基于電子注冊制度的高職院校學籍管理研究

【摘要】高等教育的質(zhì)量保障和高校學籍學歷管理的深遠發(fā)展得益于電子注冊制度的實行。文章從實施電子注冊制度的實踐作為出發(fā)點，探討學籍學歷管理工作的新問題、新方向以及進一步改進信息化工作的新思路。

【doi:10.3969/j.issn.2095-7661.2015.03.020】

【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-7661（2015）03-0072-03

[收稿日期]2015-05-25

[作者簡介]府榕（1987-），女，湖南長沙人，湖南郵電職業(yè)技術(shù)學院成教處教師，研究方向：成人高等教育、普通高校網(wǎng)絡(luò)教育。

Research on development trend of student status management in higher vocational colleges based on electronic registration system

FURong

(Hunan Post and Telecommunication College, Changsha, Hunan, China 410015)

Abstract：The qualityassurance ofhigher education and the profound development ofthe student status management ofcolleges and universities are ofbenefit fromthe practice ofelectronic registration system. This paper discusses the newproblems and newdirections of the student status management and the newideas offurther improvingthe informatization ofthe management.

Keywords：higher vocational colleges; electronic registration; student status management; development trend

隨著高等教育的改革和發(fā)展，學籍管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的人工管理階段進入了網(wǎng)絡(luò)信息化的電子注冊階段。高校教育電子注冊制度的實行，是保證高等教育質(zhì)量，維護國家大學生合法權(quán)益，打擊社會不法分子“徇私舞弊”、“從中作?！钡男枰τ诟叩冉逃母母锖透叩冉逃】涤行虻陌l(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

1　高職院校學籍信息化管理工作的現(xiàn)狀

18位(但當年有部分高校仍使用17位)。2007年3月13日，中華人民共和國教育部以教學〔2007〕3號印發(fā)《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，新生學籍電子注冊制度從2007級新生開始實施。2008年教育部要求各高職院校開展學年電子注冊，確保學信網(wǎng)學籍學歷平臺中在校生人數(shù)與實際情況一致，確保平臺中學籍信息與實際情況一致。學信網(wǎng)的開通解決了多年來高校自主管理在校生學籍信息的局面。

教育部2001年2月5日發(fā)布的《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，提出建立高等教育學歷證書電子注冊制度，針對普通高校、成人高等教育畢（結(jié)）業(yè)證書以及通過高等教育自學考試和高等教育學歷文憑考試取得的畢業(yè)證書實行電子注冊，由證書頒發(fā)單位向所在省（自治區(qū)、直轄市）教育行政部門注冊,中國高等教育學生信息網(wǎng)（簡稱“學信網(wǎng)”）可供所有畢業(yè)生進行學歷在線查詢。2002年普通和成人高等教育畢業(yè)生的身份證號和圖像信息也被納入學歷證書電子注冊內(nèi)容;2004年學歷證書編號擴充至

2　高職院校學籍管理制度存在的問題

2.1　招生數(shù)據(jù)不準確，導(dǎo)致學籍電子注冊數(shù)據(jù)不規(guī)范

學籍電子注冊數(shù)據(jù)來源于招生數(shù)據(jù)，招生數(shù)據(jù)如果把關(guān)不嚴格，會導(dǎo)致各高校學籍注冊數(shù)據(jù)的混亂和不準確性。由于各省教育廳對地方招生數(shù)據(jù)把關(guān)不嚴，從而造成每年各高校接收到的新生錄取數(shù)據(jù)有誤、遺漏和不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生，具體表現(xiàn)在：1）身份證的出生日期與該數(shù)據(jù)出生日期不一致，身份證號碼長度不符合要求；2）學生姓名中含有非漢字字符等。這些工作上的疏忽大大加重了各高校學籍管理人員的工作量，迫使管理員花費大量時間和精力來查找、審核不規(guī)范數(shù)據(jù)來完成學籍電子注冊這一繁重工作。

2.2　學籍管理信息化建設(shè)缺乏復(fù)合型人才

大部分高職院校學籍學歷管理人員對于學籍管理業(yè)務(wù)版塊相對熟悉，但是計算機技術(shù)的應(yīng)用能力較弱，針對學信網(wǎng)學籍學歷信息平臺相關(guān)模塊的具體操作出現(xiàn)不適應(yīng)性和不熟悉性。學籍管理工作復(fù)雜、繁瑣，學籍管理人員需要極大的責任心，同時要具備相關(guān)的專業(yè)技術(shù)和管理知識。但是學籍管理工作往往被認為是一項事務(wù)性的常規(guī)工作，在高校管理體制之下常被輕視，因此造成學籍管理人員在上崗前沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，在任職過程中缺乏學習和交流的平臺。

3　高職院校學籍管理對策研究

3.1　全面實施學籍學歷電子注冊，規(guī)范電子注冊制度

1）完善在校生學籍電子注冊制度。學籍電子注冊與學歷證書電子注冊相互關(guān)聯(lián)、相互銜接，只有經(jīng)過學籍電子注冊的學生獲得的畢業(yè)證書才能進行學歷證書電子注冊。雖然對注冊進出口能做到嚴格把關(guān)，但是往往忽略了“過程管理”這一重要的核心環(huán)節(jié)?！斑^程管理”就是對在校生進行學籍管理,只有健全在校生學籍電子注冊制度，才能進一步加深學籍學歷電子注冊管理的嚴謹性和規(guī)范性。在校生學籍電子注冊的不斷改進和健全，能夠使新生學籍電子注冊、學歷電子注冊得到更好的保障和規(guī)范。在校生學籍電子注冊內(nèi)容包含：各年級在校學生新學年學籍注冊、上一學年學籍變動及獎懲等情況。我們必須通過此項注冊來完成在校學生新學年學習資格認定。下面對中國高等教育學生信息網(wǎng)的學籍學歷信息管理平臺具體功能分布作一個簡要的介紹，整個學籍學歷信息平臺共分為5個大模塊，分別為：錄取數(shù)據(jù)、學籍注冊、在校生、圖像校對和學歷注冊。錄取數(shù)據(jù)模塊包含了數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)下載和錄取照片4個小功能模塊；學籍注冊模塊包含了學籍注冊、數(shù)據(jù)下載、學籍清查和復(fù)查表4個小模塊；在校生模塊又包含14個小模塊，分別為：保留學籍、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)下載、數(shù)據(jù)修改、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、層次變更、留降跳級、休學、復(fù)學、學籍注銷、學籍記載、預(yù)計畢業(yè)生模塊；圖像校對模塊包含了工作進度、工作評價、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)下載和自助關(guān)聯(lián)5個小模塊；學歷注冊大模塊其中包含了13個小模塊，分別是：即時注冊、十年回登、學歷查詢、學歷統(tǒng)計、學歷注銷、學歷下載、學歷勘誤、十年勘誤、換證、照片管理、反饋數(shù)據(jù)、學歷證明書和輔修專業(yè)證書模塊。新生學籍電子注冊、在校生學籍電子注冊和學歷證書電子注冊相輔相成，三者缺一不可，有效地實現(xiàn)了高校學生學籍學歷管理全程網(wǎng)絡(luò)化、透明化，從源頭、過程和關(guān)口均杜絕違規(guī)招生和假文憑現(xiàn)象的出現(xiàn)，同時，社會各用人單位、全國各高校和學生本人都可以查詢到相關(guān)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享和使用。

2）杜絕不規(guī)范的招生數(shù)據(jù)產(chǎn)生。各省教育廳要從源頭上管控好招生數(shù)據(jù)這一大關(guān)口，在接收到招生部門數(shù)據(jù)時，要嚴格審核校對招生數(shù)據(jù)，不接收不符合要求的數(shù)據(jù)，將不合格數(shù)據(jù)反饋到招生部門，要求其認真核實正確后再上傳數(shù)據(jù)供各高校下載。

3）提高學籍管理人員的素質(zhì)，樹立認真負責的工作態(tài)度。學籍管理人員應(yīng)該熟悉學籍學歷管理工作流程，認真學習《學籍學歷信息管理平臺高校用戶使用手冊》，在熟悉自己業(yè)務(wù)范圍的同時，還應(yīng)該熟練掌握計算機各種操作技能，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識，實現(xiàn)管理工作高效率的進行。各省教育廳應(yīng)該加強對各高校學籍管理人員的培訓(xùn)力度，通過培訓(xùn)解決學籍管理人員在平時工作中遇到的棘手難題，構(gòu)建教育廳與各高校之間的溝通橋梁。

3.2　實施學籍學歷電子注冊管理評估制度

從理論和實踐上建立一套相對來說較為客觀、科學和實用的學籍學歷電子注冊管理評估方法以及評估指標體系必須通過借鑒教育教學的評估制度來進行潛心研究。在學籍學歷電子注冊工作中仍然存在疏忽，在管理和操作流程上，確實還有很多地方值得完善，所以要努力規(guī)范和嚴格監(jiān)督學籍學歷電子注冊工作程序上的每一個小細節(jié)，認真思考如何通過實施學籍學歷電子注冊管理評估制度來監(jiān)控和評估學籍學歷電子注冊管理工作中的每一個環(huán)節(jié)。高等學校的學籍管理活動是動態(tài)的，評估學籍管理的指標體系也應(yīng)該是動態(tài)的，因此，評估體系應(yīng)該被動態(tài)的學籍管理努力的去適應(yīng)和完善。

如何建立學籍學歷電子注冊管理質(zhì)量監(jiān)控體系？所謂的立體化監(jiān)控體系是以國家、地方、高校和社會四者相互聯(lián)系和結(jié)合的形式。要以教育部學籍學歷信息管理平臺作為紐帶，帶動地方政府、教育行政部門建立相應(yīng)的評估監(jiān)控制度，促進高等學校建立自我發(fā)展、自我約束的學籍學歷電子注冊管理質(zhì)量保障機制。為了維護國家學歷證書的權(quán)威性和嚴肅性，規(guī)范國家的學歷制度，促進人才培養(yǎng)質(zhì)量的不斷提高，這要求我們要學會正確運用評估結(jié)果，讓其真正發(fā)揮評估作用。站在學籍學歷電子注冊管理工作能夠持續(xù)發(fā)展的角度來看待問題，各高等學校還應(yīng)該建立一套能夠自主實施的內(nèi)部評估制度以促進學籍管理工作健康有序的發(fā)展。

衡量高等學校管理水平的重要標志是高校管理工作信息化程度的日益加強。目前有新生學籍電子注冊、在校生學年電子注冊以及畢業(yè)生學歷證書電子注冊數(shù)據(jù)網(wǎng)上注冊，這三者都是由高校通過中國高等教育學生信息網(wǎng)學籍學歷信息管理平臺直接進行網(wǎng)上注冊的。能夠使學籍管理工作有效開展的基礎(chǔ)保障就是能夠使用便捷、界面清晰、數(shù)據(jù)完整、功能齊備的管理平臺。因此，做好學籍管理工作的首要前提是加快學籍信息管理平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。針對管理平臺建設(shè)，提出以下幾點建議：

1）改善學籍學歷信息管理平臺的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止當多個高校同時登錄管理平臺時出現(xiàn)的系統(tǒng)繁忙現(xiàn)象。同一時間里多個高校管理員同時登錄平臺導(dǎo)致系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)繁忙，頁面無法正常打開，相關(guān)數(shù)據(jù)無法正常上傳或下載的情況，對學籍管理工作帶來了諸多不便。因此，這要求不斷加強學籍學歷信息管理平臺的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進程，對網(wǎng)絡(luò)平臺進行優(yōu)化升級。

2）通過現(xiàn)有的學籍學歷注冊模塊，繼續(xù)深入挖掘和新增模塊，賦予其新的內(nèi)容，使其能提高學籍學歷注冊的工作效率，完善管理平臺的所有功能。新增功能模塊，如：在校生學籍電子注冊；繼續(xù)挖掘現(xiàn)有模塊功能，如：在畢業(yè)生電子注冊模塊中增加在線注冊功能、重名重號查詢的圖像顯示功能等。

3）整合統(tǒng)一學籍學歷信息的查詢功能，避免系統(tǒng)繁復(fù)，功能模塊和數(shù)據(jù)重疊，增強系統(tǒng)存儲空間，簡化信息查詢步驟。使得學生和學籍管理人員只需要登錄系統(tǒng)，通過一次查詢就能掌握到該學生從入學到畢業(yè)的所有相關(guān)信息（包括獎懲情況）。

4）確保數(shù)據(jù)安全有效，做好同步上網(wǎng)工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的靈魂是數(shù)據(jù)的及時有效?，F(xiàn)在畢業(yè)生學歷證書電子注冊數(shù)據(jù)的上網(wǎng)時間已經(jīng)做到了即時注冊，實時更新，即學校什么時候向省級教育主管部門報送，通過省里校驗無誤的數(shù)據(jù)即時實現(xiàn)網(wǎng)上可查詢功能。但新生學籍電子注冊上網(wǎng)時間與實際入學報到時間之間有個近2月的時間差說明：當年的新生數(shù)據(jù)可下載的時間一般是8月下旬，新生學籍注冊的完成時間是每年的10月30日之前，為了方便學生能夠及時查詢和確認到自己的學籍情況，數(shù)據(jù)按時更新，相關(guān)數(shù)據(jù)同步上網(wǎng)尤為重要，增加學生信息的透明度，加強安全管理，落實專人，確保數(shù)據(jù)安全有效，從而有力打擊假文憑，維護國家政策和高校的形象。

綜上所述，學籍管理工作的現(xiàn)代化、透明化、規(guī)范化和信息化程度是衡量高職院校管理水平的重要標志。因此，要把電子注冊作為核心力量，認真研究探討高職院校學籍學歷管理的發(fā)展趨勢，不斷推進深化改革，完善高等學校學籍學歷電子注冊的管理和建設(shè)，進一步促進高等院校辦學與管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，維護國家學歷制度的嚴肅性和學歷證書的規(guī)范性，不斷改善創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，努力提高教育教學質(zhì)量，促進我國高等教育健康有序發(fā)展。