《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》解讀

田雷

近年來(lái)，國(guó)家和北京市相繼出臺(tái)了《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號(hào)）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）和《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號(hào)）等多份在電子文件和電子檔案管理工作領(lǐng)域具有重要意義的行政規(guī)范性文件。北京市檔案局作為本市的檔案行政管理部門，對(duì)新形勢(shì)下電子文件歸檔和電子檔案管理工作如何推進(jìn)，進(jìn)行了深入且科學(xué)的研究。2013年，市檔案局黨組就如何應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，快速推動(dòng)全市電子文件歸檔和電子檔案管理工作，初步確定了近期的工作重點(diǎn)：調(diào)研全市電子文件管理工作現(xiàn)狀，抓緊制訂《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，加快北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）建設(shè)，配套出臺(tái)《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市電子檔案移交與接收辦法》、《北京市電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《北京市檔案館檔案數(shù)字資源管理辦法》，采取邊制訂、邊宣貫、邊建設(shè)、邊試點(diǎn)的工作模式，力爭(zhēng)三年內(nèi)形成具有我市檔案工作特色的電子文件歸檔和電子檔案管理工作制度體系，形成一批較為成功的、可借鑒的電子檔案管理試點(diǎn)單位，為“十三五”時(shí)期我市檔案系統(tǒng)全面開展電子檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

按照市檔案局黨組的統(tǒng)一部署，市檔案局積極尋求北京市電子文件管理聯(lián)席會(huì)議成員單位的政策支持，北京市檔案局聯(lián)合北京市密碼管理局于2014年2月7日印發(fā)了《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發(fā)[2014]3號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。本《辦法》共六章27條，針對(duì)電子文件的歸檔、電子檔案的移交與接收、電子檔案的保管和電子檔案的利用等制訂了較為全面的規(guī)定，并就目前仍容易產(chǎn)生歧義的名詞定義和新舊文件更替等方面進(jìn)行了明確。本《辦法》規(guī)范了我市電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，為維護(hù)歷史記錄完整，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)與利用，推動(dòng)檔案信息化又好又快地發(fā)展起到重要作用。筆者將按照《辦法》的章節(jié)，就其中較為重要的內(nèi)容以及《辦法》的有關(guān)條款與之前有關(guān)文件的要求不盡相同的方面進(jìn)行詳細(xì)解讀。

一、適用范圍

（一）實(shí)施范圍

本《辦法》的實(shí)施范圍包括：市和區(qū)（縣）所屬黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)及國(guó)有控股企業(yè)，其他組織參照?qǐng)?zhí)行。

（二）工作范圍

《辦法》適用的工作范圍包括：電子文件的歸檔，檔案室藏電子檔案的管理、利用與移交，檔案館接收電子檔案及館藏電子檔案的管理、長(zhǎng)期保存和利用等。即覆蓋電子文件自形成單位業(yè)務(wù)部門歸檔工作起，至電子檔案在檔案館長(zhǎng)期保存的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，及各工作環(huán)節(jié)的主要工作要求。

（三）北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設(shè)

《辦法》明確界定北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）的建設(shè)模式、使用范圍和功能邊界。

1.建設(shè)模式

運(yùn)用集約化的系統(tǒng)建設(shè)手段，采取市檔案局（館）統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)，各使用單位分步部署、分別管理的模式。即由市檔案局（館）統(tǒng)一建設(shè)、部署并運(yùn)行北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心），各使用單位通過(guò)統(tǒng)一的入口使用該平臺(tái)并管理本單位的檔案數(shù)字資源。此外，社會(huì)公眾也將使用該平臺(tái)利用市和區(qū)（縣）檔案館藏的檔案數(shù)字資源，該平臺(tái)還將預(yù)留與中央檔案館和其他省區(qū)市檔案館及其他機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)接口，在條件成熟后實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的檔案數(shù)字資源交換功能。

2.使用范圍

覆蓋本市電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館，并由市檔案局（館）建設(shè)完成后負(fù)責(zé)面向全市統(tǒng)一推廣使用，其中電子文件形成單位主要指市和區(qū)（縣）檔案移交單位，對(duì)于市和區(qū)（縣）不向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的電子文件形成單位，若其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境符合接入條件，該平臺(tái)也可為其提供電子檔案的歸檔、管理和利用等主要功能。

3.功能邊界

起端為各使用單位的電子文件歸檔業(yè)務(wù)，終端為市和區(qū)（縣）檔案館的檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存，使用單位、市和區(qū)（縣）檔案館在兩端之間圍繞檔案數(shù)字資源開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)均包含在該平臺(tái)中。

二、名詞釋疑

本《辦法》重點(diǎn)描述并規(guī)范了電子文件和電子檔案的定義及用法，明確了電子文件歸檔和電子檔案管理工作應(yīng)遵循的“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”五項(xiàng)原則。此外，在過(guò)去制發(fā)的文件中提到過(guò)“邏輯歸檔”和“物理歸檔”的概念，這兩個(gè)名詞在本《辦法》中變更為準(zhǔn)確的“在線歸檔”和“離線歸檔”。

（一）電子文件

按照本《辦法》給出的定義，在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件特指可以經(jīng)過(guò)歸檔成為電子檔案的文件，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的系統(tǒng)文件、其他沒有歸檔價(jià)值的文件則不可再稱為電子文件。因此，電子文件應(yīng)當(dāng)具有原生性且具有歸檔價(jià)值，其載體唯一，內(nèi)容原始、真實(shí)、完整，是唯一原件。需要注意的是，有兩類數(shù)據(jù)在過(guò)去被誤認(rèn)為是電子文件：一是傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，二是用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版。上述兩類數(shù)據(jù)并非電子文件，今后在工作中應(yīng)注意區(qū)分。

（二）電子檔案

電子文件歸檔后稱電子檔案，即在本市檔案管理領(lǐng)域，電子文件歸檔后至長(zhǎng)期保存階段均統(tǒng)一稱為電子檔案。需要注意的是在電子文件定義中給出的兩類容易混淆的數(shù)據(jù)：傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本統(tǒng)稱為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本，應(yīng)納入檔案數(shù)字資源管理體系，但不可稱為電子檔案；用于紙質(zhì)文件起草工作的電子版不可歸檔為電子檔案，也不可向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

（三）統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用和安全保密

1.統(tǒng)一管理：對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。

2.全程管理：對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。endprint

4.便于利用：發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。

5.安全保密：按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

（四）在線歸檔和離線歸檔

1.在線歸檔：在不脫離計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件的管理權(quán)限由形成部門向檔案部門移交的過(guò)程。

2.離線歸檔：將電子文件拷貝至移動(dòng)硬盤，由形成部門向檔案部門送達(dá)移動(dòng)硬盤的過(guò)程。

三、電子文件歸檔工作要求

限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第二章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。

（一）編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表

本《辦法》第七條規(guī)定，電子文件形成單位應(yīng)制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核。市檔案局近期正在加緊起草《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》），用以指導(dǎo)電子文件形成單位編制本單位的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。在《指南》印發(fā)前，電子文件形成單位暫時(shí)參照國(guó)家和我市有關(guān)傳統(tǒng)載體文件的規(guī)定，界定電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限。

（二）電子文件的實(shí)時(shí)歸檔

本《辦法》第八條規(guī)定，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的單位應(yīng)在電子文件辦理完畢后實(shí)時(shí)歸檔。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理的表述具有以下三層基本含義：

1.信息系統(tǒng)支撐電子文件全部辦理、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。這里指的主要是電子公文，對(duì)于數(shù)碼照片和聲音、影像類等依托于拍攝、錄音設(shè)備形成的文件，或是由其他系統(tǒng)直接產(chǎn)生的無(wú)需經(jīng)過(guò)公文流轉(zhuǎn)程序的文件，也可實(shí)施在線歸檔。

2.信息系統(tǒng)具備電子文件網(wǎng)絡(luò)在線歸檔的功能。

3.信息系統(tǒng)具備在線的電子檔案存儲(chǔ)、管理和利用的功能。

（三）電子文件的數(shù)據(jù)類型

本《辦法》第十條規(guī)定了電子文件的數(shù)據(jù)類型和歸檔格式，各數(shù)據(jù)類型所代表的含義如下：

1.文本文件：指采用文字處理軟件生成的，記載字、詞、數(shù)字或符號(hào)等字符信息的文件。

2.數(shù)據(jù)文件：指通過(guò)各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理的，以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式記錄的文件。

3.圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖軟件制作的圖形檔案，包括位圖文件和矢量圖文件兩種。

4.圖像文件：指采用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備拍攝或掃描生成的靜態(tài)圖像文件。

5.影像文件：指采用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等設(shè)備拍攝或采集生成的，可同時(shí)記錄聲音、動(dòng)態(tài)影像等信息的文件。

6.聲音文件：指采用數(shù)字錄音設(shè)備生成的，記錄語(yǔ)音等聲音信息的文件。

（四）電子文件的形式變化

本《辦法》第十一條要求確保在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容的真實(shí)、完整。其意義在于電子文件的特性決定其在進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中，可能會(huì)產(chǎn)生諸如字體、字號(hào)、行間距、文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等變化，與傳統(tǒng)載體檔案的管理要求不同，電子文件在歸檔和長(zhǎng)期保存過(guò)程中是允許形式發(fā)生不可避免的變化的，但是其所載內(nèi)容決不可有任何變化。

（五）涉密電子文件的在線歸檔

按照本《辦法》第十二條的規(guī)定，涉密電子文件可以在線歸檔。但是必須注意，用于涉密電子文件在線歸檔的信息系統(tǒng)必須為涉密信息系統(tǒng)，且該信息系統(tǒng)所能承載的文件密級(jí)等級(jí)必須與在線歸檔的涉密電子文件的密級(jí)相匹配。在涉密信息系統(tǒng)建設(shè)方面，國(guó)家有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

四、電子檔案移交與接收工作要求

限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第三章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。

（一）電子檔案的移交時(shí)間

與傳統(tǒng)載體檔案形成滿20年向國(guó)家綜合檔案館移交的要求不同，電子檔案應(yīng)在歸檔后4年內(nèi)向市或區(qū)（縣）檔案館移交。4年指的是最長(zhǎng)的移交年限，市和區(qū)縣檔案行政管理部門可以根據(jù)本地區(qū)實(shí)際，在4年內(nèi)選擇合適的時(shí)間間隔設(shè)為電子檔案的移交年限。此外，待北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運(yùn)行后，亦可實(shí)時(shí)移交。

（二）電子檔案移交與接收的主要工作

本《辦法》并未對(duì)電子檔案移交和接收過(guò)程的各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，市檔案局目前正在加緊起草《北京市電子檔案移交與接收辦法》，移交與接收相關(guān)工作的具體要求將在該文件中進(jìn)行規(guī)定。

（三）電子檔案的移交介質(zhì)

本《辦法》明確規(guī)定了電子檔案離線移交使用移動(dòng)硬盤作為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)，這與我市過(guò)去使用光盤移交電子檔案的要求有所不同。用于離線移交工作的移動(dòng)硬盤必須為電子檔案移交工作專用，該移動(dòng)硬盤平時(shí)不得用作他處，不能存儲(chǔ)任何與移交工作無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)。在線移交的相關(guān)要求將會(huì)在《北京市電子檔案移交與接收辦法》中進(jìn)行規(guī)定。在北京數(shù)字檔案館（北京電子文件中心）運(yùn)行前，統(tǒng)一使用離線移交的方式開展電子檔案移交工作，暫不執(zhí)行在線移交。

（四）機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中電子檔案的處置工作

按照《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號(hào)）規(guī)定，機(jī)構(gòu)撤銷或合并后檔案室所藏的電子檔案應(yīng)向相應(yīng)級(jí)別和類型的檔案館移交，或向合并后單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人均不得擅自處置或銷毀電子檔案。

五、電子檔案的保管工作

限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第四章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。

（一）電子檔案的異質(zhì)備份工作

本《辦法》規(guī)定市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)對(duì)館藏重要的電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份，對(duì)電子文件形成單位并無(wú)異質(zhì)備份的要求。這里存在三個(gè)主要問(wèn)題：異質(zhì)備份的范圍、異質(zhì)備份的方式、異質(zhì)備份的可執(zhí)行性。

1.異質(zhì)備份的范圍：《辦法》中規(guī)定的是“重要的電子檔案”，這就意味著并非所有館藏電子檔案全部需要做異質(zhì)備份，而是要求市和區(qū)縣檔案館根據(jù)自己的館藏結(jié)構(gòu)，甄選部分重要性較高的電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份。endprint

2.異質(zhì)備份的方式：考慮紙張的成本，市檔案館目前使用縮微膠卷作為電子檔案異質(zhì)備份的載體，區(qū)縣檔案館可以參照?qǐng)?zhí)行。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，異質(zhì)備份指的并非數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)在不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)中的備份，如在硬盤或磁帶中備份一套電子檔案并非異質(zhì)備份，異質(zhì)備份特指檔案信息在不同的信息承載媒介中的備份，如電子檔案異質(zhì)為縮微膠卷副本或是紙質(zhì)副本。

3.異質(zhì)備份的可執(zhí)行性：由于數(shù)據(jù)文件、圖形文件和圖像文件等多種電子檔案是無(wú)法異質(zhì)為縮微膠卷副本或紙質(zhì)副本進(jìn)行備份的，因此館藏電子檔案中能夠進(jìn)行異質(zhì)備份的僅僅是一部分，結(jié)合異質(zhì)備份的范圍問(wèn)題，再次強(qiáng)調(diào)市和區(qū)縣檔案館電子檔案的異質(zhì)備份并非針對(duì)全部館藏，而是針對(duì)重要的、且能夠進(jìn)行異質(zhì)備份的部分電子檔案。

（二）電子檔案保管的總體要求

電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館，應(yīng)當(dāng)配備電子檔案存儲(chǔ)、檢測(cè)、備份、遷移、恢復(fù)、安全防護(hù)、銷毀、利用等設(shè)備設(shè)施，完善保管環(huán)境條件，有效實(shí)施規(guī)范管理，維護(hù)電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。

（三）電子檔案的定期檢查

在電子檔案定期檢查的要求中，有兩個(gè)問(wèn)題需要重點(diǎn)說(shuō)明：一是抽樣率的計(jì)算方法；二是在定期檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題如何采取補(bǔ)救措施。

本《辦法》規(guī)定，人工抽檢存儲(chǔ)在脫機(jī)載體中的電子檔案，抽樣率不低于電子檔案總量的10%。這里的電子檔案總量指的是電子檔案總件數(shù)，而非總頁(yè)數(shù)。

在定期檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)如何采取補(bǔ)救措施呢？對(duì)于在線數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)使用本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)；對(duì)于本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)使用異地備份數(shù)據(jù)恢復(fù)；對(duì)于異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，使用本地脫機(jī)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)。簡(jiǎn)言之，在線數(shù)據(jù)、本地或異地備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)使用本地或異地備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，不能夠使用在線數(shù)據(jù)恢復(fù)本地或異地的備份數(shù)據(jù)。

（四）電子檔案的異地備份工作

電子文件形成單位的異地備份工作在《辦法》中規(guī)定的較為詳細(xì)，這里僅對(duì)市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份工作進(jìn)行說(shuō)明。市和區(qū)（縣）檔案館的異地備份地點(diǎn)分為兩個(gè)，一是北京市信息安全容災(zāi)備份中心，二是陜西省檔案館。市和區(qū)（縣）檔案館在上述兩個(gè)地點(diǎn)開展的異地備份工作均由市檔案局（館）統(tǒng)一承擔(dān)，各區(qū)（縣）檔案館僅需按照市檔案局（館）的通知要求及時(shí)報(bào)送需備份的電子檔案即可。

（五）電子檔案的脫機(jī)備份載體

本《辦法》對(duì)本市電子文件形成單位和市、區(qū)（縣）檔案館選型電子檔案脫機(jī)備份載體方面，做出了新的要求。即今后統(tǒng)一使用磁帶或硬磁盤，硬磁盤包括移動(dòng)硬盤和硬盤。由于不再將光盤列為備份介質(zhì)，各單位應(yīng)注意及時(shí)調(diào)整。至于是使用磁帶，還是使用硬磁盤作為備份介質(zhì)，各電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)根據(jù)本單位的設(shè)施設(shè)備情況進(jìn)行選擇。此外，無(wú)論使用磁帶還是硬磁盤作為備份介質(zhì)，均應(yīng)在滿4年后進(jìn)行介質(zhì)更新，即將全部備份數(shù)據(jù)遷移至新的磁帶或移動(dòng)硬盤中。

（六）電子檔案的保管環(huán)境

電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)具備防塵、防磁場(chǎng)干擾、防電磁泄漏、防機(jī)械振動(dòng)、防有害氣體（二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）、防光（主要是紫外線）、防霉變、防有害生物、防火、防水、防盜條件，進(jìn)行必要的溫度、濕度控制。具體要求參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)即可。

（七）電子檔案保管的其他要求

電子檔案的管理措施和保管環(huán)境除了應(yīng)按照本辦法第二十一條執(zhí)行，還應(yīng)達(dá)到《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號(hào)）第二十五條的要求，具體如下：

1.所有設(shè)備、設(shè)施、軟件系統(tǒng)及各種載體應(yīng)性能優(yōu)良、運(yùn)行穩(wěn)定可靠，有利于保持?jǐn)?shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀性。

2.對(duì)發(fā)生數(shù)據(jù)損毀的電子檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3.保存涉密電子檔案的載體，應(yīng)選擇安全保密的場(chǎng)所，配備必要的保密防護(hù)設(shè)施。

4.按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，保存電子檔案的場(chǎng)所應(yīng)該封閉，存儲(chǔ)涉密電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)與其他信息系統(tǒng)實(shí)行物理隔離或采取符合保密標(biāo)準(zhǔn)要求的安全隔離措施，應(yīng)按照系統(tǒng)保存的密級(jí)和安全等級(jí)最高的電子檔案執(zhí)行信息安全與保密管理制度。

5.銷毀電子檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。銷毀涉密電子檔案，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)銷并保證其內(nèi)容不可恢復(fù)。

6.電子檔案應(yīng)根據(jù)技術(shù)與管理的發(fā)展變化，及時(shí)進(jìn)行不同信息系統(tǒng)平臺(tái)間、不同信息載體間的遷移。

六、電子檔案的利用工作

限于篇幅，本部分僅對(duì)《辦法》第五章的規(guī)定中需要進(jìn)一步解釋的內(nèi)容進(jìn)行解讀。

（一）電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索目錄制作標(biāo)準(zhǔn)

由于電子文件的特性，在歸檔時(shí)均應(yīng)以“件”為單位。因此，電子檔案的計(jì)算機(jī)檢索目錄層級(jí)也應(yīng)達(dá)到“文件級(jí)”。并且，計(jì)算機(jī)檢索目錄與電子檔案原文應(yīng)有效鏈接，在信息系統(tǒng)環(huán)境下，可通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索目錄準(zhǔn)確定位并提取電子檔案原文。

（二）電子檔案利用的登記和審批流程設(shè)計(jì)

在利用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，應(yīng)按照《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南》（京檔發(fā)[2006]11號(hào)）的要求設(shè)計(jì)利用登記和利用審批流程，確保任何電子檔案不會(huì)超授權(quán)范圍利用、復(fù)制或公布。

（三）電子檔案的原件封存問(wèn)題

本《辦法》明確了電子檔案封存保管要求，電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案館應(yīng)將館室藏電子檔案制作一套專門提供利用的版本上傳至利用系統(tǒng)，電子檔案的原始?xì)w檔數(shù)據(jù)不得提供利用。

七、《辦法》的施行時(shí)間和文件更新問(wèn)題

本《辦法》自2014年2月7日起施行，由于《辦法》按照信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)一些舊要求做出了新的規(guī)定，電子文件形成單位、市和區(qū)（縣）檔案局（館）需要認(rèn)真學(xué)習(xí)，逐步按照新的要求調(diào)整本單位的相關(guān)工作。同時(shí)，為了避免本市在電子文件歸檔和電子檔案管理方面的多份文件在具體工作要求方面的沖突、以及在新的信息技術(shù)環(huán)境下更新相關(guān)規(guī)定，在本《辦法》施行當(dāng)日廢止了《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》（京檔發(fā)[2004]14號(hào)）、《北京市國(guó)家機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作規(guī)定（試行）》（京檔發(fā)[2007]2號(hào)）。

以上為《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中需要重點(diǎn)解讀的內(nèi)容，各相關(guān)單位理解以上內(nèi)容，就能準(zhǔn)確、全面的把握和執(zhí)行《辦法》，做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

作者單位：北京市檔案局endprint