中職院校檔案管理工作存在的問題及措施

苗睿

(山東省萊陽衛(wèi)生學校 山東萊陽 265200)

中職院校檔案管理工作存在的問題及措施

苗睿

(山東省萊陽衛(wèi)生學校 山東萊陽 265200)

隨著我國經濟水平的不斷進步與發(fā)展，信息化建設的速度也在不斷加快，并且全面覆蓋在每個行業(yè)工作之中。中職院校在開展檔案管理工作時也面臨著很大的壓力與挑戰(zhàn)，文章主要分析許多中職院校在當前檔案管理工作中存在的各種問題，并提出相應的策略與建設檔案信息化管理的幾點建議。

中職院校;檔案管理工作;檔案信息化

目前，許多中職院校檔案管理工作雖然取得顯著的成績與進步，但在很多方面依然存在著問題，并且隨著信息化與市場經濟的不斷發(fā)展，面臨的壓力越來越大。為此，如何在現(xiàn)階段檔案管理工作中找出各種缺陷與問題，并針對問題采取相應的措施尤為重要。綜合說來，現(xiàn)階段很多中職院校在當前檔案管理工作中都存在很多突出的問題，主要有以下幾個方面。

一、中職院校檔案管理工作中的問題分析

1.檔案管理工作者專業(yè)素質偏低。就目前而言，各大中職院校雖然有具有穩(wěn)定而長期的檔案管理團隊，但由于新時期許多檔案管理工作的變革與發(fā)展需求，導致現(xiàn)有的管理隊伍的專業(yè)素質與文化水平都很難達到要求。

2.檔案檢索效率偏低。部分中職院校目前在檔案檢索工作中主要的檢索方式有計算機與人工檢索兩種。但就目前中職院校發(fā)展狀況而言，人工檢索是其主要的一種檢索手段。雖然有關檔案管理部門在這方面開展了大量工作，并且也不斷編制出更多形式的檢索工具，而在檢索時仍然出現(xiàn)工作不夠細致的情況，僅僅只是將工作量提了上去，檢索工作對計算機的依賴程度降低，計算機檢索工作相對較少［1］。

3.編研水平不高。部門檔案患者者為了應付檢查，追求表面升級，通常在選擇人員方面較為隨意，最終導致編研產品的質量與層次不高，并且不具備很強的實用性與利用價值。

4.檔案管理不規(guī)范，內部管理水平不高。一些中職院校在這方面的主要表現(xiàn)有：卷內目錄不規(guī)范，檔號不規(guī)范，組卷較為混亂，案卷標題不合理，以及紙張規(guī)格問題等等。

二、提升檔案管理效率的相關對策

1.提升檔案管理人員的專業(yè)素質水平。人才是中職院校檔案管理效率提升的重要因素之一，因此必須要引進具有專業(yè)技術與專業(yè)知識的人才參與到檔案管理工作中去。同時，中職院校還應當針對現(xiàn)階段的人員教育狀況開展相應的檔案管理教育措施，以使工作人員積極適應檔案管理工作變更的要求［2］。檔案管理人員還應當努力加強學習，不斷提升綜合素質，并學會運用新的檔案管理理論指導及完善工作。

2.提升檔案管理工作者的積極性。由于長期以來，落后而單調的工作方式與方法導致中職院校檔案管理工作者的積極性受挫，一直處在材料收集工作的被動狀態(tài)。要想充分做好該校檔案服務工作，應不斷完善當前的工作模式，并積極提升檔案管理人員的主動性與積極性，鼓勵檔案管理人員不但更新檔案管理新理念，從而更好參與到檔案管理工作中去［3］。

3.更新檔案管理觀念，充分實現(xiàn)自身價值。就目前狀況分析，中職院校檔案管理人員中有部分工作者尚未能意識到檔案工作對學校發(fā)展的重要性，這就要求相關領導人員積極做好有關教育與宣傳工作，使檔案管理工作人員清除意識到檔案管理的重要性，從而增強其對工作的自信心與自豪感。

4.檔案現(xiàn)代化實現(xiàn)與企業(yè)同步。檔案部門管理工作的變革以及信息化技術的發(fā)展，要求現(xiàn)階段檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化建設。筆者認為，中職院?？梢院侠硎褂秒娮訖n案管理方式，將電子文件保管起來［4］。建檔案管理信息化建設過程中，依然有很多需要優(yōu)化完善的系統(tǒng)，如資源管理與信息管理系統(tǒng)等。為此，學校檔案管理部門應當積極參與學習與研究，努力掌握各種現(xiàn)代化檔案管理技術，從而使企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化形成有機結合，最終實現(xiàn)同步發(fā)展。

三、建設信息化檔案管理的相關建議

1.建立健全合理科學的檔案管理工作制度，規(guī)范工作人員的職責與行為。要想解決現(xiàn)階段文件歸檔問題，中職院校檔案部門工作人員應當明確電子文件歸檔的范圍與時間，創(chuàng)建出合理的文件信息交換與存儲標準，從而為檔案信息資源共享提供條件。創(chuàng)建電子檔案后要建立備份制度與保密制度，做好文件的保密工作。

2.強化檔案管理團隊的建設力度?，F(xiàn)階段中職院校的檔案管理隊伍在知識儲備方面較為單一，因此必須加強團隊建設，普遍提高檔案管理隊伍的學歷水平，并且對工作人員的年齡層次進行不斷優(yōu)化，補充一些年輕而富有才干的知識人才進去。

3.科學使用校園網絡，對檔案信息進行收集與整理，并且建立電子化的數(shù)據(jù)庫。積極鼓勵每個部門通過電子文件并依據(jù)相關要求與標準將檔案材料上報上去，如文字、照片、視頻等。同時，將校園網與檔案管理的軟件系統(tǒng)連接起來，最終實現(xiàn)檢索自動化與檔案查詢一體化。

4.強化檔案建設力度，將檔案室藏特色體現(xiàn)出來。中職院校在設置專業(yè)時必須要將其特色展現(xiàn)出來，并且還要注重培養(yǎng)應用型人才。為此，中職院校要注重對本校精品課程以及重點專業(yè)的檔案工作進行建設。此外，由于檔案管理工作保密性較強，并且存在使用權限問題，以及遭受網絡病毒攻擊，加上信息化建設中存在的程序缺陷與技術等問題，所以必須建立起信息化檔案的安全保障系統(tǒng)。

5.更新觀念，進一步強化檔案管理。相關檔案管理人員應當從學校的發(fā)展與改革的角度更新管理觀念，將其視作重要的信息來源，并不斷提升檔案資源的有效使用率，將信息化檔案建設的作用發(fā)揮到最大。

結語：

在當今中職院校開展檔案管理的各項工作中，對存在的問題應當及時找出，并在考慮到可持續(xù)發(fā)展的前提下盡快實施解決方案，從而使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化。此外，對于現(xiàn)階段檔案管理工作中一些不科學的方式與方法，應當通過不斷的學習與總結對其施展改革手段，最終使檔案管理工作更加完善。

［1］張頎.中職院校檔案管理中存在的問題與對策［J］.河南科技，2010，(03)：52.

［2］高鵬.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進對策［J］.教育與職業(yè)，2010，3(08)：179-181.

［3］趙靜文.淺析技工院校檔案管理工作存在的問題及建議［J］.濟南職業(yè)學院學報，2014，(03)：121-122.

［4］吳小寧.淺談中職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題及改進措施［J］.辦公室業(yè)務，2014，(13)：235，237.

R197.322

B

1009-6019(2015)01-0249-02