淺談如何做好新時期下檔案的保密工作

劉桂菊(黑龍江省公路勘察設計院)

淺談如何做好新時期下檔案的保密工作

劉桂菊
(黑龍江省公路勘察設計院)

摘要:做好檔案保密工作是檔案工作中的重要內容，必須從保管、開放、利用等多個環(huán)節(jié)引起高度重視，并要處理好檔案保密與開放利用間的關系，確保檔案資料的完整安全，真正做到維護國家和集體的利益。簡單闡述了在檔案資料保管、開放利用中怎樣做好保密防范工作的重要性，檔案保管、利用和開放過程中的保密方法、措施及原則等方面，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管、使用開放中的完整齊全的根本意義。

關鍵詞:檔案管理;開放使用;保密;防范工作;重要作用

中圖分類號:F283

文獻標識碼:??: C

文章編號:??:1008－3383(2015)01－0198－01

收稿日期:2014－11－22

1　強化檔案資源保管過程是提高檔案保密工作的重要途徑

1. 1全面提升檔案工作者的綜合素質

檔案工作人員具有知密早、知密多、知密深等特點，因此有較為特殊的身份和地位。所以，檔案工作人員對檔案資料的保密性負有十分重大的責任。檔案工作人員的業(yè)務能力、專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質能夠切切實實地關系到檔案資源保密工作的好壞。工作人員不僅要具備嚴謹負責的工作責任心、較強的事業(yè)心和高度的保密意識。特別是在檔案資源利用的全過程中，既要嚴格履行審批和登記手續(xù)，還要不管在什么樣的場合都嚴守秘密、守口如瓶、萬無一失。

1. 2不斷建立健全規(guī)章制度

檔案工作者要熟練掌握保密知識，建立健全嚴密的規(guī)章制度，強化檔案保密工作責任制。一是根據(jù)國家保密工作的各項有關規(guī)定，從本部門的工作實際出發(fā)，建立健全相應的檔案保密制度。如《檔案保密工作職責》、《泄秘事件管理規(guī)定與辦法》、《檔案資料查借閱規(guī)章制度》、《檔案人員保密責任制》等等一系列規(guī)章制度，做到有章可循、有規(guī)可依，確保不失泄密，確保檔案的安全性; ;二是要細化規(guī)定，明確界限。首先要對檔案的使用、存放、銷毀等各個環(huán)節(jié)實行嚴格的管理負責制;其次根據(jù)不同的檔案使用者來確定、執(zhí)行不同的審批登記手續(xù)，為深化檔案保密防范工作奠定堅實的基礎;三是要做好監(jiān)管工作，確保規(guī)章制度的執(zhí)行力度。

1. 3全力做好檔案涉密要害部位的保密管理工作

做到“保守機密慎之又慎”，檔案室是檔案保密管理工作的重點要害和重點防范部位，要采取科學有效的措施加強檔案室的安全防范工作。檔案室的安全管理可以說是做好檔案資源的保密、維護檔案信息的安全完整的基本保障。首先，配齊配全檔案室的各種保密設施設備。要配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控等等儀器設備，同時要做好這些設備儀器的定期檢修、維護工作;其次，檔案室要制定專人管理負責制，嚴格履行工作職責，認真執(zhí)行檔案室相關管理制度;然后，涉及國家秘密的檔案要做到單獨保管，要存放在帶有密碼鎖的文件柜;最后，要減少檔案的破損率，進一步延長檔案使用的壽命。如，磁盤、光盤等容易損壞的存儲介質應存放在專用的消磁柜，硫酸紙圖等易破損的檔案資料要注意做好防潮、增濕等工作。同時加強日常監(jiān)督管理，做好隱患排查治理工作。

2　加強科學的開放利用是做好檔案保密防范工作的重要保證措施

2. 1進一步加強檔案案卷的監(jiān)管工作力度

(1)監(jiān)督管理工作。監(jiān)督管理是為了更好地做好檔案利用過程中保密防范工作，它既能有效的防范檔案資料利用過程中的各種不良的行為，又能保證檔案資料的安全完整。根據(jù)結合本單位本部門檔案管理工作的實際情況，檔案資料的利用監(jiān)督可以從以下幾個方面進行具體的實施:一是要不斷完善前期審查、借閱等相關規(guī)章制度，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失泄密;二是加強監(jiān)督措施，不斷強化制度執(zhí)行力度。在開放利用檔案過程中，要認真了解和掌握檔案利用人的各種動機，根據(jù)不同的利用對象的不同目的及要求，進一步加強監(jiān)督保護工作。在本單位本部門條件允許的情況下，檔案室還要安裝監(jiān)控設備，避免檔案的損失。

(2)正確區(qū)分檔案保密與利用的關系。檔案工作人員要做到保守國家秘密，不僅要悉知相關的保密法規(guī)，還要掌握了解其工作中的檔案的保密工作。但在生產工作實踐中，有些同志過于強調保密要求，促使檔案工作存在重保輕用、利用不足等問題。從而出現(xiàn)檔案得不到應有的利用等現(xiàn)象，導致一些有利用價值的檔案長期被棄一隅，進而成為廢紙，造成了另一種形式的浪費。因此，檔案管理工作者要不斷基層，了解現(xiàn)實狀況，與時俱進，進一步推動創(chuàng)新、改變思想觀念，切實加強檔案保密工作。保密的檔案應做好保密防范工作，同時還要認識到保密保管與開放利用，這兩者之間的辯證唯物關系。檔案的保密防范工作的目的是為了更加科學、規(guī)范、安全、有效地對檔案進行利用，它是有時間、地點、范圍限制的對檔案進行利用，因為怕失泄密而不用，只會令檔案資料失去其自身存在的意義、價值。除此之外，還要不斷地注意檔案的開放利用是建立在保密防范的前提基礎上的，切勿無節(jié)制、無限制的開放利用，從而給國家、社會及個人帶來不必要的危害和損失。因此，對檔案管理工作來說檔案資源的保密與利用都非常重要，決不可顧此失彼，浪費資源。

2. 2進一步抓好檔案資源開放過程中的保密防范措施

(1)進一步加強“三審”工作。檔案審查工作既是一項檔案案卷開放前十分重要的工作，還是開放檔案資源十分關鍵的環(huán)節(jié)。檔案資料的審查主要是為了科學準確地區(qū)分和判定檔案開放與控制的使用范圍。該工作的實施具體可分成三步來進行:一是進行初審，檔案工作者根據(jù)檔案工作中涉及的保密法規(guī)，認真的對開放期限內的檔案案卷進行審查，初步判斷并明確其開放與控制使用范圍;二是由具有較高的專業(yè)素養(yǎng)、熟悉掌握保密法規(guī)、業(yè)務能力較強的檔案管理者進行中審，審查初審中沒能判定的開放與控制使用的部分檔案，以確定初審后的檔案的取舍。三是由主管領導來進行最后的終審，要結合初、中審中提出的情況再進行分析審查后，最終決定與批準檔案資料是否需要進行開放利用，并明確檔案案卷開放利用的范圍。

(2)進一步做好涉密檔案案卷的解密工作。檔案秘密等級在《保密法》中有明確的等級劃分，劃分并確定檔案案卷的密級程度是為了讓檔案工作者依據(jù)檔案案卷的秘密等級好采取與之相應的管理措施與方法。但檔案資料的秘密性不是永久性的，檔案案卷的保密期限一旦到期，它就失去了為其繼續(xù)進行保密管理的價值與意義，因此對于已經解密的文件就不能按原來的管理模式進行管理，而是應該按照公開文件的相關規(guī)定來進行管理。做好已經解密的檔案的開放、使用工作要做好:一是要不斷提升開放檔案的質量;二是要進一步建立健全檔案編號;三是要建立新的檢索工具;四是要做好檔案副本的準備工作，不斷提升檔案資料使用壽命。