探究電子信息化在圖書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用

馬辰

摘 要：信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)逐漸得到了推廣，借助電子信息技術(shù)提高圖書(shū)管理效果也是當(dāng)前圖書(shū)檔案管理的重要發(fā)展途徑。電子圖書(shū)檔案的應(yīng)用是信息化技術(shù)在圖書(shū)檔案管理中的重要體現(xiàn)，是圖書(shū)檔案管理工作的重要改革，不僅提高了管理工作的水平也有助于實(shí)現(xiàn)科學(xué)現(xiàn)代化的圖書(shū)檔案管理，為用戶的使用和信息咨詢的傳播提供了便捷途徑。因此，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到電子信息化應(yīng)用在圖書(shū)檔案工作的重要性，本文分析了電子信息管理的重要性，以及推行電子信息化的措施。

關(guān)鍵詞：電子信息化；圖書(shū)檔案；管理工作；應(yīng)用

1 利用電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 延長(zhǎng)圖書(shū)檔案的保存時(shí)間

長(zhǎng)期以來(lái)，一直以紙介質(zhì)為主進(jìn)行圖書(shū)管理，不僅要注意防蛀、防火和防水，還要投入大量的人力物力，仍不能保證紙質(zhì)圖書(shū)不被損壞和遺失。而利用電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)管理，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)圖書(shū)管理向電子檔案的轉(zhuǎn)變，不僅不怕防蛀，還能節(jié)省大量的人力和物力。

1.2 提升圖書(shū)管理的工作效率

圖書(shū)管理的工作任務(wù)較為繁重，經(jīng)常需要對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類與整理，而在傳統(tǒng)的圖書(shū)管理工作模式中，都是依賴人工完成，難以避免可能出現(xiàn)人為因素造成的誤差，而且工作效率不高。由于計(jì)算機(jī)可以在短時(shí)間內(nèi)快速的完成人工相對(duì)無(wú)法完成的圖書(shū)處理任務(wù)，因此利用電子信息技術(shù)能夠大幅提升圖書(shū)管理的工作效率，從而節(jié)省大量的時(shí)間。

1.3 有效解決信息孤島問(wèn)題

在圖書(shū)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的對(duì)于原始型圖書(shū)檔案的管理方法較為落后，而且不同部門之間的圖書(shū)檔案管理方法不同，難以實(shí)現(xiàn)原始型圖書(shū)檔案的共享，從而造成信息孤島現(xiàn)象。而利用電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)檔案管理，可以突破傳統(tǒng)管理方法的束縛，很容易的實(shí)現(xiàn)不同部門之間的原始型圖書(shū)檔案共享，有效地解決了信息孤島問(wèn)題，為圖書(shū)檔案管理帶來(lái)了極大的便利。

2 電子信息化在圖書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用

2.1 建立完善電子信息化圖書(shū)檔案管理制度

圖書(shū)檔案管理工作在引進(jìn)信息技術(shù)的時(shí)，要建立完善管理工作制度，以此來(lái)保證工作的有效性，需要根據(jù)紙質(zhì)文件和電子文件在保存和使用中的特點(diǎn)進(jìn)行制定，兩者都是檔案管理和保持中的重要內(nèi)容，因此要建立同時(shí)適合二者的制度，既能夠保證對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行正常的整理和收集，又要保證電子檔案的錄入和存檔的規(guī)范性，切實(shí)起到資源共享的作用。建立電子檔案信息化的管理的網(wǎng)絡(luò)安全制度，這是保證電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過(guò)程中，不受到不法分子的侵害，保證企業(yè)能夠安全使用。紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中容易被不法人員復(fù)制、更改或者受到毀壞，電子介質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)更具有安全性，保存和使用更加便捷，但是也會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，因此需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全制度和管理。

2.2 提升圖書(shū)管理人員的信息素養(yǎng)

提升圖書(shū)管理人員的信息素養(yǎng)，才能更有效地利用電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)管理，具體措施主要包括以下幾點(diǎn)：第一，提升圖書(shū)管理者的信息素養(yǎng)是開(kāi)展利用電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)管理工作的重要環(huán)節(jié)。第二，聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家對(duì)圖書(shū)管理者進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高圖書(shū)管理隊(duì)伍的整體信息素養(yǎng)。第三，引進(jìn)信息素養(yǎng)較高的圖書(shū)管理人才，充實(shí)圖書(shū)管理隊(duì)伍。

2.3 提升圖書(shū)檔案管理的信息化

目前，各圖書(shū)館已經(jīng)開(kāi)始積極開(kāi)展圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)，將圖書(shū)檔案管理工作模式積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化融合；但是，由于信息技術(shù)等技術(shù)限制，很多圖書(shū)檔案管理工作僅限于進(jìn)行檔案資料掃描、上傳和登記，信息化工作模式處于低級(jí)工作狀態(tài)，導(dǎo)致圖書(shū)檔案資料應(yīng)用效能大幅削弱。圖書(shū)檔案管理信息化，不僅僅局限于簡(jiǎn)單的資料上傳和統(tǒng)一管理，還需要靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，重視引用動(dòng)畫(huà)技術(shù)等新型技術(shù)，將檔案資料再加工，以紙質(zhì)檔案資料為基礎(chǔ)，形成符合檔案信息化管理形式的網(wǎng)絡(luò)資料，以圖文結(jié)合的形式呈現(xiàn)檔案管理的新?tīng)顟B(tài)，從而保證檔案資料管理的與時(shí)俱進(jìn)。

2.4 加強(qiáng)圖書(shū)館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

圖書(shū)館屬于地方性事業(yè)單位，其發(fā)展和建設(shè)對(duì)地方經(jīng)濟(jì)具有一定的依賴性。為提升圖書(shū)館信息化管理的工作質(zhì)量，需要地方政府加大對(duì)圖書(shū)館現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的資金扶持力度，使圖書(shū)館相關(guān)建設(shè)工作的開(kāi)展能夠具備扎實(shí)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。中央財(cái)政統(tǒng)一撥付的財(cái)務(wù)制度為部分地區(qū)的圖書(shū)館建設(shè)提供良好的發(fā)展契機(jī)，圖書(shū)館應(yīng)基于自身的發(fā)展需求，加快申報(bào)建設(shè)資金，積極開(kāi)展信息化建設(shè)工作。地區(qū)的圖書(shū)館之間應(yīng)重視整合建設(shè)資源，通過(guò)集中力量建立能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)資源的優(yōu)質(zhì)分配。通過(guò)圖書(shū)館的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提升圖書(shū)館的人性化和個(gè)性化服務(wù)意識(shí)，最大程度為社會(huì)提供公共服務(wù)，從而提升圖書(shū)館經(jīng)營(yíng)管理的社會(huì)效益。

2.5 重視圖書(shū)檔案信息資源共享

圖書(shū)館領(lǐng)域的圖書(shū)檔案管理工作應(yīng)突破地域局限，以謀求圖書(shū)館共同發(fā)展作為發(fā)展和工作目標(biāo)，以網(wǎng)絡(luò)空間的無(wú)邊界化作為工作基礎(chǔ)，整合高校圖書(shū)館、科研圖書(shū)館、公共圖書(shū)館等檔案管理資料，從而保證圖書(shū)檔案管理工作能夠形成統(tǒng)一的管理格局。目前，圖書(shū)館的檔案管理工作基本處于各自為政的管理狀態(tài)，檔案信息也處于割裂狀態(tài)，檔案資源難以最大程度發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。在互聯(lián)網(wǎng)情境下進(jìn)行檔案資料和信息共享，可以為圖書(shū)館之間的檔案信息共享和交換提供途徑。圖書(shū)館的檔案管理工作需要重視檔案資料、信息共享，通過(guò)檔案信息的交互應(yīng)用，一方面能夠提升圖書(shū)館檔案管理工作效率，另一方面能夠提高檔案管理工作效能。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子信息化管理是圖書(shū)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是圖書(shū)管理工作與時(shí)代接軌的必要手段，其應(yīng)用能夠促使人們產(chǎn)生革新的管理意識(shí)，為工作效率的提升提供新途徑，使得圖書(shū)檔案管理工作更加全面，范圍更多，為日后的管理工作提供新思路。因此，在圖書(shū)管理工作的今后發(fā)展中，必須要積極創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和及時(shí)，推動(dòng)圖書(shū)檔案管理工作的電子化，完善圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，有效的幫助人們提高工作效率，為人們提供更好的閱讀體驗(yàn)。

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