淺談Microsoft Office郵件合并技術(shù)在高職院校公開招聘工作中的應(yīng)用

王猛+++孫樹娜

摘 要：Microsoft Office辦公套件目前在我國辦公領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，其強大的文字?jǐn)?shù)據(jù)處理套件word、excel、ppt等給我日常工作帶來極大的方便性，大大的提高了我們的工作效率。該文以Microsoft Office的郵件合并技術(shù)為例，詳細(xì)介紹該技術(shù)在公開招聘筆試自動打印準(zhǔn)考證、考場桌貼、考場簽字單及工資單中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：辦公套件 郵件合并 公開招聘

中圖分類號：G63 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（c）-0019-01

近些年，隨著高校的不斷擴招，大學(xué)畢業(yè)生一年比一年多，但市場需求量卻沒有相應(yīng)增多，甚至一年比一年少，一年比一年要求高。該院2014年公開招聘31人，其中綜合輔導(dǎo)員崗位招5人，該崗位報名人數(shù)近900人。按照有關(guān)規(guī)定需要加筆試，這樣一來給我們帶來巨大的工作量?？紤]到人數(shù)眾多，時間緊任務(wù)重，首先排除人工手工制作的可能性，采用先進(jìn)的計算機技術(shù)去解決大數(shù)據(jù)量的工作成為我們工作的首選，當(dāng)下計算機技術(shù)日新月異，為我們的生活和工作帶來極大的便利，解決這項重點工作有多種方案，我們采用常用辦公軟件Microsoft Office的郵件合并技術(shù)。

郵件合并的概念，“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出得，具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要得郵件文檔，因此大大提高工作效率。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

整理已經(jīng)用Excel錄入好的考生信息表，表中的內(nèi)容包括姓名、性別、身份證號、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校以及所分配的考場號、準(zhǔn)考證號、考試時間、考試地點、考試內(nèi)容等準(zhǔn)考證上的相關(guān)信息。另外，收集考生一寸照片并用考生身份證命名，在錄入考生信息的Excel表中添加考生照片的絕對地址。為了防止考生照片大小參差不齊，我們事先用圖片處理軟件將照片批量處理為我們所需要的放于準(zhǔn)考證上的比較適合的尺寸，以上為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要做的工作。

2 準(zhǔn)考證模板準(zhǔn)備

新建Word文檔作為考生準(zhǔn)考證模板，在模板中繪制準(zhǔn)考證，包括準(zhǔn)考證號、姓名、性別、身份證號、考場號、座位號、考試時間、考試地點、照片及考生須知。該文以O(shè)ffice2007為工具，在該準(zhǔn)考證模板中選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當(dāng)前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加地址塊，并將地址塊按照考生信息表中的內(nèi)容以命名，接下來“預(yù)覽信函”，完成合并，這樣在考生信息表中的所有考生的帶照片的準(zhǔn)考證文檔就生成了。通過滾動鼠標(biāo)滾輪將會看到所有人的準(zhǔn)考證，在打印準(zhǔn)考證之前，為了保證準(zhǔn)考證信息的準(zhǔn)確性，我們對每個考場隨機的抽取兩個人的信息進(jìn)行核對，核對無誤后，打印準(zhǔn)考證。

3 制作考場桌貼

為了考生進(jìn)入考場后能夠快速有序地找到自己的位置，我們在這里運用office郵件合并技術(shù)制作考場桌貼。新建word文檔作為考場桌貼模板，在模板中繪制桌貼樣式，每個考場30人，我們用word表格設(shè)計A4紙張兩頁紙，其中第一頁16人，第二頁14人。每位考生的桌貼信息包括座位號、準(zhǔn)考證號、身份證號、姓名及性別。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當(dāng)前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加5個地址塊，并將地址塊分別命名為座位號、準(zhǔn)考證號、身份證號、姓名及性別，這樣第一個人的考場桌貼模板就制作完成，并復(fù)制到第二人的桌貼中，選中第二人的“座位號”地址塊，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“切換域代碼”，我們會看到“{mergefield 座位號}”這樣的代碼。在這里我們要在這行代碼的前面加上“{next}”，注意只需在每個考生的第一個地址塊中添加即可，然后將第二個人的所有地址塊信息復(fù)制到其他28個人的桌貼中，這樣一來節(jié)省了時間，免得重復(fù)操作，提高了效率。接下來“預(yù)覽信函”，完成合并。

4 制作考場簽字單

為了方便監(jiān)考人員核對考生信息，以及防止替考人員混入考生隊伍中，在這里我們將設(shè)計制作帶有考生照片的考生簽字單。新建word文檔作為考場簽字單，在模板中繪制考場簽字單樣式，每個考場30人，我們用word表格設(shè)計A4紙張一頁紙，在這頁紙張中插入表格，設(shè)計樣式為30人。每位考生的簽字單中包括座位號、姓名、身份證號及照片。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當(dāng)前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到考生信息表，添加4個地址塊，并將地址塊分別命名為座位號、姓名、身份證號及照片，這樣第一個人的考場簽字模塊就制作完成，并復(fù)制到第二人的簽字模塊中，選中第二人的“座位號”地址塊，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“切換域代碼”，我們會看到“{mergefield 座位號}”這樣的代碼。在這里我們要在這行代碼的前面加上“{next}”，注意只需在每個考生的第一個地址塊中添加即可，然后將第二個人的所有地址塊信息復(fù)制到其他28個人的簽字模塊中，接下來“預(yù)覽信函”，完成合并。這樣考場簽字單就制作完成了，通過滾動鼠標(biāo)滾輪將會看到帶有所有人照片及信息的考場簽字單，在打印考場簽字單之前，為了保證考場簽字單信息的準(zhǔn)確性，我們對每個考場隨機的抽取兩個人的信息進(jìn)行核對，核對無誤后，打印考場簽字單。

5 制作入職人員工資單

通過筆試及面試的考生，在辦理入職手續(xù)之后，按照相關(guān)政策規(guī)定兌現(xiàn)工資。此次公開招聘共招錄31人，下面我們將制作這31人的入職工資單。首先用Excel建立人員工資表，表中項目包括姓名、分配部門、基本工資、績效工資、其他補貼以及合計，將招錄的31人工資明細(xì)錄入到表中，并計算合計數(shù)；新建word文檔作為工資單模板，運用表格工具繪制工資單。選擇“郵件”，“開始郵件合并”，“選擇信函類文檔”，“使用當(dāng)前文檔”，“點擊下一步”，“瀏覽”找到人員工資表，添加地址塊，并命名為姓名、分配部門、基本工資、績效工資、其他補貼及合計，接下來“預(yù)覽信函”，完成合并，這樣入職人員工資單就制作完成了，通過滾動鼠標(biāo)滾輪將會看到所有人的工資單。在打印工資單之前，要確認(rèn)人員工資準(zhǔn)確性，核對無誤后打印工資單。

參考文獻(xiàn)

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