高校檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

張文雅

（周口師范學(xué)院院長(zhǎng)辦公室，河南周口 466001）

高校檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

張文雅

（周口師范學(xué)院院長(zhǎng)辦公室，河南周口 466001）

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)高校建設(shè)也取得了巨大的發(fā)展.但是，在高校的發(fā)展的過(guò)程中，高校的檔案管理工作卻嚴(yán)重滯后.高校檔案是高校建設(shè)中的有機(jī)組成部分，高校檔案長(zhǎng)期被忽視影響了高校全面發(fā)展.該文主要說(shuō)明高校檔案的重要性，現(xiàn)代高校檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決方案.

高校檔案；重要性；問(wèn)題；對(duì)策

1 高校檔案管理工作的重要性

1.1 檔案是高校發(fā)展的堅(jiān)實(shí)底蘊(yùn)

高校檔案是學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程中整理起來(lái)的，它客觀地反映著高效發(fā)展的歷程，高校在發(fā)展中所經(jīng)歷的事件.它從不同的角度反映著學(xué)校的人文氣息、歷史文化和學(xué)校傳承下來(lái)的優(yōu)良傳統(tǒng).這些體現(xiàn)了高校優(yōu)良傳統(tǒng)的檔案，在高校的進(jìn)一步發(fā)展中起著激勵(lì)師生奮發(fā)進(jìn)取的作用，在高校的建設(shè)和發(fā)展中起著精神的作用.高校在發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)學(xué)校不同年代事件的的記錄，把學(xué)校在發(fā)展中所經(jīng)歷的歷史時(shí)刻進(jìn)行記錄和發(fā)揮，可以增加師生對(duì)高校的歸屬感，激發(fā)師生的創(chuàng)造熱情，為學(xué)校的發(fā)展提供經(jīng)久的動(dòng)力.此外，學(xué)?？梢詫W(xué)校教育在各個(gè)領(lǐng)域中優(yōu)秀人才的事跡編撰出來(lái)，進(jìn)行不同形式的宣傳，他們的成功不僅僅只僅限于他們自己，他們的事跡也將成為高校這個(gè)整體的財(cái)富.

1.2 對(duì)檔案的合理利用可以提高的教學(xué)質(zhì)量

高校檔案中十分清晰、有系統(tǒng)地記錄了高校的教育過(guò)程.這其中包括了課程的設(shè)置、學(xué)生對(duì)課程和教學(xué)效果的反饋.高校檔案在很大的程度上，記錄著高校教學(xué)的成敗經(jīng)歷，這對(duì)高校教學(xué)的順利開(kāi)展在很大的程度上起著指導(dǎo)性的作用.高校在進(jìn)行課程設(shè)置的時(shí)候，可以參照檔案中所反映出的不同問(wèn)題，調(diào)整專業(yè)設(shè)置，根據(jù)不同的需要設(shè)定專業(yè)課程，改善教學(xué)方式和教學(xué)方法.因此，對(duì)高校檔案的合理分析和利用，可以有根據(jù)的改變教學(xué)方案，滿足學(xué)生的需求，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，達(dá)到供需平衡.

1.3 檔案對(duì)高校的管理工作起著指導(dǎo)性的作用

檔案是一張晴雨表，記錄著學(xué)校在以往的發(fā)展中取得的經(jīng)驗(yàn).高校行政管理是高校建設(shè)中的重要組成部分，構(gòu)成高校日常工作中最基礎(chǔ)的部分，是高校一切工作順利進(jìn)行的前提.行政管理工作在高校進(jìn)行改革發(fā)展中發(fā)揮著后勤保障一般的作用，同時(shí)高校的行政管理工作也是高效發(fā)展和建設(shè)的重要方面之一.高校檔案中關(guān)于行政管理方面的資料經(jīng)驗(yàn)，可以為高校行政管理工作的正常進(jìn)行和進(jìn)一步發(fā)展提供理論上的指導(dǎo)，避免高校在今后的發(fā)展中再走彎路.檔案中記錄的以往行政管理工作的利弊得失，可以為今后的工作提供借鑒作用.

2 高校檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理中存在著人才稀缺的現(xiàn)狀

高校檔案的搜集、整理、歸檔都是在專門(mén)人才的整理上下完成的，但是，現(xiàn)在高校檔案管理中存在著檔案管理人才嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀.現(xiàn)下高校人才不足，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面.首先，在高校檔案管理中存在著嚴(yán)重的人手不足的現(xiàn)狀，隨著學(xué)校的擴(kuò)招，以及教育、教學(xué)的不斷發(fā)展.檔案的種類和數(shù)量也不斷增很多.檔案管理工作面臨著十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但是，由于人數(shù)不足，導(dǎo)致了檔案整理工作的嚴(yán)重滯后.部分學(xué)校甚至有數(shù)年的檔案工作，急需檔案管理者去進(jìn)行管理，但是，由于人手上的不足，導(dǎo)致了檔案工作一拖再拖，無(wú)法按時(shí)完成任務(wù).沒(méi)有整理好檔案無(wú)異于一堆另外的信息，檔案在高校建設(shè)中所起到的重要作用，也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校的發(fā)展.其次，專業(yè)人才缺少.隨著學(xué)校的發(fā)展，對(duì)檔案管理者的要求也越來(lái)越高.由于編制問(wèn)題，雖然高校在發(fā)展的過(guò)程中都有相應(yīng)的人才引進(jìn)計(jì)劃，但是檔案管理部門(mén)的人才引進(jìn)卻遲遲得不到改善.現(xiàn)代檔案的管理，不僅要求管理者有著十分專業(yè)的檔案管理方面的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要求檔案管理者有著十分廣泛的知識(shí).可以對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行分門(mén)別類，分別完成管理工作，但是由于檔案管理者素質(zhì)良莠不齊，檔案管理觀念陳后，導(dǎo)致了許多檔案管理者已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作.由于專業(yè)人才缺少和檔案管理者的素質(zhì)問(wèn)題，致使檔案在管理中總是出現(xiàn)不同的錯(cuò)誤.

2.2 檔案的管理方式落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)越來(lái)越深入社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面.實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，建設(shè)數(shù)字化檔案，已經(jīng)成為檔案管理工作中新的潮流.但是，由于資金不足和專業(yè)人才上缺乏，導(dǎo)致檔案的管理方式仍舊十分落后.建立數(shù)字檔案具有管理科學(xué)、利用便捷、服務(wù)人性化等特點(diǎn).但是，在我國(guó)高校中，對(duì)檔案的管理大都還停留在原始的階段.就很多高校而言，現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作，還是人工管理，人工檢索的方式，檔案的搜集、整理、立案、歸檔等管理工作還是采用紙制版的形式.對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，有很多高校還只是處在進(jìn)行目錄管理的形式.這不僅造成了時(shí)間和空間的浪費(fèi)，也導(dǎo)致了檔案的利用率不高.造成這種現(xiàn)狀的原因有兩個(gè)方面.首先，硬件設(shè)施不足，數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理，需要相應(yīng)的設(shè)備來(lái)做支持，而硬件設(shè)施的缺乏也導(dǎo)致了檔案的管理方式嚴(yán)重滯后.其次，專業(yè)人才缺乏，建設(shè)數(shù)字化檔案，要求檔案的管理者必須擁有十分熟練的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，而專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了在建設(shè)數(shù)字化檔案的過(guò)程中面臨著重重的困難.檔案管理模式的落后，嚴(yán)重的限制了檔案管理的水平和檔案的利用效率.

2.3 高校檔案管理中存在著服務(wù)能力差的現(xiàn)狀

高校建立檔案的初衷，除了對(duì)必要的信息進(jìn)行保存意外，也是為了使檔案的管理工作服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)，服務(wù)于學(xué)生.但是，現(xiàn)代檔案管理工作的服務(wù)能力十分差，甚至在部分高校檔案館形同虛設(shè)，本來(lái)應(yīng)該起到的作用并沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái).檔案服務(wù)能力差的表現(xiàn)主題要體現(xiàn)在兩個(gè)方面.首先，檔案管理者在理念上沒(méi)有意識(shí)檔案的服務(wù)作用，檔案者管理在理念上只是為了完成學(xué)校交給的任務(wù).對(duì)檔案管理工作缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，服務(wù)意識(shí)較差，這嚴(yán)重的限制了檔案在學(xué)校和學(xué)生在發(fā)展中所起到的重要作用.其次，檔案管理的服務(wù)能力差.隨著人類社會(huì)的發(fā)展.在進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之后，人們工作學(xué)習(xí)方式發(fā)生了重大的變化.但是，眾多高校中對(duì)檔案的管理模式還處于十分落后的狀態(tài)，高校檔案的利用和使用方式已經(jīng)與人們的現(xiàn)代生活節(jié)奏嚴(yán)重脫節(jié)，這也導(dǎo)致人們對(duì)高校檔案館鮮有問(wèn)津.現(xiàn)代高效檔案由于其服務(wù)能力差的原因，經(jīng)常處于尷尬地位，一方面隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案的要求越來(lái)越嚴(yán)格，另一方面，檔案的發(fā)展嚴(yán)重與時(shí)代脫節(jié)，不能滿足人們的需求.

3 改善高校檔案管理工作的策略

面臨著高校檔案管理中存在的種種問(wèn)題只有，通過(guò)改善對(duì)高校檔案的管理，才能發(fā)揮出高校檔案，在建設(shè)高校中應(yīng)有的作用.如何改善高校檔案的管理，該文認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)出發(fā).

3.1 要建立的合理檔案反饋系統(tǒng)

高校檔案的建立是以服務(wù)人們的需求為目的的.因此，要加強(qiáng)對(duì)高校檔案的管理，發(fā)揮其服務(wù)于用戶的功能，必須與用戶聯(lián)系起來(lái)，建立用戶反饋系統(tǒng).使用戶可以及時(shí)地把在檔案館辦理中存在的各種問(wèn)題提出來(lái)，從而提高高校檔案管理工作的改進(jìn)和進(jìn)步.同時(shí)，檔案管理者也應(yīng)該不同用戶的不同需求，有針對(duì)的進(jìn)行管理，形成自己的特色，滿足客戶的不同需求.只有實(shí)現(xiàn)檔案的管理者之間與用戶之間的直接交流，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，才能有針對(duì)的的做出改變，真正發(fā)揮檔案的作用.

3.2 建立現(xiàn)代化的檔案管理方法

隨著社會(huì)的進(jìn)步以及人們生活節(jié)奏的加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式不論是進(jìn)行檔案管理，還是對(duì)用戶進(jìn)行服務(wù)，都已經(jīng)不再適應(yīng)這個(gè)時(shí)代.因此，高校就應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè).加強(qiáng)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性.高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化時(shí)，首先要加大對(duì)檔案管理工作的投入，滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的硬件設(shè)施.其次，要加強(qiáng)對(duì)已有人才培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)，也應(yīng)該主義引進(jìn)人才.唯有做到這兩點(diǎn)高校檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)才有可能取得實(shí)效.

3.3 加強(qiáng)不同高校檔案管理之間的交流

高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不同的高校之間可以通過(guò)建立交流平臺(tái)，交流檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)高校之間檔案管理的共同進(jìn)步.在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，敝帚自珍只能導(dǎo)致一起落后.實(shí)現(xiàn)高校之間檔案管理經(jīng)驗(yàn)的共享，才能一起解決在檔案管理中所遇到的不同的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步.使檔案促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，促進(jìn)學(xué)生進(jìn)步的作用真正的發(fā)揮出來(lái).

4 結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，高校檔案的作用不再僅僅體現(xiàn)在對(duì)學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)上，同時(shí)也對(duì)學(xué)生、對(duì)社會(huì)的發(fā)展也起著十分重要的作用.但是，現(xiàn)在檔案的管理方式顯然不能把檔案的全部作用發(fā)揮出來(lái).因此，改變高校檔案管理的模式應(yīng)該放在檔案管理工作的重中之重.

〔1〕江燕，武紅橋.當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.理論探索，2012（17）.

〔2〕初慶華.新時(shí)期高校檔案管理工作重要性研究［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（7）.

〔3〕李娟，呂慧.高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.山東檔案，2009（1）.

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1673-260X（2015）05-0211-02