淺談電子檔案在日常工作中的重要性

韓靜++張華

摘要：電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，電子檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，人們的日常工作中使用電子的檔案數(shù)量也在逐漸的增多，為了使得人們的工作可以正常的進(jìn)行，對(duì)于電子檔案的管理工作也在逐漸引起人們的重視。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理就是為了方便以后工作中對(duì)電子檔案的利用，為了使得電子檔案可以最大化地發(fā)揮它的作用，一定要做好相關(guān)的工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案；重要性；規(guī)范管理

目前，隨著科技不斷發(fā)展，電子擋在在日常生活中運(yùn)用越來(lái)越多，這種檔案和紙質(zhì)檔案相比優(yōu)勢(shì)較多，電子檔案通俗的說(shuō)就是運(yùn)用電子文件儲(chǔ)存的資料，這種電子檔案具有保存價(jià)值。正是由于電子檔案的重要性，應(yīng)該日常生活中要加強(qiáng)電子檔案管理。但是，由于電子起步比較晚，人們對(duì)于電子檔案的管理和運(yùn)用并沒(méi)有引起足夠的重視[1]。為了解決電子檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)了解電子檔案日常中的應(yīng)用及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，使得電子檔案的管理可以更好的實(shí)現(xiàn)。

1什么是電子檔案

2009年7月29日，國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）共23條。本辦法所稱的電子，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展而形成的文件，電子檔案是在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

2電子檔案的重要性

科技發(fā)展的現(xiàn)代化，電子檔案方便、快捷的特點(diǎn)讓其重要性日漸突顯，合理有效的利用電子檔案是單位持續(xù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于單位未來(lái)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有很強(qiáng)的借鑒性。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源[2]。

3電子檔案日上生活中管理方法

3.1建立檔案利用制度 電子檔案在日常生活中使用時(shí)必須建立審批支墩，相關(guān)部門查閱和利用相關(guān)人員檔案時(shí)必須使用收藏部門相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，并且獲得相關(guān)部門同意方可查閱，這樣能夠保證人員電子檔案的隱私性，保證電子檔案的及時(shí)更新，從而使得電子檔案使用者能夠得到人員最新信息。并且，電子檔案管理過(guò)程中必須和紙質(zhì)檔案相互利用，不斷整合，做到實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

3.2規(guī)范檔案利用方式 電子檔案在日常使用過(guò)程中應(yīng)該根據(jù)使用者實(shí)際情況而定，并且根據(jù)電子檔案內(nèi)容多數(shù)進(jìn)行有效的管理。通常來(lái)說(shuō)，對(duì)于人員內(nèi)容不完全公開(kāi)，并且不宜拷貝等內(nèi)容，相關(guān)部門人員使用時(shí)必須在有效的監(jiān)督下查閱和使用。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密碼要進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。

3.3提高檔案人員的保護(hù)意識(shí) 電子檔案和紙質(zhì)檔案相比能夠提供多樣化方式，并對(duì)技術(shù)等依賴性較強(qiáng)，從而造成工作比較復(fù)雜。因此，電子檔案在日常生活中必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，相關(guān)部門要從思想上有一個(gè)認(rèn)識(shí)，提高對(duì)電子檔案管理的重要性，并且為電子檔案管理提供技術(shù)后盾，保證檔案管理工作的安全性，從而能夠保證電子檔案能夠被最大限度的適應(yīng)。此外，電子檔案管理人員必須忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，提高電子檔案管理效率[3]。

4電子檔案的規(guī)范化管理

要加強(qiáng)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)管理。規(guī)范檔案管理主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。如此看來(lái)，檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，如果能利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形式的先后順序排列打印，發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率，輸入關(guān)鍵詞即可查找相應(yīng)范圍的文件，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間。然而，現(xiàn)代化社會(huì)的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性系數(shù)太低，為了保證安全，必須嚴(yán)格制定電子文件安全管理制度，掃描電子文件的電腦必須放置在有監(jiān)控的檔案室，不能連接外網(wǎng)還要同時(shí)結(jié)合簽章、口令管理、指紋識(shí)別等新技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格管理。這樣豐富的電子庫(kù)資源才能安全有效的得到充分利用[4]。

5結(jié)論

現(xiàn)在，人們對(duì)于電子檔案的利用程度在不斷的提高中，這主要是因?yàn)楝F(xiàn)在人們正處在信息化的時(shí)代中，人們?cè)趯W(xué)習(xí)和工作中會(huì)不斷的使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，這樣就會(huì)導(dǎo)致越來(lái)越多的電子檔案的出現(xiàn)。對(duì)于電子檔案的管理和利用工作一定要得到企業(yè)的重視，而且企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的管理的過(guò)程中一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且要把發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決好，這樣才會(huì)使得企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]金玉雪.將家庭健康檔案由"死檔案"變成"活檔案"的必要性和途徑[J].中國(guó)全科醫(yī)學(xué)，2009，9（7）：600-601.

[2]毛 凌.論如何在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存態(tài)勢(shì)下開(kāi)展工作[J].蘭臺(tái)世界，2010，14.

[3]蔡敏，梁斌.健康檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)全科醫(yī)學(xué)，2008，10（3）：250-251.

[4]潘雪鳳，劉定一.社區(qū)健康檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)全科醫(yī)學(xué)，2009，8（15）：1293-1294.

編輯/申磊