涇惠灌區(qū)水利工程電子檔案管理淺析

施向陽

（陜西省涇惠渠管理局 陜西 三原 713800）

涇惠渠灌區(qū)素有關(guān)中“白菜心”之稱，是陜西省糧棉油主產(chǎn)區(qū)，灌區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)在全省國民經(jīng)濟中占據(jù)了舉足輕重的地位。近年來，灌區(qū)在水利工程建設和管理過程中，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)，產(chǎn)生了大量的電子文件，形成了多種多樣的電子檔案。因此，提高電子檔案的管理水平，實現(xiàn)水利工程電子檔案管理的規(guī)范化便顯得十分重要。

1 水利工程電子檔案管理的特點

水利工程電子檔案，是指伴隨著水利工程的建設和管理，人們將相關(guān)檔案以電子文件的形式存儲在硬盤、磁盤或光盤等有記憶功能的設備中。其主要形式有電子文檔、圖表、報表，以及圖紙等。這些存儲設備具有容量大，占用空間小、便于修改的特點，而且節(jié)約人力、物力和財力?；陔娮游募奶匦?，電子檔案管理有以下幾個特點。

1.1 水利工程電子檔案須借助現(xiàn)代化的辦公設備

水利工程電子檔案管理不再只是簡單的紙質(zhì)文件管理，而需要依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)、軟件和其他設施。無論是電子文件的制作，還是歸檔整理、管理，都必須在計算機系統(tǒng)的支持下才能實現(xiàn)。離開了計算機，管理人員將難以對電子文件進行制作，保存甚或查閱，后續(xù)的管理活動更是無法展開。

1.2 水利工程電子檔案須通過檔案管理軟件實現(xiàn)歸檔和高速查閱

水利工程結(jié)束后，電子檔案借助計算機平臺，通過檔案管理軟件迅速歸檔，歸檔程序為：文件殺毒、格式轉(zhuǎn)換、加注檔案管理信息、設定分類號、檔號、一級類目、二級類目，錄入檔案數(shù)據(jù)庫，檢索檢查，完成電子文件歸檔。規(guī)范歸檔后，即可通過計算機和網(wǎng)絡高速查閱。

1.3 水利工程電子檔案管理可以實現(xiàn)局域內(nèi)共享

電子檔案可以借助網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)局域共享。根據(jù)水利工程電子檔案等級、秘級，在管理單位授權(quán)的情況下，相關(guān)單位在授權(quán)范圍內(nèi)，可通過查詢系統(tǒng)，迅速檢索查閱，從而實現(xiàn)水利工程檔案的局域內(nèi)共享。

1.4 水利工程電子檔案安全性要求高

計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性及計算機環(huán)境本身的特點致使水利工程電子檔案在整編、歸檔過程中，易被篡改且不留痕跡；在遠程查閱中，容易泄密和病毒侵入，導致電子檔案不能真實的反映工程建設管理情況、甚至造成檔案的泄密和丟失，更甚者則會造成整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓。這些電子化、網(wǎng)絡化導致的弊端，給水利工程電子檔案管理的安全性提出了更高的要求。

電子文件檔案除上述特點外，還有電子文件信息與載體的相對分離性、載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性等。

2 灌區(qū)水利工程電子檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實性難以甄別

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。電子文件與紙質(zhì)文件有所不同，紙質(zhì)文件的原始文件原始性、真實性、完整性較容易被確認。但電子文件具有可變性和信息載體的可分離性，計算機內(nèi)存儲的電子檔案缺少筆跡特征、無書寫墨跡和新舊區(qū)別，一旦有內(nèi)容被刪除或篡改，都難以甄別其完整性和真實性。

2.2 電子文件檔案信息安全問題

隨著灌區(qū)檔案管理工作電子化的全面推進、網(wǎng)絡的共享，檔案資料的安全問題更為突出，歸檔時的完整性、真實性很難甄別；非法訪問導致文件泄密、篡改、損壞，檔案管理人員技術(shù)水平不高導致的文件丟失等，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

2.3 電子文件檔案的不穩(wěn)定性

電子文件檔案的穩(wěn)定性，一方面有賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定性。伴隨著科技的高速發(fā)展，計算機的軟、硬件系統(tǒng)，尤其是軟件系統(tǒng)，更新?lián)Q代速度不斷加快，導致由于存儲格式升級而引起的電子文件需要及時轉(zhuǎn)化的問題層出不窮。另一方面依賴于存儲設備的穩(wěn)定性。存儲電子文件的載體在不斷地升級更新，部分載體存在壽命短，無法長久保存的問題。再者，電子文件檔案比較容易受損。在存儲設備受到碰撞、被電磁干擾等情況下，其內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)都可能無法使用。

2.4 電子文件檔案管理復合型人才缺乏

水利工程檔案管理的電子化，對檔案管理人員，提出了更高要求，要求管理人員既要精通檔案管理業(yè)務知識，還要具備計算機技術(shù)和網(wǎng)絡知識。在灌區(qū)原有檔案管理人員，計算機和網(wǎng)絡知識水平相對不高，缺乏復合型檔案管理人才。

3 提高水利工程電子檔案管理水平的措施

3.1 檔案管理介入電子檔案系統(tǒng)的初始設計階段

由于紙質(zhì)文件管理過程中存在不同的控制手段，因而在電子檔案系統(tǒng)最初的設計過程中，設計人員就應充分考慮各個管理階段的不同要求，設計出格式標準的電子文件以及功能合理的電子檔案管理系統(tǒng)。

3.2 初期對電子檔案進行必要的技術(shù)處理

檔案管理人員必須身體力行，投入到新型文件的歸檔工作中，對電子文件的接受、處理和存儲工作進行必要的指導。管理人員需要履行起保護電子文件原始信息的職責，在了解文件流通、重組的詳細過程后，及時將已歸檔的文件設置為“只讀性”文件，以保護文件的原始信息，避免在后續(xù)工作中被修改，提高文件的可靠性。

3.3 加強對電子檔案的保存

電子檔案以文件形式存儲在以化學磁性材料為載體的設備中，其被記錄在介質(zhì)層上的數(shù)據(jù)信息密封于免于磁場、灰層、水分以及有害氣體影響的保護層內(nèi)，因而從理論上講，電子檔案能夠長期保存。但是，在已有的科學技術(shù)和經(jīng)驗基礎上，電子檔案在存儲設備中能否實現(xiàn)長久保存依然存在疑問，相應的證據(jù)仍需檔案管理人員進一步的研究和探討。因此，在現(xiàn)階段，檔案管理人員必須對需要長久保存的電子檔案進行定期復制，以避免數(shù)據(jù)、信息丟失的情況發(fā)生。

3.4 統(tǒng)一電子檔案歸檔的結(jié)構(gòu)標準

在信息化迅猛發(fā)展的今天，工程電子文件的產(chǎn)生速度也在不斷加快，量的提高要求質(zhì)的保證。因此，檔案部門應在確保工程電子檔案內(nèi)容的真實性、可靠性的基礎上，考慮我國的實際情況，制定一套科學、合理、統(tǒng)一的電子檔案歸檔的結(jié)構(gòu)標準，為全面推行和實現(xiàn)電子檔案的管理奠定堅實的基礎。

3.5 培養(yǎng)復合型的檔案管理人員

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別在于計算機系統(tǒng)的介入。計算機系統(tǒng)高速、海量的數(shù)值計算功能以及不斷擴大的存儲空間為檔案管理注入新鮮的血液，方便了檔案的編輯、檢索、保存等，極大地提升了檔案管理的可操作性。與此同時，電子檔案的出現(xiàn)也對檔案管理者提出了新的要求，檔案管理者需要在具備檔案學的專業(yè)知識基礎上，熟練地掌握與檔案管理相關(guān)的計算機知識和軟件操作技術(shù)。因此，加快培養(yǎng)一批同時具備管理和技術(shù)能力的復合型人才成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業(yè)務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網(wǎng)絡、信息化等相關(guān)專業(yè)知識領域的學習，為下一步檔案數(shù)字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓提升管理人員的業(yè)務能力和水平。

4 結(jié)語

高速發(fā)展的計算機技術(shù)使電子檔案的存儲和處理實現(xiàn)數(shù)字化，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)更將進一步加快檔案信息收取和傳播的速度。檔案管理人員應積極投身到電子檔案建設和管理的熱潮中，在確保檔案信息真實性、可靠性的基礎上，實現(xiàn)電子檔案準確、快速地傳播。作為水利系統(tǒng)的檔案管理人員，更應緊跟時代步伐，切實履行自己的職責，為加快電子檔案的現(xiàn)代化建設做出貢獻，更好地服務水利工程的建設和管理。陜西水利