淺議檔案管理的收藏保護的意義

任曉潔

（吉林省航測遙感院 吉林 長春 130041）

淺議檔案管理的收藏保護的意義

任曉潔

（吉林省航測遙感院 吉林 長春 130041）

檔案館的主要任務以及職責是收藏保護檔案，并且充分的開發(fā)利用檔案，檔案室的各項工作都應該以此為標桿開展行動。本文主要分析了檔案管理中加強收藏保護的重要作用，分析了當前檔案收藏保護管理工作中存在的幾點問題，并且提出了相應的應對措施。

檔案管理；收藏保護；重要意義

檔案的收藏保護對于檔案信息的安全性以及完整性都會有直接的影響，如果沒有做好檔案的保護工作，檔案管理工作也不能正常開展，因此，檔案的收藏保護對于檔案館的各項業(yè)務工作都具有極其重要的作用。當然僅僅做好檔案的收藏保護工作，并不能充分發(fā)揮檔案管理的價值，只有在保護好檔案的基礎上，充分開發(fā)利用檔案信息，為社會提供相應的信息服務，才可以將檔案的潛在價值真正的轉變成現(xiàn)實利用價值，真正體現(xiàn)檔案收藏保護的意義。因此檔案的收藏保護以及開發(fā)利用是互為條件的，也是相互促進的。

1.檔案收藏保護的重要作用

1.1 有利于促進檔案館各項工作的順利開展

對于檔案館各項工作而言，檔案是最基本的條件，只有完整的收集并保存好檔案，才可以順利的開展各項業(yè)務，為社會提供檔案信息服務。對于整個檔案工作而言，保護檔案的安全和完整是最基本的要求以及任務。其實檔案保護工作的實質就是要消除一切可能會損毀檔案的不利因素，包括自然的，也包括社會的。通過大量實踐證明，檔案館的檔案事業(yè)發(fā)展較好，而且社會服務效果良好的話，館藏檔案及里面的資料內容都比較完整、豐富，而且保存的完好程度較好。如果沒有檔案，想要開展各項檔案管理活動只會是空話。

1.2 檔案真實的記錄了人們的社會實踐活動行為

檔案并不是一般的情報資料，檔案資料可以為各行各業(yè)以及各級機關機構的相關工作提供科學、有用的技術、經驗等信息，而且還可作為法律憑證，也具有查考的作用。因此檔案的保護、利用工作一直以來都備受黨和國家的關注和重視。《檔案法》中的第一條法則就明確指出制定《檔案法》的基本出發(fā)點就是檔案的有效保護及利用。因此，在檔案管理工作中，一定要妥善保護好各種能夠將真實的歷史面貌反映出來的標記、字跡材料、紙張材料以及印章等，同時應該將這些資料的生存壽命盡可能延長，這樣才可以在維護國家和黨真實歷史面貌的關鍵時刻提供重要的真憑實據(jù)。

1.3 檔案的生存時間并不是永久的

在檔案收藏和保護的過程中會存在很多不利因素影響檔案的永久保存。比如，就紙張字跡的檔案材料來分析，我國古代以及近代的檔案主要是采用傳統(tǒng)的墨水以及手工紙寫的，它們已經保存到今天已經超過幾十年或者幾百年，但是保存情況依然良好。根據(jù)事實研究表明，這不僅和手工紙有關，也和墨水有關，都具有良好的耐久性。然而近年來檔案書寫材料出現(xiàn)了很大改變，現(xiàn)在基本上都是采用酸性的機制紙，而且字跡也有很多樣式，這些檔案制成材料的質量并不是非常穩(wěn)定，加上檔案常常會需要調出查閱、復印、搬動等，這樣會加劇檔案的機械性破壞，不利于檔案的永久保存。

2.檔案收藏保護以及開發(fā)利用工作中存在的主要問題

收藏保護檔案和開發(fā)利用檔案是檔案管理工作的主要內容和任務，也是不可分割的有機整體。因此，在檔案管理工作中一定要同時抓好檔案的收藏保護以及開發(fā)利用工作，但是實際的檔案管理工作仍然存在諸多問題：

2.1 過度強調檔案的開發(fā)利用

有的檔案館在檔案管理工作中，將檔案的開發(fā)利用看的比其他一切都重要，忽略了檔案保護工作的重要性，形成了“利用第一”的觀念。存在這種工作觀念的人員往往會將自己大部分的時間和精力都花費在向社會開放利用歷史檔案上，強調檔案利用產生的實際效益，并未注重一些基礎性工作，并未充分意識到檔案管理工作的戰(zhàn)略地位，也沒有意識到收藏保護檔案對于檔案開發(fā)利用工作的重要性。

2.2 并未建立健全的檔案保護規(guī)章制度

目前很多檔案館并沒有將收藏保護檔案工作真正的落實到檔案館工作的各項業(yè)務環(huán)節(jié)中，錯誤的認為檔案保護工作僅僅是檔案庫房管理人員的工作和職責，正是這種錯誤的認知導致在提調、整理、接收、搬動、復制、修復以及利用檔案的各個環(huán)節(jié)中常常會出現(xiàn)檔案被損壞的現(xiàn)象。尤其是利用檔案的過程中，由于長期在不恰當?shù)臏貪穸拳h(huán)境中堆放，霉菌、蟲蝕、灰塵、光照，甚至是社會環(huán)境都會危害到檔案。

3.做好檔案收藏保護以及開發(fā)利用的建議

檔案工作人員，尤其是檔案保管人員應該時刻關注關于檔案保護的最新要求，還要關注檔案利用的最新發(fā)展動向。想要做到這一點，必須將檔案保護工作真正落實到檔案收集、儲存、整理以及利用等各項檔案工作中，而且應該積極研究關于檔案保護的相關課題，進一步優(yōu)化、加強庫房管理。這就要求各級管理部門應該加強對檔案保護的監(jiān)督以及指導。

同時，檔案管理工作人員應該掌握豐富的檔案專業(yè)知識，熟練掌握檔案工作的基本特點以及工作原則。比如，檔案保護工作必須強調“以防為主，防治結合”，這樣才可以真正有效的保障檔案的安全以及完整。同時，為了延長檔案的保存時間，在采用修復技術的過程中，不僅要考慮如何改善檔案制成材料的質量，同時也要考慮改善材料的耐久性能。

綜上所述，檔案的收藏保護是檔案管理工作的重要內容，也是一項基礎工作，只有妥善收藏保護好檔案，才可以確保各項檔案管理工作的順利開展，實現(xiàn)檔案的利用價值。在檔案管理工作中，千萬不能一味的強調檔案的開發(fā)利用，而忽視檔案的收藏保護工作，應該正確處理好兩者之間的關系，才可以將檔案的作用真正發(fā)揮出來。

[1]邵波.淺議檔案管理的收藏保護的意義[J].科技信息，2014.