會計檔案的作用與管理

王 蕾

（赤峰學院 計財處，內蒙古 赤峰 024000）

會計檔案是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位、按規(guī)定應建賬的民營企業(yè)和其他組織等，在會計經過努力工作會得出的會計核算材料，這些材料包括會計賬簿、憑證和完整的財務報表，而這些核算材料都是用來得出工作單位財務情況的重要證明和資料，是構成我國檔案全宗的必要成分.那么，會計檔案管理的工作員工重要的責任就是做好會計檔案的保存和管理，并盡可能的讓檔案適得其所.

1 會計檔案的作用

會計檔案具有形成的專業(yè)性、普遍性，內容和程序的嚴密性、連續(xù)性，所含成分的穩(wěn)定性等特點，為經濟管理提供數(shù)據(jù)，是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具，是研究經濟、財政的可靠史料.

1.1 會計檔案為經濟管理提供數(shù)據(jù)

會計檔案是機關、單位經濟活動的原始記錄，是進行會計監(jiān)督、分析、決策和制定計劃等不可缺少的依據(jù)，也是經濟研究不可缺少的資料.會計檔案可為國民經濟計劃實行綜合平衡，反映和考核國民經濟各部門有關計劃和預算執(zhí)行情況，提供重要的數(shù)據(jù)和信息.企業(yè)、事業(yè)單位和機關等利用會計檔案進行會計分析，對反映經濟活動和財政收支的各項經濟指標進行基本的數(shù)量分析，從中找出差距或發(fā)現(xiàn)問題，提出改進的建議、意見或措施.會計檔案是編制國家和地方預算、編制單位預算和財務收支計劃的重要依據(jù)，是經濟管理、事業(yè)活動的重要參考資料.

1.2 會計檔案是反腐、打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風的有力工具

會計檔案記錄了經濟業(yè)務，明確了經濟責任，每項經濟業(yè)務和財務收支都要由經辦業(yè)務部門和有關人員辦理憑證手續(xù)，對經濟業(yè)務的合法性和真實性負責，以實行經濟管理的責任制.通過會計憑證來查清楚公司財務情況是否符合我國的相關法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，是否有浪費以及腐敗的違法犯罪行為，以嚴肅財經紀律，防止違法亂紀行為的發(fā)生.各單位在打擊經濟領域嚴重犯罪活動、反腐倡廉中，利用會計檔案查出很多重要證據(jù)，發(fā)揮了重要的憑證作用.會計檔案是保護國家財產安全的有力工具，是各項經濟查證的可靠書面證明.

1.3 會計檔案是研究經濟、財政的可靠史料

利用系統(tǒng)全面的會計檔案核算材料，通過對比分析，從經濟角度反映企業(yè)、事業(yè)、機關單位和其他組織等的真實面貌.如會計檔案的賬簿，對全面了解各項財產、資金等增減變動情況，計算成本、費用、利潤等及資金的保管、合理使用等均具有借鑒作用.通過對會計檔案的長期保存，給公司提供足夠的財務狀況的素材和原始記錄，讓有關人員進行歷史研究.

2 會計檔案的管理

2.1 依法管理會計檔案

《會計檔案管理辦法》是國家財政部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的重要會計檔案管理制度，并要努力學習《會計法》、《檔案法》等，不斷提高法制觀念與水平，在相關法律法規(guī)的框架下努力做好單位的會計檔案的管理制度，保證這些檔案能夠完整無缺的保存好，方便相關人員查閱.

2.2 會計檔案的收集

收集會計檔案的第一步就是做好核算文件的存檔，要遵循會計核算工作的規(guī)律，使會計檔案齊全、完整、準確.

2.2.1 會計材料的歸檔范圍

《會計檔案管理辦法》作了詳細說明.材料的歸檔范圍包含會計的憑證材料等：依據(jù)用處分為記賬、匯總和原始憑證以及其他類別的憑證.是會計核算中最初形成的重要的核算材料.會計賬簿類：分為總賬，明細賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等），固定資產賬，輔助賬簿（備查賬簿）等.會計賬簿以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面記錄了經濟業(yè)務.財務報告類：會計報表（月報、季報、年報），附表及相關的編制說明，文字補充材料等.其他核算材料：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，保管清冊，銷毀清冊等.

2.2.2 歸檔的時間

在會計審計周期結束后（年終），當年制成的會計檔案會需要有關機構保存一年，一年之后，由有關機構重新編制然后移交給單位專門部門保存.

2.2.3 電算化會計進行核算材料的存檔

存檔范圍包括：保存在光盤等設備上的會計數(shù)據(jù)，以及紙質的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一存檔，也就是說存檔要“雙軌制”.跟全部文檔資料和會計軟件程序.

2.3 會計檔案的整理

會計相關文檔的管理整理工作必須要符合會計相關行業(yè)要求，而且要符合相關管理的規(guī)律.由會計部門或會計人員負責整理.

2.3.1 會計憑證的卷宗

卷宗要求按時間分開（每月），每月的憑證，要求按照憑證上的編號按照時間序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，裝訂后進行密封處理，加蓋經手人或財務專用章，按規(guī)定填寫憑證封面.

2.3.2 會計賬簿的組卷

區(qū)分會計年度，把不同名稱種類的賬簿分別組卷，各類賬簿的扉頁，歸檔前按要求逐項填寫.訂本式賬，不拆除空白頁，會計賬簿的封面按要求粘上標簽，并工整填寫.活頁的賬簿，在會計審計周期結束后（年終），去掉白頁，裝訂完整，然后蓋上公章并由經手人簽字.賬簿封面工整填寫，保存時限達二十五年的賬簿還必須要在封底完整填寫備考表.

2.3.3 財務報表的卷宗

卷宗要求年度分開保管，不同的時限要求分開保存.由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時要放在一起.卷宗必須寫好目錄，而永久保存的還必須寫好備考表.會計報表的封皮必須有單位主管或部門負責人的簽名，然后裝訂密封處加蓋財務專用章.

2.3.4 會計檔案的案卷題名

其結構由三部分組成：單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱.案卷題名的擬寫要結構完整、文字簡明.

2.3.5 會計檔案的分類、排列、編號

機關、企事業(yè)單位以下兩種分類方法比較常用：（1）會計年度—類別—保管期限.把所有的文件按照時間區(qū)分（年度），同一年的文件再按照文件類別分開，每個類別的文件再按照保管時限的長短順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.一年的會計文件按要求排列好之后再統(tǒng)一編好編號，做出文件目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數(shù)量較多的單位.（2）類別—會計年度—保管期限.把全部會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證等類別分開，每個類別下面的文件再按照時間區(qū)分（年度），同一年的文件再按照保存時限長短按順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.每類的文件必須按要求編寫流水號，把每個類別的文件編寫出各自的目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數(shù)量較少的單位.以上分類方法只能采用一種，不能頻繁更換.

2.3.6 編制會計檔案案卷目錄

會計檔案案卷目錄是會計檔案的基本檢索工具.案卷目錄的著錄項目有：案卷號、類別、題名、起止年月、頁數(shù)、保管期限、存放地點、備注.編制時要著錄項目齊全，字跡清晰.案卷目錄一式兩套，會計機構保存一套，移交會計檔案時隨檔案移交檔案機構一套.

2.4 會計檔案的鑒定、銷毀

2.4.1 會計檔案的鑒定

會計檔案鑒定的標準是《會計檔案保管期限表》，是財政部和國家檔案局共同制定的.會計檔案鑒定工作主要是：（1）會計機構在整理會計檔案，進行會計核算專業(yè)材料組卷時，明確檔案的保存時限.（2）針對到保存時限的文件，需要重新進行審查，明確是繼續(xù)保存還是銷毀.需要由相關部門提出建議，再同管理部門進行協(xié)調.

2.4.2 會計文件的銷毀

按照我國有關法律規(guī)定（比如《會計檔案管理辦法》、《會計檔案保管期限表》等），會計文件保存時間到期后需要對文件進行銷毀時，要有保存部門提出建議，連同其他有關部門審查復合.

部分特殊會計檔案：如涉及未結清債權債務的原始憑證；涉及產權及工資發(fā)放的原始憑證；處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證；項目建設期間的基建會計檔案；涉及外事的原始憑證等，即使檔案保管期限已滿，也不得銷毀.確需銷毀的會計檔案，編制會計檔案銷毀清冊，認真填寫，并單位負責人簽署意見.檔案部門和會計部門需要一同派出專門人員檢查銷毀工作，銷毀文件前需要再次清點文件，工作完成后要在清冊上面簽字.

〔1〕陳兆祦，沈正樂.現(xiàn)代檔案工作實務.中國檔案出版社,2001.

〔2〕財政部國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998-8-21.