論檔案現(xiàn)代管理模式

吳建華 歸吉官

(南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093)

檔案工作發(fā)展至今，其現(xiàn)狀是難以令人滿意的。孤立、簡單、靜止、封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式嚴重阻礙了現(xiàn)代檔案工作、檔案事業(yè)的進步與發(fā)展。為此，曾有學者坦言:“一種久已有之、較為普遍的現(xiàn)象值得引起現(xiàn)代檔案工作者的深思：我們?yōu)樯鐣谋４娴淖鳛椤鐣洃洝臋n案，卻很少引起廣大民眾的興趣，有些人甚至不知道‘檔案’究竟是什么，檔案館在何處?！保?］上世紀80年代以來，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，成倍增長的電子文件已經(jīng)被檔案學界、業(yè)界自覺地納入各自的研究范疇和實踐領(lǐng)域。再加上近幾年“大數(shù)據(jù)”的出現(xiàn)，其作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，對檔案管理模式的變革也起到積極的推動作用。從紙質(zhì)文件到電子文件，從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化，從信息共享到信息價值共享［2］，這使得檔案館具有了數(shù)據(jù)高速增長并海量積累的大數(shù)據(jù)特征。如果現(xiàn)代的檔案工作再沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，那么必將使我們淹沒在信息、數(shù)據(jù)的海洋之中。早在1996年第十三屆國際檔案大會報告中，加拿大著名檔案學者特里·庫克就指出：“確實，我們現(xiàn)在有機會通過向全世界展示如何避免淹沒在無意義數(shù)據(jù)‘海洋’里和如何探求相互關(guān)聯(lián)的意義或知識，來重新肯定我們專業(yè)的適用性?！保?］為順應(yīng)時代的發(fā)展和檔案工作的轉(zhuǎn)型，在內(nèi)外力交叉作用下，我國的檔案管理模式雖已發(fā)生一些變化，但是這種變化還不十分顯著，目標也未很明確。

1 檔案工作的立體（三維）發(fā)展

當前我國檔案工作正處于立體發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，特別是在現(xiàn)階段，檔案工作表現(xiàn)為向文件形成階段前移，向知識管理、知識服務(wù)深入，與社會化融合發(fā)展。

1.1 前移——實行全程化管理

檔案管理工作前移，指導并監(jiān)督文件的形成符合檔案管理的要求十分必要，也是切實可行的。前端控制、全程管理思想雖然在電子文件管理中頗為盛行，但并不是電子文件管理的專利。早在紙質(zhì)文件時期，這些思想便已初露端倪。例如，對歸檔文件質(zhì)量的要求：紙張等載體要符合檔案管理要求，歸檔文件材料書寫時左側(cè)應(yīng)預留足夠的裝訂空間，字跡材料要具有耐久性等等。這都是檔案部門應(yīng)該對文件形成部門進行指導和監(jiān)督的范疇，也是職責所在。尤其在電子文件管理實踐中，檔案工作是否前移，前移是否到位，時刻關(guān)系著電子文件的生存狀態(tài)。電子文件是一種極為“活躍”的文件類型，一旦失控將會威脅其真實性、可靠性、完整性、可用性。當然，我們所說的將檔案工作向前移，檔案部門加強對文件形成部門的指導和監(jiān)督，是有一定適用范圍的，就目前來說，僅限于一個單位內(nèi)部是行得通的。但不能據(jù)此擴大到某一行政區(qū)的檔案行政管理部門或者綜合檔案館可以將檔案工作前移，至少在目前缺少相關(guān)法律、制度依據(jù)的情況下是不可行的。不過，假如每一個單位都能把文件管理與檔案管理理順了，那么就無須為檔案行政管理部門或者綜合檔案館擔心這些問題了。

1.2 深入——提供知識化服務(wù)

檔案工作轉(zhuǎn)型期不僅表現(xiàn)為檔案工作向前移，還體現(xiàn)在檔案工作向縱深延伸，提供知識化服務(wù)。提供知識化服務(wù)是檔案知識管理的應(yīng)有之義，是一種全新的服務(wù)理念和方式，是對檔案實體管理與信息管理服務(wù)理念和方式的巨大變革。這符合時代的發(fā)展需要，也是促進檔案工作的應(yīng)有舉措。如今，檔案部門正面臨著“信息爆炸”和“知識饑渴”的尷尬。在信息、數(shù)據(jù)不斷膨脹的時代，檔案部門提供簡單的檔案實體材料、檔案信息服務(wù)已遠遠滿足不了人們的需求。人們對信息的需求是無可限量的，并不止于對檔案文獻材料顯性知識的獲取，只是以往檔案部門不注重挖掘潛涵在檔案文獻材料背后的隱性知識，使得人們對更深層次的信息需求無法激發(fā)。其實，我們在獲取信息之時，除了要知道是什么之外，還想知道為什么，只有都得到答案才算完整的信息獲取。檔案管理提供知識化服務(wù)就是在滿足人們知道是什么的同時，還要回答為什么?！皺n案知識管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）”，［4］同時，檔案工作者的角色也將由實體保管員向知識提供者過渡?！斑@種以知識服務(wù)作為核心的檔案管理方式不僅是時代發(fā)展的要求，而且會使檔案工作者抓住新時代的機遇，以知識管理者的形象重新確立自身的地位?！保?］由此可見，檔案工作的深入，檔案知識化服務(wù)的開展將是檔案職業(yè)定位的新起點。

1.3 融合——實施社會化戰(zhàn)略

檔案部門與檔案工作不是孤立存在的，它與社會其他部門、其他工作有著千絲萬縷的聯(lián)系。檔案既不是由檔案部門形成的，也不是為檔案部門服務(wù)的。檔案工作、檔案事業(yè)只有與社會相融合，才能體現(xiàn)出其存在價值。正如馮惠玲教授所言：“只有走向社會，服務(wù)社會，檔案館才能產(chǎn)生社會效益，獲得生存的社會基礎(chǔ)；只有親近民眾，服務(wù)民眾，檔案館才能贏得廣泛的民眾支持，獲得發(fā)展的力量來源?！保?］進入21 世紀以后，檔案與檔案工作的政治性正逐步減弱，社會性正逐漸增強，“社會檔案觀”越來越為我國檔案學界、業(yè)界所認可。許多有識之士撰文呼吁：還檔案館的科學文化事業(yè)機構(gòu)的本來面目，傳統(tǒng)的綜合檔案館應(yīng)該向公共檔案館轉(zhuǎn)型，要強調(diào)檔案館的公益性、服務(wù)性、開放性［7］。與此同時，各地檔案館也紛紛行動起來，加強館藏資源建設(shè)，多措并舉“開門納客”。其次，各級綜合檔案館的館藏資源正往多元化發(fā)展，面向民生的多元化檔案資源體系正在逐步建立。學者曾經(jīng)的抱怨：“翻閱中國歷史總有一種殘缺不全的感覺，讀到的多是社會上層結(jié)構(gòu)的崩析與重組，重組復崩析，幾乎看不到社會低層（底層）民眾的真實生存狀態(tài)和精神歷程?！保?］現(xiàn)今這些正悄然發(fā)生變化。再次，檔案社會化服務(wù)正在興起，全國各地檔案館在不斷拓寬社會化服務(wù)功能的同時，還注重對服務(wù)機制的創(chuàng)新和服務(wù)制度的完善。所有這些都反映了我國檔案工作、檔案事業(yè)正經(jīng)歷著從“國家模式”向“社會模式”過渡的巨大變革［9］。

2 檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊

檔案管理模式是對檔案工作內(nèi)容構(gòu)成及其相互關(guān)系的規(guī)范化描述。由于它是在特定的歷史時期和檔案工作環(huán)境下產(chǎn)生的管理范式，是某一時期檔案管理工作的縮影，所以具有一定的時代性。檔案現(xiàn)代管理模式是相對于檔案傳統(tǒng)管理模式而言的，它主要由超前管理、實體管理、信息管理和知識管理四大板塊構(gòu)成。

2.1 超前管理

檔案超前管理，是一種前端控制手段，即主張檔案管理工作應(yīng)在檔案形成之前，從源頭開始就對可能成為檔案的文件資料進行質(zhì)量控制，關(guān)注文件、文件形成者及其形成過程的有機聯(lián)系、職能以及可靠性等方面的關(guān)系，避免有價值的檔案或相關(guān)背景信息的流失［10］。超前管理的主要內(nèi)容和任務(wù)是指導、協(xié)助、監(jiān)督、檢查文件的形成、積累、整理和歸檔等文件工作，其目標是保證文件的質(zhì)量符合檔案管理的要求，實現(xiàn)文件與檔案工作的一體化管理。文件工作和檔案工作是密切相連、相互影響的工作，但是，一直以來多被人為地割裂，兩項工作彼此脫節(jié)，各行其是，這嚴重制約著檔案工作水平的提高。尤其是在檔案信息化不斷發(fā)展的今天，要實現(xiàn)文檔信息的“一次輸入多次輸出”，就必須對文件工作進行超前管理，否則可能會出現(xiàn)“多次輸入”的重復工作，效果事倍功半。當然，要完全打破文件工作與檔案工作之間的壁壘并非易事，這是一個循序漸進的過程。

2.2 實體管理

20世紀80年代以前，整個檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點是對檔案實體進行管理，包括收集、整理、鑒定以及最后的提供利用等等都是以檔案實體為具體的管理對象，檔案管理理論也主要是圍繞實體管理進行建構(gòu)，這就是檔案實體管理的主要特征［11］。檔案實體管理主要受物本管理理念的支配，管理理念比較簡單，“靜態(tài)”思維貫徹著檔案工作的各環(huán)節(jié)。實體管理的管理手段和方式也相對單一，主要以手工管理為主。例如，歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等都屬于實體管理。實體管理相對于信息管理和知識管理來說，盡管存在著這樣或那樣的諸多缺陷，但是依然可以成為檔案現(xiàn)代管理模式的一個組成部分。因為，就目前看來檔案的“實體”概念雖有逐漸被弱化的跡象，但沒有消失的充分理由。大量館（室）藏實體資源的存在以及電子文件實行的“雙套制”，這足以表明檔案“實體”概念的長期存在，檔案實體管理也將會長期維持。雖然信息管理的興起和知識管理的出現(xiàn)，會對實體管理造成一定的沖擊，但是它們之間只是互相依存的關(guān)系，而非互相沖突。圍繞檔案“實體”的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等形成的方法與理論也不能全部摒棄。

2.3 信息管理

20世紀80年代以來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，實體管理的理念與方法逐漸被弱化，而更注重的是突破載體束縛的檔案信息管理與開發(fā)。檔案信息管理擺脫了傳統(tǒng)以“實體”為具體管理對象的諸多缺陷的困擾，使檔案信息可以不受時空的限制實時被人們所監(jiān)管和利用。檔案信息管理的主要內(nèi)容是引入現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行著錄、標引、組織、編研、服務(wù)以及進行檔案信息化建設(shè)。檔案信息管理的基礎(chǔ)工作包括：借助電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的實時歸檔；開展檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)檔案信息的縮微保存和自動檢索；建設(shè)數(shù)字檔案館（室），實現(xiàn)整個檔案工作的全面提升。檔案信息管理的突出特點是把檔案信息資源開發(fā)提升到前所未有的高度，檔案主動服務(wù)于社會的趨勢日趨明顯，檔案工作融入社會化發(fā)展的要求愈加強烈。從這個意義上可以說，檔案信息管理是檔案工作與檔案事業(yè)的第一次革命性變革。檔案信息管理理應(yīng)成為檔案現(xiàn)代管理模式的重要組成部分。

2.4 知識管理

進到21世紀，起源于企業(yè)界的知識管理作為一種管理理念和管理方法被傳入檔案管理領(lǐng)域，于是產(chǎn)生了檔案知識管理。檔案知識管理的重點不再是檔案實體和檔案信息，而是轉(zhuǎn)向檔案知識，強調(diào)對檔案內(nèi)容所蘊含知識的挖掘、管理和利用，突出檔案的知識價值。在檔案學界，對檔案知識管理存在兩種截然相反的認識。一是全面排斥知識管理，認為知識管理興起于企業(yè)管理，知識管理的理念、方法和技術(shù)主要都是針對企業(yè)管理的，是企業(yè)信息資源管理的高級形態(tài)，因此知識管理不同于檔案管理。二是全盤接受知識管理，認為知識管理的對象是知識，包括顯性知識和隱性知識，顯性知識一部分來自組織自身活動直接形成的文件、檔案，另一部分是從外部獲取的文獻資料、法律法規(guī)、條例、會議記錄、專利、商標、版權(quán)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上資源、商業(yè)秘密等方面的材料；檔案管理的對象是檔案，是顯性知識載體。知識管理的范圍大于檔案管理，檔案管理是一種知識管理工作，進而主張將知識管理全面引入檔案管理。我們認為檔案管理與知識管理既相近相通，又相差相異，同時也相輔相成。知識管理具有的先進管理理念和方法完全可以適當引入檔案管理，以促進檔案工作的深入發(fā)展。在實際工作當中也是如此，檔案工作的不斷深入急需檔案知識管理的介入，以提供知識化服務(wù)滿足用戶的更高層次需求。在現(xiàn)階段，檔案知識管理雖不是很成熟，但作為一種發(fā)展趨勢卻已經(jīng)很明顯，這是無法阻擋的，而且應(yīng)該成為檔案現(xiàn)代管理模式的核心部分。

超前管理、實體管理、信息管理和知識管理作為檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊，它們之間的關(guān)系并非涇渭分明，彼此之間存在著部分重疊、交叉的相似性。檔案現(xiàn)代管理模式既體現(xiàn)四者的個性特點又兼顧其共性優(yōu)勢，其結(jié)構(gòu)更加合理，從而實現(xiàn)各司其職、相互協(xié)作。

3 檔案現(xiàn)代管理模式的核心——檔案知識管理

檔案現(xiàn)代管理模式是相對于孤立、簡單、靜止、封閉的檔案傳統(tǒng)管理模式而言的，無論是從宏觀的檔案管理發(fā)展的歷史進程來看，還是從中、微觀的檔案管理理念、方法與技術(shù)來看，檔案知識管理作為檔案現(xiàn)代管理模式的核心可謂當之無愧。

3.1 檔案知識管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

檔案知識管理是檔案工作發(fā)展到一定歷史時期的必然產(chǎn)物，這既有外部環(huán)境的影響，又是出于內(nèi)部變革的需要。

3.1.1 適應(yīng)知識經(jīng)濟時代發(fā)展的必然選擇。知識經(jīng)濟時代是建立在知識和信息生產(chǎn)、分配、使用基礎(chǔ)上并以知識運營為經(jīng)濟增長方式的新經(jīng)濟形態(tài)的時代。在追求經(jīng)濟效益的企業(yè)界，我們不難理解為什么知識管理起源于并被廣泛應(yīng)用于該領(lǐng)域。那么，這是否意味著知識管理更容易為企業(yè)檔案管理所接受呢？回答是肯定的，事實也證明了這一點。檔案學界對檔案知識管理的研究最集中也相對系統(tǒng)的領(lǐng)域就是企業(yè)檔案知識管理，而且一些企業(yè)也正在著力開展這方面的工作。“企業(yè)檔案管理的根本出路在于通過變革適應(yīng)時代與環(huán)境變化的要求。知識管理作為知識經(jīng)濟時代的管理范式，能夠為檔案管理變革提供新的思維?！保?2］據(jù)此，我們可以擴大到以知識經(jīng)濟為基礎(chǔ)的整個檔案工作大領(lǐng)域，知識管理同樣能夠為企業(yè)檔案管理之外的其他領(lǐng)域的檔案管理變革提供新思維。

3.1.2 大數(shù)據(jù)發(fā)展為檔案知識管理提供了新機遇

大數(shù)據(jù)是繼云計算和物聯(lián)網(wǎng)之后IT 產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)具有四個方面的特征：一是數(shù)據(jù)體量大，二是數(shù)據(jù)類型繁多，三是價值密度低，商業(yè)價值高，四是處理速度快［13］。大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，是信息管理者在當今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略［14］。大數(shù)據(jù)時代勢必給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，現(xiàn)代檔案館具有了大數(shù)據(jù)的特征，一些傳統(tǒng)的檔案管理工作也會受到一定沖擊。檔案館海量的數(shù)據(jù)存儲，不僅加大了檔案信息檢索、查詢的難度，更是對檔案信息服務(wù)方式的挑戰(zhàn)。如何在海量的數(shù)據(jù)中查找到所需的檔案信息、知識，這就有必要引入知識管理，實現(xiàn)對檔案信息的挖掘，從而提供更有價值的檔案知識服務(wù)。大數(shù)據(jù)在挑戰(zhàn)傳統(tǒng)檔案管理工作的同時，也為檔案知識管理提供了新機遇。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展，檔案工作必須進行自我變革，而檔案知識管理正是這種自我變革的產(chǎn)物。

3.1.3 檔案實體管理和信息管理為知識管理奠定了基礎(chǔ)。檔案知識管理并不是一蹴而就，而需依托于原有的檔案管理基礎(chǔ)，包括具有一定規(guī)模且管理有序的檔案實體資源和信息資源、成熟的檔案管理方法與技術(shù)以及其他必備的軟硬件設(shè)施等等，這些都是進一步開展知識積累、組織、評價與服務(wù)等檔案知識管理活動的基礎(chǔ)。檔案實體管理與信息管理的工作積累能夠為檔案知識管理工作的開展提供必要的基礎(chǔ)條件，已經(jīng)進入到檔案信息管理階段并且各方面條件都已經(jīng)成熟的便可以積極推進檔案知識管理；正處在檔案實體管理到檔案信息管理過渡期的應(yīng)該進一步夯實基礎(chǔ)工作，以便下一步檔案知識管理工作的開展。總體上看，當前我國的檔案工作已經(jīng)過一段時期的信息化建設(shè)，具備了一定的檔案知識管理條件。但是，也應(yīng)看到我國檔案工作進行知識管理并不是很成熟，這主要受限于前一階段的基礎(chǔ)工作，而且整體上我國檔案工作還處于由傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡期。因此，只有進一步加快前兩個階段檔案管理工作的過渡與轉(zhuǎn)型，檔案知識管理才會順理成章。

3.2 檔案知識管理的原理與方法

檔案知識管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行知識積累、知識組織、知識評價和知識服務(wù)，以實現(xiàn)檔案的知識價值，提升組織的核心競爭力［15］。在這一過程當中，檔案知識管理的目標主要是為了提升組織的競爭力，與此同時，檔案工作的地位在組織內(nèi)部也將會有很大的提升。檔案知識管理的原理與方法是檔案管理圍繞知識積累、知識組織、知識評價、知識服務(wù)四項基本活動的開展而形成的。

一是檔案知識積累。基礎(chǔ)工作是完整地歸檔、收集組織內(nèi)部具有保存價值的文檔材料，確保反映組織活動概況的顯性知識的齊全與完整，加強對潛含在文檔材料背后隱性知識的挖掘，并使之可控、可用，此外還應(yīng)注重對組織外部知識的搜集并將之內(nèi)部化。

二是檔案知識組織。主要是按照一定的分類方案和組織方法對檔案進行知識組織，檔案知識組織一般無需考慮檔案實體特征，而是按照其內(nèi)容所承載的信息和知識類別來對檔案進行分類與組織，而且這種組織方法應(yīng)該以用戶為中心，要充分考慮用戶的需求偏好。檔案知識組織源于又高于傳統(tǒng)的檔案整理。

三是檔案知識評價。這與傳統(tǒng)的檔案鑒定思想是一脈相承的，基本的方法也是相通的。檔案知識評價主要是對檔案的知識進行評價，判斷其是否具有知識價值及其大小。檔案知識價值判斷的重點已不再局限于證據(jù)價值或保存價值，而是多種價值形態(tài)并重，都要兼顧。

四是檔案知識服務(wù)。上述的檔案知識積累、組織、評價的最終目的就是為了檔案知識服務(wù)，這是檔案知識管理的核心所在。檔案知識服務(wù)與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)不同，它是真正的以用戶為中心，為用戶提供可解決問題的答案（知識）。這明顯有別于傳統(tǒng)檔案服務(wù)的僅為用戶提供檔案實體材料或者檔案信息。

實質(zhì)上，檔案知識積累、組織、評價與服務(wù)是對傳統(tǒng)檔案收集、整理、鑒定與服務(wù)工作的延伸與拓展。

3.3 檔案知識管理的實現(xiàn)

從上述的檔案知識管理的原理與方法中可以看出，檔案知識管理更多的是對傳統(tǒng)檔案管理理念與方法的深化和提升。那么，檔案知識管理的實現(xiàn)必定要建立在對傳統(tǒng)檔案管理的管理思維、管理方式以及管理主體等進行相應(yīng)變革的基礎(chǔ)之上。

一是確立檔案知識管理理念。某種新的管理模式要使人們能夠接受并應(yīng)用它，首先要讓人們從思想上接受它，而后才能從行動上踐行它。檔案知識管理也是如此，要讓檔案部門及其檔案工作人員接受這樣一種理念。檔案知識管理理念的確立可以通過宣傳、教育以及自主學習、吸收等多種方式來實現(xiàn)。相信這一理念的確立必然會使檔案部門重新審視自身的功能定位，檔案工作者也會對自己的職能定位作一反思。

二是檔案部門要向?qū)W習型組織轉(zhuǎn)型。不斷提高檔案部門學習新知識、接受新技術(shù)的能力，努力營造促進檔案知識管理的文化氛圍。檔案部門內(nèi)部要培養(yǎng)和提高全員的檔案知識意識，鼓勵知識創(chuàng)新，逐步形成信息、知識共享的思維習慣。

三是檔案工作者要向知識管理協(xié)作者、知識服務(wù)者轉(zhuǎn)型。任何管理工作都是由人來完成的，人員素質(zhì)的高低決定著該項管理工作的成敗。傳統(tǒng)的檔案保管員是無法勝任檔案知識管理工作的，必須通過在職培訓使之轉(zhuǎn)型，或者也可以吸收具備檔案知識管理勝任力的人員來促進整體的轉(zhuǎn)型。

四是建立健全檔案知識管理組織與制度保障體系。檔案知識管理組織體系可以以單位內(nèi)部的檔案部門為中心，依托單位原有的專、兼職檔案人員隊伍來組建。檔案知識管理制度體系也可以在原有的檔案管理各項規(guī)章、制度基礎(chǔ)上加以豐富和完善而形成。

五是構(gòu)建統(tǒng)一的檔案知識管理平臺。這一平臺可以依托數(shù)字檔案館（室）來實現(xiàn)，目標是提供智能化、個性化的檔案知識服務(wù)。統(tǒng)一的平臺非常關(guān)鍵，它是聯(lián)系檔案館（室）與用戶的重要紐帶，也是用戶利用檔案信息、知識的重要渠道。所以構(gòu)建統(tǒng)一的檔案知識管理平臺是十分必要的，另外還需在實踐中不斷對平臺各項功能加以完善，只有如此用戶才會滿意。

4 檔案知識管理案例分析

為了使理論離實踐更近一些，同時也為了讓人們更好地理解和掌握檔案知識管理的理念與方法，并在實際工作中靈活運用，本文選取了三個代表不同行業(yè)或領(lǐng)域的檔案知識管理典型案例進行分析。

案例一，武漢市城建檔案館。該館開展檔案知識管理主要體現(xiàn)在以下四個方面［16］：一是注重檔案館人員的隱性知識開發(fā)，經(jīng)常舉行業(yè)內(nèi)員工的知識交流和經(jīng)驗探討，鼓勵員工進行創(chuàng)新，通過發(fā)表學術(shù)論文、報告等形式將個人的隱性知識外化，通過知識共享增加知識價值。二是促進檔案館學習型組織的建立，努力改善辦公、學習的實體環(huán)境，使員工更加努力工作，以促進檔案工作創(chuàng)新；另外，還特別注重組織文化建設(shè)，大力倡導學術(shù)研究之風。三是推行面向知識的檔案資源管理，結(jié)合專業(yè)領(lǐng)域在多方配合下開發(fā)了“武漢市城市綜合管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)為城建檔案數(shù)據(jù)和信息的有序管理提供了基礎(chǔ)，而且能夠根據(jù)用戶的不同需求進行相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整，其對綜合管網(wǎng)基礎(chǔ)信息的匯總和制圖正是明顯的知識開發(fā)行為，這是知識管理運用于檔案管理的最佳體現(xiàn)。四是建立面向知識管理的檔案館服務(wù)體系，該館主要通過加大檔案編研力度和建設(shè)頗具規(guī)模的檔案門戶網(wǎng)站兩種方式進行檔案服務(wù)；此外，還建立了城建檔案利用反饋系統(tǒng)，各種利用信息的反饋其實也包含著一定的隱性知識顯性化過程。

案例二，中國移動通信集團廣東有限公司基于知識服務(wù)的檔案管理模式（RMBKS）［17］。該公司將檔案視為企業(yè)重要的信息資源、知識資產(chǎn)，將檔案管理的關(guān)注點從檔案實體轉(zhuǎn)向檔案信息、知識，通過檔案知識積累、組織、評價、服務(wù)，以及相應(yīng)企業(yè)文化營造、組織制度建設(shè)、人力資源管理、信息技術(shù)運用，滿足用戶對檔案信息、知識的需求，支持公司業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)，推動企業(yè)戰(zhàn)略落實，取得了顯著的效果。自2009年以來，企業(yè)內(nèi)部以文檔為載體的顯性知識歸檔、收集率達到100%；企業(yè)外部與公司經(jīng)營戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)相關(guān)的信息收集達到80%以上；內(nèi)部知識型員工的隱性知識顯性化（文檔化）達到50%以上。2005～2010年，公司檔案利用平均為8465卷件次/年，利用人次平均為39478 人次/年；檔案利用覆蓋率達到90%，用戶滿意度達到80%以上。

案例三，老科學家學術(shù)成長資料采集工程［18］。2009年12月由中國科協(xié)牽頭實施的老科學家學術(shù)成長資料采集工程正式啟動，北京理工大學圖書館被選為老科學家成長資料的收藏和管理單位——館藏基地，負責對300 位老科學家的學術(shù)成長資料進行整理、保存，以及對資料進行二次開發(fā)和利用。工程的實施，采用了檔案知識管理方法，建立科技名人全宗。在這一過程中，研究人員除了關(guān)注老科學家學術(shù)成長資料的外在形態(tài)外，還需挖掘老科學家頭腦中的隱性知識，進行顯性表達和創(chuàng)造知識，并應(yīng)用于實際，從而實現(xiàn)知識的價值。出于各種考慮，北京理工大學圖書館被選為館藏基地，工程實施的主體雖不是檔案部門，但卻是知識管理運用于檔案管理的成功典范，值得我們檔案部門深思。

三個案例折射的現(xiàn)狀是，知識管理運用于檔案管理更多的是呈點狀分布，檔案知識管理在檔案工作上的線、面尚未形成和鋪開，而且，檔案知識管理大多停留在表層或者僅是一種思路的初步體現(xiàn)，挖掘的深度不夠，還談不上真正意義上的檔案知識管理的全面運用。

總而言之，檔案工作的前移、深入、融合已是必然趨勢，檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊正是檔案工作立體（三維）發(fā)展的集中體現(xiàn)，是時代的必然產(chǎn)物。檔案現(xiàn)代管理模式的核心——檔案知識管理是知識經(jīng)濟時代、大數(shù)據(jù)時代檔案工作的管理范式，既可以運用于國家綜合檔案館、專業(yè)檔案館，又可以運用于機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案機構(gòu)。

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