財(cái)務(wù)共享運(yùn)行模式的優(yōu)化提升

馬建軍(勝利油田孤東采油廠, 山東 東營(yíng) 257000)

0 引言

在具體落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的過(guò)程中，具體流程的設(shè)置及相關(guān)配套措施能否落實(shí)到位，將直接影響這一新型財(cái)務(wù)管理模式的實(shí)施效果。

1 實(shí)施財(cái)務(wù)共享初期的運(yùn)行流程現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)共享模式下的運(yùn)行流程，就是從企業(yè)到共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算完整運(yùn)作的整個(gè)過(guò)程。狹義的運(yùn)行流程通常指工作步驟的表現(xiàn)形式；廣義的運(yùn)行流程往往會(huì)上升到企業(yè)的管理，包括具體的形式、監(jiān)控、分析、優(yōu)化，以及對(duì)工作流程的全程管理，并促使企業(yè)的管理水平保持螺旋式上升。

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的分工是明確的，從企業(yè)轉(zhuǎn)移到共享中心的業(yè)務(wù)主要有財(cái)務(wù)核算部分及期末財(cái)務(wù)報(bào)表?；镜牧鞒瘫容^簡(jiǎn)單，首先由企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，或者企業(yè)外委業(yè)務(wù)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集或出具原始憑證，經(jīng)相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)審核、同意結(jié)算后，經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)整理、審核，提交財(cái)務(wù)共享中心；共享中心接收到資料后，按照中心內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位分工，及時(shí)完成入賬、核算工作，并在期末出具相關(guān)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表。

這個(gè)看似簡(jiǎn)單的流程，涉及到工作質(zhì)量和效率問(wèn)題，影響到企業(yè)的滿意度、共享中心的承受力，最終影響到企業(yè)、乃至集團(tuán)的財(cái)務(wù)決策。

2 財(cái)務(wù)共享運(yùn)行流程優(yōu)化提升思路

在上述的運(yùn)行流程中，有幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)是實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式初期挖潛的方向。

2.1 信息系統(tǒng)優(yōu)化

這是財(cái)務(wù)共享模式賴以生存的基礎(chǔ)，流程運(yùn)行效率的關(guān)鍵，也是企業(yè)集團(tuán)付出成本最大的項(xiàng)目之一。

作為一套復(fù)雜的計(jì)算機(jī)程序軟件，其編制思路和結(jié)構(gòu)是非常關(guān)鍵的。既要有穩(wěn)定的功能、較強(qiáng)的實(shí)用性、較高的自動(dòng)化程度，又要便于不斷地更新改造，更好地為企業(yè)和共享中心服務(wù)。

同時(shí)，還要力爭(zhēng)操作上的簡(jiǎn)單化，不要把系統(tǒng)設(shè)計(jì)的像“專業(yè)相機(jī)”似的，盡量避免“發(fā)明”一些新鮮詞匯，減少不必要的系統(tǒng)操作知識(shí)和培訓(xùn)工作。試想，如果把系統(tǒng)設(shè)計(jì)的像“傻瓜相機(jī)”一樣，大家只要簡(jiǎn)單看一下說(shuō)明書(shū)，親自上手簡(jiǎn)單一試就會(huì)操作，那么工作效率和工作質(zhì)量將會(huì)大幅度提升。

另外，財(cái)務(wù)共享中心不能永遠(yuǎn)依賴系統(tǒng)顧問(wèn)“拄拐”前行，要盡早逐步嘗試接管信息系統(tǒng)，最終脫離顧問(wèn)獨(dú)立運(yùn)作，這既是降低成本的需要，也是財(cái)務(wù)共享中心逐步走向成熟的需要。

2.2 企業(yè)提交資料的環(huán)節(jié)

企業(yè)通過(guò)系統(tǒng)錄入資料的工作不一定要由財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)完成，包括資料的圖片影像?，F(xiàn)在數(shù)百元的掃描儀、甚至手機(jī)都可以采集資料影像，這些工作完全可以交給業(yè)務(wù)人員來(lái)做，比如，某員工出差回來(lái)需要報(bào)銷(xiāo)，他自己就可以按照簡(jiǎn)單的說(shuō)明書(shū)準(zhǔn)備資料、采集圖像，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意、財(cái)務(wù)審核并交存檔案，馬上就可以提交共享中心入賬、拿到報(bào)銷(xiāo)款，這個(gè)效率是很高的。當(dāng)然，這又涉及到前面說(shuō)的信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，需要把錄入的界面設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單一點(diǎn)，該哪個(gè)環(huán)節(jié)輸入的內(nèi)容就在那個(gè)環(huán)節(jié)顯示，不該這個(gè)環(huán)節(jié)輸入的內(nèi)容，就要在錄入界面上一律屏蔽，或者根據(jù)查閱權(quán)限設(shè)置，列示一旁僅供參考。

2.3 財(cái)務(wù)檔案的管理

在多年的運(yùn)行管理下，原來(lái)的企業(yè)檔案管理還是比較成熟的；定期、不定期的審計(jì)檢查、內(nèi)控檢查雖然可以通過(guò)系統(tǒng)影像遠(yuǎn)程進(jìn)行，但是如果離開(kāi)了對(duì)原始單據(jù)的檢查，這是有風(fēng)險(xiǎn)的；在財(cái)務(wù)核算過(guò)程中，難免會(huì)有賬務(wù)差錯(cuò)、調(diào)整、附件補(bǔ)、退、修改、備注等操作，如果能把檔案留在企業(yè)，這些工作可以按照原有的成熟做法便利完成，而把檔案移交共享后，其便利條件大不如前；而且檔案的工作量、檔案的管理由多家改為一家獨(dú)自完成，其質(zhì)量也很難保證；特別是檔案資料的傳遞成本也確實(shí)有違財(cái)務(wù)共享的初衷，檔案留在企業(yè)，不但可以節(jié)約成本、降低內(nèi)耗，而且有利于提高企業(yè)提交業(yè)務(wù)的操作時(shí)效，便于實(shí)時(shí)入賬，大大提高流程運(yùn)行效率。

3 在財(cái)務(wù)共享配套措施中尋求優(yōu)化提升的空間

在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行效率，不僅取決于具體的運(yùn)行流程，而且取決于與之相關(guān)的配套設(shè)施。配套設(shè)施落實(shí)到位了，會(huì)促進(jìn)流程運(yùn)行效率的提高。

3.1 妥善處理共享中心與企業(yè)的關(guān)系

由于財(cái)務(wù)管理模式的變化與舊有觀念，習(xí)慣的更新不能同步，共享中心自成立的那一刻起就會(huì)與企業(yè)產(chǎn)生微妙的關(guān)系，甚至?xí)诰唧w工作中產(chǎn)生一些抵觸情緒。當(dāng)然，這應(yīng)該只是短期現(xiàn)象，相信隨著時(shí)間的推移，觀念是會(huì)逐漸改變的。

作為共享中心的財(cái)務(wù)人員，應(yīng)該樹(shù)立牢固服務(wù)理念，主動(dòng)理解和配合企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作。在具體工作中，要妥善處理有分歧的業(yè)務(wù)。比如在入賬時(shí)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的提交錯(cuò)誤后，不能沖動(dòng)退單，也不要不敢退單，更不必求助于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、利用“協(xié)審、協(xié)同”功能來(lái)記錄證據(jù)、撇清矛盾責(zé)任，這些因素會(huì)大大影響工作效率。其實(shí)，不論是企業(yè)財(cái)務(wù)人員，還是共享中心財(cái)務(wù)人員，對(duì)基本的財(cái)務(wù)核算工作并不會(huì)有很大的分歧，因?yàn)樨?cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范基本上是明確的，對(duì)不明確的細(xì)節(jié)，應(yīng)該充分尊重企業(yè)的意見(jiàn)，落實(shí)服務(wù)理念。對(duì)有些確實(shí)需要退單的問(wèn)題，該退單就退單，結(jié)合好了，企業(yè)是能理解的，沒(méi)有必要通過(guò)系統(tǒng)操作來(lái)回記錄、討論。至于責(zé)任證據(jù)只是為了特殊情況下的查證，是極少用到的，一個(gè)簡(jiǎn)單的電話錄音就可以解決這個(gè)問(wèn)題。這已經(jīng)是一種很成熟、低成本的處理經(jīng)驗(yàn)，很多大公司在面向社會(huì)、處理客戶意見(jiàn)方面都是這么做的，非常有效。

3.2 不斷優(yōu)化共享中心內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位分工

比如，為了避免沖動(dòng)退單，妥善處理與企業(yè)的關(guān)系，也為了提高流程運(yùn)行效率，共享中心內(nèi)部應(yīng)該設(shè)立“專家組”，由業(yè)務(wù)相對(duì)全面，且善于與人溝通的人員來(lái)?yè)?dān)任。專門(mén)負(fù)責(zé)處理疑難及企業(yè)提交錯(cuò)誤的問(wèn)題，這樣各部門(mén)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題業(yè)務(wù)立即轉(zhuǎn)交給專家組，需要退單的，還能起到退單前的復(fù)核作用，又不耽誤各部門(mén)正常業(yè)務(wù)的處理，有效提高了流程運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

再比如，為了保證財(cái)務(wù)核算的工作質(zhì)量，共享中心內(nèi)部應(yīng)該建立稽核部門(mén)，同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部實(shí)施分組抽查、互查，也能起到一定的督促、學(xué)習(xí)作用。

3.3 不斷完善相關(guān)制度及操作規(guī)范

由集團(tuán)層面牽頭，共享中心配合，在具體的業(yè)務(wù)處理細(xì)節(jié)方面，建立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，不斷完善財(cái)務(wù)操作細(xì)則，借助網(wǎng)站等技術(shù)手段對(duì)共享中心及企業(yè)財(cái)務(wù)人員直接公開(kāi)、提供查詢服務(wù)，明確具體操作方法，有效提高共享流程的運(yùn)行效率。

4 依靠廣大財(cái)務(wù)人員的智慧尋求優(yōu)化提升的具體措施

群眾性的合理化建議是職工向企業(yè)提出的，有關(guān)改進(jìn)和完善生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等方面不足之處的意見(jiàn)和建議，是企業(yè)促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的有效措施。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的今天，群眾性的合理化建議成為企業(yè)發(fā)展取之不竭的動(dòng)力源泉。在財(cái)務(wù)共享中心和相關(guān)企業(yè)的財(cái)務(wù)隊(duì)伍中開(kāi)展群眾性的合理化建議活動(dòng)，可以啟發(fā)、挖掘、集結(jié)廣大財(cái)務(wù)人員的聰明才智，激發(fā)職工的主人翁意識(shí)，穩(wěn)定、發(fā)展企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作，推動(dòng)財(cái)務(wù)共享模式的健康有序、持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在成立財(cái)務(wù)共享中心初期，會(huì)有大量的工作需要去做。圍繞財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的目的，圍繞運(yùn)行流程的優(yōu)化提升，挖掘潛力點(diǎn)，適應(yīng)新變革，從具體的運(yùn)行流程和影響運(yùn)行流程的配套措施入手，找到優(yōu)化提升的思路和方向，可以為財(cái)務(wù)共享模式的日臻完善找到行之有效的具體措施。