淺議檔案信息化建設(shè)

□張子敏

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛,檔案部門已著手利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案,傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已悄然發(fā)生改變,檔案信息化建設(shè)將成為新時(shí)期檔案管理謀求實(shí)現(xiàn)的新目標(biāo)。

1.檔案信息化的主要內(nèi)容

所謂檔案信息化,就是通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃框架之下，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)提升傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案管理的發(fā)展要求，最大限度滿足社會(huì)對(duì)檔案需求的建設(shè)過程。檔案信息化的核心是檔案信息資源建設(shè)，目的是擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用。只有將檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化，才能促進(jìn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)支撐。

2002年國(guó)家檔案局頒發(fā)的 《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，指出：檔案信息化包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)等六方面建設(shè)內(nèi)容。

2.檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)有待完善

截至目前，我國(guó)頒布的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)絕大多數(shù)是針對(duì)紙質(zhì)、音像等檔案，很少提及檔案的數(shù)字化管理。而當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中產(chǎn)生的磁盤、光盤數(shù)量愈來愈大，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定也越來越不適應(yīng)，只有制定新標(biāo)準(zhǔn)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。

2.2 檔案信息化建設(shè)的觀念有待更新

應(yīng)該說大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，給予了人財(cái)物等方面的大力支持。但不可否認(rèn)，也有一部分部門和單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案的作用沒有想象的那樣大，把更多的財(cái)力分配給其他工作和內(nèi)容，這對(duì)本單位檔案信息化建設(shè)造成的負(fù)面影響不可低估。同時(shí)，檔案部門工作人員不重視檔案信息化工作，缺少服務(wù)意識(shí)。這些都會(huì)延緩檔案信息化建設(shè)的開展，影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.3 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施有待提高

搞好檔案信息化建設(shè)，硬件設(shè)施必不可少，如要配備計(jì)算機(jī)、建立局域網(wǎng)、建立數(shù)據(jù)庫等，同時(shí)，開發(fā)研制檔案管理專用軟件、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)等，都需要大量的資金來保證。沒有資金的投入一切都無從談起。

2.4 檔案信息化建設(shè)中的管理人員能力有待提升

目前檔案部門人員少、計(jì)算機(jī)水平低等現(xiàn)象屢見不鮮。尤其是檔案管理人員大多非專職，而且大多也只具備手工操作水平，而很少掌握電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用技術(shù)，只有少數(shù)檔案管理人員能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，檔案信息化管理提升有著巨大的提升空間。

3.檔案信息化建設(shè)措施

3.1 突破傳統(tǒng)檔案管理思維

過去以紙質(zhì)為主的檔案正向包括紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案并重的大檔案概念轉(zhuǎn)變，特別是隨著信息社會(huì)的大發(fā)展，將會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大的包括圖片、多媒體、數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫等的數(shù)字檔案。檔案管理的方式和手段也從過去的以手工、館庫管理為主向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。因此，信息化工作的重要性不言而喻，我們必須從戰(zhàn)略高度來思考檔案信息化的重要性。

3.2 建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，檔案管理各自為政的局面必須打破。必須建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的異地傳輸與交流，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。同時(shí)各檔案部門要能夠朝著有特色、專業(yè)的、系統(tǒng)的方向充分挖掘資源潛力，使檔案資源互通有無，以便充分、有效利用檔案信息資源，更好地滿足社會(huì)多方面需要。

3.3 制定檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理體系。對(duì)電子檔案的鑒定和原始屬性的確認(rèn)及電子文件的形成、保管、利用都應(yīng)制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和辦法，使其規(guī)范化。

3.4 努力培養(yǎng)高水平檔案人才隊(duì)伍

人才是信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要就必須努力造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，具有較強(qiáng)檔案管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)干部隊(duì)伍。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，開發(fā)和研究檔案信息的深層加工更高要求，他們必須掌握檔案信息專業(yè)知識(shí)，對(duì)當(dāng)今社會(huì)尖端技術(shù)的發(fā)展有所洞察，還要能夠?qū)n案管理有較強(qiáng)的規(guī)劃能力。同時(shí)，能夠承擔(dān)多項(xiàng)專業(yè)任務(wù)。只有這樣，才能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。□