鐵路企業(yè)設(shè)計文件入庫管理存在問題與對策

韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路企業(yè)設(shè)計文件入庫管理存在問題與對策

韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路建設(shè)項目設(shè)計文件是鐵路企業(yè)歷史活動的真實記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財富。提高設(shè)計文件入庫管理水平是鐵路建設(shè)發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)代化管理對設(shè)計文件過程管理提出的要求。結(jié)合實際，對目前鐵路企業(yè)設(shè)計文件入庫管理工作中存在問題及如何改進進行了論述。

設(shè)計文件；入庫管理；問題和對策

鐵路建設(shè)項目設(shè)計文件（包括設(shè)計文件文本和圖紙）包括預(yù)可研、可研、初步設(shè)計、部分項目的鑒后補充，不少項目在可研、初步設(shè)計后還有補充和調(diào)整材料，鑒后補充近年逐漸增多，可研和初步設(shè)計有送審稿、正式稿等版本。建設(shè)項目設(shè)計文件是鐵路企業(yè)歷史活動的真實記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財富。

近十年，我國鐵路發(fā)展建設(shè)始終保持在一個較高水平，建設(shè)項目設(shè)計文件越來越多，設(shè)計文件入庫應(yīng)接不暇。面對越來越多的設(shè)計文件，提高設(shè)計文件入庫管理水平，充分發(fā)揮設(shè)計文件在鐵路建設(shè)和發(fā)展中的先導(dǎo)作用，是新形勢下對設(shè)計文件過程管理提出的新要求。本文結(jié)合實際，對目前鐵路企業(yè)設(shè)計文件入庫管理工作中存在問題及如何改進進行了論述。

1 當(dāng)前入庫管理的主要建設(shè)項目

高速鐵路項目有京滬高鐵，滬杭高鐵，寧杭高鐵，滬昆杭長高鐵，杭黃鐵路，合福鐵路，徐連鐵路，連淮鎮(zhèn)鐵路，徐宿淮鹽鐵路，商合杭鐵路，合安九鐵路，鄭合鐵路，沿江鐵路，寧安城際，湖蘇滬城際等項目。

普速鐵路項目有京九鐵路，滬漢蓉鐵路，寧西鐵路，青連鐵路，連鹽鐵路，隴海鐵路，豐沛鐵路，符夾鐵路，青阜鐵路、阜六鐵路，淮南鐵路、宿淮鐵路，新長鐵路，寧啟鐵路，海洋鐵路，滬通鐵路，浦東鐵路，廬銅鐵路，衢寧鐵路，九景衢鐵路，金溫鐵路，甬臺溫鐵路，蕭甬鐵路，寧蕪鐵路，蕪銅鐵路，宣杭鐵路，皖贛鐵路，二通道合肥至喬司、阜淮三線的電氣化等項目。

樞紐規(guī)劃由八大樞紐規(guī)劃和地區(qū)規(guī)劃組成。八大樞紐規(guī)劃包括徐州樞紐，合肥樞紐，阜陽樞紐，蕪湖樞紐，南京樞紐，上海樞紐，杭州樞紐，寧波樞紐，及樞紐內(nèi)支線、聯(lián)絡(luò)線項目。地區(qū)規(guī)劃為連云港、新沂、淮安、鹽城、海安、南通、揚州鎮(zhèn)江、無錫、淮北青龍山、蚌埠、淮南、六安、銅陵、安慶、宣城、嘉興、湖州、臺州、麗水永康、衢州。

2 設(shè)計文件入庫管理存在的問題

2.1 管理觀念落后意識淡薄

對設(shè)計文件入庫管理的重要性認(rèn)識不足，重視程度不夠。普遍認(rèn)為設(shè)計文件入庫管理結(jié)果好壞、水平高低與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、效率效益無直接關(guān)系，與企業(yè)的改革發(fā)展、做大做強無太大關(guān)聯(lián)。落后的觀念，淡薄的意識，加上軟件和硬件設(shè)施配備欠缺，使設(shè)計文件入庫管理始終徘徊在傳統(tǒng)低效層面，難以滿足企業(yè)市場化和可持續(xù)發(fā)展需求。

2.2 管理制度欠缺

設(shè)計文件入庫管理管什么、怎么管，應(yīng)有書面規(guī)定，以制度形式予有明確。實際操作過程中更依賴傳統(tǒng)做法和經(jīng)驗，以不成文的規(guī)矩或習(xí)慣為主，管理缺乏硬性規(guī)定，儲如入庫時間點、入庫條件、入庫保管、查詢、借閱、處理等均無管理制度約束，設(shè)計文件管理缺乏制度保障。

2.3 管理技術(shù)手段落后，未與現(xiàn)代信息技術(shù)對接

設(shè)計文件入庫管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的無縫對接，需要足夠的技術(shù)支持。雖然鐵路企業(yè)已建立了辦公信息系統(tǒng)，但設(shè)計文件入庫管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工方式。技術(shù)管理手段的落后，制約了設(shè)計文件的優(yōu)勢和發(fā)揮，難以主動滿足企業(yè)運營和發(fā)展的需求。

2.4 條件和設(shè)施簡陋

做好設(shè)計文件入庫管理必須具備一定的物質(zhì)條件。目前的條件簡陋，設(shè)施簡單，物質(zhì)基礎(chǔ)條件不盡人意，三大問題直接影響管理。①設(shè)計文件存放庫房為普通辦公用房，層高較低，空氣流通不夠暢通，房屋保溫、抗熱、防潮防水性能較差，周圍環(huán)境清潔度也不高。②庫房太小，鐵皮柜子只講安放不講合理，兩排柜子通道間距為65 cm，柜門為40 cm，打開柜門后僅剩25 cm，難以正常形態(tài)通過。當(dāng)存取出文件時，要站在柜門的左側(cè)才能打開右側(cè)柜門，然后至已開門的右側(cè)再開左側(cè)門，空間太小，影響操作。③有安全隱患。與文書文件相比，設(shè)計文件又厚又重，設(shè)計圖紙又多，而柜內(nèi)要盡可能多地存放文件，當(dāng)存取設(shè)計文件時常造成手腕受傷，手臂皮膚劃傷，頻繁站起蹲下的存取引起頭的暈?zāi)垦；蛟斐煽呐?。加上防光、防潮、防霉、防蟲、防塵、防水、防火和防盜等既有設(shè)施簡陋，防范

3 加強設(shè)計文件入庫管理的對策建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，正視現(xiàn)實，夯實設(shè)計文件入庫前的基礎(chǔ)工作

思想對行動有重大的影響，為了做好設(shè)計文件入庫管理工作，設(shè)計文件管理應(yīng)摒棄落后的思想觀念，做到與時俱進，并努力探索提高設(shè)計文件入庫管理水平的有效方法，即現(xiàn)代化的管理方法。而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理需要一個過程，我們應(yīng)該擺正傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理者的關(guān)系，在進行傳統(tǒng)管理的同時，積極引進現(xiàn)代化管理方法和手段，使用先進的管理技術(shù)，推進鐵路企業(yè)的現(xiàn)代化管理進程。作為設(shè)計文件管理者在轉(zhuǎn)變觀念的同時應(yīng)踏踏實實做好收集工作，夯實設(shè)計文件入庫前的基礎(chǔ)。設(shè)計文件的收集不僅是設(shè)計文件入庫管理工作的前提和基礎(chǔ)，設(shè)計文件收集齊全更是設(shè)計文件入庫管理工作的關(guān)鍵，因此必須盡可能早地開展收集工作，盡可能地做到收集齊全，對收集到設(shè)計文件要及時整理和保存，防范丟失，使設(shè)計文件得到更廣泛、更長期的利用，為鐵路企業(yè)提效增能服務(wù)。

3.2 建立健全制度規(guī)范管理

我們管理的設(shè)計文件，一方面在項目建設(shè)過程中使用，為建設(shè)工程項目進行預(yù)可、可研、初步設(shè)計審查提供使用，另一方面更多地是工程項目竣工運營開通后長期、頻繁、反復(fù)地提供使用，因設(shè)計單位只提供給路局1套紙質(zhì)設(shè)計文件，管理者責(zé)任重大。為妥善管理好設(shè)計文件，建議對設(shè)計文件進行制度化、規(guī)范化、程序化的管理，對入庫的設(shè)計文件在保存、查詢、借閱、評估、鑒定、處理、銷毀等管理環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理制度和辦法，通過建立健全管理制度來加強和規(guī)范管理。路局層面可制定設(shè)計文件入庫保存管理辦法，查閱借閱設(shè)計文件管理辦法，評估鑒定設(shè)計文件管理辦法，處理銷毀設(shè)計文件管理辦法，機關(guān)相關(guān)專業(yè)部門也應(yīng)制定相應(yīng)的借閱、歸還等管理辦法，并藉此解決過去長久存在的著急借不著急還、催促后拖拉歸還、甚至不慎丟失無法歸還的問題，避免已入庫設(shè)計文件的缺損，保障設(shè)計文件的成套完整和無限制次數(shù)使用。建立健全制度，在制度的約束和保障下，堅信鐵路企業(yè)的設(shè)計文件入庫管理必將更加規(guī)范、合理、有序和高效。

3.3 設(shè)計文件入庫的信息化管理

經(jīng)濟和科技的高速發(fā)展推動了現(xiàn)代信息技術(shù)的突飛猛進，現(xiàn)代信息技術(shù)對社會的各個領(lǐng)域都產(chǎn)生了深刻的影響，鐵路企業(yè)也不例外?？梢灶A(yù)見的是，現(xiàn)代信息技術(shù)必將為鐵路管理工作注入更多高科技的元素。

3.3.1 工作平臺的信息化

目前設(shè)計文件管理以手工為主，信息化程度低。建議建立數(shù)字化的設(shè)計文件管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)手工管理的模式，從經(jīng)驗管理向數(shù)據(jù)管理發(fā)展，為鐵路企業(yè)搭建更廣闊的現(xiàn)代化企業(yè)信息工作管理平臺，實現(xiàn)設(shè)計文件管理質(zhì)的飛躍。

3.3.2 設(shè)計文件的庫管理信息化

建議實施信息化管理，編制一個設(shè)計文件軟件管理系統(tǒng)并進行管理。這個管理系統(tǒng)包括①庫內(nèi)所有項目。②每個項目的基本信息（含項目名稱、設(shè)計階段、文本版式、編制單位、完成日期、冊數(shù)、專業(yè)冊名稱、專業(yè)冊所附圖紙名稱、圖紙編號、數(shù)量）。③項目的庫狀態(tài)（庫存現(xiàn)狀、借閱動態(tài)、裝具位置）。一旦新項目的紙質(zhì)文件入庫，相關(guān)信息同時錄入信息管理系統(tǒng)，二者聯(lián)動操作，隨時變動隨時調(diào)整，實行動態(tài)管理。管理系統(tǒng)面向路局機關(guān)專業(yè)部門，通過我們的授權(quán)，專業(yè)部門輸入用戶名、密碼登錄設(shè)計文件軟件管理信息系統(tǒng)，通過瀏覽系統(tǒng)可全面了解入庫設(shè)計文件的詳細(xì)信息，快速地查找目標(biāo)文件，準(zhǔn)確掌握設(shè)計文件使用現(xiàn)狀，享受精準(zhǔn)的服務(wù)，舉2個例子簡述。例1待審查項目，設(shè)計文件發(fā)放為業(yè)務(wù)處室對應(yīng)的專業(yè)冊，按慣例運輸處為運輸組織、站場冊，電務(wù)處為通信、信號冊，信息化處為信息篇，若運輸處想看信號、信息冊，通過登錄設(shè)計文件軟件管理系統(tǒng)，查詢設(shè)計文件的借閱動態(tài)，立即查到信號冊在電務(wù)處、信息冊在信息化處。例2庫存項目，如某部門想借商合杭鐵路初步設(shè)計總說明書，查詢設(shè)計文件軟件管理系統(tǒng)，借閱動態(tài)記錄該總說明書已于某年某月某日借出，借閱單位是某某處，狀態(tài)為庫外借出。設(shè)計文件信息化管理從根本上改變了傳統(tǒng)手工方式的低效、繁瑣和不便，提高管理效能，同時也為查詢使用提供極大的快捷和便利。

3.3.3 信息資源的共享

實施信息資源的共享。建議將設(shè)計文件軟件管理系統(tǒng)接入路局辦公網(wǎng)，通過路局辦公網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息資源的共享，使用者可以不受時間、空間、次數(shù)限制，迅速、準(zhǔn)確、便捷地從網(wǎng)上獲取建設(shè)項目資料，共享設(shè)計文件信息資源。信息資源共享不僅是對入庫設(shè)計文件的高效管理和利用，避免信息的浪費，而且與鐵路辦公管理系統(tǒng)實現(xiàn)優(yōu)勢互補，從而進一步推動鐵路企業(yè)信息化管理的長足發(fā)展。

3.4 加強管理，提高效能

3.4.1 開展設(shè)計文件的分級和清理

為提升管理效能，建議建立分級管理模式，對現(xiàn)有設(shè)計文件進行界定和劃分，按等級進行管理，基本設(shè)想按建設(shè)工程項目時間劃分為4個等級，Ⅰ級管理為已開展前期工作及在建工程項目，Ⅱ級管理為竣工并開通運營0-5年期限的項目，Ⅲ級管理為竣工并開通運營6-10年期限的項目，Ⅳ級管理為竣工并開通運營10年以上的項目。在界定和劃分結(jié)束后立即對設(shè)計文件存放重新排布，調(diào)整原有格局，提升設(shè)計文件的管理效能。同時對庫內(nèi)設(shè)計文件開展清理。納入Ⅰ級管理范圍的項目，需保存預(yù)可研、可研、初步設(shè)計所有階段的設(shè)計文件（含文本和圖紙），同時在接收紙質(zhì)設(shè)計文件時還應(yīng)同步接收電子版本，確保庫內(nèi)有兩種形式的設(shè)計文件。對Ⅱ級、Ⅲ級管理范圍的建設(shè)項目，重點查清是否有對應(yīng)的電子版本，列出沒有電子版本的項目清單，通過適當(dāng)渠道要求設(shè)計單位補送電子版本，逐步將所有項目缺失的電子版本補齊，形成設(shè)計文件有紙質(zhì)就有電子版本的良好狀態(tài)，最終達(dá)到Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ級管理范圍的所有項目其設(shè)計文件紙質(zhì)和電子兩種形式的版本全部對應(yīng)和齊全。Ⅳ級范圍的設(shè)計文件只保存可研的文本部分、初步設(shè)計的文本和圖紙，對預(yù)可研文本和圖紙、可研的圖紙不再進行保存，同時對納入Ⅳ級管理范圍的項目盡可能的補充配齊電子版本，無圖紙僅有文字說明的電子版也可以。通過細(xì)分和清理，更便于管理和查詢利用，達(dá)到提效挖潛增能的目的。

3.4.2 充分利用既有設(shè)施強化管理

在防潮、防霉、防塵、防蟲、防水、防火、防光、防盜等八防工作的硬件設(shè)施不足情況下，用強化管理來提升管理效能。其一：定時通風(fēng)，每天早晨打開庫房窗戶，在移窗兩邊留有縫隙，讓封閉一夜的房間通風(fēng)透氣，保持庫房空氣流通，下班前關(guān)閉窗戶，當(dāng)遇下雨天、春夏黃梅季節(jié)、和夏季高溫日，需同時開啟空調(diào)去除濕氣、熱氣，及時防潮、防霉。其二：工作時間要勤于打掃保持庫房清潔衛(wèi)生，庫房四周放置防鼠板并及時更換，窗外噴灑殺蟲藥水，不允許庫房內(nèi)吸煙杜絕明火，并注意觀察房屋有無滲漏，做好防塵、防蟲、防水、防火工作。其三：當(dāng)庫房無人時要及時閉燈，避免燈光長期照射引發(fā)紙張老化、字跡褪色模糊狀況發(fā)生，下班時勤于檢查并關(guān)閉好門窗，切實做好防光、防盜。

3.4.3 調(diào)整庫房，完善硬件條件。

鑒于目前庫房面積小、防范設(shè)施不到位、周邊環(huán)境不理想、整體硬件條件差的境況，建議擴大既有庫房以增加存放面積，或另擇地點新建標(biāo)準(zhǔn)庫房，配套相應(yīng)的防范設(shè)施。建議結(jié)合新建路局檔案館規(guī)劃一并考慮，解決設(shè)計文件庫房問題，完善硬件設(shè)施，高效能地管理設(shè)計文件。

責(zé)任編輯：萬寶安

來稿日期：2015-12-01