新背景下高校檔案規(guī)范整理思考

楊艷紅

（赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案的整理工作不僅是一項(xiàng)公益性的信息服務(wù)工作，更是為了實(shí)現(xiàn)其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動力[2].在網(wǎng)絡(luò)信息化的時代背景下，高校的教育工作也進(jìn)入了一個新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動適應(yīng)新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進(jìn)行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機(jī)關(guān)、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團(tuán)體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負(fù)責(zé)，并直接對檔案信息進(jìn)行管理和提供參考服務(wù)，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學(xué)等信息進(jìn)行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項(xiàng)工作提供可靠的參考和服務(wù)，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為高校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實(shí)際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當(dāng)前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，更要注重對實(shí)質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學(xué)校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進(jìn)步的重要意義，認(rèn)為檔案整理工作只是一項(xiàng)沒有實(shí)質(zhì)要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成良好的使用檔案的習(xí)慣.有些學(xué)校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對和整理都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致整理過程中容易出現(xiàn)遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀(jì)比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)錯誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設(shè)施條件差

投入資金不足導(dǎo)致現(xiàn)代化的信息設(shè)備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學(xué)校雖然配備了現(xiàn)代化的計算機(jī)設(shè)備來輔助檔案管理工作，但是設(shè)備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進(jìn)行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實(shí)際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)不能很好的適應(yīng)檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學(xué)校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實(shí)現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對檔案信息進(jìn)行分別統(tǒng)計、管理，有些檔案信息也因?yàn)椴块T之間缺乏溝通而被反復(fù)收集，浪費(fèi)了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴(kuò)大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學(xué)校進(jìn)行合并，這也給學(xué)校的檔案整理工作增加了難度.學(xué)校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學(xué)校之間檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，導(dǎo)致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人事變動也導(dǎo)致檔案的交接困難，無法及時補(bǔ)錄檔案信息.

3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡稱“《規(guī)則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定，在全國范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當(dāng)前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行整理和立卷，但是在全國范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因?yàn)楦咝n案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進(jìn)行合理的保存，更是對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學(xué)校已經(jīng)進(jìn)入了一個以信息技術(shù)應(yīng)用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運(yùn)行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能促進(jìn)整體效率的提高.

4.1 當(dāng)前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的現(xiàn)狀

當(dāng)期階段我國高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用與世界上許多先進(jìn)的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設(shè)[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識不高，雖然能夠利用計算機(jī)打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍然很低.

4.2 實(shí)際工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機(jī)操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的也較為簡單，只是簡單的實(shí)現(xiàn)了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發(fā)其他實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴(kuò)充了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，但是仍然沒有實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)時代的信息共享嚴(yán)重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復(fù)雜性限制了其在信息管理中的廣泛應(yīng)用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進(jìn)行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復(fù)雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無法適應(yīng)大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進(jìn)行暫時保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當(dāng)前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進(jìn)行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在可以精簡機(jī)構(gòu)和管理人員，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進(jìn)行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)和共享，才能實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結(jié)語

當(dāng)前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實(shí)際，逐漸適應(yīng)新背景下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展趨勢，結(jié)合國家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學(xué)的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，保證自身的檔案整理水平向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

〔1〕周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭懷珍.“大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J].蘭臺世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)[J].改革與開放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發(fā)展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.

〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.

〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計算的高校檔案管理系統(tǒng)研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.

〔7〕曹興華.對信息化背景下高校檔案館信息服務(wù)工作的思考[J].秘書之友,2012（05）:41-43.

〔8〕邸家琴.集成化信息服務(wù)——高校檔案館信息服務(wù)新方式[J].蘭臺世界,2012（32）:10-11.