大型工程建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)芻議

崔 征 郭福亮

(1.海軍工程大學(xué)電子工程學(xué)院，湖北 武漢 430033； 2.海軍某部后勤辦公室，北京 100000)

大型工程建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)芻議

崔 征1，2郭福亮1

(1.海軍工程大學(xué)電子工程學(xué)院，湖北 武漢 430033； 2.海軍某部后勤辦公室，北京 100000)

結(jié)合大型工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)工程檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求作了闡述，并依據(jù)該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，詳細(xì)介紹了數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢等系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的方法，以期使工程檔案管理更加正規(guī)化。

工程建設(shè)，檔案管理，信息，系統(tǒng)設(shè)計(jì)

0 引言

大型工程建設(shè)具有規(guī)劃層次高、建設(shè)規(guī)模大、組織協(xié)調(diào)復(fù)雜、技術(shù)難題多等特點(diǎn)，其工程檔案管理也相對(duì)復(fù)雜，要求具備工程建設(shè)的完整信息，并且保存安全、查詢快捷、管理規(guī)范。設(shè)計(jì)一套適應(yīng)工程建設(shè)特點(diǎn)的檔案管理信息系統(tǒng)，使工程建設(shè)檔案管理走上正規(guī)化、信息化之路，既十分重要，也非常必要。

1 大型工程建設(shè)工程檔案主要特點(diǎn)

工程建設(shè)檔案是指從項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、征地拆遷、施工、交(竣)工等工程建設(shè)管理全過程形成的具有保存價(jià)值、考察利用價(jià)值的各種不同形式和載體的歷史記錄并經(jīng)過規(guī)范整理的檔案資料(包括文字材料、圖紙、圖表、科研試驗(yàn)材料、計(jì)算材料、聲像材料、電子文件等)。工程建設(shè)檔案反映了工程建設(shè)的完整信息，是工程建設(shè)過程中形成的各種形式的記錄，是工程質(zhì)量的客觀見證，是工程竣工驗(yàn)收和竣工核定的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建的重要依據(jù)，在工程建設(shè)和管理中，發(fā)揮著不可代替的作用。

大型工程建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)有：1)參建單位多，大型工程建設(shè)項(xiàng)目是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，依托社會(huì)量進(jìn)行建設(shè)，參與工程建設(shè)的施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位較多；2)建設(shè)項(xiàng)目分類多，大型工程建設(shè)項(xiàng)目大多是綜合性的工程，涉及地下、水工、設(shè)備安裝、特建項(xiàng)目等；3)涉及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多，有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)；4)科研課題多，大型工程建設(shè)許多項(xiàng)目需要邊研究，邊施工，邊試驗(yàn)，邊施工，工程設(shè)計(jì)變更較多，科研課題較多，操作難度較大；5)時(shí)間少，大型工程建設(shè)項(xiàng)目竣工的同時(shí)，為了能夠確保交給工程對(duì)象單位所需的工程涉及的檔案文件，才能滿足使用單位的全面需要，必須及時(shí)的整理所有需要用到的工程檔案。越是大型的工程項(xiàng)目，工程檔案的工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)越是緊迫；6)人員少，大型工程建設(shè)項(xiàng)目的文件資料和各種圖紙數(shù)量非常繁雜，但目前專職的檔案人員數(shù)量相對(duì)較少，工程檔案的收集整理工作相當(dāng)繁重。

2 大型工程建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

針對(duì)以上大型工程建設(shè)工程檔案主要特點(diǎn)，設(shè)計(jì)一套符合其管理特點(diǎn)和規(guī)律的信息化檔案管理系統(tǒng)，解決工程檔案管理難點(diǎn)問題，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息安全管理、方便查詢，提高工程檔案管理信息化、科學(xué)化、正規(guī)化水平是十分必要的。

2.1 系統(tǒng)要求

1)使用年限要求：保證軟硬件至少在5年內(nèi)滿足大型工程建設(shè)檔案管理的需要。系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)可以通過適當(dāng)?shù)倪w移或不需要轉(zhuǎn)換即可完整無誤的轉(zhuǎn)入新的系統(tǒng)中；2)支撐軟件要求：系統(tǒng)的支撐軟件要采用目前最先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)；3)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)要求：要充分滿足大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和利用的要求，并保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性；4)網(wǎng)絡(luò)通信要求：滿足1 M的數(shù)據(jù)通信要求；5)數(shù)據(jù)交換技術(shù)要求：通過數(shù)據(jù)接口來進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移時(shí)要保證數(shù)據(jù)的完整性、數(shù)據(jù)的原始性、數(shù)據(jù)的安全性和轉(zhuǎn)移的方便性；6)用戶操作要求：符合通用軟件的操作習(xí)慣，能夠簡(jiǎn)單方便的處理相應(yīng)業(yè)務(wù)，用戶不需要做特殊的技術(shù)均可以方便的操作系統(tǒng)；7)系統(tǒng)響應(yīng)要求：不考慮網(wǎng)絡(luò)傳輸速度影響，在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)時(shí)選擇的硬件產(chǎn)品的條件下，對(duì)于數(shù)萬(wàn)記錄級(jí)(文字)復(fù)雜聯(lián)合條件檢索時(shí)，系統(tǒng)響應(yīng)速度不低于5 s;8)安全保密要求：安全保密對(duì)一個(gè)系統(tǒng)的安全運(yùn)行非常重要，對(duì)系統(tǒng)的所有用戶進(jìn)行分級(jí)管理，設(shè)置不同的角色，每個(gè)角色分配不同的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限，電子檔案管理用戶登錄系統(tǒng)都要進(jìn)行身份驗(yàn)證，對(duì)掃面電子文檔本身進(jìn)行加密，加密方法符合相關(guān)信息安全產(chǎn)品認(rèn)證。

2.2 安全要求

安全性是管理系統(tǒng)最重要的系統(tǒng)需求之一，它包括系統(tǒng)安全性和信息安全性。系統(tǒng)要采取多層保護(hù)盒防范措施，既要防止非法用戶的侵入，又要保證系統(tǒng)各類使用者分級(jí)按權(quán)限操作，同時(shí)要保證系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定的運(yùn)行。具體包括防病毒、安全認(rèn)證方面，設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮各方面的因素：1)機(jī)房建設(shè)要充分考慮防火、防雷、防盜、防塵、防磁、防潮、恒溫等方面；2)在服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇上要充分考慮系統(tǒng)的安全性；3)要保證安全系統(tǒng)具有身份識(shí)別、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)完整性保護(hù)、信息過濾等功能；4)具有系統(tǒng)日志分析功能；5)采用國(guó)產(chǎn)專用密碼算法；6)具有統(tǒng)一角色管理和用戶管理平臺(tái)；7)具有強(qiáng)大的安全事件審計(jì)功能。

2.3 設(shè)計(jì)原則

本系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一協(xié)議，確保軟硬件與其他工程管理系統(tǒng)互通、互聯(lián)，要改變以往縱向發(fā)展系統(tǒng)軟硬件的做法，加強(qiáng)橫向建設(shè)，注重使用共同的軟件、語(yǔ)言，執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)定、協(xié)議，注重信息接口的設(shè)計(jì)，通過計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)互通、互聯(lián)、互操作。具體的說需遵循如下七項(xiàng)原則:

1)模塊化。該系統(tǒng)分成六大分系統(tǒng)，各分系統(tǒng)自上而下通層分解，直至完成所要求的功能。在設(shè)計(jì)中盡量減少模塊間數(shù)據(jù)、控制參數(shù)的傳遞，以減少其相關(guān)性；2)數(shù)據(jù)的一致性。在多用戶實(shí)時(shí)處理系統(tǒng)中常常遇到數(shù)據(jù)不一致問題，為此，要在設(shè)計(jì)中對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行分類編碼，減少數(shù)據(jù)冗余；3)可靠性。優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，優(yōu)化系統(tǒng)硬件、軟件，確保信息可靠傳遞；利用密碼來杜絕非操作人員進(jìn)入系統(tǒng)；4)實(shí)用性。做好盡量詳盡的需求分析，完成用戶所要求的功能；5)可維護(hù)性。采用模塊化設(shè)計(jì)給維護(hù)帶來方便，利用定時(shí)自動(dòng)運(yùn)行的維護(hù)軟件對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)；6)通用性。提高系統(tǒng)的通用性，縮短開發(fā)周期。本設(shè)計(jì)將各種不同的數(shù)據(jù)置于程序模塊之外，利用系統(tǒng)生成這些參數(shù)，從而減少因條件不同而造成的大量修改程序模塊；7)界面友好。盡量減少操作員按鍵次數(shù)，以提高操作員的工作效率。

2.4 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)原則

1)系統(tǒng)性：立足于系統(tǒng)地角度，通過進(jìn)行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的完善來達(dá)到總體功能可以正常運(yùn)作，從而達(dá)到最佳的效果，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)可以從全局規(guī)劃，然后分布的執(zhí)行；2)先進(jìn)性：在設(shè)計(jì)過程中運(yùn)用到的技術(shù)應(yīng)當(dāng)保持在全國(guó)的領(lǐng)先或者持平的水平，而且保證系統(tǒng)持續(xù)利用時(shí)間長(zhǎng)；3)標(biāo)準(zhǔn)化：所謂的標(biāo)準(zhǔn)有兩種意思，首先是使用技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)運(yùn)用的技術(shù)必須符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)而且足夠先進(jìn)，使系統(tǒng)可以靈活運(yùn)用而且使用期較長(zhǎng)；其次是業(yè)務(wù)服務(wù)的模式和方法要逐步建立；4)可擴(kuò)展性：因?yàn)樵诋?dāng)下的時(shí)代背景下，尤其是在IT行業(yè)，技術(shù)革新非?？欤援?dāng)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性較高時(shí)就可以適應(yīng)未來的發(fā)展，而且還要注意前后一致性的保持；5)可靠性：可靠性是非常重要的，系統(tǒng)要求可靠性的標(biāo)準(zhǔn)有兩種，第一是可以保持系統(tǒng)的正常穩(wěn)定性，這種系統(tǒng)運(yùn)作的穩(wěn)定性也包括突發(fā)狀況(意外情況故障或重負(fù)載情況下)系統(tǒng)對(duì)可靠性有著很高的要求。第二就是當(dāng)工作繁忙時(shí)系統(tǒng)也要正常運(yùn)作；6)安全性：系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)需要有良好的安全保障，不論是數(shù)據(jù)的加工傳送還是其他各個(gè)方面(數(shù)據(jù)傳輸、存貯、檢索、提取、入庫(kù)、發(fā)布、管理)都要有相關(guān)的安全機(jī)制；7)實(shí)用性：在用戶進(jìn)行系統(tǒng)使用時(shí)要保證操作的簡(jiǎn)單以及界面的直觀，可以使操作人員最快的熟悉和掌握系統(tǒng)功能，方便以后的業(yè)務(wù)處理；8)易維護(hù)和升級(jí)：主流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)必須貫徹落實(shí)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)的各個(gè)層面，而且技術(shù)支持以及服務(wù)也是開發(fā)商以后要為業(yè)務(wù)人員提供的，易維護(hù)也是系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)之一；9)充分結(jié)合的建設(shè)：整體規(guī)劃和分布建設(shè)要?jiǎng)澐智宄?，系統(tǒng)進(jìn)行分子化實(shí)施。

2.5 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

1)數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)管理模塊可以管理各類數(shù)據(jù)和檔案的信息，而它的創(chuàng)造、改善以及摧毀都是這種功能包含的內(nèi)容，當(dāng)然還包括相關(guān)數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)的運(yùn)用時(shí)間要久，而且管理數(shù)據(jù)時(shí)要安全而且效率很高，最好包含多種功能，如甲骨文的Oracle10g。檔案數(shù)據(jù)如果想要輸入，則系統(tǒng)必須提供途徑，好的系統(tǒng)提供的途徑較多，可以通過鍵盤輸入，對(duì)數(shù)據(jù)的掃描以及直接接收電子格式的文件等，而且在輸入數(shù)據(jù)時(shí)要保持輸入前和輸入后數(shù)據(jù)的一致性，文件的歸檔遷移要非常有效，顧客的需求應(yīng)當(dāng)被相關(guān)部分(錄入幅面與精度)充分滿足。對(duì)于各種不同類型的檔案最好采用大眾化的格式，數(shù)據(jù)的形式一般有文字、圖像、視頻、音頻，而這些數(shù)據(jù)形式的格式基本分為word，rtf，txt，tiff，avi,mp3等。

2)整理編目。在進(jìn)行編目整理過程中，要充分進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集處理，相關(guān)的類目要合理設(shè)置，之后進(jìn)行它們的分類和整理，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的合理性，之后完成目錄的加工，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)完成后打印，同時(shí)當(dāng)顧客需要自動(dòng)標(biāo)引時(shí)，整理編目也應(yīng)該滿足這一需求。

整理編目應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)和完成的內(nèi)容：首先是保存充足的空間方便顧客方案的實(shí)施，而且內(nèi)容的分類以及整理排序最好可以自動(dòng)化。第二是在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理時(shí)排序號(hào)最好可以自動(dòng)生成而且顧客修改也非常方便，同時(shí)校準(zhǔn)是否有重復(fù)編號(hào)在文檔中使用。接下來是檔案建設(shè)需要的目錄以及備考表，都可以在實(shí)施過程中自動(dòng)的出現(xiàn)。其次是可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在統(tǒng)計(jì)過程中報(bào)表也順應(yīng)的完成。最后是數(shù)據(jù)整合后的打印，不僅是數(shù)據(jù)本身還包括數(shù)據(jù)的其他內(nèi)容(各類目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、備考表)。

3)檢索查詢。系統(tǒng)進(jìn)行檢索查詢中需要進(jìn)行多樣化的檢驗(yàn)，檔案信息數(shù)據(jù)的處理除需要基本功能外還應(yīng)該具備相應(yīng)的輔助功能，就是借閱管理。需要有相關(guān)的檢索項(xiàng)，通過題目、負(fù)責(zé)人、時(shí)間、關(guān)鍵詞等來幫助檢索，而且根據(jù)客戶的需要還要進(jìn)行補(bǔ)充和完善，如文檔的編號(hào)等。檢索查詢模塊需要滿足以下內(nèi)容：首先是可以多樣化搜索，通過不斷優(yōu)化一些基礎(chǔ)檢索，使用戶可以更全面更準(zhǔn)確的查找到相關(guān)內(nèi)容；第二是檢索的內(nèi)容要廣泛，充足滿足用戶需求，使顧客可以通過目錄等進(jìn)行檢索；最后是對(duì)查詢內(nèi)容的技術(shù)處理，將數(shù)據(jù)進(jìn)行排序整合后，進(jìn)行打印或者輸出。

4)借閱管理。可以通過此模式對(duì)利用者的信息進(jìn)行處理(記錄、分析、統(tǒng)計(jì))，而且同時(shí)可以監(jiān)控檔案的歸還等。

5)輔助實(shí)體管理。此功能注重檔案信息的收集轉(zhuǎn)移以及檔案的識(shí)別和變動(dòng)等。它主要包括以下內(nèi)容：輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：首先是在檔案已經(jīng)收集轉(zhuǎn)移后，對(duì)該過程涉及到的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，包括移交的時(shí)間、數(shù)據(jù)的來源、辦理的人員等；其次是對(duì)檔案的識(shí)別毀滅以及保管權(quán)限的改變等進(jìn)行管理。

6)安全保密。檔案管理軟件必須有符合相關(guān)要求的較高的安全性，具備以下三種基本功能來保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定和安全系統(tǒng)訪問控制：權(quán)限要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防止越權(quán)操作。數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)在收集、加工處理、轉(zhuǎn)移使用以及銷毀中都要進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，根據(jù)級(jí)別劃分密級(jí)識(shí)別，進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理。系統(tǒng)安全保密監(jiān)控：監(jiān)控記錄系統(tǒng)進(jìn)行的各項(xiàng)操作。

7)系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)涉及內(nèi)容較多，主要包括以下幾種：a.用戶權(quán)限管理：權(quán)限管理的內(nèi)容是數(shù)據(jù)操作和相關(guān)部分的，同時(shí)可以記錄所有人員的越權(quán)行為和非法操作。b.系統(tǒng)日志管理：獨(dú)立于操作系統(tǒng)的相關(guān)功能之外，主要負(fù)責(zé)查詢當(dāng)時(shí)使用者的名稱、時(shí)間、機(jī)器編號(hào)、尋找內(nèi)容等，在系統(tǒng)日志生成后兩個(gè)月之內(nèi)可以使用，當(dāng)日志需要被長(zhǎng)久保存時(shí)就應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行備份。c.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：除了這種功能外，便捷維護(hù)某些代碼也是系統(tǒng)維護(hù)中涉及的部分。

2.6 系統(tǒng)性能

1)適合性。根據(jù)用戶需要的不同以及完成的業(yè)務(wù)差異來進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。一般來說如果經(jīng)常會(huì)有用戶在使用中不按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)操作，需求規(guī)格說明書也沒有被遵循，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行后無法達(dá)到用戶要求的目標(biāo)，系統(tǒng)提供的結(jié)果以及功能都不能滿足顧客的需求。所以檢測(cè)系統(tǒng)合適性時(shí)采用適合性測(cè)試的方法，使系統(tǒng)在運(yùn)行中可以避免以上情況達(dá)到顧客期望完成的目標(biāo)和任務(wù)。2)準(zhǔn)確性。精確度的合理以及準(zhǔn)確在系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，而且滿足相關(guān)的結(jié)果和效能。通過測(cè)試系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，可以避免因?yàn)閿?shù)據(jù)的錯(cuò)誤而導(dǎo)致運(yùn)算結(jié)果的錯(cuò)誤或者失誤，以及實(shí)際操作出現(xiàn)的結(jié)果和理論操作的結(jié)果不一致的情況發(fā)生。3)互操作性。指的是系統(tǒng)之間相互配合的能力，通過測(cè)試互操作性的完善與否，來修改系統(tǒng)在和其他軟件運(yùn)作過程中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)或者命令缺失的情況。4)安全性。系統(tǒng)在運(yùn)作過程中可以對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，沒有權(quán)限的人無法進(jìn)行相關(guān)的查詢修改和訪問，但是有權(quán)限時(shí)就可以進(jìn)行相應(yīng)的處理。通過進(jìn)行安全性的測(cè)試，可以將軟件運(yùn)算過程中數(shù)據(jù)的丟失、遺漏查檢出來，同時(shí)阻止沒有權(quán)限的訪問操作和入侵。5)功能依從性。系統(tǒng)的功能需要滿足相關(guān)約定、法規(guī)等要求。系統(tǒng)在運(yùn)行中是否完全符合標(biāo)準(zhǔn)、約定和法規(guī)等的要求，需要通過功能依從性來檢測(cè)。

On design for archive management information system of large-scale engineering construction

Cui Zheng1,2Guo Fuliang1

(1.ElectronicEngineeringCollege,NavalEngineeringUniversity,Wuhan430033,China;

2.SomeEngineeringOffice,NavalLogisticsDepartment,Beijing100000,China)

Combining with the features of the large-scale engineering construction archive management, the paper illustrates the requirements for the engineering archive management system design, and mainly introduces the methods for the system functional design of the data management, compilation of content, and retrieval and access by referring to the design principle of the system, regulate the engineering archive management.

engineering construction, archive management, information, system design

1009-6825(2015)02-0236-03

2014-11-09

崔 征(1978- )，男，在讀工程碩士，工程師； 郭福亮(1963- )，男，教授

TU206

A