高校財(cái)務(wù)管理信息化研究

□文/付立新 黃靜 艾俊禮

（唐山師范學(xué)院 河北·唐山）

高校財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)是從數(shù)據(jù)的傳入、保存、處理到輸出使用的整體信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)集核算、分析、決策于一體。財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)是會(huì)計(jì)學(xué)、微機(jī)與網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、管理等學(xué)科知識(shí)的相互對(duì)接、共享及運(yùn)用、創(chuàng)新，是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行改造和整合后產(chǎn)生能適應(yīng)信息化社會(huì)要求的新型系統(tǒng)，是一個(gè)人機(jī)交互作用的“智能型”財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。實(shí)施高校財(cái)務(wù)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化有利于把廣大會(huì)計(jì)管理人員從那種整天埋頭于計(jì)算、書寫、整理、匯總、核對(duì)等繁重的手工作業(yè)中解脫出來，使財(cái)務(wù)人員逐漸由“記賬型”轉(zhuǎn)向“管理型”，從而大大提高財(cái)務(wù)工作效率。

一、高校財(cái)務(wù)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化是財(cái)務(wù)核算管理的需要

從學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作來看，財(cái)務(wù)管理信息現(xiàn)代化要求財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)高度共享，即賬務(wù)、資產(chǎn)、預(yù)算和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、學(xué)生收費(fèi)、教師工資、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理、后勤管理等之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“無縫”銜接，如工資、經(jīng)費(fèi)指標(biāo)、收費(fèi)管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行鏈接。隨著高校改革的深入，高校財(cái)務(wù)核算與管理工作也在發(fā)生顯著變化。為了保證學(xué)校大預(yù)算方案的正常執(zhí)行，學(xué)校的所有預(yù)算指標(biāo)、項(xiàng)目指標(biāo)都要分項(xiàng)目進(jìn)行核算管理。例如科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)來源渠道多元化，既有國家級(jí)撥款、省級(jí)撥款、市級(jí)撥款以及合作單位的撥款等，這就要求每個(gè)課題除了分項(xiàng)目進(jìn)行管理外，還要根據(jù)各種級(jí)別的科研經(jīng)費(fèi)的管理要求，對(duì)支出科目進(jìn)行分類控制，高校教師希望通過校園網(wǎng)了解科研經(jīng)費(fèi)的具體開支明細(xì)及結(jié)余情況，而會(huì)計(jì)人員除了日常審核報(bào)銷工作外，還要承擔(dān)查詢經(jīng)費(fèi)使用情況和個(gè)人欠費(fèi)情況的工作，這些龐大而又繁雜的工作用手工完成是十分困難的，只有有效利用網(wǎng)絡(luò)，才能適應(yīng)新形勢下的會(huì)計(jì)核算與管理要求。

二、高校財(cái)務(wù)管理信息化存在的問題

（一）重視硬件設(shè)施的投入，忽略了軟件的更新?lián)Q代。目前的高校財(cái)務(wù)管理都比較重視對(duì)硬件的投入，能夠保障設(shè)備的高效、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，但對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件卻極少升級(jí)更新?lián)Q代，使得現(xiàn)行的財(cái)務(wù)管理軟件功能滯后?，F(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件基本只能滿足于日常的會(huì)計(jì)憑證錄入、工資發(fā)放等方面的核算硬件設(shè)施的工作，如果需要提供財(cái)務(wù)狀況分析，財(cái)務(wù)狀況對(duì)比等統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)指標(biāo)，這些財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)就不能提供支持，只能把錄入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，經(jīng)過人工進(jìn)一步計(jì)算、分析才能達(dá)到所需要求，由于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件缺乏智能化，滯后了財(cái)務(wù)信息的反饋，因而阻礙了財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)。

（二）財(cái)會(huì)人員綜合素質(zhì)低。高?，F(xiàn)有的會(huì)計(jì)人員，雖然他們都擁有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但是由于長時(shí)間他們已經(jīng)適應(yīng)了原有的核算模式，一時(shí)間進(jìn)行核算方式的轉(zhuǎn)換還不能很好地適應(yīng)，各高校的會(huì)計(jì)人員多數(shù)人對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解的不多，已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的思維與工作模式，缺乏學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)的意識(shí)，難以應(yīng)對(duì)新的工作形式，還有一部分會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的認(rèn)識(shí)存在誤解，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是財(cái)務(wù)管理信息化，對(duì)于怎樣在網(wǎng)絡(luò)中傳輸有效的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)供教職工運(yùn)用及怎樣對(duì)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理、系統(tǒng)維護(hù)等現(xiàn)代技術(shù)更是知之甚少，由此給高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)造成了困擾。

（三）財(cái)務(wù)信息“孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。所謂的財(cái)務(wù)信息“孤島”是指在同一個(gè)單位的每個(gè)部門之間由于各種原因造成部門與部門之間信息完全孤立，財(cái)務(wù)信息無法或者無法十分順暢地在部門與部門之間傳遞，應(yīng)用系統(tǒng)之間難以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，形成彼此獨(dú)立的信息孤島，難以實(shí)現(xiàn)較高層次的信息處理。以財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為例，它不能只是一個(gè)單獨(dú)孤立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，必須與學(xué)校其他管理信息系統(tǒng)中的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事信息系統(tǒng)、科研信息系統(tǒng)等相互集成，以便及時(shí)提供口徑一致的信息數(shù)據(jù)。而在實(shí)際工作中，各部門都是各自為政，購入的應(yīng)用軟件也五花八門，造成了一致的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息難以資源共享，就連最簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果也往往不一致，甚至出現(xiàn)千差萬別的結(jié)果，信息孤島化現(xiàn)象非常嚴(yán)重，工作人員因此需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去重新整理、分析處理，因此造成了核算成本的大大增加。

三、高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)基本做法

（一）開發(fā)、完善財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作的需求，有條件的學(xué)?？勺灾餮邪l(fā)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)與工資查詢系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)收繳管理系統(tǒng)等，網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)逐步覆蓋財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)工作。日常會(huì)計(jì)核算完全實(shí)現(xiàn)電算化，實(shí)現(xiàn)教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)的資源共享，這樣不僅提高了工作效率，而且還能提高管理水平。所以用信息化管理來裝備高校財(cái)務(wù)運(yùn)行，讓財(cái)務(wù)管理體系達(dá)到科學(xué)、規(guī)范和高效，已成為提高高校財(cái)務(wù)管理水平的必然趨勢，早日實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理信息化管理勢在必行。

（二）建立數(shù)據(jù)共享管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。這些被存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以被多個(gè)用戶實(shí)行“共享”，并隨時(shí)隨地進(jìn)行查詢和調(diào)用，使用戶既方便、準(zhǔn)確又節(jié)省人力。信息化平臺(tái)建設(shè)包括數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)及數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)。財(cái)務(wù)處可以充分依托校園網(wǎng)提高數(shù)據(jù)資源共享程度，從而提高財(cái)務(wù)管理水平、質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)建設(shè)必須緊緊圍繞為廣大教職員工和學(xué)生服務(wù)這一標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建兩大服務(wù)體系，即學(xué)生業(yè)務(wù)和教師業(yè)務(wù)管理體系，建立數(shù)據(jù)共享管理平臺(tái)。其主要做法應(yīng)該是：錄取學(xué)生后，招生就業(yè)處應(yīng)從招生錄取信息中提取學(xué)生姓名、性別、專業(yè)、身份證號(hào)碼等信息提供給教務(wù)處，在上述信息的基礎(chǔ)上再由學(xué)校教務(wù)部門按一定的規(guī)則編寫學(xué)號(hào)，在新生入學(xué)1個(gè)月內(nèi)對(duì)所有新生按學(xué)號(hào)采集圖像信息。全校各個(gè)部門以教務(wù)處提供的學(xué)號(hào)、姓名為主識(shí)別信息，性別、專業(yè)、身份證號(hào)碼和圖像信息為輔助識(shí)別信息。上述基本信息分別供教務(wù)處、招生處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、后勤處、圖書館、各教學(xué)單位共享，為學(xué)生在校辦理相應(yīng)的學(xué)籍、交費(fèi)、飯卡、學(xué)生證、借書證和電子檔案提供了準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。對(duì)于教師按照人事處提供的教師姓名、性別、身份證號(hào)和工號(hào)等信息，分別提供給財(cái)務(wù)處等相關(guān)部門，為教師辦理銀行卡、一卡通等提供數(shù)據(jù)。

（三）提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。財(cái)務(wù)人員在轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理意識(shí)的同時(shí)，還要不斷地加強(qiáng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，熟練地利用計(jì)算機(jī)開展財(cái)務(wù)管理工作。首先應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)人員網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理知識(shí)的培訓(xùn)。完善的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理體系的實(shí)施比會(huì)計(jì)核算軟件的簡單運(yùn)用要復(fù)雜得多，各高校的管理模式、管理思想以及多年養(yǎng)成的工作習(xí)慣不一樣，對(duì)管理軟件的需求是不一樣的，商品化的定式軟件根本不可能滿足高校的個(gè)性化需求。因此，高校財(cái)務(wù)管理部門自身還應(yīng)重視技術(shù)人才的引進(jìn)，即要配備具備系統(tǒng)維護(hù)以及懂得再次開發(fā)的技術(shù)人才。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督和管理，保證共享信息的安全與保密。首先，應(yīng)制定各項(xiàng)嚴(yán)格的管理制度，降低風(fēng)險(xiǎn)。這就要求加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門員工的信息安全教育，例如規(guī)定未經(jīng)授權(quán)人員嚴(yán)禁上機(jī)操作，嚴(yán)禁連接與業(yè)務(wù)無關(guān)的終端，不能與其他互聯(lián)網(wǎng)連接等；其次，采用先進(jìn)的加密技術(shù)手段，通過硬件或軟件加密技術(shù)，實(shí)施嚴(yán)格的權(quán)限與密碼管理，相應(yīng)的用戶使用相應(yīng)的管理、查詢模塊，讀取、存儲(chǔ)、加工相應(yīng)的數(shù)據(jù)；第三，由于網(wǎng)絡(luò)管理使財(cái)務(wù)工作由人工分散操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X集中數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)處理形式發(fā)生了質(zhì)的變化，財(cái)務(wù)管理軟件必須考慮到存放在服務(wù)器和磁盤等設(shè)施上的數(shù)據(jù)安全和在傳輸過程中的信息安全，應(yīng)著重從內(nèi)部管理制度和計(jì)算機(jī)技術(shù)兩方面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。內(nèi)部管理制度方面主要是建立完善的操作規(guī)程，明確每個(gè)崗位的操作權(quán)限，各個(gè)崗位的工作人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，必須分工明確，各付其責(zé)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面，主要是加強(qiáng)機(jī)房環(huán)境和設(shè)備安全的管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸管理系統(tǒng)，使用不間斷電源，防止因停電導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或主板燃燒等事故發(fā)生；對(duì)計(jì)算機(jī)打印的書面賬、證、表及存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤和相關(guān)的會(huì)計(jì)資料必須妥善保管，建立一套完整的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理檔案。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，定期升級(jí)殺毒軟件病毒庫，并經(jīng)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描，以防止因病毒侵害或系統(tǒng)故障等因素造成原始數(shù)據(jù)被破壞或丟失，對(duì)于不符合系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)不予存儲(chǔ)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，使他們不僅具有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，還應(yīng)掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠處理日常工作中常見的故障以及對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的必要的維護(hù)工作。

展望未來，高校財(cái)務(wù)管理工作正繼續(xù)向科學(xué)管理、手段現(xiàn)代化的方向發(fā)展。我們應(yīng)充分認(rèn)清當(dāng)前財(cái)務(wù)工作的形勢，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，提高數(shù)字化校園環(huán)境下財(cái)務(wù)信息化管理水平，為高校的全面、和諧、持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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