高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)研究

□文/伍賀飛（邵陽學(xué)院 湖南·邵陽）

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)研究

□文/伍賀飛
（邵陽學(xué)院 湖南·邵陽）

隨著我國高校教育改革的不斷深入，高校財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，不僅給高校財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，而且也對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作提出新的要求，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已刻不容緩。本文深入分析當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題，并提出相關(guān)策略。

高校；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化

收錄日期：2015年2月2日

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化是指高校財(cái)務(wù)檔案管理部門在科學(xué)收集、整理、歸檔、開發(fā)、利用、存儲(chǔ)和管理各類高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)大量運(yùn)用包括數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在內(nèi)的現(xiàn)代信息技術(shù)，最終形成財(cái)務(wù)檔案信息資源科技含量高、財(cái)務(wù)檔案資源存儲(chǔ)便捷安全、財(cái)務(wù)檔案信息查詢迅速準(zhǔn)確、財(cái)務(wù)檔案管理全面電子化、財(cái)務(wù)檔案載體實(shí)現(xiàn)環(huán)保無紙化的高水平的高校財(cái)務(wù)檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，如信息量增大、時(shí)效性增強(qiáng)、內(nèi)容更新迅速、標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)頻繁等。高校財(cái)務(wù)檔案的新特點(diǎn)不僅給高校財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，而且也對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作提出新的要求，而加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)無疑可以主動(dòng)應(yīng)對(duì)和適應(yīng)這些新特點(diǎn)的有效措施，進(jìn)而全面提高高校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)成功與否在很大程度上取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一個(gè)關(guān)乎高校發(fā)展全局的工作，做好財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要高校各部門的配合和協(xié)作。目前，許多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重視不夠、認(rèn)識(shí)還不全面，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)速度滯緩。有些學(xué)校將財(cái)務(wù)檔案信息化看作是財(cái)務(wù)部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，按照以往的思路辦事，財(cái)務(wù)部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進(jìn)行必要的歸檔和整理。此外，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠及認(rèn)識(shí)不到位也直接導(dǎo)致高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到應(yīng)有的要求，影響高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2、管理制度不完善，建設(shè)目標(biāo)不明確。高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)提議盡管早年就已經(jīng)被提出，而且一些主管部門也為該項(xiàng)工作制定了相關(guān)制度規(guī)范，但大多數(shù)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度零散的見于相關(guān)部門發(fā)布的文件中，目前沒有形成一套完整的規(guī)章制度體系，高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，缺少必要的理論指導(dǎo)與支持，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在一定程度上影響了財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)也存在著這樣或那樣的問題，如何規(guī)范高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已成為高校信息化建設(shè)的首要問題。

3、管理人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)。高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財(cái)務(wù)檔案管理人員必須熟練掌握財(cái)務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等方面的知識(shí)，這些知識(shí)缺一不可。然而，目前我國高校財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)整體不高，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。我國高校從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少。一些高校財(cái)務(wù)檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業(yè)能力不強(qiáng)的人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí)。此外，許多高校對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)也不到位，既懂財(cái)務(wù)又懂檔案，既能進(jìn)行數(shù)字化處理又能進(jìn)行信息化處理的復(fù)合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)策略

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度。毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)是財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的真正推動(dòng)者，領(lǐng)導(dǎo)信息化意識(shí)程度的高低決定了信息化建設(shè)的力度和深度。當(dāng)前，高校領(lǐng)導(dǎo)者要全面樹立科學(xué)的管理思想，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識(shí)和理解計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性。高校領(lǐng)導(dǎo)要站在全校發(fā)展的角度來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，重視財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作，建立完善的高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作制度，如數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離制度、重要數(shù)據(jù)備份制度等，積極推進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。此外，高校還應(yīng)明確財(cái)務(wù)檔案信息管理的管理職責(zé)，要以財(cái)務(wù)和檔案管理部門為中心，其他相關(guān)部門積極參與，密切配合。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化，檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。

2、加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化平臺(tái)?；A(chǔ)設(shè)施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，完善各種基礎(chǔ)設(shè)施，如存儲(chǔ)器、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化平臺(tái)。高校在構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化平臺(tái)上，主要做好兩個(gè)方面的工作：一是財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)是對(duì)重要的財(cái)務(wù)信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機(jī)刻錄、數(shù)碼相機(jī)攝影、數(shù)字檔案資源格式轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化的信息采集

技術(shù)和設(shè)備將紙質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案資源；二是財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫主要包括會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫、財(cái)務(wù)報(bào)告檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫以及教學(xué)、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

3、強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和能力。財(cái)務(wù)檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統(tǒng)檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全及信息分析等新的知識(shí)與技能。檔案信息化的建設(shè)成功與否，不但取決于工作人員的固有知識(shí)與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識(shí)更新與技能培訓(xùn)的效果。因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理部門必須積極通過多種途徑對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍，逐步改變當(dāng)前財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的局面，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)檔案管理人員的知識(shí)始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財(cái)務(wù)檔案管理人員考核機(jī)制，通過各種激勵(lì)措施激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作熱情，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高水平的綜合性財(cái)務(wù)檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展帶來的新要求。

主要參考文獻(xiàn)：

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［3］趙文君.淺談高校財(cái)務(wù)檔案管理［J］.中國集體經(jīng)濟(jì)，2010.34.

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