探究學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

林偉娟

摘 要：檔案管理工作時學(xué)校日常管理工作中的重要組成部分，因此要不斷地加強(qiáng)創(chuàng)新和完善，促使學(xué)校檔案管理工作更為規(guī)范化，使學(xué)校能夠得到更好地發(fā)展。文中，筆者結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，分析了當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，且探究了加強(qiáng)學(xué)校管理規(guī)劃化的路徑，促使學(xué)校檔案管理工作更具有實踐性和可行性。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 路徑 現(xiàn)狀

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（a）-0139-02

學(xué)校檔案管理主要是指對學(xué)校發(fā)展過程中所形成的各種資料以及學(xué)生信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定以及提供利用的具體活動。檔案管理能夠為學(xué)校開展地其他工作提供有利的數(shù)據(jù)支持，促使各項工作都能夠有理有據(jù)開展，使各項工作都更具有可操作性，同時還能夠提供可供查詢的資料。如，自建校開始，就將學(xué)校開展的各項工作進(jìn)行記錄歸檔，且對具體工作開展的實況進(jìn)行清晰完整的記錄，并能夠?qū)Y料進(jìn)行完整的保存，定能夠為日后學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行有效的知道和借鑒。另外，學(xué)校發(fā)展的不同階段，定會尤其當(dāng)時的特點，而通過記錄檔案定能夠為學(xué)校開展教學(xué)工作提供理論指導(dǎo)和參考意見，促使學(xué)校得到進(jìn)一步發(fā)展。

1 當(dāng)前學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理工作不夠重視

由于受到各種因素的影響，大多數(shù)學(xué)校都不能夠?qū)W(xué)校管理工作擺放于正確的位置上，認(rèn)為檔案管理工作就如同簡單的文職工作，完成數(shù)據(jù)資料的搜集、保存以及管理即可，而是單純注重學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施、師資隊伍建設(shè)等工作上。長此以往，檔案管理工作人員就產(chǎn)生了消極怠工的心態(tài)，工作實踐中，不能夠及時對每個學(xué)期的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)和對接，更沒有及時地完成監(jiān)督和指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作只有其名，卻并沒有發(fā)揮其在學(xué)校發(fā)展中的重要作用。

1.2 檔案管理制度不夠完善

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，對于學(xué)校檔案管理工作來講，也需要有完善、科學(xué)的檔案管理工作制度，而大多數(shù)學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，并沒有制定出完善的檔案管理工作要遵守的制度，甚至部分學(xué)校根本沒有檔案管理工作應(yīng)該遵守的制度。檔案管理工作過程中可以無制度無標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理工作人員的責(zé)任心下降，從而使學(xué)校的檔案管理會經(jīng)常出現(xiàn)問題，甚至出現(xiàn)文件丟失，數(shù)據(jù)不全甚至數(shù)據(jù)作假的現(xiàn)象出現(xiàn)。另外，學(xué)校檔案管理的監(jiān)督和檢查在當(dāng)前的學(xué)校也是有名無實，歸根究底就是沒有制度可以制約行為。

1.3 檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)

通過調(diào)查分析，目前大部分學(xué)校的檔案管理崗位都是有教師兼職或者是臨時配備人員進(jìn)行管理，并沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，更不要說有管理的專業(yè)人才開展日常工作。換言之，目前大多學(xué)校都存在缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員的工作能力低下。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大的變化，其發(fā)展趨勢就是信息化，這無疑對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理工作人員，不僅要具有專業(yè)的管理知識，還要具有信息技術(shù)相關(guān)知識。但是，當(dāng)前的學(xué)校管理工作人員在檔案信息化管理、專業(yè)技能以及服務(wù)意識等方面存在很大缺陷，必須要引起學(xué)校高層的重視。

1.4 檔案管理工作信息化未能及時普及

在信息時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，而由于受到各種因素的影響，信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中并沒有得到很好的運用，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作效率低下。學(xué)校檔案管理信息化不能夠及時普遍，以至于目前仍舊有不少學(xué)校在沿用傳統(tǒng)的管理模式和管理方法。目前，檔案管理工作人員一般都是采用一頁一頁翻找的方式查找和搜集相關(guān)信息，不利于提高工作效率，更重要地是如若檔案管理資料丟失，就沒有辦法恢復(fù)，給學(xué)校帶來不可挽救的損失。另外，目前大多數(shù)學(xué)校的硬件設(shè)施存在設(shè)備老化、檔案管理室簡陋等現(xiàn)象，還有部分學(xué)校雖然擁有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，卻因為檔案管理工作人員的專業(yè)技能落后，不能夠?qū)⑿畔⒒鋵嵉綄W(xué)校檔案管理工作中，而學(xué)校檔案管理信息化流于形式化。

2 強(qiáng)化學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

2.1 提高對檔案管理工作的重視

學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)人員以身作則，從內(nèi)心深處認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性，從而給予學(xué)校檔案管理工作足夠的重視，將檔案管理管理工作的位置提上來，且擺放于正確的位置上。另外，學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)還要給予相應(yīng)國家的方針政策，立足于學(xué)校的具體情況，制定出科學(xué)合理的檔案管理制度。另外，還要組織檔案管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動，促使檔案管理人員的理念得到及時更新，有助于提高檔案管理工作人員對于本質(zhì)工作的認(rèn)識，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，提高檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。在檔案管理工作實踐中，強(qiáng)化工作人員對檔案管理信息化的認(rèn)識，清楚地認(rèn)識到檔案管理信息化的便捷性和重要性，從而積極主動地將檔案管理信息化落實到實處。《檔案法》在學(xué)校中也要進(jìn)行普及，至上而下的將檔案信息化安全管理工作落實到學(xué)校發(fā)展的各個角落。

2.2 建立健全、科學(xué)的檔案管理制度

健全、科學(xué)的檔案管理制度能夠檔案管理工作提供規(guī)范行為的準(zhǔn)確，確保檔案管理工作順利地開展。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展和壯大，學(xué)校組織開展的活動越老越多，參加的相關(guān)事宜也越來越多，換言之也就是說需要進(jìn)行記錄和整理的信息越來越多，使學(xué)校檔案管理工作也日趨復(fù)雜。實踐證明，只有建立合理嚴(yán)格的制度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都對進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，立足于制度，采取切實可行的措施對檔案進(jìn)行分類、整理和存檔，從而確保檔案工作有條有序的順利開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

隨著學(xué)校的發(fā)展與壯大，檔案管理工作人員的工作量越來越大，同時檔案管理工作對于學(xué)校發(fā)展來講具有不可替代的作用，因此必須要注重檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，且在檔案管理工作實踐中增強(qiáng)和提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。學(xué)?？梢詾闄n案管理人員提供參加相關(guān)活動的機(jī)會，更要鼓勵檔案管理人員參與相關(guān)活動，從而促使檔案管理人員的專業(yè)技能得到提高，更使檔案管理人員認(rèn)識到責(zé)任心和執(zhí)行力的重要性，從而在實踐工作中注重培養(yǎng)自身的責(zé)任心和執(zhí)行力。另外，檔案管理工作人員要不斷地學(xué)習(xí)計算機(jī)相關(guān)知識，且要在實踐中不斷提高自身的計算機(jī)技能，為檔案管理信息化做鋪墊。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的運用改變了各個領(lǐng)域管理工作的現(xiàn)狀。計算機(jī)技術(shù)也被運用到學(xué)校檔案管理當(dāng)中，它極大地改變了學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，提高了檔案管理工作的效率與規(guī)范性，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展開啟了新的篇章。

3 結(jié)語

檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展過程中不可缺少的、基礎(chǔ)性強(qiáng)的工作，更是學(xué)校管理工作的重要組成部分，它能夠為學(xué)校正常的管理工作提供重要的保障，同時，搞好學(xué)校教學(xué)檔案管理對全面促進(jìn)學(xué)校改進(jìn)教學(xué)工作、提高辦學(xué)質(zhì)量具有十分重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。因此，學(xué)校必須要重視檔案管理工作，且要積極調(diào)動學(xué)校的其他部門，培養(yǎng)檔案管理工作人員的工作，且鼓勵檔案管理工作人員在實踐中不斷創(chuàng)新和改革。另外，還要制定健全、科學(xué)的規(guī)章制度，提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理的信息化，促使學(xué)校檔案管理工作得到全方位的提高，使學(xué)校檔案管理更為規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，且將“三花”作為學(xué)校檔案管理的目標(biāo)。

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