國家綜合檔案館檔案安全保管基地建設研究

吳曉紅+王順+胡月

摘要：檔案安全保管基地建設是國家綜合檔案館建設的重要內(nèi)容，本文在其調查現(xiàn)狀的基礎上，分析了目前檔案安全保管基地建設中存在的主要問題，提出了庫房宜獨立、配備齊全檔案安全保管設備設施等建議。

關鍵詞：國家綜合檔案館檔案安全保管基地檔案安全

檔案安全保管歷來是檔案部門關注的重點，國家檔案局所提國家綜合檔案館功能定位從“三位一體”到“四位一體”，再到“五位一體”，檔案安全保管始終是其中不變的主題。尤其是2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，指出要扎實推進各級國家綜合檔案館建設，建立健全確保檔案安全保密的案安全體系。可見，建設檔案安全保管基地是國家綜合檔案館建設的重要內(nèi)容，需要開展這方面的研究。

一、國家綜合檔案館檔案安全保管基地建設現(xiàn)狀

（一）遵循的標準規(guī)范狀況

國家綜合檔案館檔案安全保管基地建設目前主要遵循《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010），《檔案館建設標準》（建標103-2008）。另外，2010年國家檔案局發(fā)布的《檔案館防治災害工作指南》也對如何將國家綜合檔案館建設成為檔案安全保管基地提出了指導性意見。從現(xiàn)有標準規(guī)范和指導性意見來看，國家綜合檔案館在建設檔案安全保管基地時，需要重點考慮防潮（水）、防高溫、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防盜、防火、防震等“九防”要求，合理布置檔案庫區(qū)，配備有效的檔案安全保管設備設施。

（二）檔案庫房類型狀況

檔案庫房類型多種多樣。以地平面為標準，檔案庫房可以劃分為地上庫房和地下庫房。多數(shù)國家綜合檔案館庫房為地上庫房，只有極少數(shù)國家綜合檔案館建有地下庫房；按照庫房保存的檔案載體類型，檔案庫房可以劃分為紙質檔案庫房、磁性載體檔案庫房、膠片檔案庫房、光盤庫房等。目前國家綜合檔案館庫房以紙質檔案庫房為主，其他類型的庫房較少，有的庫房甚至將多種載體類型的檔案混合保管；根據(jù)庫房所在區(qū)域，檔案庫房可以劃分為獨立型庫房和混合型庫房，獨立型庫房是指庫房自成一體，與其他用房不交叉，目前這種庫房較少，代表性的有山東省檔案館庫房。混合型庫房是指庫房不獨立，與其他功能用房混合在一棟樓內(nèi)，是目前最為普遍的庫房類型。

（三）檔案庫房“九防”狀況

檔案庫房“九防”是維護檔案安全的重要措施，各級國家綜合檔案館都在按照現(xiàn)有標準規(guī)范和指導性意見開展具體工作。防潮（水）方面，主要采用防潮（水）結構和材料，并配備除濕機、空調設備、溫濕度控制設備等；防高溫方面，主要措施有設置環(huán)廊、采用隔熱材料、加厚墻體、空調等；防光方面，不設窗戶，或設小窗戶并對窗戶采取防光處理，同時控制庫房人工光源；防塵和防有害氣體方面，主要考慮館址選擇、館區(qū)綠化、過濾空氣、定期清潔等措施；防有害生物方面，主要措施有控制溫濕度、消毒、通風等；防盜方面，主要采用監(jiān)控報警系統(tǒng)；防火方面，主要采用防火結構和材料，并配備火災報警系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)等；防震方面，主要按照規(guī)范要求的抗震級別設防，大多采用鋼筋混凝土框架結構提高建筑的抗震度。

二、國家綜合檔案館檔案安全保管基地建設主要問題

各級國家綜合檔案館都非常重視檔案安全保管問題，在建設中也基本遵循相關規(guī)定要求，但仍存在如下一些主要問題。

（一）混合型庫房存在安全隱患

混合型庫房現(xiàn)象普遍，安全隱患較大。有的國家綜合檔案館，辦公用房、對外服務用房和檔案庫房同在一棟樓，電梯共用，人員混雜，易導致檔案失竊、受損；有的國家綜合檔案館設備用房和庫房相連，同樣存在安全隱患，因為設備用房如發(fā)生事故易波及檔案庫房，造成檔案受損?；旌闲蛶旆窟€存在建筑重心不穩(wěn)的問題，如有的國家綜合檔案館將庫房設在中間樓層，使建筑物重心不穩(wěn)，受到震動時易坍塌，影響檔案安全。

（二）庫房溫濕度控制不夠妥當

庫房溫濕度直接影響檔案壽命。國家綜合檔案館都很重視檔案庫房溫濕度的控制，并取得了一定效果，但仍存在問題。例如，有的國家綜合檔案館上班時間開空調，下班時間關空調，從而導致庫房溫濕度晝夜間波動劇烈，嚴重影響檔案壽命；有的檔案館庫房只配備1套恒溫恒濕設備，一旦設備發(fā)生故障，便會導致溫濕度控制失效。

（三）庫房維護結構、材料和施工技藝選擇不夠合理

庫房維護結構、材料和施工技藝的選擇往往影響國家綜合檔案館庫房建筑質量，如選擇不當，則會加大后期維護成本，甚至需要重新改造。例如，有的檔案館無環(huán)廊結構，墻體材料不能有效隔熱，利用空調進行溫濕度控制時，耗能較大；有的檔案館因為施工的問題，墻體易受潮發(fā)霉，需要整修；有的庫房墻體薄，不能有效防潮，需要長期使用去濕機去濕；有的庫房密閉不到位，灰塵易進入庫房，加大了庫房的清潔難度。

（四）安全防范缺少全方位視角

各級國家綜合檔案館的安全防范工作主要集中在檔案庫房的安全防盜方面。很多國家綜合檔案館都沒有做到對整個檔案館的全方位監(jiān)控，只是對重要區(qū)域進行監(jiān)控，導致某些方位無法通過監(jiān)視探頭看到正在發(fā)生的情況。另外，有的國家綜合檔案館盡管配備了監(jiān)視設備，但未能24小時不間斷值班監(jiān)控。這些情況都不利于檔案的安全保管。

三、國家綜合檔案館檔案安全保管基地建設對策

國家綜合檔案館要建成檔案安全保管基地，必須符合相關標準規(guī)范要求、設施配備齊全、監(jiān)控管理到位。盡管目前國家綜合檔案館在檔案安全保管基地建設方面取得了顯著成效，但也有不足之處，建議采取以下措施：

（一）庫房宜獨立

庫房是檔案的重要保管場所，應是一個獨立區(qū)域，與辦公區(qū)、對外服務區(qū)、生活設施區(qū)等不交叉，避免無關人員出入，并減少檔案出庫頻率。也就是說，檔案庫房區(qū)與其他功能區(qū)最好實施物理隔斷，從地下到地上是一個獨立的單體結構，地下對應位置不設設備間、車庫等用房，有專用交通通道，不和其他功能區(qū)混用，檔案入庫前進行必要的消毒、整理工作，入庫后盡量不提供檔案原件，以數(shù)字化副本提供利用，避免檔案頻繁出入庫房影響其安全。另外，庫房區(qū)應設置相對獨立的設備檢修通道，減少設備檢修人員直接接觸到檔案。庫房應設門禁系統(tǒng)，只允許相關工作人員出入。endprint

（二）檔案安全保管設備設施應配備齊全，有效應用

檔案安全保管設備設施主要包括火災報警系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、消毒滅菌系統(tǒng)、通風換氣系統(tǒng)等，這些設備設施都應配備齊全，有效應用，構建完善的檔案安全防線。例如，恒溫恒濕設備可以配備2套，1套全天24小時開機使用，另1套備用；監(jiān)控系統(tǒng)應面向全館，包括庫房區(qū)、利用查閱區(qū)、辦公區(qū)等所有區(qū)域，做到360度全方位監(jiān)控，無死角、無漏洞，同時安排人員24小時值班巡視，保障檔案安全。

（三）合理選擇庫房維護結構、材料和施工技藝

庫房維護結構、材料和施工技藝選擇合理有助于提高庫房質量，降低維護成本，保障檔案安全。在選擇庫房維護結構、材料和施工技藝時，應遵循相關標準規(guī)范，滿足檔案安全保管功能需求，并考慮節(jié)能環(huán)保問題。建議在庫房外部設置環(huán)廊，一是可以利用環(huán)廊內(nèi)空氣的熱阻作用，阻隔來自庫外和外墻體的溫濕度直接進入庫房，同時防光、防塵；二是環(huán)廊可以設置成設備檢修人員的交通通道，避免設備檢修人員直接穿越庫房；三是一些取暖和電器設備可以置于環(huán)廊內(nèi)，減少庫內(nèi)設備設施；四是機械通風渠道可置于環(huán)廊樓板和內(nèi)墻體內(nèi)，避免空調管道占用庫內(nèi)空間。

*本文為北京市檔案局項目（編號：2013-01）“國家綜合檔案館建設研究”的階段性研究成果之一，該項目為以北京市檔案局（館）為依托單位的北京市校外人才培養(yǎng)基地建設項目（2012）。

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