總承包項(xiàng)目文件管理淺議

文/山東電力工程咨詢?cè)河邢薰拘畔⑽臋n部 張翠平 趙宏剛

現(xiàn)代科技信息的迅猛發(fā)展，使得信息充斥著社會(huì)的每一個(gè)角落，這也對(duì)總承包項(xiàng)目的文件管理提出了更新、更高的要求。但目前的總承包項(xiàng)目文件管理與科技信息時(shí)代的融合還有一定距離，需要我們所有項(xiàng)目文件管理工作者不斷地反思和努力，來提高總承包項(xiàng)目文件管理工作的水平，以適應(yīng)現(xiàn)代科技信息社會(huì)的新要求。

一、項(xiàng)目文件管理面臨的新趨勢

（一）傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代化的管理理念轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的管理理念中，總承包項(xiàng)目的文件管理工作重心主要是項(xiàng)目檔案管理，即為滿足項(xiàng)目竣工移交而進(jìn)行的文件收集、整理、提供利用、移交等工作。但隨著現(xiàn)代科技信息時(shí)代的來臨，電子文件成為現(xiàn)代項(xiàng)目管理過程中愈來愈重要的溝通手段，大量的電子文件產(chǎn)生，相應(yīng)的紙質(zhì)文件數(shù)量卻并未減少，對(duì)項(xiàng)目文件的即時(shí)性、完整性管理，尤其是對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過程控制管理變得愈來愈重要，并會(huì)最終逐步取代傳統(tǒng)的竣工移交而成為現(xiàn)代項(xiàng)目文件管理的重心工作。

（二）傳統(tǒng)的管理隊(duì)伍向高水平的專業(yè)管理隊(duì)伍轉(zhuǎn)型。一直以來，基于傳統(tǒng)的項(xiàng)目文件管理理念，項(xiàng)目文件管理人員的配置層次及水平也受到了相當(dāng)程度的限制，基本的模式為：總承包單位根據(jù)項(xiàng)目的具體規(guī)模向該項(xiàng)目部派駐1—2名或2—3名正式的、專業(yè)的項(xiàng)目文件管理人員，其他的項(xiàng)目文件管理人員為項(xiàng)目現(xiàn)場臨時(shí)招聘的工作人員，存在人員項(xiàng)目文件管理水平參差不齊、流動(dòng)性大，結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，人員的整體知識(shí)水平構(gòu)成較低等特點(diǎn)；隨著現(xiàn)代科技信息時(shí)代的來臨，項(xiàng)目文件管理隊(duì)伍的人員構(gòu)成水平亟待提高，以便適應(yīng)新時(shí)代的新要求、新趨勢，這些人員至少應(yīng)該能夠熟練掌握專業(yè)的項(xiàng)目文件管理知識(shí)、能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，以便適應(yīng)電子文件大量產(chǎn)生，以及現(xiàn)代化的管理工具應(yīng)用后所需要的各種知識(shí)管理的需求。

（三）傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。基于傳統(tǒng)管理理念的重心，對(duì)項(xiàng)目文件的管理長期以來偏重于對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、提供利用以及竣工文件的移交，純手工整理占日常工作的絕對(duì)優(yōu)勢，主要是項(xiàng)目文件管理人員通過手工操作，整理、編目、移交項(xiàng)目文件，對(duì)現(xiàn)代化的文件控制管理工具及平臺(tái)、系統(tǒng)的應(yīng)用幾乎空白，效率較低，對(duì)保證文件的及時(shí)性、完整性無較大幫助，一直處于被動(dòng)工作的局面。隨著時(shí)代的轉(zhuǎn)變，愈來愈多的現(xiàn)代化的文件管理平臺(tái)誕生，這些工具與系統(tǒng)也將會(huì)被愈來愈多地應(yīng)用到項(xiàng)目的文件管理中，這就要求項(xiàng)目文件管理人員改變傳統(tǒng)的管理方法，更多地使用現(xiàn)代化的管理工具，提高工作效率，減少文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，為信息的傳遞加快速度，同時(shí)也是提高整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行、工作效率的必要條件。

二、面對(duì)新趨勢需要采用的改進(jìn)措施

（一）改變傳統(tǒng)的工作理念，化被動(dòng)接收為主動(dòng)宣傳。一直以來，檔案工作被認(rèn)為是一個(gè)可有可無的領(lǐng)域，不被很多人理解，也不被社會(huì)大眾知曉，同時(shí)，更談不上被重視。項(xiàng)目的文件管理同樣面臨這樣一個(gè)困境，大多數(shù)總承包項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)層只是為了滿足項(xiàng)目最終竣工驗(yàn)收時(shí)的竣工檔案移交，才將項(xiàng)目的文件交給專人去管理，這是一個(gè)長期發(fā)展形成的過程。目前，大多數(shù)項(xiàng)目文件依然是為了滿足項(xiàng)目最終移交而存在的，項(xiàng)目文件的管理人員也存在這樣一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為自己的工作不被領(lǐng)導(dǎo)重視，處在一個(gè)較低的位置，直到今天，這也是一個(gè)不容我們忽視的現(xiàn)實(shí)。但隨著時(shí)代的改變，信息的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，以及人們對(duì)知識(shí)的需求量極大增加，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文件管理手耳相傳的工作方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化總承包項(xiàng)目的施工進(jìn)展需求，大量的信息流轉(zhuǎn)成為必然，文件的媒介變得愈來愈重要，也愈來愈被社會(huì)認(rèn)可，作為項(xiàng)目文件管理工作人員的我們，更需要改變自己一直以來的“自卑心理”，改變以往“閉門造車”“獨(dú)守深閨”的困局，主動(dòng)走出去，加大對(duì)自身工作的宣傳力度，如總承包項(xiàng)目部可以每月編寫項(xiàng)目信息文件月報(bào)、大事記等，將自身的工作介紹給項(xiàng)目部、給業(yè)主、給各參建方，以使他們了解我們的具體工作，了解項(xiàng)目文件管理的重要性及意義，這樣才能適應(yīng)這個(gè)“酒香還怕巷子深”的社會(huì)現(xiàn)實(shí)，以更多的實(shí)例，更多的推廣介紹，積極利用項(xiàng)目文件的利用效果，尤其是利用有較大經(jīng)濟(jì)效益影響的案例進(jìn)行宣傳，也可以借鑒其他總承包項(xiàng)目的利用效果，讓更多的人認(rèn)識(shí)到檔案工作，尤其是項(xiàng)目文件控制工作的重要性，以及剖析項(xiàng)目文件控制管理所面臨的新環(huán)境，所需要面臨的新改革，提高自身能力和知識(shí)水平的同時(shí)，讓更多的人認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題及趨勢。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)代項(xiàng)目文件管理隊(duì)伍建設(shè)，提高項(xiàng)目文件管理隊(duì)伍水平?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?，只有高水平的團(tuán)隊(duì)，才能進(jìn)行高效率的工作；只有高水平的項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)，才能適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的需求，更好地完成總承包項(xiàng)目文件管理工作，提高現(xiàn)代項(xiàng)目文件管理隊(duì)伍的工作能力及水平勢在必行。1.建立一支較穩(wěn)定的、全方位的項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)。因?yàn)轫?xiàng)目文件管理的特殊性，每一個(gè)總承包項(xiàng)目部都需要有一支獨(dú)立的項(xiàng)目文件管理隊(duì)伍，這個(gè)隊(duì)伍需要隨著項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展設(shè)立，同時(shí)隨著項(xiàng)目的竣工而結(jié)束或解散，但對(duì)一個(gè)總承包單位來說，需要為所有的總承包項(xiàng)目配備一支隨時(shí)可以“上前線”的項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)，這支隊(duì)伍需要滿足各方面的需求，能夠隨時(shí)分配到各個(gè)所需的項(xiàng)目，同時(shí)還必須能夠獨(dú)立承擔(dān)起所到項(xiàng)目的文件管理工作。這就需要一支擁有多方位、全方位項(xiàng)目文件管理技能的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該包括對(duì)每支獨(dú)立的項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)的管理能力、高效流轉(zhuǎn)項(xiàng)目文件的能力、使用現(xiàn)代化項(xiàng)目文件管理工具的能力、對(duì)項(xiàng)目文件過程控制的能力，以及與之相匹配的與項(xiàng)目部其他部門協(xié)調(diào)的能力、與項(xiàng)目部所有分包單位溝通的能力，甚至還需要具有一定的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)搭建與項(xiàng)目信息系統(tǒng)維護(hù)的能力等等。2.加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)。任何一種技能的養(yǎng)成，都不是一朝一夕的事，都不可能一蹴而就，對(duì)待項(xiàng)目文件管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)亦是如此，定期或不定期地進(jìn)行各種類型的培訓(xùn)就成為一項(xiàng)必需的工作，團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成應(yīng)該是多樣的、需要的技能也是多樣的，所以團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)也必須是多樣的：一是對(duì)新員工的基本上崗技能的培訓(xùn)，包括基礎(chǔ)的項(xiàng)目文件分類、文件清單以及針對(duì)每類文件的管理方法，對(duì)基礎(chǔ)文件類型的分發(fā)管理、分發(fā)流程，以及項(xiàng)目文件管理的各種基本規(guī)范的培訓(xùn)等。二是對(duì)現(xiàn)代化項(xiàng)目管理文件、施工文件等的管理培訓(xùn)，包括文件范圍、各種文件的現(xiàn)代化信息特征、電子文件的屬性、元數(shù)據(jù)管理、過程控制管理、前端控制管理等。三是現(xiàn)代化項(xiàng)目文件管理工具、系統(tǒng)平臺(tái)的使用培訓(xùn)，包括基礎(chǔ)的軟件使用、權(quán)限設(shè)置、讀寫設(shè)置，以及基礎(chǔ)的系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。四是項(xiàng)目文件管理不可或缺的項(xiàng)目竣工文件的管理培訓(xùn)，竣工文件移交是項(xiàng)目竣工的必要條件，結(jié)合每個(gè)項(xiàng)目的特征，以及總承包合同要求、項(xiàng)目業(yè)主的需求等，各個(gè)總承包項(xiàng)目的工程竣工文件移交都有各自的特點(diǎn)，但同一類型的項(xiàng)目，基本特征還是相通的，如重大建設(shè)項(xiàng)目的竣工移交要求等，需要進(jìn)行必要的培訓(xùn)。五是結(jié)合信息化需求進(jìn)行的其他方面的培訓(xùn)，如網(wǎng)絡(luò)搭建的基礎(chǔ)知識(shí)，信息系統(tǒng)的設(shè)置與日常使用、維護(hù)、電子文件權(quán)限分配及修改等。六是應(yīng)對(duì)科技信息的迅猛發(fā)展，要求提高對(duì)項(xiàng)目文件管理人員的保密意識(shí)的培訓(xùn)，包括國家相關(guān)的保密法，總承包單位的保密要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等。七是隨著總承包項(xiàng)目向國際市場的拓展，對(duì)國際型項(xiàng)目文件控制管理人才的特殊培訓(xùn)，如國際項(xiàng)目所在國的文件背景培訓(xùn)、項(xiàng)目建設(shè)所需的專業(yè)英語（包括口語）的培訓(xùn)等。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)及軟件平臺(tái)。目前可供應(yīng)用的項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)有不少，較為先進(jìn)的文件管理平臺(tái)有e-Doc、Documentum系統(tǒng)，這兩個(gè)系統(tǒng)各有優(yōu)勢，但更趨主流的為后者，即Documentum文件管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的功能有：項(xiàng)目文檔標(biāo)準(zhǔn)目錄的生成。項(xiàng)目文檔標(biāo)準(zhǔn)屬性的建立。內(nèi)網(wǎng)項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、信函、技術(shù)文件、項(xiàng)目管理文件、傳遞單等審批流程及內(nèi)部分發(fā)流程。項(xiàng)目文件的分權(quán)限訪問。總包項(xiàng)目部與業(yè)主、供應(yīng)商、分包商之間的文件交互。外網(wǎng)DOCUMENTUM與內(nèi)網(wǎng)文件DOCUMENTUM文件的交互。這些功能的應(yīng)用能夠極大地提高項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)的速度，提高現(xiàn)代項(xiàng)目文件管理的效率，同時(shí)增強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目文件的過程控制管理，新的管理系統(tǒng)的應(yīng)用要求項(xiàng)目文件管理人員必須迅速掌握該系統(tǒng)的使用、維護(hù)等技能，才能更好地為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

（四）加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化、程序化的管理要求。在項(xiàng)目建立之初，有必要編制一套完整、全面的管理程序文件，明確對(duì)項(xiàng)目文件管理的各方面的要求。一是規(guī)范項(xiàng)目文件的編制要求，如文件的編碼、文件的格式，電子文件的命名要求等，如會(huì)議紀(jì)要、傳真、信函等。如電子文件的命名格式為：文件編碼+文件主題。二是規(guī)范流程，如文件的審批流程、各類文件不同的領(lǐng)導(dǎo)簽字要求等。三是明確電子文件控制的辦法，如分發(fā)的矩陣、在項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)中的讀寫權(quán)限等。四是制定項(xiàng)目文件管理軟件的使用辦法等。五是其他需要的規(guī)定及要求。

（五）加強(qiáng)對(duì)信息安全、保密的控制力度。信息化要求的增強(qiáng)，在產(chǎn)生各種優(yōu)勢的同時(shí)，也增加了信息外泄的可能性，正如《人人時(shí)代》中所提到的：“即在這個(gè)完善實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)抄送的時(shí)代，寫封電子郵件發(fā)出去也可以是一種出版?！保ǖ?1頁）這種高效的傳播要求項(xiàng)目文件管理的過程中，一是要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目文件管理人員的保密意識(shí)培訓(xùn)，必須增強(qiáng)包括國家層面的、公司內(nèi)部的涵蓋各級(jí)層面的保密法的學(xué)習(xí)等。二是要通過程序文件規(guī)定等，加強(qiáng)對(duì)文件分發(fā)范圍及權(quán)限的控制，對(duì)文件流轉(zhuǎn)進(jìn)行規(guī)范化管理等。三是要加強(qiáng)技術(shù)手段在保密工作中的應(yīng)用，如內(nèi)外網(wǎng)隔離、有限訪問權(quán)限的控制等。

三、小結(jié)

科技信息時(shí)代的來臨，對(duì)項(xiàng)目文件的管理工作提出了更高的要求，作為項(xiàng)目文件管理工作者，必須首先轉(zhuǎn)變自身的觀念，從轉(zhuǎn)變自身做起，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，適應(yīng)新社會(huì)的要求，做到能夠適應(yīng)更多類型項(xiàng)目的更廣泛的要求。