對開放高校檔案的思考

黃程鵬

(東營職業(yè)學(xué)院 山東東營 257091)

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對開放高校檔案的思考

黃程鵬

(東營職業(yè)學(xué)院 山東東營 257091)

開放高校館藏檔案，是為社會提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)和實現(xiàn)高校檔案社會價值的有效途徑。為此，各高校根據(jù)自身情況，通過各種方式開放館藏資源，增強(qiáng)高校檔案信息的利用價值，提高高校檔案在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程中的利用率。

高校檔案； 開放； 服務(wù)； 社會化

近年來，高校檔案事業(yè)得到了一定的發(fā)展，但由于高校檔案管理理念滯后等因素，高校檔案的社會化水平較低，檔案信息服務(wù)社會的能力和水平不盡如人意。主要表現(xiàn)為高校檔案信息服務(wù)社會的效率不高，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會功能，社會認(rèn)知度較低。只有在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下開放高校檔案，促進(jìn)高校檔案資源的分享，才能使高校檔案工作在創(chuàng)新中謀求新的發(fā)展，永葆檔案工作生機(jī)。

1 開放高校檔案的意義

我國高等教育正經(jīng)歷著深刻的歷史變革，由過去注重數(shù)量和規(guī)模的外延式發(fā)展逐步向以學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)為核心的內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變。高校檔案管理部門如何在這一發(fā)展進(jìn)程中正確把握角色定位，對高校發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)起著重要作用?？梢哉f，開放高校檔案資源是高校自身發(fā)展和社會進(jìn)步的共同要求，主要表現(xiàn)為以下三方面。

首先，高校檔案館藏是社會的寶貴財富和資源。開放高校館藏檔案，是為社會提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)和實現(xiàn)高校檔案社會價值的有效途徑。其次，開放高校檔案能夠拓展高校開放渠道，擴(kuò)大學(xué)校對外開放領(lǐng)域，讓學(xué)校能夠獲得更多與社會進(jìn)行溝通和交流的機(jī)會，從而達(dá)到科教興國的戰(zhàn)略目的[1]。再次，開放高校檔案能提高高校檔案的利用效益，更好的為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，有助于擴(kuò)大學(xué)校的社會影響力，為學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

2 高校檔案開放的現(xiàn)狀

1)檔案管理觀念保守，開放力度不夠。很多高校檔案管理人員還存在封閉保守的錯誤觀念，他們認(rèn)為學(xué)校所收存的檔案凝結(jié)著高校檔案管理人員的辛苦付出，擔(dān)心若開放檔案，檔案中所收集的科研成果、治校經(jīng)驗等資源會被他人無償利用，不利于學(xué)校在與其他高校中的競爭中脫穎而出，因此在開放檔案的問題上一直不愿付諸實際行動。

2)信息化程度較低，服務(wù)質(zhì)量不高。部分高校由于對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的熱情不高，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過程中的建設(shè)經(jīng)費(fèi)、人力資源投入不足，高校檔案的信息化建設(shè)成為“紙上談兵”。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)檔案存在，查閱檔案的程序繁瑣，耗費(fèi)時間較長，與現(xiàn)代競爭社會對效率的高要求相悖。檔案信息化建設(shè)的落后，一方面使得檔案使用者無法及時、準(zhǔn)確、便捷地了解學(xué)校檔案館藏的內(nèi)容，無法適時地提出自己的檔案利用需求，對高校檔案管理的認(rèn)可度不高；另一方面，高校檔案管理部門也無法及時了解檔案利用者的需求，對檔案利用者的服務(wù)需求缺乏及時的回應(yīng)，這嚴(yán)重影響了高校檔案管理水平的提高。

3)檔案服務(wù)方式滯后，主動服務(wù)意識不強(qiáng)。高校檔案管理人員不但承擔(dān)著科學(xué)合理地妥善保管檔案的職責(zé)，更應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起研究和開發(fā)檔案信息資源的工作，以達(dá)到為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)的目的。但是，目前檔案管理人員在檔案的保管方面做到了盡職盡責(zé)，但在檔案的研究和利用方面卻乏善可陳。造成這種現(xiàn)象的原因主要有兩方面，一是很多高校對檔案管理隊伍建設(shè)的重視程度較低，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，造成高校檔案工作人員的科研能力及水平得不到及時提高；二是各高校普遍缺乏有效的晉升激勵機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員思想懈怠，因循守舊，缺乏主動服務(wù)意識。再加之檔案管理人員普遍年齡結(jié)構(gòu)偏大，有些檔案管理人員甚至不能熟練操作計算機(jī)，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創(chuàng)新舉步維艱。

3 開放高校檔案的具體做法

1)創(chuàng)新服務(wù)理念，實現(xiàn)高校檔案服務(wù)的雙向性。在高校深化改革的歷史浪潮中，高校檔案工作應(yīng)抓住機(jī)遇，順勢而為，及時調(diào)整管理理念，摒棄定式思維，站在時代的高度重新審視高校檔案工作的整體規(guī)劃，破除高校檔案管理工作過程中的封閉思想。對內(nèi)，高校檔案管理部門要主動參與到服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研和各項管理工作中，為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)[2]。對外，高校檔案管理人員要增強(qiáng)檔案開放意識，拓寬視野，了解社會對檔案的需求，注重自身服務(wù)水平的提高，積極服務(wù)社會。

2)加強(qiáng)信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案服務(wù)的現(xiàn)代化。高校檔案管理是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性、服務(wù)性的

工作，因此必須順應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要，加大高校檔案的利用和信息資源開發(fā)力度。當(dāng)前，在檔案服務(wù)信息化背景下，科技與服務(wù)的結(jié)合是實現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)手段和檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會公益部門服務(wù)社會的理念和工作模式，整合校內(nèi)外資源，設(shè)計具有可操作性的工作流程、管理方式和服務(wù)評價體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)社會的質(zhì)量。在信息網(wǎng)絡(luò)化時代，也應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代技術(shù)來改善高校檔案服務(wù)方式，提高服務(wù)效率。要順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化時代人們的工作方式，通過網(wǎng)絡(luò)了解人們檔案利用需求，著手推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)步伐，充分發(fā)揮高校檔案管理部門的信息服務(wù)功能，滿足社會對檔案的利用需求，增強(qiáng)社會對高校檔案管理工作的認(rèn)知度[3]。

3)創(chuàng)新服務(wù)方式，實現(xiàn)高校檔案服務(wù)的社會化。高校檔案管理部門的封閉性導(dǎo)致高校在提供檔案服務(wù)過程中被動保守，系統(tǒng)性、規(guī)范性不強(qiáng)，服務(wù)模式單一，這些都對高校檔案工作的可持續(xù)與科學(xué)發(fā)展造成了極大的障礙。從被動的查閱服務(wù)轉(zhuǎn)向主動的研究性成果服務(wù)，是對擴(kuò)大高校檔案社會服務(wù)效能提出的新要求。創(chuàng)新高校檔案服務(wù)方式，要求高校檔案管理機(jī)構(gòu)提供豐富多樣的檔案服務(wù)途徑。例如，可以通過設(shè)立校史展覽館及學(xué)校榮譽(yù)檔案室、開展檔案培訓(xùn)利用講座、印發(fā)檔案宣傳冊、編印學(xué)校校友錄及開展科研成果匯編等方式，擴(kuò)大對檔案工作的宣傳，增強(qiáng)高校師生和社會公眾對檔案重要性的認(rèn)知度，幫助他們認(rèn)識到檔案的珍貴價值，激發(fā)他們對檔案的興趣。同時，也可利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，采取網(wǎng)上答復(fù)、寄送學(xué)習(xí)資料等快捷方式。

高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)秉承以人為本，服務(wù)至上的理念，不僅要為學(xué)校的教學(xué)、科研及各項管理工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，而且要把滿足社會用戶的檔案需求作為檔案管理工作的應(yīng)有之義。在開放高校檔案的同時，必須要尊重檔案工作自身的特點(diǎn)和內(nèi)在規(guī)律，創(chuàng)新理念，積極探索，勇于創(chuàng)新，力爭走出一條有高校檔案特色的開放獲取之路。

[1] 李洪喜. 高校檔案工作中社會開放問題的思考[J]. 黑龍江教育學(xué)院學(xué)報， 1998(4)： 117.

[2] 王萍. 開放獲取理念及技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用[J]. 檔案學(xué)通訊， 2007(6)： 32.

[3] 蘇小妹. 試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作[J]. 蘭臺世界， 2006(20)： 21.

Reflection on Open University Archives

HUANG Cheng-peng

(Dongying Vocational College, Dongying 257091, China)

Open university archives is an effective way to provide efficient service and to realize the social value of university archives. Therefore, based on each university's specific circumstances, each university should open archives through a variety of ways to improve the value and the utilization of university archives in the process of economic and social development.

university archives; open; service; socialization

2015-01-05

黃程鵬(1982-)，男，助理館員，主要研究方向：檔案管理

G 647.24

A

1672-2434(2015)02-0007-02