檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新研究

姜海龍

（四平市教育科學(xué)研究所，吉林 四平 136000）

1 檔案的產(chǎn)生及服務(wù)歷程

檔案應(yīng)用在我國有著悠久的歷史，可以追溯到幾千年以前。只是在之前各個朝代稱呼不同而已，例如商朝的“冊”、秦漢的“典籍”，以及漢魏的“案犢”、“卷宗”、“文書”等，檔案一詞首次出現(xiàn)是在明清時期一本書籍中，而正式使用估計在近代以后了。檔案在古代有專門的史官記述、編撰，專門的官員負(fù)責(zé)整理、看管，檔案在以前是專門記載國家大事或帝王功勛等的冊子，功能單一，專職為國家政治服務(wù)。發(fā)展到現(xiàn)在，檔案的應(yīng)用與職能趨于廣泛，不僅記載國家事宜、政府政策等大的方面，此外還有企業(yè)管理、個人信息等小的方面。在歷史長河中，檔案管理體系至今已形成。

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑。近幾十年由于經(jīng)濟(jì)水平的提高，國家更重視檔案事業(yè)發(fā)展與檔案的利用服務(wù)。相比于以前檔案服務(wù)的專斷，現(xiàn)在檔案服務(wù)形成了自己獨(dú)特的模式，不同機(jī)關(guān)、不同層次都有各自的服務(wù)體系與服務(wù)內(nèi)容，服務(wù)范圍拓寬，甚至過去的機(jī)密檔案也有選擇地向社會各階級群體和開放服務(wù)。

2 檔案管理現(xiàn)狀與服務(wù)問題

（1）檔案管理手段落后。以高校等教育機(jī)構(gòu)為例，目前全國大多數(shù)學(xué)校仍然采用紙質(zhì)檔案，實(shí)行的是實(shí)體檔案管理。隨著經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展，這種檔案管理方式開始滯后于時代發(fā)展，各種問題全面暴露，種種矛盾尖銳突出。如檔案管理過程中服務(wù)不完善，效果不明顯，資源浪費(fèi)重復(fù)等問題。隨著時間的推移，檔案資料將會逐漸增多，日益堆積，需要占用大量的空間，導(dǎo)致存儲設(shè)施緊張、管理服務(wù)人員緊缺、資金投入短缺，極大地消耗社會資源。例如對檔案的整理與保潔就成為了一項(xiàng)巨大的工程，執(zhí)行起來過于困難，同時查詢也過于繁瑣。在紙質(zhì)檔案下，各種檔案分批、分類管理，各部門各司其職，部門之間交流溝通不暢通，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息與資源的共享與最大化利用。這種管理方式對普通群眾的開放程度較低，家長及其他相關(guān)社會人員很難了解關(guān)于學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的相關(guān)情況與檔案歷史。若有事情發(fā)生，急需提取、閱讀相關(guān)檔案時，程序相當(dāng)繁亂復(fù)雜，而且由于庫存檔資料過多使尋找的效率低下。

（2）檔案服務(wù)不能與時俱進(jìn)。積極有效的檔案服務(wù)模式應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格秉持以人為本的理念，堅持全心全意服務(wù)的宗旨。仍以高校等教育機(jī)構(gòu)為例，當(dāng)前檔案服務(wù)模式還處極度封閉狀態(tài)，不能與時俱進(jìn)，僅對部分有關(guān)人開放并不是面向全體社會，這樣就不能及時有效的同社會進(jìn)行交流。這種服務(wù)模式下，工作內(nèi)容單調(diào)、枯燥乏味，容易出現(xiàn)玩忽職守，偷懶僥幸的心理與行為，導(dǎo)致服務(wù)不周、檔案安全隱患等問題。紙質(zhì)檔案服務(wù)更新?lián)Q代比較麻煩，耗時較長，服務(wù)質(zhì)量跟不上。

3 檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式優(yōu)化

（1）檔案管理方式的創(chuàng)新。隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足人們的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的要求，應(yīng)當(dāng)徹底改變這種落后的檔案管理方式。一是加快電子檔案建設(shè)。充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，將繁雜龐大的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成存儲在電腦系統(tǒng)上的電子檔案，這種方式的轉(zhuǎn)變既可大大降低人力物力財力的重度消耗、避免資源浪費(fèi)。實(shí)現(xiàn)資源有效合理化利用，而且使用更加快捷方便，省去了奔波與反鎖的程序，直接按照相應(yīng)方法網(wǎng)上查詢，提取即可。二是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化數(shù)據(jù)化。建立一個完整的檔案管理系統(tǒng)，安排有序、井井有條，根據(jù)自身的需要建立檔案維護(hù)與監(jiān)管界面，抵御外來的破壞，實(shí)時關(guān)注管理數(shù)據(jù)更新，強(qiáng)化安全防護(hù)工作，提高管理的質(zhì)量與效率。

（2）檔案管理制度的創(chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。制度創(chuàng)新是檔案管理工作變革的核心和重點(diǎn)。一要建立健全檔案管理制度。對國家檔案管理制度的要求嚴(yán)肅執(zhí)行，再結(jié)合本機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，清晰謹(jǐn)慎劃分可公開面向社會大眾的檔案資料與必須嚴(yán)格保密的檔案，細(xì)化檔案工作保密條例以及泄露懲罰制度。二要改變檔案管理用人觀念。新型檔案管理方式與制度下，需要高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的硬件與軟件設(shè)備條件，更需要掌握高新技術(shù)的檔案管理新人，他們不僅要對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)熟練，還需檔案管理專業(yè)知識，特別是應(yīng)具有創(chuàng)新意識和管理能力。為此，須加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，擬定檔案管理新進(jìn)人員的招聘要求。三要建立獎勵激勵機(jī)制。形成一套完整而又精細(xì)的鼓勵體系，嚴(yán)格獎勵標(biāo)準(zhǔn)，劃分獎勵層次，利用工資、獎金，或者外出參觀考察等手段，提高工作人員的工作積極性與熱情，促進(jìn)檔案管理水平和管理社會效益的提升。

（3）檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新要摒棄以前過分重管理而忽視服務(wù)的做法，提高檔案服務(wù)的能力與意識，提升檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的服務(wù)的社會價值。其一，樹立檔案服務(wù)安全意識。檔案工作是一項(xiàng)保密性較強(qiáng)的工作，互聯(lián)網(wǎng)是個魚龍混雜，未知的環(huán)境，在開展檔案服務(wù)時，要時刻提高檔案保護(hù)意識，做到安全健康服務(wù)。其二，改善檔案服務(wù)態(tài)度。檔案服務(wù)過程中，要始終用溫和耐心的態(tài)度回答咨詢的問題，詳細(xì)有序?qū)嵤虑笫堑貙n案信息介紹給需求者，形成文明親和、有序有效、寬嚴(yán)得當(dāng)?shù)臋n案服務(wù)模式。其三，開展檔案價值挖掘與研究。深入社會做廣泛實(shí)際調(diào)研工作，了解經(jīng)濟(jì)建設(shè)、工程項(xiàng)目、科研課題等對檔案服務(wù)的要求，開展檔案價值挖掘與研究，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)行服務(wù)。