網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人高教學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對策

張 航

(陜西廣播電視大學(xué) 咸陽市分校， 陜西 咸陽 712000)

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【遠(yuǎn)程教育】

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人高教學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對策

張 航

(陜西廣播電視大學(xué) 咸陽市分校， 陜西 咸陽 712000)

學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)和社會實(shí)踐等教學(xué)活動中直接形成的， 對學(xué)校、社會和個人具有保存、證明、使用等諸多價值的歷史真實(shí)記錄。成人教育學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，它是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)，是改進(jìn)學(xué)籍管理工作，提高管理水平的信息資源。筆者通過多年的成人教育學(xué)籍管理工作，提出了自己對學(xué)籍檔案管理的意見和看法，旨在與同行們共同探討網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下成人教育學(xué)籍檔案管理的新方法和新路子。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；成人高等教育；學(xué)籍檔案；管理現(xiàn)狀與對策

學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，它是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)，也是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，是改進(jìn)學(xué)籍管理工作，提高管理水平的信息資源。 雖然在近年來推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺也已經(jīng)開通使用，高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。但是由于成人高等教育辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。

一、成人高教學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題

1.認(rèn)識模糊，重視不夠。成人高等教育學(xué)生受工作、家庭等多方面因素的影響，個別學(xué)生對學(xué)籍檔案的采集不夠認(rèn)真和重視，對學(xué)校要求的檔案資料的采集填寫不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至由他人代為填寫；部分學(xué)校把成人教育作為學(xué)校的創(chuàng)收部門，經(jīng)濟(jì)上要求，管理上放任，投資上不重視，致使部分管理人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，不能擺正成人教育的位置。表現(xiàn)在不按崗配備人員，不按需配套設(shè)施，規(guī)章制度不健全，監(jiān)管措施不到位。 所以對學(xué)生檔案審查不嚴(yán)，要求不規(guī)范，檔案收集和管理相對混亂。

2.手段落后、模式陳舊。成人高等教育從招生到畢業(yè)電子注冊已基本實(shí)現(xiàn)了電腦網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作，這就要求成人教育檔案管理也要網(wǎng)絡(luò)化和遠(yuǎn)程操作。但是目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度，成績檔案還采用手工填寫。新生名冊、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等學(xué)籍檔案管理的常規(guī)性工作雖使用了計(jì)算機(jī)管理，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價值只是打印的工具而已。這些落后管理手段，即不能很好的與教育部管理系統(tǒng)對接，跟不上時代發(fā)展的需要，嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作效率的提高，影響了成人教育的發(fā)展。

3.忽視隊(duì)伍建設(shè)，人員輪換頻繁。成人教育學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，即要求管理人員掌握一定的管理知識、軟件系統(tǒng)的操作能力，還要求要有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性，甚至于對工作的協(xié)調(diào)、超前和創(chuàng)新。但是部分高校普遍忽視了成人教育學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，缺乏對管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。管理人員綜合素質(zhì)偏低，有的單位輪崗、換崗、人員變動頻繁，有的單位工作人員年齡偏大、業(yè)務(wù)不熟，電腦操作能力差，不當(dāng)?shù)牟僮鬟€會導(dǎo)致資料的丟失和損壞。隨著上級單位管理系統(tǒng)的不斷完善和升級，成人教育學(xué)分制和彈性學(xué)制的實(shí)施，對管理人員的要求就更加嚴(yán)格，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時代發(fā)展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4.設(shè)備太簡單，軟件不配套。電子檔案像傳統(tǒng)檔案一樣也具有形成階段、管理階段、處置階段的狀態(tài)。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。這就要求設(shè)備跟上，軟件配套，管理人員會操作，能讀懂，能看到。但目前在這方面各校還存在很大的問題。設(shè)備陳舊，多年不更新，甚至是已經(jīng)過時的操作系統(tǒng)，更談不上完整的成人教育學(xué)籍管理軟件。

5.制度不完善，安全無保障。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案信息，用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實(shí)性。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。這些都嚴(yán)重的影響著檔案的真實(shí)性、原始性和安全性。

二、加強(qiáng)成人高教學(xué)籍檔案管理的措施和對策

1.提高認(rèn)識，強(qiáng)化管理。成人高等教育學(xué)籍檔案管理是成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高教的質(zhì)量。所以要高度重視學(xué)籍檔案管理，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍檔案管理過程的每一項(xiàng)工作、每一個環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)，切實(shí)保證學(xué)籍檔案真實(shí)的反映學(xué)生學(xué)習(xí)的全過程。強(qiáng)化管理意識，是每一個管理人員認(rèn)識到自身的業(yè)務(wù)水平、政策水平和綜合素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，學(xué)校必須加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”，“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切，為了一切學(xué)生”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍檔案管理水平和能力。

2. 完善制度，規(guī)范管理。當(dāng)前，很多學(xué)校成人教育檔案管理制度不但是多年以前制定的，而且是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，與目前的電子檔案、無紙化辦公既不配套又不能銜接，規(guī)章制度也制約著管理人員的行為規(guī)范。所以，成人高等教育管理者應(yīng)本著“緊跟形勢，與時俱進(jìn)”的原則，對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，不斷完善學(xué)籍檔案管理制度。管理制度建設(shè)日趨完善，使管理人員有章可循，有據(jù)可依，促使高校成人教育的檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化。

3.利用網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮優(yōu)勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，校園網(wǎng)不斷建立和完善，學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化得到可靠保障。但目前還沒有一個完全適應(yīng)成人教育特點(diǎn)的管理系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)。成人教育各項(xiàng)管理還存在很大的不便。為此，學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。使新生從報到注冊、在校學(xué)習(xí)、成績、教材、紙介質(zhì)檔案到畢業(yè)全過程的方方面面，通過系統(tǒng)得到管理。

4.樹立安全意識、嚴(yán)防檔案損失。 計(jì)算機(jī)并不是無懈可擊的，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。檔案信息涉及大量的個人隱私，加強(qiáng)安全防范意識，防止信息泄露就成為我們管理人員必須重視的問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全、軟件存在漏洞，防火墻被突破，黑客攻擊、讀取、更改學(xué)生信息，等等，既會給檔案管理帶來巨大的損失將，也會對學(xué)校聲譽(yù)帶來不好的影響。因此我們必須做到采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件丟失；及時安裝安全補(bǔ)丁程序，防止被非法者利用；采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識別認(rèn)證等加密和防范措施；經(jīng)常性的對存儲器文件進(jìn)行檢測，對損毀文件或感染病毒及時殺毒或?qū)p壞文件進(jìn)行修復(fù)，防止文件損毀和丟失。

[1] 劉哲．高校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)[J]．機(jī)電兵船檔案，2005(5).

[2] 樂蘭珍.對高校學(xué)籍檔案管理問題的思考[J]．蘭臺世界，2007(5).

[3] 陳躍輝.淺析信息技術(shù)在學(xué)籍管理中的應(yīng)用[J]. 黑龍江科技信息. 2011(15) .

[4]崔彥，宋楨.新形勢下加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍管理的思考[J].成人教育.2015(3).

[責(zé)任編輯 張君寬]

The Status Quo and Countermeasures of Network-based Status Archives Management of Adult Higher Education

Zhang Hang

Xianyang Radio and TV University

Adult education roll archives management is an important part of college archives management, which is an important basis to regulate student management, grasp student situation and cultivate qualified personnel, as well the information resources to improve students status management and improve school management level.

Adult Higher Education. School Roll Archives. Management. Status quo. Countermeasure

2015—04—15

張航(1963— )，陜西省興平市人，陜西廣播電視大學(xué)咸陽市分校副校長，副研究館員。

G724

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1008-4649(2015)02-0031-03