高職院校檔案工作服務(wù)職能的提升策略

（長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430212）

高職院校檔案是全面記錄高職教育發(fā)展和學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r的第一手資料，記錄了學(xué)校教育教學(xué)、科研、管理等多方面內(nèi)容，反映了教職工、學(xué)生的活動，是學(xué)校歷史發(fā)展的積淀，是教育工作者創(chuàng)造性勞動的結(jié)晶，在學(xué)校日常管理工作中占有重要的位置。

1 高職院校檔案工作服務(wù)質(zhì)量的現(xiàn)狀

高職教育是我國新興的高等教育形式，其大規(guī)模的發(fā)展也只有20余年歷史。高職院校檔案工作普遍跟不上其他工作的發(fā)展速度，檔案收集、整理、利用未達(dá)到規(guī)范化水平，離運(yùn)用信息化手段為師生、校友、社會以及學(xué)校自身提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)還相距甚遠(yuǎn)。

1.1 對檔案價值認(rèn)識不足

目前，高職院校的檔案工作普遍不被重視：多數(shù)人認(rèn)為檔案工作只是一份保管資料的工作，需要而不重要，與自己無關(guān)，不去關(guān)心檔案作用和價值，造成了“養(yǎng)在深閨無人識”的狀況；檔案工作人員自身對檔案工作重要性理解也不深入，宣傳不力，服務(wù)意識不強(qiáng)，滿足于守攤子，導(dǎo)致檔案工作默默無聞；在工作觀念上重管理輕利用，將檔案服務(wù)工作重點放在檔案資料的收集整理上，被動提供檔案服務(wù)，缺乏以檔案利用者為需求的服務(wù)理念，沒有將最大限度滿足檔案利用者需求作為檔案工作的重要目標(biāo)，檔案工作已經(jīng)明顯落后于廣大師生對檔案信息資源利用的需求。

1.2 檔案收集與利用目標(biāo)不明確

高職教育改革發(fā)展的不斷深入，高職院校的檔案信息量巨增，檔案的收集要主動去適應(yīng)校內(nèi)外多元化檔案信息需求。管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管者逐步轉(zhuǎn)化為檔案信息的主動收集者和編研者，通過多種渠道和方式加以開發(fā)并傳播出去，將靜態(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息的共享。社會需求是開發(fā)利用檔案信息的前提和動力，檔案利用工作是檔案工作者以檔案信息為服務(wù)前提，以檔案利用者為服務(wù)對象，通過對各類檔案利用者的需求進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測和分析，從而為組織有效的檔案利用工作提供科學(xué)的、有參考性的信息。但目前高職院校檔案工作人員還意識不到這一點。

1.3 檔案工作機(jī)構(gòu)編制不到位，人員整體素質(zhì)不高

高職院校為了適應(yīng)大眾化教育和自身發(fā)展需要，在校生規(guī)模發(fā)展較快，機(jī)構(gòu)設(shè)置變化頻繁，教職工人員配置大多處于缺編運(yùn)行狀態(tài)。各校檔案工作機(jī)構(gòu)盡管按要求大都建立了綜合檔案室，但矮化、弱化的現(xiàn)象較為普遍。綜合檔案室專職人員偏少，負(fù)責(zé)人普遍由其他管理人員兼任。檔案工作人員習(xí)慣扮演“倉庫保管員”的角色，缺乏主動服務(wù)思想。在專職人員配備上只考慮政治思想素質(zhì)，很少兼顧文化素養(yǎng)和專業(yè)背景，有的人甚至是“被照顧”上崗。具有檔案工作專業(yè)水平、熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)、潛心投身檔案工作的人員更是鳳毛麟角。兼而不任、專而不精的狀況普遍存在，影響了服務(wù)水平的提高。

1.4 檔案工作信息化水平不高

檔案作為一種原始的信息，如果不信息化，不適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，就不能充分體現(xiàn)檔案資源作為信息資源的價值?？赡壳昂芏喔呗氃盒n案信息化建設(shè)程度很低，很大程度上仍采用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案服務(wù)很大程度上還依賴于用戶跟檔案工作人員面對面的交流，用戶想獲取檔案信息必須親自到檔案部門查閱，且檔案資源處于封閉狀態(tài)，不能實現(xiàn)共享。由于檢索資料效率低下，很難發(fā)揮檔案信息資源應(yīng)有的作用，檔案的服務(wù)功能得不到應(yīng)有的發(fā)揮。

在飛速發(fā)展的信息時代，寶貴的電子資料顯著增長，高職院校對檔案收集利用的積極主動性跟不上時代發(fā)展的要求，有的還是采用檔案的實體保管和利用模式，不能及時接收電子文件，結(jié)果造成大量的檔案資源丟失、損毀。盡管有些學(xué)校已開始通過數(shù)字化手段對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換形成檔案數(shù)據(jù)，接收進(jìn)館，但借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽尚未起步，檔案信息化水平不高，檔案信息化建設(shè)跟不上信息時代發(fā)展的要求。

2 深入謀劃，努力提高服務(wù)功能

高職院校檔案工作存在的問題是自身在發(fā)展探索中被忽視的問題，也是在艱苦創(chuàng)業(yè)中一時無力顧及的問題。只要直面問題，認(rèn)真謀劃，立足當(dāng)前，著眼長遠(yuǎn)，積極主動地采取措施，解決實際中的問題，檔案工作一定能發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)功能。

2.1 重視檔案價值，強(qiáng)化服務(wù)理念

檔案的價值毋庸置疑，它是機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護(hù)國家、集體和個人權(quán)益的有力武器。而高校檔案還具有更明顯的文化特征，是校園文化建設(shè)的重要組成部分。高校文化因檔案而有效積淀，凝聚為系統(tǒng)，并最終成為高校文化傳統(tǒng)；高校文化歷史可借助檔案而重演，使高校文化歷史活化、鮮化，成為教育教學(xué)研究資源；高校檔案還連接其歷史、現(xiàn)在與未來文化，促進(jìn)整個高校文化體系的容納與壯大。高職院校作為高校的重要組成部分，重視檔案工作是高校發(fā)展的應(yīng)有之義。

檔案的價值在利用，而充分發(fā)揮其利用價值則靠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。高職院校檔案工作要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，突破以往過分強(qiáng)調(diào)其保密性、機(jī)要性的禁錮，改變過去看好管好、不丟失的看家守業(yè)式封閉型管理和被動服務(wù)方式。樹立“以檔案利用者為本”的理念，一切以檔案利用者的需求為宗旨，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍和服務(wù)對象，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。

要通過對檔案重要性的宣傳與教育，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案工作對學(xué)校發(fā)展的重要性，加大資金、人力投入與提供政策支持，確保檔案工作的順利進(jìn)行。要借助專題講座、?？?、宣傳欄等形式，提高廣大師生的檔案意識。廣大師生是學(xué)校的主體，只有他們充分意識到檔案的重要性與利用價值，才會形成人人關(guān)心檔案，人人支持檔案工作的良好環(huán)境。要加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)，樹立檔案意識與服務(wù)意識，把搞好服務(wù)放在檔案工作的首位，主動為全校師生員工和社會提供全面、及時、有效的檔案服務(wù)。

2.2 建立規(guī)章制度，完善服務(wù)體系

遵循檔案管理的法律法規(guī)，建立一套完善的符合自身實際的檔案工作制度體系是提升高職院校檔案服務(wù)功能的基石。高職院校檔案工作應(yīng)樹立為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的意識，依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等來建立一整套完善的檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入規(guī)范化與制度化的軌道。不僅要實施由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，學(xué)校各個管理職能部門專人負(fù)責(zé)的檔案兩級管理體制，從源頭加強(qiáng)檔案的收集、整理、歸檔工作，還要在強(qiáng)化本校檔案資源的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，根據(jù)實際情況，以“廣、快、精、準(zhǔn)”的四字方針，全面、及時、有效地做好檔案服務(wù)工作。構(gòu)建起一個門類齊全、館藏豐富、特色鮮明的館藏體系，為學(xué)校檔案工作服務(wù)教師、學(xué)生和社會奠定堅實的基礎(chǔ)。

高職院校的檔案工作要建立規(guī)范的服務(wù)體系，要對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，根據(jù)檔案的不同性質(zhì)，對不同的服務(wù)對象提供不同的權(quán)限，進(jìn)行合理的服務(wù)。對于涉密檔案，對有權(quán)查閱者實現(xiàn)“面對面”（在檔案室）服務(wù)；對只能由相關(guān)人員知曉的檔案，可以采取“點對點”（如QQ、電子郵箱）服務(wù)；對于可以公開的檔案信息，則應(yīng)該盡可能采取開放性（如網(wǎng)上遠(yuǎn)程查閱、校園網(wǎng)公布、展覽）服務(wù)。由于電子檔案具有可分離性和易更改性等特點，在用戶利用電子文件資源時，高校檔案部門必須建立各種接收檢驗和保護(hù)技術(shù)手段以保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實、完整、有效。同時還要保證未公開的電子文件在利用過程中不被超范圍的復(fù)制或傳播。這就要有一套針對電子文件的管理技術(shù)和管理方法。

2.3 加大經(jīng)費投入，推進(jìn)信息化服務(wù)

高職院校要提高檔案服務(wù)功能，必須為檔案部門創(chuàng)造提供服務(wù)的條件。針對檔案工作中存在的具體困難和問題安排專項經(jīng)費，使檔案工作經(jīng)費投入有規(guī)可循、有章可依。

檔案信息化建設(shè)包括的內(nèi)容非常豐富，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案保障體系建設(shè)等都是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前高職院校檔案信息化建設(shè)重點：一是將檔案中的文字、圖片輸入電腦，使檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版，即文字、圖片信息數(shù)字化；二是統(tǒng)一使用規(guī)范的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并與辦公自動化OA系統(tǒng)鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理，如辦公自動化OA系統(tǒng)內(nèi)的文書材料經(jīng)過篩選、甄別后可直接銜接歸入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，以便于在全校范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的全面利用。專職檔案人員通過檔案管理系統(tǒng)對學(xué)校各部門發(fā)放用戶名和初始密碼，并對各部門的服務(wù)對象授權(quán)查閱權(quán)限，實現(xiàn)檔案信息的多元化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。由于電子文件的整理是利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，因此電子檔案在利用服務(wù)的過程必須加強(qiáng)歸檔規(guī)范和安全管理，建立健全檔案數(shù)字資源的安全保障制度，從“人防”的高度將檔案信息安全的威脅盡可能降低。應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、病毒防范技術(shù)等，積極防御各種網(wǎng)絡(luò)威脅，從“技防”的層面上保護(hù)數(shù)字檔案資源的完整與安全。

2.4 優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高工作人員素質(zhì)

高職院校檔案工作機(jī)構(gòu)同時具備管理部門的職能和服務(wù)單位的功能。在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備時必須有利于其管理職能的發(fā)揮和服務(wù)功能的提升。要按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，設(shè)立作為學(xué)校的二級機(jī)構(gòu)檔案館或綜合檔案室，并賦予其應(yīng)有的管理和服務(wù)職能，配備專職檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部和足夠工作人員，防止出現(xiàn)因機(jī)構(gòu)設(shè)置“矮化”而導(dǎo)致管理職能“弱化”，因工作人員數(shù)量和質(zhì)量的欠缺而影響服務(wù)功能提升的現(xiàn)象。

人才是高職院校檔案部門所有資源中最具創(chuàng)造力的資源，是提高檔案工作服務(wù)功能的基礎(chǔ)和前提。要通過培養(yǎng)、引進(jìn)人才，優(yōu)化檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)又具備管理、技術(shù)、服務(wù)能力于一體的專兼職隊伍。所有檔案工作人員都必須解放思想，更新觀念，樹立正確的職業(yè)道德觀、崗位責(zé)任意識和主動服務(wù)意識。

高職院校提高檔案工作人員素質(zhì)既要著眼未來，又要立足當(dāng)前，更要切合學(xué)校的實際。要有計劃地引進(jìn)人才，更要在現(xiàn)有人員的培訓(xùn)提高上下功夫。由于高職院校檔案工作相對規(guī)模不大，人員編制有限，更應(yīng)該注重培養(yǎng)復(fù)合型人才，加大隊伍建設(shè)力度。

總之，高職院校檔案工作是一項長期的基礎(chǔ)服務(wù)工作，要充分認(rèn)識檔案工作的價值、地位和作用，更要積極創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，樹立服務(wù)檔案資源需求者的意識，才能充分發(fā)揮高職檔案工作的服務(wù)職能，開創(chuàng)學(xué)校檔案管理工作的新局面。

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