普通高等師范院校公文處理問題的思考——以嶺南師范學院為例

王 靜

（嶺南師范學院 校長辦公室，廣東 湛江 524048）

一 研究背景

2012 年4 月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》，決定從2012 年7 月1日起正式施行?！稐l例》中明確規(guī)定，黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

在當今信息化發(fā)展如此迅猛的時代，高校公文作為學校日常管理的重要載體，在信息的傳遞，增加溝通互信，協(xié)商談判，合作交流等方面已成為不可替代的手段，并發(fā)揮著越來越重要的作用。

二 嶺南師范學院公文處理效率現(xiàn)狀調查

嶺南師范學院辦公室人員在如何提高公文處理水平的道路上一直探索前行，自2009 年引入第一代辦公自動化系統(tǒng)，簡稱OA(Office Automation)系統(tǒng)以來，大大提高了公文辦理效率和辦文質量，紙質文件的印刷數(shù)量大幅度減少，從事文件印制及下發(fā)人員的數(shù)量有所精簡，文件辦理的各個環(huán)節(jié)指向部門明確，領導的審閱及簽發(fā)沖破了時間和空間的限制，從而使信息的發(fā)布更加及時，也方便了學校師生個人事務的辦理，得到學校領導的高度評價。

成績已然過去，通過本人的工作實踐和大量的問卷調查發(fā)現(xiàn)，學?，F(xiàn)階段在公文處理方面的問題及引發(fā)的矛盾仍很突出，主要概括為以下幾個方面：

（一）公文的質量問題

由于學校各行政管理部門及二級學院從事公文處理的工作人員中存在業(yè)務素質不高，思想理論水平不過硬，責任心不強的問題，導致公文處理從擬稿到存檔的十幾個流程中出現(xiàn)各種各樣的問題。

公文文種的使用混亂。在實際辦文工作中，常用的文種有通知、報告、決定、函及紀要等，每種文種有其特定的作用，是否署名簽發(fā)人也有特定的要求，不可濫用。然而學校行政管理部門和二級學院擬稿人上傳到學校辦公平臺的稿件中就有出現(xiàn)標題中沒有出現(xiàn)文種或文種使用錯誤的現(xiàn)象。如在上報給教育廳的文就經(jīng)常出現(xiàn)函和報告兩種文種使用混亂的情況，報告不署名簽發(fā)人，而函卻濫用簽發(fā)人。

公文語言表述不清，格式不統(tǒng)一。一些發(fā)文機關的擬稿人文字功底薄弱，不具備較強的公文寫作能力，導致上傳的公文詞不達意，對上報事項闡述不清或是專業(yè)術語過多晦澀難懂?！饵h政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》已于2012 年7 月正式頒布實施，對公文的不同文種的基本格式包括字體、字號、字數(shù)、行數(shù)、字體顏色、頁碼，已做較明確規(guī)定。新條例實施之日起，1996 年5 月3 日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000 年8 月24 日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。但有些部門領導重視程度不夠，宣傳不到位，更沒有針對新條例組織工作人員學習討論，導致很多發(fā)文機關的稿件仍然沿用原來文件規(guī)定。

（二）公文處理效率問題

公文處理是普通高等師范院校辦公室人員的主要工作內容，公文處理效率直接反映出辦公室工作人員工作效率、學校管理水平和執(zhí)行力的高低，也直接影響到學校辦公成本和學校師生對辦公室工作人員的滿意度。

然而學校內部機構繁雜，內部事務的溝通協(xié)調，上級部署事務的傳達都需要公文流轉來實現(xiàn)，雖然學校一直在努力踐行中央政治局在“八項規(guī)定”中提出“要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報一律不發(fā)?！钡囊螅奶幚淼臄?shù)量仍然有增無減。很多時候學校職能部門為提高辦文事項的重視程度，本來可以自行發(fā)文的文，卻以學校名義發(fā)文，導致學校名義發(fā)文數(shù)量過多，學校辦公室工作人員公文處理壓力大，公文處理效率低。

通常情況下一個文只需要一個單位發(fā)起，但也有些文的實施需要多個部門的協(xié)調配合，如學校資金的分配方案問題就可能涉及到人事處，教務處，科研處，規(guī)法處，財務處等職能部門以及各二級學院?！饵h政機關公文處理工作條例》規(guī)定涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。所以公文發(fā)起部門在做文前必須做大量的調查考證協(xié)調工作。然而有些上報文在擬稿前并未做好此環(huán)節(jié)工作。導致公文在經(jīng)過校級秘書人員的核稿后才發(fā)現(xiàn)所涉及事項各部門無法達成一致，最終文件被退回修改或作廢，浪費了時間和人力。

（三）公文處理程序問題

公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)?！饵h政機關公文處理工作條例》規(guī)定公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。發(fā)文辦理主要程序包括復核、登記、印制、核發(fā)。每一環(huán)節(jié)都有特定的工作要求，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。只有嚴格按照公文處理程序處理文件才能既能保證辦文質量又能提高辦文效率。

然而目前在高校公文處理工作中，很多公文處理人員甚至部門領導對公文規(guī)范化處理相關知識并不了解，只圖自己辦事方便，憑主觀意愿任意省略公文處理程序的現(xiàn)象還很普遍。

如有些部門上報文以上報期限臨近為由，不經(jīng)校辦秘書人員初審，就直接拿去找主管領導簽字，結果省略審核這一步驟，上報的文錯誤百出，最終被上級機關退回重報，使公文的嚴肅性和學校形象都大打折扣。還有些發(fā)文部門不按照學校規(guī)定走網(wǎng)上辦公流程，缺少各相關部門的會簽，造成公文的不可行性和機要科蓋章存檔無據(jù)可依的尷尬。還有很多請示類公文超期辦理不能按照上級要求時間上報，引發(fā)上級單位不滿。究其原因，發(fā)文單位提供的資料不夠全面翔實或是不符合上報要求，領導簽發(fā)超時，秘書人員初審或是文印人員印發(fā)不及時等因素占了相當大比例。在公文不能按時辦理的情況下如果再缺少催辦一環(huán)節(jié)，就更容易造成公文辦理超時、大量文件積壓、缺乏時效性等嚴重后果。

三 關于提高普通高等師范院校公文處理水平的思考

上述問題的出現(xiàn)反映出普通高等師范院校在公文處理和管理方面仍然存在著很多漏洞，直接影響到學校的教育制度改革創(chuàng)新和管理的科學性，針對我校實際本人進行了以下幾個方面的思考。

（一）加強領導重視程度

《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。然而目前高校中，各級領導尤其是職能部門和二級學院主管領導對公文處理工作的認識不到位。所以要提高公文處理水平首先要爭取得到領導的支持和重視，一方面各級主管領導負責公文流轉過程中的審閱和簽發(fā)環(huán)節(jié)，只有以身作則、細致審批、嚴格把關才能保證公文處理后續(xù)環(huán)節(jié)的有序進行。另一方面各級領導負責辦公室人員的選拔考核工作，只有選拔錄取那些政策理論水平高、業(yè)務能力強、責任心強，甚至有文秘寫作背景的辦公室人員負責各級部門的公文辦理工作。

（二）提高公文處理人員業(yè)務素質

在學校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，學校的外部環(huán)境發(fā)生著重大變化的同時，公文處理也面臨著新的挑戰(zhàn)。提高公文處理人員在寫作、審核等方面的業(yè)務水平，增強對國家和學校政策的解讀能力和對學校整體和中心工作的把握能力必須作為辦公室工作的一項長期工作來抓。

一是要加強理論政策方面的學習，公文寫作不只是簡潔明了或有文采這么簡單，對上級政策的理解直接影響擬稿人的寫作基調和對內容的把握程度，所以公文處理人員尤其是擬稿人必須加強學習中共中央辦公廳、國務院辦公廳，省教育廳等上級部門頒發(fā)的政策法規(guī)。二是開展多種形式的培訓活動，如學校校辦、黨辦秘書科可以定期舉辦講座，為學校各職能部門和二級學院負責公文辦理的辦公室人員普及公文寫作，常用公文文種的使用，公文處理流程等方面的知識。三是加強與兄弟院校辦公室間的交流，在科技、信息飛速發(fā)展的今天，知識更新日新月異，公文處理工作也要本著與時俱進的原則，加強對外交流學習。

（三）制定并嚴格遵守公文處理制度

目前高等師范院校公文處理過程中出現(xiàn)的“逆流”現(xiàn)象，越級發(fā)文等公文發(fā)起單位沒有嚴格遵守公文處理流程辦理公文的現(xiàn)象頻發(fā)。究其原因是很多學校并未建立一套既符合上級文件要求又符合學校實際情況的公文處理制度，使得公文辦理人員無章可循。學校應該在遵循《黨政機關公文處理工作條例》的前提下，制定出具體的詳實的針對公文處理過程中有關公文辦理流程、辦理原則、辦理要求、公文格式及公文寫作等方面的規(guī)章制度。

目前有些普通師范院校已經(jīng)制定出《公文處理規(guī)定》或是《公文處理細則》，其中針對公文處理過程中常見問題都有詳細規(guī)定，如收發(fā)文辦理環(huán)節(jié)的規(guī)定及要求，界定校院兩級的發(fā)文權限，框定高校公文常用文種及使用范圍，嚴格規(guī)定公文格式，細化公文流轉步驟，公文存檔保密規(guī)定等。只有以完善的制度作為保障，才能使公文處理人員在工作過程中可以有章可循，從而提高公文辦理質量和效率。

（四）提高辦公自動化系統(tǒng)建設水平

目前我國普通高等師范院?，F(xiàn)代化的辦公設備如計算機、多功能一體機、掃描儀、傳真機等已經(jīng)配備。尤其是辦公自動化系統(tǒng)的強大功能如保存修改痕跡，待辦文件短信提醒，流程跟蹤，文件歸檔等在很大程度上提高了公文處理的規(guī)范化，給工作人員帶來了便利，提高了工作效率。但目前辦公自動化系統(tǒng)軟件良莠不齊，學校在引入時切不可以為照搬照抄，最好選用符合學校公務辦理流程和要求成熟的軟件系統(tǒng)。同時要進一步拓展辦公系統(tǒng)自動化業(yè)務，如在公文流轉過程中經(jīng)常由于某部門或校領導出差而無法登陸電腦進行網(wǎng)上審閱或簽發(fā)造成公文延時辦理，可以嘗試引入手機移動辦公來解決這一難題。另外高校還可以充分利用科研人員的研發(fā)優(yōu)勢，推進校內財務系統(tǒng)、監(jiān)察系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等自動化模塊的改進促進各模塊間可以協(xié)調共享，使辦公自動化系統(tǒng)的整體優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。

[1]陳子典.現(xiàn)代秘書指南[M].廣州:廣州文化出版社,1988.

[2]梁克東.高校辦公室工作的規(guī)范與創(chuàng)新[J].浙江師范大學學報(社會科學版),2004,(2):92-95.

[3]趙明淵.公文管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)分析設計[J].電腦技術信息,1999,(6).

[4]李春旺.電子檔案管理系統(tǒng)設計與開發(fā)[J].承德石油?？茖W校學報,2002,(3).

[5]張保忠.黨政機關公文處理工作條例釋義與實務全書[M].北京:人民出版社,2012.