數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的理論及作用分析

吳沅微 顏祥林

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210046）

1 引言

隨著檔案信息化建設(shè)的開展和逐步深入，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為了全國范圍內(nèi)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程。但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)絕非易事，它是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及資源、技術(shù)、人員、資金、設(shè)施等諸多因素，需要檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、其他相關(guān)單位及人員的共同參與。正是數(shù)字檔案館建設(shè)的復(fù)雜性決定了其建設(shè)面臨著很多的不確定性，這些不確定性即項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字檔案館建設(shè)中必須注重風(fēng)險(xiǎn)管理，及時(shí)對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識別、評估和分析研究，拿出可行性的風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

2 數(shù)字檔案館項(xiàng)目與風(fēng)險(xiǎn)管理

按照PMI（Project Management Institute，美國項(xiàng)目管理協(xié)會）的定義，“項(xiàng)目是為提供某項(xiàng)獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果所做的臨時(shí)性努力”。［1］數(shù)字檔案館項(xiàng)目則是圍繞數(shù)字檔案館的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)所做的一系列的努力工作。風(fēng)險(xiǎn)管理即數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理組織對項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃、識別、估計(jì)、評價(jià)、應(yīng)對、監(jiān)控的動(dòng)態(tài)過程，力求以科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)最大的安全保障。風(fēng)險(xiǎn)管理做得好，就能夠有效地規(guī)避和解決數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，保證項(xiàng)目的順利開展。

2.1 風(fēng)險(xiǎn)管理的本質(zhì)

風(fēng)險(xiǎn)管理是對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)從識別、分析乃至采取應(yīng)對措施等一系列過程的管理工作，它包括將積極因素所產(chǎn)生的影響最大化和使消極因素產(chǎn)生的影響最小化兩方面的內(nèi)容。風(fēng)險(xiǎn)管理的目的是要在風(fēng)險(xiǎn)成為影響項(xiàng)目成功的威脅之前，識別、著手處理并消除風(fēng)險(xiǎn)的源頭［2］。

2.2 數(shù)字檔案館項(xiàng)目與風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)系

對風(fēng)險(xiǎn)管理的研究開始于第一次世界大戰(zhàn)以后，當(dāng)時(shí)國際局勢復(fù)雜、社會矛盾尖銳，風(fēng)險(xiǎn)事故頻發(fā)，西方國家的一些大型企業(yè)開始思索風(fēng)險(xiǎn)管理的問題。德國比較早的建立了風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)理論，而美國也在經(jīng)歷了嚴(yán)重的世界性經(jīng)濟(jì)危機(jī)之后，于1932年成立紐約保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)人協(xié)會，定期討論風(fēng)險(xiǎn)管理的理論和實(shí)踐問題，此舉標(biāo)志著風(fēng)險(xiǎn)管理科學(xué)的興起。20 世紀(jì)60年代以后，美國、日本、英國相繼成立了專門的風(fēng)險(xiǎn)管理協(xié)會；在歐美等國，風(fēng)險(xiǎn)管理知識通過課堂得以普及［3］。目前，風(fēng)險(xiǎn)管理的應(yīng)用領(lǐng)域已擴(kuò)展至金融、投資、生產(chǎn)、醫(yī)療、天氣、項(xiàng)目等諸多領(lǐng)域。由于數(shù)字檔案館項(xiàng)目在我國發(fā)展至今還不夠成熟，風(fēng)險(xiǎn)管理在這一領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行運(yùn)用，可以針對數(shù)字檔案館項(xiàng)目的具體特點(diǎn)發(fā)展出新的理論和方法，從而推動(dòng)自身的理論和實(shí)踐發(fā)展。數(shù)字檔案館項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所涉及到的知識領(lǐng)域較廣，需要較大的資金、技術(shù)、人員投入，因此存在著很多不確定性，這些不確定性就是風(fēng)險(xiǎn)，只有對這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的管理，才能保證數(shù)字檔案館項(xiàng)目的順利開展和成功運(yùn)行。

3 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的制度背景和理論依據(jù)

在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理絕不是憑空臆想出來的，是有一定的制度背景和理論依據(jù)作支撐的。

3.1 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的制度背景

2009年年末，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）和國際電工委員會（IEC）歷時(shí)五年在廣泛收集各國風(fēng)險(xiǎn)管理成果的基礎(chǔ)上，發(fā)布了適用于各種組織的風(fēng)險(xiǎn)管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 31000:2009 和ISO/IEC 31010:2009 等系列標(biāo)準(zhǔn)。截至2011年年底，ISO 風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)一族共包含如下三個(gè)正式標(biāo)準(zhǔn)：ISO Guide 73:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理術(shù)語；ISO 31000:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理原則與指南；ISO/IEC 31010:2009 風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)。其中，ISO Guide 73:2009 為閱讀和理解族里的其他標(biāo)準(zhǔn)提供術(shù)語的定義和解釋；ISO 31000:2009 是風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)一族的核心，它為風(fēng)險(xiǎn)管理明確了原則、框架和過程；ISO/IEC 31010:2009 側(cè)重于風(fēng)險(xiǎn)評估方法與技術(shù)，是讀者使用ISO 31000:2009 時(shí)的技術(shù)補(bǔ)充［4］。我國也有自己的風(fēng)險(xiǎn)管理國家標(biāo)準(zhǔn)：GB/T 24353-2009 風(fēng)險(xiǎn)管理原則與實(shí)施指南。此標(biāo)準(zhǔn)提供了風(fēng)險(xiǎn)管理的原則和通用的實(shí)施指南，適用于各種類型和規(guī)模的組織。但具體實(shí)施仍需取決于各組織的實(shí)際需要和具體實(shí)踐。《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》第五部分——保障體系建設(shè)中也明確提出為保障數(shù)字檔案館的信息安全就必須遵守GB/Z24364-2009《信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理指南》，這其中的主要內(nèi)容即風(fēng)險(xiǎn)管理概述，認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括以下步驟：背景建立——風(fēng)險(xiǎn)評估——風(fēng)險(xiǎn)處理——批準(zhǔn)監(jiān)督——監(jiān)控審查——溝通咨詢——信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維、廢棄階段的信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理。

3.2 項(xiàng)目管理理論

項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，它是一個(gè)運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法對項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制的過程。由于項(xiàng)目開展過程中具有很多的不確定性，因此項(xiàng)目管理的一個(gè)主要方面就是對項(xiàng)目中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行科學(xué)管理［5］。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指項(xiàng)目管理組織對可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行計(jì)劃、識別、估計(jì)、評價(jià)、應(yīng)對、監(jiān)控的全過程。根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)有無預(yù)警信息，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理理論可分為兩種：一種是針對無預(yù)警信息項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理方法和理論。無預(yù)警信息項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的管理控制主要有兩種方法，即消減項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)后果的方法和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法（例如通過外包轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)）。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的另一種理論和方法是針對有預(yù)警信息的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，此類項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事先是可以進(jìn)行預(yù)測的，所以可采取跟蹤風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展變化情況的方法來控制這種項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)［6］。

3.3 風(fēng)險(xiǎn)管理理論

按照ISO 風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)ISO Guide 73：2009 的定義，風(fēng)險(xiǎn)管理是指針對風(fēng)險(xiǎn)所采取的指揮和控制組織的協(xié)調(diào)活動(dòng)。風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，按照其實(shí)施的嚴(yán)格程度，可將其分為六級水平。［7］第一級：不可見的風(fēng)險(xiǎn)管理，是指在項(xiàng)目管理中沒有明確的風(fēng)險(xiǎn)管理概念，風(fēng)險(xiǎn)管理隱含在整個(gè)項(xiàng)目管理的進(jìn)程中；第二級：臨時(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理，是指在項(xiàng)目管理過程中出于不可抗拒的原因而偶爾進(jìn)行的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。第三級：形式風(fēng)險(xiǎn)管理，是指在項(xiàng)目管理進(jìn)程中，開展了風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，并且這部分活動(dòng)也體現(xiàn)在了項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告之中，但是在項(xiàng)目最初的計(jì)劃和最終的總結(jié)報(bào)告沒有體現(xiàn)。第四級：必需的風(fēng)險(xiǎn)管理，是指在項(xiàng)目管理過程中，對風(fēng)險(xiǎn)管理提出了一定的要求，需要頻繁地報(bào)告、更新和追蹤風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)清單。第五級：有支持的風(fēng)險(xiǎn)管理，是指項(xiàng)目管理中納入風(fēng)險(xiǎn)管理的具體內(nèi)容，明確了風(fēng)險(xiǎn)管理的方法、過程及工具。第六級：精煉風(fēng)險(xiǎn)管理，是指在項(xiàng)目管理中，有系統(tǒng)地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的過程。

4 風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)的作用

作為數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對保證項(xiàng)目成功實(shí)施具有重要的作用，具體包括以下幾點(diǎn)：

4.1 提高項(xiàng)目成功率

數(shù)字檔案館項(xiàng)目整個(gè)生命周期內(nèi)，風(fēng)險(xiǎn)時(shí)時(shí)刻刻存在，一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，就很有可能對整個(gè)項(xiàng)目構(gòu)成威脅和損害，不利于項(xiàng)目的順利實(shí)施。而數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理通過在項(xiàng)目初期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，并提出有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案，能夠降低整個(gè)項(xiàng)目的失敗概率，避免返工造成的資源浪費(fèi)。

4.2 增加團(tuán)隊(duì)健壯性

風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)首要環(huán)節(jié)是對風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，在對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)的成員能夠?qū)赡艽嬖诘娘L(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行全面細(xì)致的了解。這樣有助于大家對各種潛在的困難事先做好心理準(zhǔn)備，不至于出現(xiàn)受挫后整體士氣低落的情況。在團(tuán)隊(duì)成員對整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析、評估和規(guī)避的過程中，也能夠很好地聯(lián)絡(luò)大家的感情，增加團(tuán)隊(duì)成員的集體融入感，有助于團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)。

4.3 提升管理者水平

在管理者統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的過程之中，各方面的素質(zhì)都得到了全面的考驗(yàn)和提升。由于整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程涉及知識面廣，這就要求管理者對各方面的知識都有所了解；風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)里有很多成員，這些成員之間必須協(xié)同努力，把各自的工作環(huán)節(jié)有效地銜接起來，這就對管理者的組織協(xié)調(diào)能力提出了很高的要求。在整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，管理者也必須要不斷總結(jié)以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并積極采納先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理知識。

4.4 提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理能夠?yàn)橐院笙囝愃频捻?xiàng)目提供風(fēng)險(xiǎn)分析、評估和管理等方面的資料和經(jīng)驗(yàn)，能夠幫助改進(jìn)將來的數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理方法，提高管理水平。目前，我國數(shù)字檔案館建設(shè)起步尚早，至今也沒有形成一套完善的評估標(biāo)準(zhǔn)和一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的范本，數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理將有利于數(shù)字檔案館項(xiàng)目引入的順利開展，為以后的數(shù)字檔案館項(xiàng)目提供不只是風(fēng)險(xiǎn)管理方面，也包括整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中的管理方法和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

5 風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中實(shí)現(xiàn)作用的路徑分析

鑒于風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中的重要作用，必須通過多種途徑，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的作用，以推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。

5.1 提升風(fēng)險(xiǎn)管理意識

數(shù)字檔案館建設(shè)目前在我國正如火如荼地開展，但是由于數(shù)字檔案館建設(shè)至今仍缺乏統(tǒng)一的概念和頂層設(shè)計(jì)，究竟什么才是有效、合理的數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)方法至今仍沒有一致的觀點(diǎn)，這就很容易導(dǎo)致各單位在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)中各行其是，缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)。風(fēng)險(xiǎn)管理理論發(fā)展至今，在金融、軟件等領(lǐng)域已取得了很好的成效。事實(shí)證明，風(fēng)險(xiǎn)管理在整個(gè)項(xiàng)目管理中的作用是至關(guān)重要的，行之有效的風(fēng)險(xiǎn)管理能夠減少和規(guī)避項(xiàng)目進(jìn)程中風(fēng)險(xiǎn)因素帶來的損害。因此，在實(shí)施數(shù)字檔案館項(xiàng)目之時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該提升風(fēng)險(xiǎn)管理意識，將風(fēng)險(xiǎn)管理納入數(shù)字檔案館項(xiàng)目管理之中，充分吸收和借鑒風(fēng)險(xiǎn)管理在其它領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和成果，以推動(dòng)數(shù)字檔案館項(xiàng)目的順利開展。

5.2 構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架

風(fēng)險(xiǎn)管理之所以在其它專業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理中發(fā)揮了重要的作用，引起了各個(gè)領(lǐng)域的廣泛重視，最關(guān)鍵的還在于風(fēng)險(xiǎn)管理自身的體系框架的構(gòu)建。單憑理論知識是很難取得良好的實(shí)際應(yīng)用效果的，完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架才是指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)際應(yīng)用中最關(guān)鍵的因素。由于風(fēng)險(xiǎn)的不確定性，人們很難充分識別出項(xiàng)目中所有的風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目進(jìn)程中，隨時(shí)有可能出現(xiàn)以外的情況，而完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架能夠指導(dǎo)人們在項(xiàng)目管理進(jìn)程中穩(wěn)步推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理的各項(xiàng)進(jìn)程，把風(fēng)險(xiǎn)造成的損害控制在最小的程度。因此應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際構(gòu)建出真正適合數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架，這樣才能充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理的重要作用。

5.3 建立風(fēng)險(xiǎn)管理制度

為了提升人們的風(fēng)險(xiǎn)管理意識，充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理的作用，就有必要建立統(tǒng)一、完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度，以指導(dǎo)整個(gè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)程。建立風(fēng)險(xiǎn)管理制度的意義有以下幾點(diǎn)：第一，提升人們的風(fēng)險(xiǎn)管理意識。如果有了完善統(tǒng)一的制度做保障，人們在進(jìn)行數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)候 就會加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)管理的重視，自覺地在項(xiàng)目管理中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理。第二，推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目中的開展。風(fēng)險(xiǎn)管理制度是一種頂層設(shè)計(jì)和上層指導(dǎo)，在目前普遍缺乏數(shù)字檔案館建設(shè)頂層設(shè)計(jì)的情況下，如果能建立起完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度，從某種意義上也就是建立了一種數(shù)字檔案館建設(shè)的范本。以此范本為指導(dǎo)，就能夠很好地推動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中的實(shí)施，從而推動(dòng)整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。

5.4 吸納和培養(yǎng)相關(guān)人才

在目前各級各類的檔案館中，人員的知識結(jié)構(gòu)還是比較單一的，思想觀念也比較保守。因此，要想充分發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的作用，就必須吸納和培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理人才。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容和數(shù)字檔案館建設(shè)的需要，可以歸納出風(fēng)險(xiǎn)管理人員共需要具備以下幾點(diǎn)能力：第一，具備一定的檔案專業(yè)知識。只有充分了解了數(shù)字檔案館建設(shè)的流程和需要，才能夠發(fā)揮好風(fēng)險(xiǎn)管理的作用。第二，了解風(fēng)險(xiǎn)管理理論、框架、方法。風(fēng)險(xiǎn)管理人員要想充分發(fā)揮好自身作用，就必須掌握好風(fēng)險(xiǎn)管理的基本知識，從而融會貫通，將風(fēng)險(xiǎn)管理納入到整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)的框架之中。第三，具備創(chuàng)新精神。這是指風(fēng)險(xiǎn)管理人員要有創(chuàng)新思維能力，不能生搬硬套傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理理論。必須要針對數(shù)字檔案館的實(shí)際，開創(chuàng)出適合數(shù)字檔案館項(xiàng)目的一套風(fēng)險(xiǎn)管理理論、體系和方法。

［1］沈建明.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2012:2.

［2］郭寧.IT項(xiàng)目管理［M］.北京：人民郵電出版社，2012:243.

［3］沈雙潔.數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識別和分析研究［D］.南京大學(xué)，2013.

［4］李素鵬.ISO風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)全解［M］.北京：人民郵電出版社，2012:3.

［5］沈建明.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2012:6-7.

［6］郭寧.IT項(xiàng)目管理［M］.北京：人民郵電出版社，2012:244.

［7］方德英.IT項(xiàng)目開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)管理——理論與方法［M］.北京：人民郵電出版社，

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