對企業(yè)往來賬款有效管理的思考

●中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司湖北省分公司 郭鳳玲 陳 暢

對企業(yè)往來賬款有效管理的思考

●中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司湖北省分公司 郭鳳玲 陳 暢

往來賬款作為資產(chǎn)負(fù)債的組成部分，對企業(yè)資金運轉(zhuǎn)有著重要影響，是財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，也是目前企業(yè)財務(wù)管理的一個薄弱點。本文論述了往來款項管理中存在的問題，結(jié)合企業(yè)實際情況進(jìn)行了分析，并提出了對往來賬款進(jìn)行有效管理的一些思考。

往來賬款 有效管理 思考

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)生的應(yīng)收、預(yù)付、預(yù)收、應(yīng)付款項統(tǒng)稱為往來賬款，往來賬款是企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債的組成部分。往來賬款與企業(yè)資金流動有著密切的關(guān)聯(lián)，應(yīng)收類往來款回收不及時，則形成壞賬，給企業(yè)造成損失；應(yīng)付類往來款反映不正確，則存在支付風(fēng)險。因此往來賬款管理作為企業(yè)財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，加強(qiáng)對其的有效管理十分必要。筆者通過近兩年參與往來賬款管理的工作經(jīng)驗，對往來賬款如何有效管理做了一些研究與思考。

一、往來賬款管理存在的問題及原因分析

（一）往來賬款管理制度不完善。財務(wù)制度與會計政策對企業(yè)往來賬款的核算、壞賬計提等都有明確的規(guī)定，但由于往來賬款涉及的經(jīng)濟(jì)事項較復(fù)雜，在財務(wù)核算會計科目中又分布在應(yīng)收、預(yù)付、預(yù)收、應(yīng)付等眾多明細(xì)項目中，企業(yè)對往來款項管理職責(zé)的歸屬、往來款項形成的審核審批管理、往來款項的清收清理、往來款項的函證制度、往來款項的核銷等事項缺乏系統(tǒng)性的支撐文件來進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使得企業(yè)在實際工作中沒有詳細(xì)的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，存在往來賬款管理約束力不強(qiáng)、往來款的掛賬較為隨意、往來賬款形成時審核審批把關(guān)不嚴(yán)、回收不及時、核銷不規(guī)范、清理工作不深入等現(xiàn)象，久而久之造成往來款長期掛賬，形成壞賬。

（二）缺乏定期深入的分析，對往來賬款管理的重視程度不高。在經(jīng)營過程中企業(yè)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往往更關(guān)注效益類指標(biāo)，而對資產(chǎn)負(fù)債類指標(biāo)的關(guān)注度較為次之。相對于資產(chǎn)負(fù)債中的存貨、銀行存款等資產(chǎn)，往來賬款事項對經(jīng)濟(jì)利益的影響較為隱形，因此在企業(yè)財務(wù)管理過程中往來賬款的關(guān)注度頻次較低。同時企業(yè)對往來賬款的管理缺乏經(jīng)常性的分析，對往來賬款的分析也僅僅停留在往來款回收層面上，沒有從效益角度深刻剖析其影響程度。實際上往來賬款的周轉(zhuǎn)率關(guān)系到資金的流動性，對企業(yè)的財務(wù)費用有著很大影響，而且長期收不回的款項則形成壞賬，對企業(yè)損益造成直接影響。由于沒有關(guān)注往來賬款變動對效益層面的影響，使得企業(yè)對往來賬款管理的重視程度不高。

（三）責(zé)任機(jī)制體系不健全。目前由于責(zé)任考核機(jī)制缺失，在往來賬款管理中業(yè)務(wù)部門等其他部門的配合力度不高，工作不主動，甚至有抵觸情緒。實際上由于往來賬款涉及面廣，關(guān)聯(lián)到每個部門的大多數(shù)人員，在往來款的形成、回收環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)部門、經(jīng)辦人員是往來賬款事項中的重要角色。責(zé)任機(jī)制的不健全導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門人員僅僅行使權(quán)利，沒有履行義務(wù)以及考慮到后期負(fù)有的責(zé)任。如在業(yè)務(wù)事項辦理中遇到重要、緊急的業(yè)務(wù)時，業(yè)務(wù)部門往往以借款方式先行將款項支付，而后期解決還款問題則不夠積極，甚至有的由于合同、發(fā)票出現(xiàn)問題使還款受到限制，造成往來款掛賬長久不能解決。

財務(wù)部門內(nèi)部也存在由于責(zé)任不落實，往來款沒有明確的具體負(fù)責(zé)人、對往來款的發(fā)生審核不嚴(yán)、只有掛賬而無人管理催收核對等情況。

（四）往來賬款核算不規(guī)范，往來款信息記錄不全面。由于往來賬款業(yè)務(wù)內(nèi)容多，涉及多個會計科目，在實際進(jìn)行會計處理時往來賬款沒有反映業(yè)務(wù)的實質(zhì)，出現(xiàn)與會計科目定義不相符的業(yè)務(wù)事項。其原因一是會計人員對會計科目定義的理解出現(xiàn)偏差，二是為了規(guī)避指標(biāo)考核等人為進(jìn)行調(diào)節(jié)，這些情況的發(fā)生難以保證往來賬款信息的真實性。

往來款賬面信息記錄方面也存在摘要不清晰、往來單位名稱不詳細(xì)等現(xiàn)象。而且往來賬款記錄和對賬信息沒有作為重要檔案進(jìn)行整理歸檔管理，遇到人員變更、財務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換等情況，查找初始掛賬原因時由于記錄模糊，信息難以追查，清理工作往往耗費大量的人力和時間，對核對和清收工作造成很大障礙。

（五）往來賬款對賬不及時。 在企業(yè)往來賬款的管理中往來賬款對賬不及時，沒有堅持進(jìn)行往來賬款的內(nèi)部、外部核對，對賬流于形式的情況還時有發(fā)生。一是沒有進(jìn)行財務(wù)部門的財務(wù)賬與業(yè)務(wù)部門登記的臺賬的核對，在往來賬款結(jié)算時業(yè)務(wù)部門往往只根據(jù)財務(wù)賬面單方面的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。二是在涉及外部往來賬款中往來款詢證工作沒有落實到位，實施不全面，沒有形成對重要供應(yīng)商和客戶的動態(tài)跟蹤管理機(jī)制，不能及時發(fā)現(xiàn)雙方出現(xiàn)的數(shù)據(jù)差異。往來賬款對賬不及時、不規(guī)范的情況造成往來款在一定時期內(nèi)沒有及時清理而成為呆賬，也為后期資金結(jié)算埋下隱患。

二、往來賬款有效管理的思路和對策

（一）建立健全往來賬款管理制度，形成管理長效機(jī)制。一是要結(jié)合企業(yè)財務(wù)管理、內(nèi)部控制等相關(guān)規(guī)定要求，梳理往來賬款管控環(huán)節(jié)，分析、確定風(fēng)險控制點，制定系統(tǒng)性的往來賬款管理制度。要在制度中明確往來賬款在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、財務(wù)核算、賬款核對、清理催收、壞賬計提、往來核銷等方面的規(guī)范管理要求，通過制度建設(shè)對往來款管理進(jìn)行剛性約束。

二是要建立往來賬款管理責(zé)任體系，通過明確業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的職責(zé)權(quán)限，使各單位認(rèn)識到往來賬款的管理職責(zé)不僅僅局限于財務(wù)部門，而且涉及到發(fā)生往來款的當(dāng)事部門和人員，敦促業(yè)務(wù)部門積極承擔(dān)對往來賬款及時清理的義務(wù)和責(zé)任。財務(wù)部門作為往來賬款管理的牽頭單位，在履行對往來賬款管理的督辦職責(zé)的同時，要做好與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)。同時在財務(wù)部門內(nèi)部也要落實往來賬款的管理責(zé)任，按不同會計科目確定專人負(fù)責(zé)往來款的日常管理，杜絕由于職責(zé)不清而出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，避免造成往來賬款管理出現(xiàn)空白點。

三是建立往來賬款管理的考核機(jī)制。制定促進(jìn)往來賬款管理提升的考核指標(biāo)，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，確定被考核責(zé)任部門和責(zé)任人，通過強(qiáng)制性手段加強(qiáng)對往來賬款的重視力度。

總之，通過制度完善、責(zé)任明確、考核到位，形成往來賬款立體的、全員參與的有效管理體系。

（二）建立款項的效益及回收風(fēng)險分析，加強(qiáng)往來賬款全過程管理。對往來賬款進(jìn)行有效的管理也體現(xiàn)在對往來賬款的形成、清理回收、賬目核對、通報考核、效益分析等環(huán)節(jié)的全過程管理中。

首先，加強(qiáng)往來賬款的事前管理，要從源頭上控制往來賬款的增加。要嚴(yán)格審核往來款入賬的合理性，如業(yè)務(wù)借款類往來，要做好審查把關(guān)工作，了解業(yè)務(wù)實質(zhì)，盡量不先以借款形式辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而是在項目批準(zhǔn)、合同簽訂后直接辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，減少往來賬款的新增筆數(shù)，同時也避免往來賬款形成后由于業(yè)務(wù)手續(xù)不完備使往來賬款長期不能核銷的情況出現(xiàn)。對較大金額的往來款要保證權(quán)限審批流程的規(guī)范性，保證大額往來賬款的合理、合規(guī)。

其次，重視往來賬款的事中管理。一是要保證財務(wù)處理的規(guī)范性。往來賬款要按照合同約定的期限和條件進(jìn)行款項支付；對未關(guān)聯(lián)合同的大額往來賬款要重點關(guān)注資金結(jié)算情況；對預(yù)提性質(zhì)的往來賬款在實際資金已支付時要及時進(jìn)行轉(zhuǎn)銷；在處理需攤銷轉(zhuǎn)入成本費用或轉(zhuǎn)入資產(chǎn)的往來賬款時要有充分的轉(zhuǎn)賬依據(jù)。二是往來款項一旦形成，要采取措施及時進(jìn)行清理、回收或結(jié)轉(zhuǎn)確認(rèn)，跟蹤往來賬款的動態(tài)變化，對往來賬款的清收情況通過通報等方式告知相關(guān)往來賬款責(zé)任部門及人員，提醒責(zé)任人予以重視。要實行“前賬不清后賬不予受理”的原則，敦促往來賬款責(zé)任人以積極的態(tài)度解決長期掛賬的往來賬款。企業(yè)應(yīng)該按照重要性程度將供應(yīng)商、合同名稱及金額、項目名稱及狀態(tài)、往來賬款余額等信息整理成往來款清單，根據(jù)項目狀態(tài)、合同金額來判斷往來賬款余額的合理性，對已達(dá)到付款條件的往來賬款應(yīng)單獨列出清單，提醒相關(guān)部門加強(qiáng)管理。

再次，要建立往來款管理分析制度除了要分析往來賬款回收情況外，也要分析往來賬款對企業(yè)效益的影響。通過分析往來款的周轉(zhuǎn)情況，揭示往來賬款對營運資本的影響程度，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)其對資金流動性的影響；根據(jù)發(fā)生應(yīng)收款業(yè)務(wù)的資金占用情況，分析其對財務(wù)費用的影響；通過分析長賬齡往來款情況，展現(xiàn)存在的壞賬、呆/死賬的風(fēng)險。通過深入具體的分析，揭示往來賬款管理不當(dāng)對企業(yè)效益的影響，以引起公司管理層的充分重視。

（三）全面進(jìn)行往來賬款的對賬工作，合理安排對賬周期。要加強(qiáng)月度、季度、年度關(guān)賬前往來款的對賬工作，動態(tài)跟蹤往來賬款數(shù)據(jù)。對賬工作要全面開展，既要完成內(nèi)部往來款的核對，也要完成外部往來款的核對，避免核對流于形式。

對賬要分兩個層次進(jìn)行：一是往來賬款的內(nèi)部核對，財務(wù)部門要逐項列出往來款清單，編制內(nèi)部管理核對表，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立相應(yīng)往來款臺賬，及時登記款項的變動信息，財務(wù)部門應(yīng)協(xié)同業(yè)務(wù)部門及時對賬。二是與外部往來款單位的對賬，企業(yè)要建立外部詢證函制度，規(guī)定詢證占全部供應(yīng)商的比率指標(biāo)，要對長賬齡往來賬款、掛賬數(shù)據(jù)異常、掛賬金額大、業(yè)務(wù)往來頻繁的供應(yīng)商進(jìn)行及時詢證，通過詢證函確認(rèn)款項記錄的完整、準(zhǔn)確性，并作為賬務(wù)結(jié)算的依據(jù)。

要根據(jù)成本效益原則制定對賬周期。原則上內(nèi)部往來賬款的對賬應(yīng)每月進(jìn)行。對外部往來賬款要按供應(yīng)商規(guī)模大小確定重點管理對象，如對前十大供應(yīng)商并且出現(xiàn)變化的往來業(yè)務(wù)，可規(guī)定按月度進(jìn)行往來確認(rèn)；對于其他供應(yīng)商，考慮到工作量情況，可以在季末、半年末和年末組織核對管理，編制“往來確認(rèn)函”，交由外部單位進(jìn)行往來確認(rèn)。

（四）按公司會計科目使用說明正確進(jìn)行往來賬款的核算。在往來賬款的核算中往來賬款會計科目使用要規(guī)范，以保證往來賬款信息的準(zhǔn)確性。往來掛賬項目或內(nèi)容要符合會計科目使用說明，要避免科目混用的情況，杜絕不符合往來掛賬事項而掛賬的開支。為保證會計科目使用規(guī)范，財務(wù)人員要加強(qiáng)會計制度的學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力，準(zhǔn)確理解會計科目定義，恰當(dāng)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實質(zhì)。同時財務(wù)管理人員要強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì)修養(yǎng)，杜絕為規(guī)避考核而提供虛假效益信息從而進(jìn)行的人為調(diào)節(jié)往來賬款的現(xiàn)象。

（五）保證往來賬款信息的完整，加強(qiáng)往來賬款檔案管理。為提升往來賬款的管理效率，需要保證往來賬款信息記錄的完整、清晰。要充分利用財務(wù)信息系統(tǒng)完善往來賬款的入賬記錄，入賬記錄信息要涵蓋部門及責(zé)任人、賬齡、供應(yīng)商名稱、款項性質(zhì)、合同關(guān)聯(lián)情況等內(nèi)容。對財務(wù)系統(tǒng)功能不完善或尚無系統(tǒng)支撐的往來賬款，要以手工臺賬方式按客戶的名稱正確、及時、詳細(xì)地記載往來款的賬齡、款項性質(zhì)等情況，保證信息的清晰、完整、可靠，提升信息質(zhì)量，為后期清理工作提供保障。

要做好往來賬款的檔案管理，在往來賬款相關(guān)人員工作變動時，要履行往來賬款交接手續(xù)。涉及業(yè)務(wù)部門往來款經(jīng)辦人員的變動，要對其經(jīng)手的尚未了結(jié)的往來賬項以書面方式交接并作為備忘錄保存。涉及往來款的對賬記錄及與供應(yīng)商的詢證函等資料的，也要作為重要會計資料納入往來款檔案管理。對出現(xiàn)系統(tǒng)更新等情況，在做好新系統(tǒng)往來賬款信息完整清晰的同時，要保證新系統(tǒng)全面、完整轉(zhuǎn)換老系統(tǒng)的所有往來賬款的全部信息資料，并做好老系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，以保持后續(xù)管理的連貫和順暢。

（六）通過開展專題性的往來賬款檢查工作促進(jìn)往來賬款管理的提升。為促進(jìn)往來賬款管理的更加有效，企業(yè)可開展往來賬款專項檢查活動。往來賬款專項檢查是往來賬款管理工作體系的重要組成部分。通過往來賬款專題檢查，對往來款管理工作進(jìn)行必要的補(bǔ)充和深度的延伸，能更全面地反映往來賬款制度建設(shè)、責(zé)任體系、審核審批、對賬管理、信息記錄、運作流程等存在的問題，通過深入分析原因，觸動相關(guān)部門和責(zé)任人進(jìn)行有效的整改落實，形成往來賬款管理的閉環(huán)管理態(tài)勢，從而全面提升往來賬款管理水平。

往來賬款管理作為企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容，是一項系統(tǒng)性的工程，也是一項長抓不懈的工作，需要建立全面的管理工作機(jī)制，完善制度，明確管理責(zé)任，優(yōu)化管理流程，也需要企業(yè)相關(guān)部門密切協(xié)作、相互協(xié)調(diào)。通過往來賬款的有效管理，保證往來款業(yè)務(wù)的真實性、往來款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、往來款會計科目使用的規(guī)范性、往來款核銷的及時性，防范風(fēng)險，促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，最終促進(jìn)企業(yè)效益的提升?！?/p>

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