在推進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》等規(guī)章制度，按照要求，嚴(yán)格工程檔案驗(yàn)收，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建，從而有效的促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)。

2.3 全面提高水利工程檔案工作者素質(zhì)

推進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)，必須全面提高水利工程檔案工作人員的素質(zhì)。一是把檔案工作需要的復(fù)合型人才充實(shí)到水利工程檔案工作隊(duì)伍中。二是加強(qiáng)水利工程檔案培訓(xùn)教育工作，加大培訓(xùn)力度，提高現(xiàn)有水利工程檔案工作人員素質(zhì)。三是選送檔案工作人員到相關(guān)的高校進(jìn)修，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作人員掌握檔案知識(shí)的能力和實(shí)際工作能力。四是積極開(kāi)展職業(yè)教育，提高水利工程檔案工作人員的敬業(yè)意識(shí)。五是進(jìn)一步提高水利工程檔案工作人員的地位，增強(qiáng)工作自豪感。

2.4 以“雙規(guī)制”促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)

制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，徹底改變重視紙質(zhì)檔案輕電子檔案的工作現(xiàn)狀，以嚴(yán)格的“雙規(guī)制”促進(jìn)水利工程檔案信息化建設(shè)。嚴(yán)格按照檔案信息化建設(shè)的工作要求，在文件資料歸檔時(shí)做到紙質(zhì)檔案和電子檔案并行并存。將紙質(zhì)檔案以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成電子檔案，或?qū)㈦娮訖n案以原始狀態(tài)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種檔案一起歸檔，形成內(nèi)容完全相同的兩套檔案。在“雙規(guī)制”的工作機(jī)制下，準(zhǔn)確收錄水利工程檔案信息，確保信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。需要注意的是電子檔案還應(yīng)多備份存檔，支持電子檔案的系統(tǒng)軟件也應(yīng)隨之歸檔，并采取有效措施保護(hù)電子檔案的信息不被修改、盜竊和刪除，保證電子檔案的客觀真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。

2.5 加強(qiáng)聲像檔案資料的抓拍和歸檔工作

在水利工程建設(shè)特別是重大水利工程建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)抓拍關(guān)鍵建設(shè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵性樞紐工程，準(zhǔn)確再現(xiàn)關(guān)鍵性樞紐工程和隱蔽工程的具體方位、構(gòu)造。這些聲像檔案資料是非常珍貴的不可再生的信息資源，不僅能夠滿足宣傳報(bào)道的需要，而且是工程竣工驗(yàn)收必須具有的，也是今后工程運(yùn)行中維護(hù)和管理需要的第一手資料。因此，必須加強(qiáng)聲像檔案資料的歸檔工作。

另外，在水利工程檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)周期長(zhǎng)的工程可分段限期收集檔案文件資料，還應(yīng)注意水利工程檔案管理信息化流程的完整性、系統(tǒng)的兼容性和安全性等。