關于加強農機監(jiān)理檔案管理的思考

丁淑英

關于加強農機監(jiān)理檔案管理的思考

丁淑英

農機監(jiān)理檔案管理是監(jiān)理工作的重要組成部分。強化農機監(jiān)理檔案管理，有助于準確把握農業(yè)機械發(fā)展現(xiàn)狀，推進農機安全生產和依法行政，指導農業(yè)機械化安全健康發(fā)展。

一、做好農機檔案管理工作的意義

一是為本地區(qū)確定指導農機發(fā)展方向提供重要參考。農機檔案記載著本地區(qū)機手、機主最真實有效的信息，市農機站根據電子檔案庫情況，可以全面了解各類農機數量、型號，確定主推機械；可以及時統(tǒng)計農機持證人數，科學組織掛牌年檢工作，開展農機培訓，逐步提高“三率”水平。二是為農機監(jiān)理工作考核提供主要依據。通過查閱檔案資料，能夠系統(tǒng)掌握本地區(qū)監(jiān)理工作開展基本情況。三是為農機安全教育提供基礎素材。四是為依法行政提供的事實證據。農機監(jiān)理機構、公安部門在農機執(zhí)法、農機安全事故處置過程中遇到的有證不帶、無證駕駛和農機不掛牌問題，可通過檔案咨詢了解情況。

二、存在問題

一是資金投入力度不大。重業(yè)務工作輕檔案管理的傾向依然存在，檔案經費投入不足，硬件配備上不能達到“三鐵一器”和“八防”要求，檔案日常保管、保護工作財務保障不到位。二是信息數據更新不及時。在農機及駕駛員紙質檔案管理過程中，對于停駛、報廢以及多年不從事農機駕駛的駕駛員檔案，沒有做到及時清理，存在在冊數虛高問題。三是信息化管理程度不高。除了農機手基本信息、事故報表等使用計算機管理外，行政處罰、事故處理、行政檢查、安全生產管理等檔案還沒有實現(xiàn)計算機調檔、無紙化閱檔，一定程度上影響了工作效率。四是“專人專責”制度落實不到位。一般由辦理業(yè)務的監(jiān)理員兼職進行檔案管理，職責分工不明，時間精力難以保障，也難以起到互相監(jiān)督制約的作用。

三、加強農機監(jiān)理檔案管理工作的建議

1.提高思想重視程度，強化資金保障支持。黨委、政府和農機主管部門要從推動農機發(fā)展的高度出發(fā)，重視支持農機監(jiān)理檔案管理工作，不斷加大資金投入力度。應在建立獨立檔案管理室的基礎上，配備“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器）以及計算機、打印機、掃描儀等檔案管理必備設施，改善檔案保管條件。定期開展檔案管理工作監(jiān)督檢查，確保硬件設施和安全措施落實到位。

2.規(guī)范檔案管理流程，加強信息評查審核。從程序和實體兩個方面對各類歸檔材料的評查審核流程進行規(guī)范，嚴格登記審核、歸檔整理、存放保管、查詢使用、更正補建、撤檔銷毀等六位一體的檔案管理流程，依法依規(guī)管理檔案。借鑒交警和交通部門車輛管理經驗，把好機車上戶關，對出廠標牌、發(fā)動機、車身、車駕號碼、合格證等做到認真仔細核對，不屬于管轄范圍和檢驗不合格的機車，不予辦理上戶手續(xù)；停駛、報廢以及多年不從事農機駕駛的駕駛員檔案，及時清理銷戶。

3.落實檔案管理責任，扎實開展“八防”工作。推行檔案管理工作責任制，明確目標、細化措施，形成“主要領導負總責、分管領導抓部署、專職人員抓落實”的責任落實格局。落實“專人專管”原則，明確農機監(jiān)理檔案管理人員的職責，嚴明工作紀律，嚴格工作流程，強化問責追究。加強檔案保管，下大力氣做好防光、防塵、防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，保證檔案材料的完整安全。

4.全面提升業(yè)務能力，加快推進一體化管理。采取“請進來”和“走出去”多種方式，定期組織檔案管理人員開展新技術、新知識培訓，對外學習吸收外地先進經驗做法，互相交流、取長補短；對內通過“崗位練兵”、“技能比武”等活動，創(chuàng)新管理、提高技能。探索推行文檔與數據一體化管理，制訂檔案標準范本，統(tǒng)一文書和相關資料的歸檔式樣，同時，充分利用計算機技術對檔案資料進行技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，逐步實現(xiàn)檔案紙質與數據格式并存的一體化管理，適應新形勢下農機工作對監(jiān)理檔案管理的新要求。