關(guān)于做好云南省地震行業(yè)科研專項(xiàng)檔案管理工作的思考＊

林芳美

（云南省地震局，昆明650224）

（作者電子信箱，林芳美：linfmei＠sohu.com）

引言

地震行業(yè)科研專項(xiàng)是指中央財(cái)政公益性行業(yè)科研專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持的地震行業(yè)科研項(xiàng)目。地震專項(xiàng)支持地震行業(yè)應(yīng)急性、培育性、基礎(chǔ)性科研工作，主要包括：地震行業(yè)應(yīng)用基礎(chǔ)研究；地震行業(yè)重大公益性技術(shù)前期預(yù)研；地震行業(yè)實(shí)用技術(shù)研究開發(fā)；國家標(biāo)準(zhǔn)和地震行業(yè)重要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研究；地震計(jì)量、檢驗(yàn)檢測技術(shù)研究等［1］。

地震行業(yè)科研專項(xiàng)在立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、實(shí)施、試運(yùn)行以及驗(yàn)收階段，產(chǎn)生了大量的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的文件材料，這些文件材料構(gòu)成了地震行業(yè)科研專項(xiàng)檔案（以下簡稱行業(yè)專項(xiàng)檔案）。行業(yè)專項(xiàng)檔案是地震行業(yè)科研項(xiàng)目實(shí)施過程和項(xiàng)目成果的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)、結(jié)題、驗(yàn)收的必備條件，更是項(xiàng)目完成后運(yùn)行、維護(hù)、管理的重要依據(jù)。因此，做好行業(yè)專項(xiàng)檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的收集、管理，提高其開發(fā)、利用水平，為今后的地震科學(xué)研究、項(xiàng)目建設(shè)和防震減災(zāi)等各項(xiàng)事業(yè)提供重要的參考和利用價(jià)值，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 行業(yè)專項(xiàng)檔案的特點(diǎn)

1.1 成套性

成套性是項(xiàng)目檔案最基本的特點(diǎn)，地震行業(yè)科研專項(xiàng)同樣有這個(gè)特點(diǎn)。每一個(gè)地震行業(yè)科研項(xiàng)目都是以一個(gè)研究項(xiàng)目為單元進(jìn)行建設(shè)的，建設(shè)過程中同時(shí)產(chǎn)生一個(gè)完整的、互相之間密切聯(lián)系的項(xiàng)目檔案體系，所有的檔案之間系統(tǒng)聯(lián)系，共同反映一個(gè)科研項(xiàng)目的全過程。在實(shí)際歸檔過程中，每一個(gè)行業(yè)科研專項(xiàng)項(xiàng)目都獨(dú)立形成若干個(gè)檔案案卷，案卷中的文件材料按照有機(jī)聯(lián)系來進(jìn)行排列，完整地反映項(xiàng)目實(shí)施的全過程。例如行業(yè)專項(xiàng)“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目，形成的文件材料從立項(xiàng)、審批、實(shí)施到結(jié)題驗(yàn)收階段，完整地反映了項(xiàng)目實(shí)施的全過程。

1.2 內(nèi)容廣泛、形式多樣

地震行業(yè)科研項(xiàng)目涉及綜合管理、臺站建設(shè)、野外觀測、技術(shù)研究、實(shí)驗(yàn)、考察、技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)、儀器、軟件研制等內(nèi)容，包含了基本建設(shè)、科學(xué)研究、觀測與探測以及設(shè)備采購等各類文件材料，形成的檔案具有內(nèi)容廣泛、形式多樣的特點(diǎn)。檔案人員需按照各類文件材料的特點(diǎn)，分門別類進(jìn)行整理和歸檔。如“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目的文件材料，包含了項(xiàng)目管理、臺站勘選、儀器架設(shè)、臺站巡查、觀測數(shù)據(jù)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)等不同類別的內(nèi)容，需分別進(jìn)行整理和歸檔。

1.3 專業(yè)性強(qiáng)

地震行業(yè)科研項(xiàng)目是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的科學(xué)研究工作，涉及的專業(yè)有地震監(jiān)測、地震預(yù)報(bào)、地震工程、地震對策、地震科學(xué)研究、基本建設(shè)和地震專業(yè)儀器設(shè)備等，其文件自身的技術(shù)性具有與其他行業(yè)不同的特點(diǎn)，專業(yè)性很強(qiáng)。例如，地震監(jiān)測類文件材料包含了測震、地磁、地電、地下水動(dòng)態(tài)、地球化學(xué)、地形變、重力、地應(yīng)變等不同手段的觀測記錄、觀測報(bào)告、測震圖紙、工作日記、儀器管理、觀測質(zhì)量評比、檢查以及臺站技術(shù)改造等，所形成的檔案材料具有監(jiān)測專業(yè)的特點(diǎn)。又例如，地震預(yù)測預(yù)報(bào)類文件材料涉及震情分析與研究、震情落實(shí)、地震預(yù)測預(yù)報(bào)意見、大震速報(bào)與災(zāi)情速報(bào)、地震觀測數(shù)據(jù)處理、震情會商等內(nèi)容，所形成的檔案材料具有預(yù)測預(yù)報(bào)專業(yè)的特點(diǎn)。

1.4 周期性

由于行業(yè)專項(xiàng)檔案的形成過程與地震行業(yè)科研項(xiàng)目活動(dòng)的特定周期有著密切的聯(lián)系，這就決定了其形成檔案的周期性特征。相應(yīng)的專項(xiàng)檔案工作就必須按照項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的時(shí)間節(jié)點(diǎn)同步管理，及時(shí)跟蹤，緊密配合，這樣才能避免檔案建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)脫節(jié)，從而完成高質(zhì)量的行業(yè)專項(xiàng)檔案。一般的地震行業(yè)科研專項(xiàng)項(xiàng)目執(zhí)行周期為2～4年，個(gè)別的項(xiàng)目會因?yàn)轫?xiàng)目特點(diǎn)而延長其執(zhí)行周期。行業(yè)專項(xiàng)檔案的整理應(yīng)與項(xiàng)目執(zhí)行同步進(jìn)行，并在項(xiàng)目執(zhí)行完畢后及時(shí)進(jìn)行歸檔。例如“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目歷時(shí)2 年，文件材料的形成周期即為2 年，在項(xiàng)目執(zhí)行完畢并通過驗(yàn)收后，及時(shí)進(jìn)行歸檔。

1.5 載體豐富

地震行業(yè)科研項(xiàng)目檔案除了一般的紙質(zhì)檔案外，還有大量的光盤、磁盤、照片以及專用設(shè)備、試驗(yàn)?zāi)Ｐ偷壬婕捌渌d體形式的實(shí)物檔案，載體非常豐富。大量的電子檔案需要嚴(yán)格按照電子檔案整理規(guī)范進(jìn)行，其管理方法遠(yuǎn)不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在收集、整理、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)都有不同的要求。照片檔案整理也應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的整理規(guī)則進(jìn)行，注明每一張照片的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等要素，并進(jìn)行一對一的編目，保證照片檔案的完整、準(zhǔn)確。如“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目，其所形成的文件材料涉及紙質(zhì)檔案、光盤檔案、活動(dòng)硬盤檔案、照片等，載體非常豐富。

2 做好云南省地震行業(yè)科研專項(xiàng)檔案工作的思考

云南省自2008年至今承擔(dān)了多項(xiàng)地震行業(yè)科研項(xiàng)目，包括“寧洱6.4 級地震現(xiàn)場綜合考察和研究”、“西南地震應(yīng)急對策新模式與關(guān)鍵技術(shù)研究”、“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”、“南北地震帶災(zāi)區(qū)速判與災(zāi)情展布研究”、“地震信息發(fā)布保障技術(shù)研究”等，項(xiàng)目總投資逾千萬元。這些項(xiàng)目涉及地震考察、技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)、地震探測、科學(xué)研究等內(nèi)容，相應(yīng)形成的云南省行業(yè)專項(xiàng)檔案具有內(nèi)容豐富、種類多、數(shù)量大的特點(diǎn)。行業(yè)專項(xiàng)檔案是對一個(gè)完整的地震行業(yè)科學(xué)研究項(xiàng)目的展現(xiàn)，從執(zhí)行過程的重要文件材料到最后的技術(shù)、工作總結(jié)，是對行業(yè)專項(xiàng)科學(xué)研究的概括、提升，并對今后的地震行業(yè)項(xiàng)目申報(bào)、科學(xué)研究、成果評審等具有良好的參考、借鑒價(jià)值。因此，加強(qiáng)行業(yè)專項(xiàng)檔案管理工作，保證最主要科研成果的完整準(zhǔn)確，確保檔案材料的系統(tǒng)、安全和便于提供利用，進(jìn)而發(fā)揮行業(yè)專項(xiàng)公益性科研項(xiàng)目特點(diǎn)，具有十分重要的意義。

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識

地震行業(yè)科研項(xiàng)目的分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員以及項(xiàng)目檔案管理人員，都應(yīng)該提高對項(xiàng)目檔案管理工作重要性的認(rèn)識。行業(yè)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)總責(zé)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)統(tǒng)籌安排，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，完備崗位職責(zé)，讓管理人員、項(xiàng)目人員、檔案人員各司其職，嚴(yán)格遵守自己的職責(zé)，切實(shí)把項(xiàng)目檔案的重要性落實(shí)在實(shí)際工作中。

2.2 建章立制，明確檔案管理質(zhì)量要求

地震行業(yè)科研專項(xiàng)承擔(dān)單位應(yīng)在立項(xiàng)之初就建立一套詳細(xì)的檔案歸檔制度，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求各個(gè)子項(xiàng)目承擔(dān)單位。具體包含歸檔責(zé)任、歸檔范圍、保管期限、整理規(guī)范、分類方法、歸檔時(shí)間等檔案歸檔要求。歸檔制度還應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的具體材料不斷進(jìn)行完善，歸檔要求應(yīng)越具體越好，對不同項(xiàng)目性質(zhì)，不同介質(zhì)的檔案都有對應(yīng)的收集、整理方法，這樣就能最大限度地提高項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

2.3 堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行

針對地震行業(yè)科研專項(xiàng)建設(shè)周期與行業(yè)專項(xiàng)檔案形成周期一致這個(gè)特點(diǎn)，在項(xiàng)目立項(xiàng)初期就應(yīng)該明確檔案的收集、整理職責(zé)，應(yīng)該指定專人（我們一般稱兼職檔案員）負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)文件材料的收集、整理。完整的前期文件很重要，尤其是在維護(hù)項(xiàng)目承擔(dān)單位的合法權(quán)益方面，有很重要的依據(jù)和憑證作用［2］。在項(xiàng)目的實(shí)施和試運(yùn)行階段，應(yīng)繼續(xù)追蹤收集項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的文件材料，注重檢查和鑒定文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行補(bǔ)充與修改，確保檔案材料的連貫和有機(jī)聯(lián)系。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，基本完成項(xiàng)目全過程文件材料的收集、整理和歸檔工作，在驗(yàn)收階段注重收集驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告和驗(yàn)收意見等材料，并及時(shí)向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。

2.4 加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督

在地震行業(yè)科研項(xiàng)目立項(xiàng)初期，項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案部門要把行業(yè)專項(xiàng)檔案的歸檔要求告知給各個(gè)子項(xiàng)目組，并在項(xiàng)目實(shí)施過程中主動(dòng)深入項(xiàng)目現(xiàn)場，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案部門除做好自身的業(yè)務(wù)工作外，還要對項(xiàng)目承擔(dān)單位的項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，保證其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。專職檔案員應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)兼職檔案員對項(xiàng)目檔案歸檔細(xì)則進(jìn)行準(zhǔn)確把握，包括歸檔范圍和歸檔質(zhì)量等各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)要求。如“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目的專職檔案員會在項(xiàng)目的不同階段，對兼職檔案員進(jìn)行收集、整理工作的指導(dǎo)，及時(shí)跟蹤檢查，以保證項(xiàng)目文件的完整。

2.5 重視相關(guān)人員的檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

首先是對檔案業(yè)務(wù)管理部門人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，使其熟練掌握項(xiàng)目檔案管理辦法，真正具備指導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作的能力；其次是對項(xiàng)目承擔(dān)單位的相關(guān)人員即項(xiàng)目組成員進(jìn)行培訓(xùn)，明確歸檔文件材料的范圍和質(zhì)量要求；第三是對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其在具備有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)方面專業(yè)知識的同時(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)和技能，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握地震行業(yè)科研項(xiàng)目的進(jìn)展情況和項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)形成文件材料的動(dòng)態(tài)。通過培訓(xùn)提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)，為行業(yè)專項(xiàng)檔案的完整收集、規(guī)范整理、安全保管及有效利用發(fā)揮作用。

2.6 做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作

項(xiàng)目驗(yàn)收工作是對項(xiàng)目完成質(zhì)量的一次全面檢驗(yàn)和考核，是項(xiàng)目建設(shè)的最后一道關(guān)口。檔案驗(yàn)收、財(cái)務(wù)驗(yàn)收和業(yè)務(wù)驗(yàn)收是地震行業(yè)科研專項(xiàng)項(xiàng)目驗(yàn)收的3個(gè)組成部分，通過檔案驗(yàn)收是通過業(yè)務(wù)驗(yàn)收的首要前提［3］?！吨袊卣鹁值卣鹦袠I(yè)科研專項(xiàng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收大綱》明確指出，檔案驗(yàn)收要審查提交驗(yàn)收的歸檔文件是否齊全、完整，是否符合歸檔范圍要求；分類編目是否科學(xué)合理；案卷質(zhì)量是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定。因此，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)［3］。檔案驗(yàn)收工作應(yīng)貫穿項(xiàng)目的全過程，在項(xiàng)目的中期驗(yàn)收、子項(xiàng)目驗(yàn)收、合同驗(yàn)收和設(shè)備開箱驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收相關(guān)檔案，才能實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案管理的有效控制。在項(xiàng)目任務(wù)結(jié)束時(shí)，還可以對形成的所有檔案材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目前期文件、各種隱蔽工程記錄、實(shí)施技術(shù)文件、變更文件和各項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收文件等，把住這最后一道關(guān)口，及時(shí)將有關(guān)問題解決在正式驗(yàn)收之前，這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的有效措施，也是保證項(xiàng)目檔案能夠正式通過檔案驗(yàn)收的關(guān)鍵。如“寬頻帶流動(dòng)地震臺陣探測與主動(dòng)源探測”項(xiàng)目，在項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收的時(shí)候重點(diǎn)對項(xiàng)目檔案進(jìn)行了驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，保證了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

［1］中國地震局人事教育司和科技司.關(guān)于印發(fā)《地震行業(yè)科研專項(xiàng)管理辦法（試行）》的通知.（2007－10－16）［2014－04－20］.http：∥www.cea.gov.cn

［2］于文翠.加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 為精品煉廠技術(shù)服務(wù).蘭臺世界，2013（S5）：61－62

［3］中國地震局人事教育司和科技司.關(guān)于地震行業(yè)科研專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)2008年項(xiàng)目申報(bào)工作的通知.（2007－10－16）［2014－04－20］.http：∥www.cea.gov.cn