淺談企業(yè)基建檔案的管理

魏 芳

（國電重慶恒泰發(fā)電有限公司，重慶 400805）

淺談企業(yè)基建檔案的管理

魏 芳

（國電重慶恒泰發(fā)電有限公司，重慶 400805）

針對企業(yè)的生產實際，提出加強企業(yè)基建檔案管理的對策，包括建立檔案管理機構、 建立專兼職結合的高素質檔案工作隊伍、 建立檔案管理制度、實施超前控制和過程控制及閉環(huán)管理、加強信息化建設，以及實現資料全面共享。

企業(yè)；基建檔案；管理工作

基建檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的重要內容，它記錄了工程建設的全過程，是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的手段。筆者結合自己從事基建檔案管理的工作經驗和企業(yè)的要求，認為要抓好基建檔案管理工作，需要從以下幾個方面入手。

1 建立檔案管理機構和工作網絡

電力基建項目建設的時間比較長，參與的單位比較多，管理難度大。因此，必須要建立健全項目檔案管理機構，明確規(guī)定管理人員、專業(yè)技術人員對項目竣工文件的形成、積累、整理、移交所負的責任，以確保檔案的準確信和完整性。

基建項目規(guī)模較大，相關因素也比較多，而且施工隊伍的人員流動性大，這就導致了檔案資料的收集存在一定的難度，檔案資料的完整性和準確性不容易得到保證。因此，檔案管理機構有必要實行網絡化，即由檔案室、檔案管理領導小組、檔案管理三級網絡組成。

檔案室是檔案工作任務的主要承擔者，負責統一管理本基建項目的檔案和檔案工作，對業(yè)務職能部門及參建單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，設置專門的企業(yè)檔案管理組織機構，并抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵 ，是項目公司與各參建單位對工作進行溝通協調的平臺。

檔案管理領導小組的職能是協調各參建單位及項目公司各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。通常應當由分管領導、檔案管理負責人、項目公司各部門及各參建單位負責人組成，對整個基建項目檔案管理工作負領導責任 。

檔案管理三級網絡由業(yè)主單位、監(jiān)理單位、其他參建單位組成。業(yè)主單位為一級網絡，監(jiān)理單位為二級網絡，其他參建單位為三級網絡。

2 建立專兼職結合的高素質檔案工作隊伍

事業(yè)成敗，關鍵在人。根據企業(yè)基建工作的過程，以及目前檔案事業(yè)信息化的發(fā)展趨勢，檔案管理人員既要對工程的基建過程和生產流程有所了解，同時又要熟悉和掌握計算機及管理信息技術等知識，對國家檔案管理法規(guī)和行業(yè)標準明白清楚，并能熟練應用。另外，要有創(chuàng)新精神和吃苦耐勞的奉獻精神。只有這樣，才能勝任新建企業(yè)的檔案管理工作，才能滿足檔案工作的服務信息化、信息資源網絡化等要求。為此，建立一支專兼職結合的高素質檔案工作隊伍是做好檔案工作的重要保證。在檔案隊伍建設中，要注意以下幾點。

2.1 要選好檔案工作機構的負責人

檔案工作機構負責人是檔案工作的帶頭人，責任重大，除了應精通業(yè)務外，還應該具有較高的理論修養(yǎng)和政策水平，具有較強的組織管理能力，具有務實的態(tài)度、開拓的精神和嚴謹的工作作風。因此，選好檔案工作機構的負責人關系重大。

2.2 要保持企業(yè)檔案工作隊伍的穩(wěn)定

穩(wěn)定的檔案工作隊伍有利于檔案業(yè)務情況的熟悉和業(yè)務水平的提高，從而保證項目檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案工作的實踐表明，頻繁更換檔案工作人員，對項目檔案工作勢必產生消極的影響。因此，管理部門應積極采取措施，保證檔案工作隊伍的相對穩(wěn)定。

2.3 要加強對企業(yè)檔案工作人員的繼續(xù)教育和培訓

信息化時代對檔案管理工作人員提出了更高的要求，必須要掌握檔案業(yè)務知識，能夠熟練掌握和運用現代計算機、數字化技術、網絡技術、現代管理知識等；熟悉企業(yè)生產、管理流程，了解相應的專業(yè)知識及生產經營環(huán)節(jié)所產生的文件資料。因此，要通過多種渠道，采取多種方式，全面加強對檔案工作人員的檔案知識、計算機知識，以及基建、生產管理流程的教育和培訓，不斷提高其業(yè)務水平，更新其知識結構，以滿足檔案工作發(fā)展的需要。

3 建立健全檔案管理制度

要想檔案工作能夠順利開展，制度是保證。企業(yè)必須高度重視和做好規(guī)章制度的制定工作。

一是要根據國家《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《國家保密法》，以及地方檔案局制定的檔案管理辦法，制定出適合本企業(yè)的各類檔案管理制度和檔案工作規(guī)定，做到檔案管理有章可循、有法可依。這是實現企業(yè)基建檔案管理工作規(guī)范化、制度化和標準化的保障。

二是要根據國家及行業(yè)推薦性的各類檔案管理標準，制定本基建項目的檔案管理標準。要對建設項目檔案管理體制及職責、基建工程歸檔范圍及責任的劃分、竣工檔案的編制方法及質量要求等作出詳細的規(guī)定，并以紅頭文件形式下發(fā)到各參建單位及公司各部門，要求認真遵照執(zhí)行，保證工程文件的管理處于有序的狀態(tài)之中，為工程檔案的形成、歸檔的準確及規(guī)范打下良好的基礎。

4 實施超前控制、過程控制、閉環(huán)管理

4.1 加強合同管理，做好檔案源頭的把關定向

工程建設項目在與各參建單位、設備廠家簽訂的合同及有關協議中，應當明確規(guī)定對竣工檔案的整理要求（或簽訂專門檔案管理協議），以及對竣工檔案移交的有關經濟考核內容。要根據國家《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等規(guī)范性文件的規(guī)定，制定竣工文件編制辦法、竣工文件歸檔范圍和保管期限等。擬定工程檔案接收方案，明確歸檔標準和案卷質量，并將方案在施工單位進場后及時下發(fā)，使施工單位明確哪些資料屬于歸檔范圍，哪些資料屬臨時保管，從檔案形成的源頭上把關定向。

4.2 狠抓檔案內在的質量管理，把好案卷質量關

基建擴建工程開工后，企業(yè)檔案管理部門要及時組織各參建單位參加竣工文件編制培訓，并要求施工單位配備相對固定的技術人員，來負責工程建設全過程形成的文件材料的收集、整理、保管和利用工作。要狠抓檔案內在的質量管理，要求各參建單位把好案卷質量關，力保文件齊全完整、簽字手續(xù)完備。規(guī)定責任人簽字必須由本人親自簽字的，就絕不允許他人代為簽字。要確?？⒐n案在形成中的齊全、完整。還要積極開展檔案業(yè)務指導工作，多為施工單位的工程技術人員和檔案人員提供檔案業(yè)務知識咨詢服務，為他們解決一些檔案業(yè)務問題，及時了解施工文件的動態(tài)，更好地參與到對基建擴建檔案工作全過程管理的監(jiān)督和指導之中。

4.3 做好檔案資料的全過程管理

要做好工程項目檔案資料的全過程管理，對工程開工前的審批資料、開工后的施工資料及工程竣工后的驗收資料，都要采取有效措施，對于基建項目檔案要做到收集齊全、內容準確、整理規(guī)范，并按期整理完畢和辦理移交。

4.4 檔案工作者應參加工程質量監(jiān)督檢查

為掌握參建單位竣工資料的形成情況，檔案部門應參加監(jiān)督檢查大綱要求的各節(jié)點的工程監(jiān)督檢查，檢查工程資料的質量，從而及時發(fā)現和解決問題，保證施工單位竣工資料在形成過程中就做到滿足檔案管理的要求，避免不必要的返工，確保竣工檔案規(guī)范化管理。

4.5 檔案工作者應參加竣工驗收

竣工檔案驗收是工程驗收不可缺少的重要部分，檔案管理人員在參加工程竣工驗收時，要嚴格審查工程檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性，做到及時發(fā)現問題，及時整改。

4.6 充分發(fā)揮監(jiān)理的管理優(yōu)勢和技術優(yōu)勢，推進檔案管理工作

監(jiān)理在工程建設中負責整個工程建設的監(jiān)督檢查工作，并參與工程竣工驗收，同時負責向項目法人提交工程建設監(jiān)理檔案資料。監(jiān)理隊伍多數是由各專業(yè)的技術專家組成，對工程的設計、施工、變更等情況非常清楚。因此，充分發(fā)揮監(jiān)理的管理優(yōu)勢，加強對各參建單位檔案管理工作的督促檢查，能夠更加有效地促進檔案工作的順利推進；同時，充分發(fā)揮監(jiān)理人員技術優(yōu)勢，對保證檔案資料的齊全、完整、準確、系統，以及提高檔案管理水平具有重要作用。所以，在工程建設過程中，要充分發(fā)揮監(jiān)理的優(yōu)勢，推進檔案管理工作。

5 加強信息化建設，實現資料全面共享

數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力。檔案部門要積極參與到企業(yè)信息化建設當中去，盡快實現檔案工作的標準化、自動化、信息化，并出臺相關文件規(guī)范對電子檔案進行管理。要充分利用現代化設備（計算機、掃描儀、服務器等），將各類檢索目錄錄入計算機系統，對各類檔案實體完成電子化工作。并通過基建及生產MIS系統、辦公自動化系統（OA）、檔案管理系統以及計算機網絡的傳輸，進行電子文件的自動接收、整編、立卷工作，使文件、檔案管理達到一體化，檔案全文存儲及全息檢索，實現檔案管理的全面信息化和檔案信息資源的全面共享，實現檔案業(yè)務的自動化，更好地為企業(yè)工程建設及生產經營管理服務。

［1］ 史江，劉婷婷．企業(yè)檔案管理社會化問題初探［J］．檔案學通訊，2010，（5）：80-83.

［2］ 張海燕.企業(yè)檔案的知識化管理策略研究［D］．蘇州：蘇州大學，2008.

［3］ 黃世喆.現代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究［J］．檔案學通訊，2006，（3）：46-49.

A Study on the Management of Capital Construction Archives in Enterprises

WEI Fang
（Chongqing Hengtai Power Generation Co.,Ltd.of China Guodian Corporation，Chongqing 400805，China）

Based on the actual production of enterprises，this article puts forwards measures to strengthen the management of capital construction archives such as establishing institutions of archives administration，building a well-qualified full-time and part-time archives working staff，setting up an archives administration system，implementing advance control and process control and closed-loop management，reinforcing the informatization construction and realizing full sharing of data．

Enterprise；construction file；management

G271

A

1008-8032（2015）05-0060-03

2014-11-12

魏 芳（1966-），檔案館員，研究方向為企業(yè)檔案管理。