高校人事檔案管理存在的問題

□文/于鳳仙（河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué) 河南·鄭州）

高校人事檔案管理存在的問題

□文/于鳳仙
（河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué) 河南·鄭州）

高校人事檔案管理是高校管理的重要組織部分，在管理中存在的問題制約了人事管理功能的正常發(fā)揮。本文針對(duì)高校人事檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)對(duì)策。

高校；人事檔案管理；對(duì)策

收錄日期：2015年2月6日

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會(huì)關(guān)系以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評(píng)，間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此，在新的形勢(shì)下，積極推動(dòng)高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢(shì)在必

行。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。無論對(duì)于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說，對(duì)人事檔案的重視程度都還不夠強(qiáng)烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡(jiǎn)單存放于檔案室里，他們只負(fù)責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動(dòng)性的服務(wù)。而對(duì)于人事檔案當(dāng)事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān)，是組織人事部門的事。這些都是對(duì)人事檔案在認(rèn)識(shí)上的重視程度不足造成的，從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。

（二）制度落實(shí)不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細(xì)則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在具體落實(shí)上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動(dòng)的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象；檔案材料的收集不及時(shí)，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴(yán)重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實(shí)不足的表現(xiàn)。

（三）隊(duì)伍建設(shè)不健全

1、人員配備不足。隨著社會(huì)的發(fā)展，各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教職工的數(shù)量迅速增長(zhǎng)。同時(shí)，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動(dòng)也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國(guó)家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點(diǎn)來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，沒有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法，人員素質(zhì)有待提高。

2、業(yè)務(wù)知識(shí)不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因?yàn)楦鞣N原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項(xiàng)工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務(wù)知識(shí)還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價(jià)值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。

（四）硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設(shè)置專門的檔案庫(kù)房、查閱室和辦公室，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費(fèi)、空間等原因的限制，在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求，不能達(dá)到“三室”分開標(biāo)準(zhǔn)，無法配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導(dǎo)致人事檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，無法對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的篩選、排序、分類和匯總。

二、高校人事檔案管理的對(duì)策

（一）提升檔案管理意識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強(qiáng)，要切實(shí)做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對(duì)檔案及檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和支持是密不可分的。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認(rèn)識(shí)高度，轉(zhuǎn)變?cè)瓉怼罢f起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對(duì)檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績(jī)，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作和生活，尊重其人格和勞動(dòng)，并在評(píng)定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機(jī)會(huì)，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對(duì)檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等渠道，不斷提高全體教職員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

（二）完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴(yán)，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴(yán)格按照制度辦事。因此，高校應(yīng)立足于本校的實(shí)際情況，制定完善的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時(shí)，要從嚴(yán)把關(guān)，做到不錯(cuò)、不漏，萬(wàn)無一失。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量，建立一支政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊(duì)伍，是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

1、爭(zhēng)取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。首先按照國(guó)家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學(xué)科背景或工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，提高隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)；另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展校際的參加學(xué)習(xí)、交流活動(dòng)，不斷提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，從而做到用豐富的檔案理論知識(shí)來指導(dǎo)日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，成為既懂專業(yè)知識(shí)又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。

（四）加大投入力度，提高管理效率。針對(duì)高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對(duì)人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費(fèi)列入單位的財(cái)務(wù)預(yù)算，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理各方面都達(dá)標(biāo)。如按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫(kù)房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設(shè)備（電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等），及時(shí)更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。

主要參考文獻(xiàn)：

［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.東莞理工學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.12.19.

［2］胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺(tái)世界，2010.24.

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